Komponentavskrivning Sandvikens kommun Hej! Elisabeth Lönn, Sandvikens kommun. Arbetat med komponentavskrivning inom kommunen Drygt ett och ett halvt år Hur vi gått tillväga som jag ska berätta om. Frågor under tiden!! Först lite om Sandviken…. Proffsdagar 14-15 maj Användarföreningen Raindance

Sandvikens kommun Innevånare 37 250 Antal anställda 3 024 Resultat 2013 40,4 mkr (varav AFA-premier 35,5) Sandviken Lagom stor kommun, drygt 37 000 innevånare. 3 000 är anställda av kommunen Förra årets resultat var ett överskott med drygt 40 mkr. Vi ligger i Gästrikland, ca 20 mil norr om Stockholm.

Sandvikens kommun forts Traditionell nämnds- o förvaltningsorganisation Bolagskoncern med tolv bolag inkl två underkoncerner inom energi och bostäder/lokaler Traditionell nämnds- och förvaltningsorganisation. Bolagskoncern med 12 bolag och 2 underkoncerner inom energi och bostäder/lokaler.

Sandvikens kommun forts Gammal bruksort. 150 år 2012, vilket ortens största arbetsgivare, Sandvik AB, med ca 6 000 anställda i Sandviken också gjorde. Ånghammaren som är vårt kommunvapnet kommer från järnverket. Bruksgårdar för tjänstemän är idag lägenheter som hyrs ut av det kommunala bostadsföretaget Göransson Arena gåva till kommunen – ca 300 mkr. Hemmaarena för SAIK vårt bandylag som ligger i högsta divisionen. 3 SM guld 2014 för bl a herrar. Konserter och mycket annat. Vybild över Storsjön med vägen till Årsunda. Sandviken ligger i bakgrunden.

Bakgrund K3 reglementet kommunala bolag väsentlig skillnad i förbrukning komponentavskrivning Diskussionerna om detta började 2012-2013. K3-regelverket berör bolagen i koncernen. Det ska vara väsentlig skillnad i förbrukningen för att komponentavskrivning ska tillämpas. Vara med på tåget och ville se till så det blev likartat med delar som är gemensamma. Bra om fastigheter ska flytta emellan kommun och bolag.

Projektets början befintligt Informationsutbyte Vald väg befintligt nytt brutto netto Informationsutbyte ekonomer-fastighetsingenjörer- förvaltare Komponenter fastigheter Göra med det befintliga? Skulle det också delas upp? Många diskussioner på ekonomisekreterarträffarna. Efter information från olika håll så blev det att dela upp det befintliga och att göra det brutto. Fastighetsingenjörer och förvaltare med på tåget. Stor sittning, heldag, när allt presenterades. Synpunkter. Genomgång av fastighetsbeståndet på övergripande nivå. 2013 kurs i Materiella anläggningstillgångar. Lite info. Mars 2013 började arbetet med komponenterna ihop med SHAB. Många komponenter från början; olika takbeläggningar, fasader etc. SH fortsatte arbetet med sin byggavdelning. Information till våra fastighetsingenjörer efter resans gång vad som var på gång. Avstämningar mail/telefonvägen med Gavle fastigheter och även Gavlegårdarna.

Komponenter fastigheter Komponent Avskrivn.tid Mark Oändlig Markanläggning (ovan, under och markyta) 20 år Stomme (väggar, grund, takstolar) 80 år Tak, fasad (fönster, dörr, balkong) 40 år Installationer (el, rör vent, kyla) 50 år Installationer maskindel (vent, kyla, hiss) 25 år Inre ytskikt 10 år Restpost < 10% 50 år Hyresgästanpassning extern Kontraktstid Byggnadsinventarier 15 år Byggnadsinventarier (larm, passage, brand) 10 år Inventarier 10 år Så här blev det till slut. Detta är det som vi valt att använda oss av. Det stämmer i stora delar med det som SHAB också använder. Mark och markanläggning. När det gäller byggnaden så landade vi i 7 komponenter, varav hyresgästanpassning kommer att användas sparsamt, i och med få externa hyresgäster. Restpost; vitvaror, lås mindre delar som byts. Byggnadsinventarier. Inventarier.

Hur vi gick tillväga Startsträcka Utdrag ur Raindance AR:DOV Indelning i grupper Underindelning rust/ombyggnad orörd Fastigheten mark, markanläggning etc fem utvalda komponenter 40, 20, 15, 15, 10 procent I slutet av november körde vi avskrivningarna året ut. Därefter inget som skulle påverka årets avskrivningar. Det som aktiverades i bokslutet las in på gammalt sätt. Allt för att få bokslut och årsredovisning klart. Efter bokslutet har inte registrerats anläggningsregistret. Utdrag ur AR:DOV på de berörda anläggningstyperna, som vi bearbetat. I utdraget inte finns ackumulerade avskrivningar. Räknades fram och permanentades. Ackumulerade avskrivningar ska finnas vid inläsning. Hela bearbetningen har skett i Excel. Vi har haft allt i två filer, med många flikar. Fil 1: Indelningar fastigheterna i olika grupper, typ grundskolor, förskolor, gymnasier, förvaltningslokaler, industrilokaler etc. En flik för varje. Underindelning; större rust eller ombyggnad nyligen, 10 år, 20 mkr. Särskildes med egen flik. Kvar på ursprungsfliken ansågs vara orört. Fil 2 skapas; där omvandlingen skulle ske. Mark och markanläggningar särskildes, så bara byggnadens rader fanns kvar 5 komponenter med följande procentfördelning: Stomme 40% Tak, fasad 20% Installation el, vent etc 15% Installation maskin 15% Restpost 10% Fördelningen kom från en nyligen gjord byggnation som SHAB gjort.

