G I S Strate Hur går man vidare? 12

Fyra steg i processen Övertygandesteget Kartläggningssteget Konstruktionssteget Genomförandesteget G I S Strate

Lite att tänka på! Det egna arbetet ute i verksamheten är avgörande för resultatet Det är ett långsiktigt arbete med dramatiska nyttoeffekter – om man gör rätt Ledningens helhjärtade stöd behövs – genom hela arbetet G I S Strate

Arbetsgång Inte så! Utan tro-ligen så! G I S Strate

”Övertygandesteget” – Att få ledningen med sig Strate

Mål Förstå betydelsen av att ta till sig GIS för verk-samhetens utveckling och genomförande eller – ”Antingen tar vi tag i det här medan vi fortfarande äger frågan själva, eller så kommer vi att bli baxade till ett GIS-införande oavsett vad vi själva vill på grund av omvärldens tryck” - uttrycks i – Vi går igång! G I S Strate

Startseminarium (1) Mål: Beslut om ’förstudie GIS’ Handlingsplan Utkast till GIS- Metadata- avs. tre år strategi bas Databas- Omvärlds- förteckning bild G I S Strate

Startseminarium (2) ( ex från kommun) Kommunstyrelsen Nämndordförandena Förvaltningscheferna Vad är GIS? På vilket sätt kan GIS användas hos oss? Nyttor, kostnader, risker med att avstå G I S Strate

Startseminarium (3) Mål för ett startseminarium: Förståelse för GIS som ett verktyg i effektiv informationshantering Vilja att ta GIS i bruk Höja handlingsberedskapen Förstudie  handlingsväg Medelsreservation för ’år 1’ G I S Strate

De viktiga samtalen Med högsta ledningen Inom verksamhetsområdena GIS-entusiasterna i organisationen Er själva emellan – för att stärka argumenten Kollegor i andra organisationer G I S Strate

Den viktiga läsinformationen 12 frågor och svar om GIS Tidskriftsartiklar om GIS Hemsidor på Internet – så här har dom gjort (Många organisationer har mycket att bjuda på) G I S Strate

Viktigt att komma ihåg! Börja inte med att bestämma vilken GIS-programvara ni vill anskaffa Börja inte heller med att överväga vilka externa databaser ni måste skaffa Och börja definitivt inte med att fundera på vilket konsultföretag ni tänker anlita Börja med att bestämma vilka verksamheter som skall få GIS-stöd och i vilken ordning! G I S Strate

Pengar Förstudie Reservation för ’år 1’ Underlag för ’år 2’ och ’år 3’ Strate

Några ’samvetsfrågor’ - eller – var står Ni? Finns det ett lokalt GIS-nätverk? Pågår det någon övergripande planering för fortsatt GIS- verksamhet? I så fall vad och hur? Kommer GIS-frågor att avhandlas i kommande budgetarbete? Vilka önskemål finns om hjälp från andra som sysslar med GIS (via länsGIS-föreningen)? Vilka kan vi samarbeta med i fortsättningen? G I S Strate

”Kartläggningssteget” Strate

Förstudie – verksamhetsstudie (1) Var står vi idag? Vad kan vi åstadkomma? Hur får vi fart på processen? Vad har andra gjort? Vem skall vi samarbeta med? Resursbehov - bedömd nytta Mål: Handlingsplan för tre år – till ledningen för beslut Utkast till GIS-strategi Förteckning över databaser Förslag till metadata G I S Strate

Förstudie – verksamhetsstudie (2) 150 – 250 tim för projektledare 200 – 300 tim för projektgrupp styrgrupp/referensgrupp Omvärldsbild Intervjuer med utvalda personer Kartlägga informationshanteringen Kartlägga nuvarande GIS-användning Vilka strategier finns Dagens IT-struktur G I S Strate

Omvärldskartläggning – Intressanta kommuner Botkyrka? Åmål? Hammarö? ? Nynäshamn? Sandviken? Lycksele? Trollhättan? Sollentuna? Växjö? Härnösand? G I S Strate

Omvärldskartläggning – Intressanta organisationer ASSI Domän? Taxi? Stockholm Vatten? ? SOS Alarm? Sweco? Vägverket? Sjöräddnigen? Åkerier? WSP (f d J&W)? NCC Anläggning? G I S Strate

Intern Kartläggning (1) GIS-eldsjälar? Data i bruk? Vilka avtal finns? ? Verksamhets-system? Tillämpningar i bruk? Var finns den stora potentialen? Data som saknas? Vem jobbar med ”GIS” idag? G I S Strate

Intern Kartläggning (2) Utvecklarkompetens? Eldsjälar? God informatör? ? Utförar-kompetens? Beställar-kompetens? Geodatakompetens? Utbildarkompetens? Projektledarkompetens? G I S Strate

Kan det här vara en väg? Steg 1 - TittskåpsGIS GIS-stöd för någon prioriterad verksamhet Steg 2 - Skapa ny data Redigera data Analyser och prognoser Handläggarstöd G I S Strate

Här skulle jag kunna sluta men - Det kan vara intressant att se vad som kommer sen G I S Strate

”Konstruktionssteget” Strate

Användaren i fokus Organisation Information Doktrin Organisation Information Tillämpningar Funktionalitet Användaren Data Maskinvara Utbildning Programvara Informationshantering Etik G I S Strate

