Managementkonsulttjänster Linda Öinert & Cecilia Carlander IT-upphandlingen Seminarium 2 december 2010

Agenda Allmänt om upphandlingen Tjänster och leverantörer som omfattas av ramavtalsområdena Avtalets innehåll Avrop, steg för steg Avropsförfrågans innehåll Hjälp till myndigheterna

Kort om upphandlingen Upphandlingen föregicks av en förstudie som offentliggjordes i mars 2009. Upphandlingen genomfördes med selektivt förfarande och annonserades i september 2009. Tilldelningsbeslut fattades i oktober 2010. Ramavtalen kan användas av samtliga statliga myndigheter över hela landet. Avrop mot ramavtalen ska ske genom förnyad konkurrensutsättning.

Kort om upphandlingen Detta är ett nytt ramavtalsområde. Detta är inte ett IT-avtal! (ramavtalen återfinns än så länge dock under IT-avtal på www.avropa.se)

Stort intresse för upphandlingen 102 ansökningar inkom i ansökningsförfarandet. (Dessa ansökningar omfattade totalt 413 underleverantörer) 31 anbudssökande leverantörer inbjöds att inkomma med anbud inom tre anbudsområden. Kammarkollegiet tilldelade 16 leverantörer ramavtal.

Agenda Kort och allmänt om upphandlingen Tjänster och leverantörer som omfattas av ramavtalsområdena Ramavtalsområde A Ramavtalsområde B Ramavtalsområde C Avtalets innehåll Avrop, steg för steg Avropsförfrågans innehåll Hjälp till myndigheterna

Ramavtalsområden A) Verksamhets - och Organisationsutveckling (överprövat) som i sin tur omfattar följande fyra (4) tjänsteområden: Tj 1) Verksamhetsutveckling & Strategi Tj 2) Organisationsutveckling Tj 3) Ekonomistyrning Tj 4) HR & Kompetensförsörjning B) Chef- och ledarutveckling (överprövat) C) Analys Överprövningarna ligger fortfarande hos FörvR. Vi avvaktar beslut. Innehåll.

Ramavtalsområde A I ramavtalsområde A skall ramavtalsleverantören kunna ta ett helhetsgrepp över de problem som kan förekomma i olika organisationer, dvs. allt från strategifrågor, förändrade processer, ekonomisk lönsamhet/effektivitet och kompetensförsörjningsfrågor. Ramavtalsleverantören skall utöver att kunna identifiera problem, leverera nulägesanalyser och önskvärt läge även kunna implementera de föreslagna lösningarna i organisationen.

Ramavtalsleverantörer, Ramavtalsområde A Connecta AB Capgemini AB Centigo AB Preera AB Karlöf Consulting AB

Ramavtalsområde B Ramavtalsområde B, chef- och ledarutveckling omfattar tjänster rörande chefers utveckling i sitt ledarskap. Tjänsterna omfattar även i viss mån utveckling av medarbetarnas handlingssätt och agerande i syfte att chefen skall uppnå uppsatta verksamhetsmål. Observera ej allmänna utbildningar. Verksamhetsspecifika tjänster

Ramavtalsleverantörer, Ramavtalsområde B ABC Karriär och Kompetens AB Indea AB Perlan Dialog & Ledarskap AB Gaia Leadership AB Sandahl Partner Stockholm AB K. Ekman & Partners AB IPF Institutet för personal- och företagsutveckling AB

Ramavtalsområde C Ramavtalsområdet C, Analys, omfattar utförliga analyser/utredningar som ofta utförs i syfte att utröna möjligheterna för en senare verksamhetsutveckling eller organisationsförändring. (Ex. större benchmarking studier, större analyser och utvärderingar om en myndighets verksamhet, eller omfattande omvärldsbevakning) Analysen eller utredningen sammanställs ofta i ett skriftligt gediget beslutsunderlag som kan användas av ledningen. Utredningar och analyser inom ramavtalsområde C omfattar ej implementering av föreslagna lösningar. Utmärkande är att kunna utnyttja leverantörens tillgång till information utöver den egna verksamheten.