Komponentavskrivning Stadshuset Modellen!! Prel byggnadsår. Avskrivningen 2013; 980 tkr. 2014 avskrivningen 706 tkr. Minskning av avskrivningar totalt 2014: 11,2 mkr.

Hur vi gick tillväga, forts Genomg av byggnadsår med fastighetsingenjörerna Avstämning mot investeringsplan Andra genomgången med fastighetsingenjörerna. Avstämning mot den investeringsplan som finns.

Uppbyggnad av inläsningsfil Mall från CGI Var ses komponenten? Struktur Avrundningar Vad vi ville få in Avskrivningstyp för omvandlade fastigheter Mallen vi fick från CGI Anläggningsid, Löpnummer om vi inte villa nästkommande nummer i nummerföljden, Benämning, Anläggningstyp, Avskrivningstyp, Ansvar, Anskaffningsdag, Anskaffningsvärde, Verksamhet, Benämning i fria fält, Objekt, Driftansvar, Ack avskrivningar. Söka ut komponenterna: Benämning valdes i och med att den säger till om den inte är ifylld. Struktur: renodla, få det att se lika ut, vad lägger vi var Avrundningar: Två decimaler vid inläsning. Finns det inga decimaler tar systemet de två sista siffrorna och sätter dessa som decimaler. Finns en decimal, tar systemet nästa siffra och gör den också till decimal. Vad vi ville få in: Text som förmedlar att anläggnings:id varit föremål för utrangering/inlläsning i och med införande av komponentavskrivning. Ett sådant fält går att få in enligt Björn på CGI. Avskrivningstyp: Avskrivningstyp som förmedlar de antalet år som är kvar innan helt avskriven. Avskrivningstyp med slutdatum. Två mot en.

Uppbyggnad av inläsningsfil, forts Var det fel så får det vara fel……nu Avstämning och avstämning och avstämn…. Avstämning på tre nivåer enskilda anläggnings:idet anläggningstypen totalt Fel som vi upptäckt har i detta läge fått vara kvar. Allt för att historiken ska tillförlitlig. Ska ändras innan avskrivningar körs för 2014. Avstämning o avstämning… Måste tycka om siffror. Den tjej som vi hade och hjälpte oss med omvandlingen gick på timmar, jobbade cirka 70% i tre månader. Vi stämde av på 3 nivåer: Vi började med Den enskilda anläggningsid:et. Gick sedan på; Anläggningstypen. För att slutligen stämma av totalen. Totalt.

Testföretag & annat Testföretag När i AR;s tideräkning ska utrangering/inläsning ske? Tre tester i Sandvikens kommun avstämning av total historik AR total historik anläggningstyp utdrag ur AR per anläggningsid stickprov på körda avskrivningar Testföretaget Kontrollera hur det skulle se ut, Stämma av. En sak som var kvar att lösa var; När skulle detta ske: 140101 eller 131231. 140101 som startvärde för planmässig avskrivning. Läste in alla värden per den 131231. Historiken för 2014 rensad för inläsningen och bokslutet är redan klart.

I produktionen Söndagen den 11 maj var det dags Kl 10:55 var utrangering klar Kl 11:30 var utrangeringskontrollen klar kl 13:45 var inläsning klar Kl 16:15 var inläsningskontrollen klar Drygt 1,5 års arbete är nästan klart! Utrangering och inläsning en söndag för att inte störa produktionen en vardag. Ikonen för Raindanceportalen togs bort. I fall vi skulle misslyckas och då behöva lägga tillbaka nattens backup.

Tidplanen Innan arbetet började avskrivningar/ränta skulle kunna köras i februari Klar med inläsningsfilen 21 mars Test kördes 27-31 mars, 8-9 april, 23 april 11 maj inlagt i produktion Arbete pågår nu med rättningar Ränta och avskrivningar ska köras i systemet fr o m maj Björn på CGI ville ha en tidplan av oss Vi körde istället. Inofficiella tidplan visade sig vara mycket optimistisk. Vi ville kunna köra ränta och avskrivningar fr o m februari. 21 mars var inläsningsfilen klar med det ursprungliga uttaget, kompletterat med 2013 års investeringar. Vi valde att lägga löpnummer som började på 200 på anläggningsid:ena. Allt för att markerat att något hänt i registret. Utrangeringsfilen bestod av de uttag vi gjort till bearbetningen. Vi har inte vid något testkörning haft problem men utrangeringen. Den har bara ramlat igenom. Vid inläsningen vid första tillfället hade vi problem: Avrundningarna, Missat att lägga nytt löpnummer på några anläggningsid:en. Inläsningen hade av misstag från CGI lästs in per den 140101. Inläsning 2 Önskemål om en textrad i Anteckningar: Överfört och komponentindelat per 131231. Denna kom på fel rad. Inläsning 3

Sandviken tackar för uppmärksamheten!