GIS-nätverket – vilka ? (Ex: Liten kommun) Tekn kontoret + Räddningstjänsten Socialkontoret Skolkontoret + Stadsbyggnadsk GIS-samordnaren GIS-samordnarkompetenta Kval. användare G I S Strate

GIS-nätverket – vilka ? (Ex: Två kommuner samverkar) Kommunledn kont Tekn kontoret Skolkontoret Socialkontoret G I S Strate

Fastighets- Adresser information ’Startpaketet’ – det första steget – de viktigaste baserna att börja med (kommunex) Bakgrunds- Innevånar- karta information ID Fastighets- Adresser information ID = koordinater, adress, fastighetsbeteckning el likn G I S Strate 7

Tillhandahåll det enkla först ”TittskåpsGIS åt alla” Enkla data (’Kärnan’ beträffande data) Egna informationsskikt Web-baserat Ta tillgängliga data efter hand!!! G I S Strate

Viktiga data från externa producenter Kommuninnevånarregistret (Skatteförvaltningens folkbokföringsregister) SCB Lantmäteriet Sveriges Geologiska Undersökning SMHI Svenska Miljönätet Sjöfartsverket Vägverket G I S Strate 7

Resursplanera noggrant! Alla aktiviteter Pengar - mantid - kalendertid Underlag för att begära resurser Underlag för uppföljning och rapportering G I S Strate

”Genomförandesteget” I S Strate

Att leda ett införandeprojekt (1) Tillämpningar Datorer Data Nätverk Lagringsmedia Föregångsmän Användarstöd Ledning Införande av GIS Attityder Organisation Arbetssätt Information Instruktioner Kompetens G I S Strate

Att leda ett införandeprojekt (2) Återkoppling Analys av uppgiften Dialog med till strategi/policy uppdragsgivaren Planering Införande av GIS Införandeplan Projekt- Informations- Informations- Införandeidé ledning hantering behov Avgränsningar G I S Strate

Dataöverföring enligt överenskommen och standardiserad modell System B System A System C Överförings- modell System D System F System E G I S Strate Källa: Konsultgruppen Sjöstrand & Risby, 1999

Att ta hand om informationen G I S Strate

Gemensam arkitektur Gemensamt Gränssnitt Verksamhetstillämpningar Office Vht-system Komm. GIS Operativsystem DBMS Databas G I S Strate

Att göra informationen tillgänglig Geografiska data - egenproducerade - förvärvade - tillhandahållna Metadatabas 1 Förvaltningsdata - ’hårda sektorer’ - ’mjuka sektorer’ 2 Användaren 3 Kommersiella data Web-butik data G I S Strate

Införandeprinciper ’The Big Bang’ Införa nytt och köra parallellt med det gamla Successivt införande avdelningsvis Införande genom pilotprojekt G I S Strate

Och sedan då? Dataförsörjning Att avsluta ett projekt och övergå till drift/förvaltning Behov av utbildning och handledning Att göra informationen känd, sökbar, tillgänglig och kvalitetsdeklarerad G I S Strate

Framgångsfaktorer och fallgropar Ledarskap Förutseende Noggrannhet Att tänka sig för Att tänka efter före Att lära av andra G I S Strate

Gemensamt för alla stegen I S Strate

Att komma ihåg i hela processen Information Utbildning Organisation och arbetssätt Informationsflöde Arbetsbeskrivningar Etik Återkoppling – Blev det som vi ville? G I S Strate

Att komma ihåg i hela processen (2) GIS i VP-processen – 1.året kritiskt Föra verksamhet (och därmed pengar) mellan budgetår GIS-verksamhetens lokalisering i organisationen Ledningen  GIS-samordnaren Uthållighet – det tar viss tid! G I S Strate

Ledningens roll Skapa reusrser Utforma policies Känsla & Tro Kunskap & Övertygelse Tidigare erfarenhet Förnyelse- potential Förmåga att se behov och kunna kommunicera Identifierade behov & problem Sociala normer G I S Strate

GIS-samordnaren Lagledare – ansvarig inom organisationen 30 % teknik 70 % ledarskap Innovativ ’Gå hem’ i organisationen Se förnyelse- potential Förmåga att driva – samtidigt socialt välutvecklad Se framåt – ligga två steg före Utnyttja lagets alla styrkor - coach G I S Strate

Medarbetarnas uppgift Eldsjälar – Tro och veta Tidiga nyttjare Ifrågasättare Tidigare erfarenhet Efterföljare Förmåga att se behov och kunna kommunicera Identifierade behov & problem Förnyelse- potential Sociala normer G I S Strate

Inventering av rutiner/processer En önskeprocess? Inventering av rutiner/processer GIS-samo GIS-grp organisation Vid behov, tillsätta arbetsgrupp Presentera och fastställa rutiner/processer Förbereda utbildning & kommunikation Genomför installation & utbildning G I S Strate

Fokus på verksamheten! Utgå från verksamheten! Låt behoven styra utvecklingen! Var lyhörd! Detta gäller i allt från vilka data som skall finnas till hur tillämpningar och rutiner skall läggas upp till vilka programvaror som skall väljas.. Sätt upp mål för arbetet men låt verksamheten styra! G I S Strate