Ramavtalsleverantörer, Ramavtalsområde C IBM Svenska AB Gartner Sverige AB Ernst & Young AB PA Consulting Group AB

Agenda Kort och allmänt om upphandlingen Tjänster och leverantörer som omfattas av ramavtalsområdena Avtalets innehåll Ramavtalets innehåll Leveransavtalets innehåll Allmänna villkor innehåll Typ av uppdrag / Pris / Valbara klausuler Avrop, steg för steg Avropsförfrågans innehåll Hjälp till myndigheterna

Ramavtalets innehåll Ramavtalets huvudtext Bilaga 1 Leveransavtalssidan Bilaga 2 Allmänna villkor Bilaga 3 Underleverantörer Bilaga 4 Avropsberättigade Bilaga 5 Tjänstebilaga Bilaga 6 Priser Ramavtalet samt de 2 första bilagorna används alltid i leveransavtalet. Framgår också av leveransavtalssidan. Underlev: inga andra än de som framgår av bilaga 3 får användas. Kamk kan öppna upp för möjligheten att byta, men vi hoppas alla leverantörer kan leverera med den uppställning de har.

Leveransavtal vid avrop Leveransavtalet ska alltid innehålla följande delar: Leveransavtalssidan Ramavtalets Allmänna villkor Ramavtalets huvudtext Avtalad specifikation (denna måste avropande myndighet själv upprätta!) Avropande myndighet kan även frivilligt lägga till övriga bilagor, såsom säkerhetsskyddsavtal och sekretessavtal. Alla bilagor ska framgå av leveransavtalssidan.

Allmänna villkor Kammarkollegiet har i ramavtalet bestämt vilka avtalsvillkor som ska gälla mellan avropande myndighet och ramavtalsleverantör. Allmänna villkor kan vid avrop ej ersättas av andra avtalsvillkor. Vissa justeringar och valmöjligheter kan göras vilket vi återkommer till.

Allmänna villkor – typ av uppdrag Villkoren gör skillnad på ”uppdrag för specifikt resultat” och ”uppdrag för rådgivning”. Uppdrag för specifikt resultat: Uppdrag med ett resultat som kan definieras. Resultatet kan kontrolleras och följaktligen kan fel och dröjsmål föreligga. Innehåll i den avtalade specifikationen framgår av allmänna villkor 2.1.

Allmänna villkor – typ av uppdrag Uppdrag för rådgivning: Används endast om ett resultat inte kan definieras. Avtalsvillkoren inte lika gynnsamma då avropande myndighet inte på samma sätt kan göra gällande fel och dröjsmål när det inte finns ett resultat att jämföra med. Innehåll i den avtalade specifikationen framgår av allmänna villkor 3.1. Vår rek. är att i möjligaste mån ha ett specifikt resultat definierat om det är möjligt då avtalsvillkoren är tydligare här. Undantag är dock regelrätta rådgivningsuppdrag.

Allmänna villkor - pris Finns möjlighet att avropa tjänster till fast pris eller som timpris på löpande räkning. Oavsett om uppdrag utförs till fast pris eller på löpande räkning ingår alltid: övertidsersättning och dyl (allmänna villkor 5.2.1), resa till myndighetens stationeringsort (allmänna villkor 5.2.2). Utlägg ersätts endast om myndigheten på förhand godkänt utlägget (allmänna villkor 5.2.3)

Allmänna villkor – valmöjligheter Punkt 1.4.5 angående efterlevnad av etiska principer och av miljöpolicy Punkt 4 angående rättighet till resultat Punkt 7.5 angående ansvarsförsäkring Punkt 7.5.2 angående säkerhetskyddsupphandling Punkt 7.6.2 angående särskild sekretessförbindelse

Agenda Kort och allmänt om upphandlingen Tjänster och leverantörer som omfattas av ramavtalsområdena Avtalets innehåll Avrop, steg för steg Avropsförfrågans innehåll Hjälp till myndigheterna

Allmän info på www.avropa.se På www.avropa.se återfinns en ramavtalssida för varje ramavtalsområde (dock idag endast för C) inkluderande: Samtliga ramavtalsbilagor Ansökningsinbjudan och förfrågningsunderlag Funktionsbrevlådor för avrop Kontaktuppgifter till ramavtalsleverantörerna och till KamK

Avrop: Steg 1 Behovsanalys! Tänk igenom era behov. Vad är syftet? Vad vill ni uppnå? Kan ni definiera ett efterfrågat resultat?

Avrop: Steg 2 Omfattas ert behov av ramavtalet? Läs i vägledning. Titta på FFU. Jämför med övriga ramavtal. Se över de allmänna villkoren. Ex. IT-konsulttjänster, eller andra övriga ramavtal. Ni måste kunna godkänna de allmänna villkoren.

Avrop: Steg 3 Skapa avropsförfrågan! Ange all relevant information! Tillkommande information i senare skede kan påverka leverantörers tidsplaner, priser etc. Ha en tydlig utvärderings- och poängmodell!

Avrop: Steg 4 Skicka avropsförfrågan! Avrop sker alltid genom förnyad konkurrensutsättning. En avropsförfrågan skickas till samtliga ramavtalsleverantörer inom aktuellt ramavtalsområde. Alla måste svara. Ge skälig tid. Alla måste svara. Om inte så skall KamK meddelas detta. Vår rekommendation är att alltid skicka ut till alla oavsett om ni som myndighet anser er veta att de inte kan leverera. Skälig tid anser vi vara två veckor vi fast pris och mer komplicerade fall. Kortare tid kan kanske bli aktuellt, men bör då motiveras i avropsförfrågan. 1 vecka på löpande räkning.

Avrop: Steg 5 Utvärdera! Leverensavtalet skall tilldelas den som har lämnat det bästa avropssvaret på grundval av de kriterier som angetts i avropsförfrågan. Meddela icke valda leverantörer. Upprätta leveransavtal och använd leveransavtalssidan. Grund för tilldelning: ekonomiskt mest fördelaktiga då detta är ramavtalets grund. Det är gamla lagen som är tillämplig på dessa avrop, därför kan man ej göra gällande ogiltighet av kontrakt. Däremot kan avrop överprövas. KamK rekommenderar att man tillämpar 10 dagarsfristen vid tilldelning efter en avropsförfrågan.

Agenda Kort och allmänt om upphandlingen Tjänster och leverantörer som omfattas av ramavtalsområdena Avtalets innehåll Avrop, steg för steg Avropsförfrågans innehåll Typ av uppdrag Pris Kravspecifikation Utvärderingsmodell Avtalsvillkor Hjälp till myndigheterna

Följande ska framgå av avropsförfrågan: huruvida det är ett uppdrag för specifikt resultat eller ett uppdrag för rådgivning huruvida ersättning skall utgå som fast pris eller som timpris på löpande räkning en tydlig utvärderingsmodell samt poängmodell kostnadsdrivande delar av den avtalade specifikationen precisering av de allmänna villkoren i den mån de är kostnadsdrivande Ange konsultkategori om detta behövs. Återfinns i prisbilagan.

Avrop: Typ av uppdrag Typ av uppdrag, dvs. uppdrag för specifikt resultat eller uppdrag för rådgivning är avgörande för de avtalsvillkor som tillämpas. Tänk igenom vilka villkor som ni som avropande myndighet vill tillämpa.

Avrop: Pris Avropande myndighet kan välja att avropa managementkonsulttjänster till fast pris eller som timpris på löpande räkning. Avropande myndighet kan också välja att kombinera fast pris och löpande räkning. Leverantörerna har lämnat bindande takpriser i upphandlingen som inte får överskridas vid den förnyade konkurrensutsättningen. Även ett fast pris skall beräknas på angivet takpris. (Framgår av FFU). Lämnade priser framgår av bilaga 6 till ramavtalet.

Avrop: Fast pris Lämnade takpriser i upphandlingen skall även gälla vid beräkning av det fasta priset. Ett fast pris kräver ett tydligt beskrivet uppdrag. Observera vad som sagt ovan om vad som alltid ingår i priset (övertid, resor). Myndighet kan kräva att leverantören skall redovisa antalet timmar och övriga kostnader om sådan förfrågan har gjorts i förväg. Beordrad resa till annan plats än stationeringsort måste exempelvis framgå av avropsförfrågan, hur stor rapport som väntas, hur många presentationer som ska göras etc. Observera att hårda krav kostar…

Avrop: Timpris på löpande räkning Leverantörerna får aldrig vid förnyad konkurrensutsättning offerera högre priser än angivna takpriser, endast lägre! Priserna är även applicerbara för dagspriser (som beräknas på 8 h per dag) samt veckopriser (som beräknas på 40 h per vecka). Avropande myndighet kan i avropsförfrågan begära att ramavtalsleverantören lämnar redogörelse för uppskattad tidsåtgång samt uppskattat totalpris för uppdraget.

Avrop: Kravspecifikation Myndigheten bör alltid beskriva bakgrund, syfte och målsättning med anskaffning av tjänsten. Ange de tjänster som omfattas av avropsförfrågan. Ange ansvarsfördelning mellan avropande myndighet och leverantör. Tjänsterna kan hämtas ur upphandlingen men det är möjligt att använda sig av egna benämningar om ligger nära de tjänster som KamK har upphandlat

Avrop: Kravspecifikation Kraven ang. tjänstens utförande måste hämtas ur FFU! Precisering av KamK:s redan ställda krav är möjligt. OBS! får ej vara en väsentlig förändring! I FFU, bilaga 2, 3 och 4, i punkten 5 återfinns ett ”kravbatteri” som avropande myndigheter kan använda sig av vid utformning av avropsförfrågan. . Ingen upprepning av redan ställda krav. Precisering är dock möjligt. Ex. projektstyrning. Uppdragsform/projektform Tjänstens utförande (kvalitativa och kvantitativa analyser) Specifik projektmodell Kravbatteri kommer också finnas i vägledningen när den publiceras.

Avrop: Kravspecifikation & kravbatteri Kravbatteriet omfattar möjliga skall-krav och bör-krav. Avropande myndighet kan begära att ramavtalsleverantörerna kan visa att de konsulter som skall utföra ett uppdrag uppfyller de krav som ställs i ett specifikt avrop via CV:n, via intervjuer, via referenstagning och/eller via skriftlig redovisning. Alla krav måste uppfylla 1:9 LOU och skall ha direkt koppling till det aktuella upphandlingsföremålet. I FFU ser det ut som att skall-krave är obligatoriska. Myndigheten kan dock välja de som passa det specifika avropet.

Avrop: Utvärderings- och poängmodell Avropande myndighet är fri att välja den mest lämpade utvärderingsmetodik och poängmodell för aktuellt avrop. KamK använde sig av tilldelningskriterierna Kvalitet (80%) och Pris (20%) i ramavtalsupphandlingen. Avropande myndighet är ej förbunden att göra samma viktning avseende tilldelningskriterierna. Väsentligt att avropande myndighet är tydlig, 1:9 LOU Behöver ej använda vår poängskala eller poängmatris. Väsentligt att avropande myndighet är tydlig i sin avropsförfrågan avseende vilken metod och vikt eller rangordning som kommer att tillämpas samt hur poängsättning och utvärderingen kommer att ske.

Avrop: Allmänna villkor Justering och precisering av avtalsvillkor är möjligt. Alla kostnadsdrivande förändringar måste framgå i avropet. Punkt 1.4.5 angående efterlevnad av etiska principer och av miljöpolicy (ev. kostnadsdrivande) Punkt 4 angående rättighet till resultat (kostnadsdrivande) Punkt 7.5 angående ansvarsförsäkring (kostnadsdrivande) Punkt 7.5.2 angående säkerhetskyddsupphandling (måste enligt allmänna villkor framgå av avropsförfrågan) Punkt 7.6.2 angående särskild sekretessförbindelse

Agenda Kort och allmänt om upphandlingen Tjänster och leverantörer som omfattas av ramavtalsområdena Avtalets innehåll Avrop, steg för steg Avropsförfrågans innehåll Hjälp till myndigheterna

Hjälp för myndigheter Vägledning samt frågor och svar kommer att läggas ut på www.avropa.se för respektive ramavtalsområde. All dokumentation kring upphandlingen och dess genomförande framgår av www.avropa.se. Ramavtalsservice finns för frågor. Idag har vi ingen mall för avropsförfrågan då den skulle bli för övergripande och generell. Men om ni vill ha det kan vi se över den möjligheten.

Kontaktuppgifter Ramavtalsservice: ramavtalsservice@kammarkollegiet.se Kontaktperson på ramavtalet: Cecilia Carlander cecilia.carlander@kammarkollegiet.se Projektledare för upphandlingen: Linda Öinert linda.oinert@kammarkollegiet.se