1 onTarget project management TM VÄLKOMNA EFFEKTIV KOMMUNAL E-FÖRVALTNING INKLUSIVE SKOLPORTAL Microsoft och Sigma

2 onTarget project management TM AGENDA Inledning: vår syn på e- förvaltning och skolportal. En kort introduktion till förmiddagen. Talare: Michael Lauridsen, ansvarig offentlig sektor, Sigma Plattformen för samarbete och informationshantering. Microsofts kommundesign Talare: Måns Barklund, systemingenjör, Microsoft AB Kaffe E-F Ö RVALTNING SKOLA Demonstration av informationshantering i den moderna kommunen –. Talare: Mauritz Wahlqvist, marknadschef EBI-systems Så arbetar vi i det moderna klassrummet. Talare: Måns Barklund, systemingenjör, Microsoft AB Hur inför vi rent praktiskt? Talare: Michael Lauridsen, ansvarig offentlig sektor, Sigma Microsoft skolportal. Ett lätt sätt att förverkliga effektiva e-tjänster. Talare: Arnold Bartels, Sigma

3 onTarget project management TM Internet Intranät Mail Mobil telefoni Sms Dokument System »Dokument »Internet »Intranät »Mail »System »Sms INFORMATIONSFLODEN

4 onTarget project management TM Webben 1996 och NU Waybackmachine (

5 onTarget project management TM DEN MOBILA GENERATIONEN

6 onTarget project management TM TRADITIONELLA KONTORSRUTINER

7 onTarget project management TM MODERNA KONTORSRUTINER Kund

8 onTarget project management TM INFÖRANDE AV INFORMATIONSSYSTEM MICHAEL LAURIDSEN

9 onTarget project management TM Hitta rätt information när du behöver den

10 INNEHÅLL Projektet Tekniken Processerna Diarium Ärendehantering, Dokumenthantering Utbildning Vanliga misstag Lathund för E-myndigheten LATHUND E-MYDIGHETEN

11 PROJEKTET E-myndigheten är inte ett projekt utan en mängd projekt. Eftersom E-myndigheten handlar om att hantera rutiner på ett nytt sätt krävs att ledningen deltar aktivt i projekten. En projektledare som är med på hela resan Ett Verksamhetsprojekt- ett teknikprojekt LATHUND FÖR E-MYNDIGHETEN LATHUND E-MYNDIGHETEN

12 Organisera arbetet, 3 kuggar som måste fungera ihop Teknik Systemet Funktionalitet Förvaltning Regelverk Hur skall vi arbeta i systemet Utbildning

13 En projektledare från start till systemet tas i drift Projektmedlemmarna varierar beroende på fas och kompetens. Ett projekt för regelverk och påverkan på arbetssätt och förändringsledning. Någon från projektet med i alla steg för att hålla samman helheten och ge kunskapsöverföring

14 TEKNIKEN Teknik inget hinder Plattform inte stuprör LATHUND FÖR E-MYNDIGHETEN LATHUND E-MYNDIGHETEN

15 PROCESSERNA Gör införandet processorienterat. Organisationer förändras Processerna består. Enkelt att avgränsa. Lätt att mäta och värdera nytta. Tänk på att följa hela processen och att göra nuläge och börläge. Gör inte processkartläggning om ni inte ser något problem med den hantering som finns Befäst inte gamla invanda rutiner. LATHUND FÖR E-MYNDIGHETEN LATHUND E-MYNDIGHETEN

16 DIARIUM Vägen in och ut i Myndigheten Registrera och fördela. Inte längre en isolerad Ö utan en Viktig länk i effektiviseringsarbetet Nya diarieplaner kanske kommer att krävas då ärendetypen oftast bestämmer hur ärendet kommer att hanteras inom Myndigheten. LATHUND FÖR E-MYNDIGHETEN LATHUND E-MYNDIGHETEN

17 DOKUMENT/ÄRENDEHANTERING Dokumenttyper Värdera information Persoling, grupp, organisationsnivå Bra frågor att ställa sig innan  Är det lönsamt att optimera hanteringen?  Vad händer om något går fel?  Kan vi förbättra servicen?  Andra myndigheter ofta stora användare? LATHUND FÖR E-MYNDIGHETEN LATHUND E-MYNDIGHETEN

18 UTBILDNING Utbildning är en kritisk del av projektet. Börja tidigt- Projektgrupp-Styrgrupp. Glöm inte att utbilda i verksamhetskunskap. Utbildning är inte bara något man gör vid införande av system. Utbildning kostar. Mängden användare gör att det kan bli en rejäl del i projektet. LATHUND FÖR E-MYNDIGHETEN LATHUND E-MYNDIGHETEN

19 FÖRUTSÄTTNINGAR FÖR ATT LYCKAS Plattform istället för stuprörssystem Fokus på verksamhet istället för Teknik. Ledningen tillräckligt involverad och engagerad. Utbildade projektmedlemmar. Hela organisationen involveras Projekten nedbrutna till gripbara underprojekt. Processorienterat införande Uthållighet att köra många små projekt Projektet Tekniken Processerna Diarium Ärendehantering Dokumenthantering Utbildning Förutsättningar för att lyckas LATHUND FÖR E-MYNDIGHETEN LATHUND E-MYNDIGHETEN

20 TACK FÖR ER TID Michael Lauridsen Sigma Solutions Tele: Mobil: 0706: