Att göra en kommunikationsplan

Innehåll i en kommunikationsplan Bakgrund Omvärldsanalys Mål Målgrupper Budskap Kanaler Utvärdering

När behövs en kommunikationsplan? Avgränsade projekt Kommunikationsplan ofta en del av projektplanen

Skilj på plan och strategi Strategi: långsiktigt arbete med kommunikation för att nå organisationens mål Kommunikationsplan: avgränsat i tid eller ekonomisk ram, knutet till ett projekt eller t ex verksamhet under ett år. Mål + målgrupper + åtgärder

Kommunikationsstrategi – övergripande Strategi: långsiktigt arbete med kommunikation för att nå organisationens mål Strategi är långsiktiga vägval, vad göra och inte göra, kanalval Strategi – vilket är vårt förhållningssätt: är vi rådgivande, lyssnande, experten… Ska du använda en offensiv eller defensiv strategi, det vill säga ska du aktivt föra ut dina budskap eller ska du låta dina målgrupper själva skaffa sig den information de är i behov av? Strategi: vilken ton ska vi använda oss av (provokativt, informellt, sakligt, känslosamt) Ska vi använda bilder, hur? Värdegrund, etiska överväganden Kommunikationsteorier.

Omvärldsanalys Tänk till – finns det något utanför eller inom vår egen organisation som kan påverka kommunikationsprocessen? Exempelvis nytt budgetår, ny regering, nya lagar, omorganiseringar, andra informationskampanjer som krockar med vår etc. SWOT (hot, möjligheter, styrkor, svagheter). Vilka trender råder idag? Miljövänligt, wellness, sociala medier… Namnval på projektet – finns det något annat som också heter som vårt projekt? Är det redan upptaget, behöver namnet varumärkesskyddas? Googla på namnet och på liknande projekt Vilken slags organisation har vi? Kultur?

Mål med kommunikationen Varför kommunicerar vi? Vad vill vi uppnå? Exempelvis för att informera intressenter, för att ändra ett beteende, för att spara tid eller pengar, för att stärka sitt varumärke. Mål ska vara mätbara och realistiska. Mål ska vara uppnådda inom en viss tid. Man kan ha ett övergripande mål och sedan flera delmål.

Kunskap, attityd, beteende Man brukar skilja på kunskapsmål, attitydmål och beteendemål Kunskap = känna till sopsortering Attityd = tycka att det är bra att sopsortera Beteende = att sopsortera

Vilken effekt vill du uppnå med kommunikationen? Kunskap Attityd Engagemang Beteende Känna till veta allt Tolerera älska Tänka sig att brinna för Prova alltid göra

Mall för formulering av mål Vid tidpunkten V ska X procent av målgruppen Y veta/tycka/vilja göra Z Den 1/1 2012 ska 80 procent av alla GU-anställda ha registrerat bisysslor i egenrapporteringen

Mål – några exempel Hösten 2008 ska minst 80 procent av alla medarbetare vid Göteborgs universitet veta att namnet för Göteborgs universitet är University of Gothenburg. Namnet University of Gothenburg ska användas på webben, brevmallar, i trycksaker, skyltar och alla andra sammanhang. Det gäller både den engelska logotypen och när namnet skrivs i text eller sägs muntligt. Det ska vara uppnått inom ett år från att beslutet om namnbytet har tagits. Bidra till den önskade bilden av Göteborgs universitet Minimera missnöje bland medarbetarna Att inom ett år etablera personliga kontakter med cheferna i våra fyra dotterbolag Lagom 2-3 mål Målet med målen är att de ska uppnås, inte att de ska vara tjusigt formulerade

Budget, arbetsperiod, arbetsgrupp Vad kommer kommunikationsinsatserna att kosta? När genomförs kommunikationsinsatsen? När ska det vara klart? Vilka arbetar med att nå ut med den här kommunikationen? Vem gör vad? Fördelning , t ex IT-avdelning, Personalavdelning Vilka resurser har du och hur använder du dem på effektivast möjliga sätt? Väg de resurser du måste avsätta mot den potentiella uppmärksamhet dina aktiviteter kan få.

Målgrupper – vilka kommunicerar vi med? Interna målgrupper Externa målgrupper

Interna målgrupper - exempel Chefer Alla nyanställda Alla med beställar-id Alla som uppdaterar på webbplatsen Personalavdelning Ekonomiavdelning IT-avdelning Växeltelefonister

Externa målgrupper - exempel Verk och myndigheter Intresseorganisationer Investerare Samarbetspartners Andra forskargrupper Andra universitet Politiker Allmänheten Allmänheten – flera undergrupper

Målgruppsanalys Vilka egenskaper har de olika målgrupperna som man måste ta hänsyn till när man kommunicerar med dem? Vilka förkunskaper har de? Vilka är deras drivkrafter och behov? Är de positiva/negativa till projektet? Vilka motargument eller invändningar kan de ha? Demografiska egenskaper (geografisk placering, ålder etc).

Målgruppernas attityd till projektet Stor påverkan x x Positiva Negativa x x x x Liten påverkan

Budskap Vad är det vi vill säga när vi kommunicerar? Kort och kärnfullt och lätt att ta in. Ska genomsyra informationen i de olika kanalerna. Mottagaren är kanske inte så intresserad… Gör henne intresserad! ” Whats in this for me” En avvägning mellan A) Det som sändaren/projektet egentligen vill ha sagt och B) Var mottagarna befinner sig (vilken kunskap, attityd de har). Bra budskap skapar fokusering, samlar, bygger en historia, ger rätt känsla, signalerar att parter är enade Dåligt budskap är om det är osammanhängande, dubbla budskap, inte trovärdigt, inte omsätts i praktiken (inte leva som man lär), budskapsinflation (för många budskap, spretigt)

Modell för att formulera budskap Delbudskap Delbudskap Huvudbudskap Orsaker, varför Konsekvenser, för oss innebär detta… Stödargument, till exempel ”det här har lyckats tidigare”

Metoder att ta fram budskap Post-it – skriv alla argument på olika post-itlappar, sålla, strukturera och rangordna Hissprat – tänk dig att du åker hiss med en främling i en minut och under tiden ska snabbt och kort beskriva ditt projekt Twitter – tänk dig att du måste beskriva ditt projekt som en tweet med 160 tecken.

Avsändare Fel sändare gör att mottagaren inte tar emot budskapet oavsett hur bra det är Ju känsligare ämne desto större vikt på avsändaren Avsändare kan vara opinionsledare som kändisar (beundran), experter (auktoriteter), peers (jämlikar som vi kan identifiera oss med)

Dags att välja kanaler! Muntliga Skriftliga Digitala

Ambitionstrappan för att skapa effekt Effekt: engagemang, handling Ingen effekt, rykten, spekulation Effekt: kännedom, förståelse, kunskap Dialog, hur, varför och sätta mål tillsammans Dialog – hur och varför? Muntlig information + möjlighet att ställa frågor Muntlig information Tryckt info, intranät, e-post Ingen information

Muntliga kanaler Den närmaste chefen! Ta en promenad runt! Ring upp! Informationsmöten (bjud på fika! Eller frukost! ) Seminarium Öppet hus Frukostmöte Mingel, mässor Besök nätverkträffar, arbetsplatsmöten

Sociala medier Twitter, YouTube, bloggar, Facebook… Bloggar Yttrandefrihet, tryckfrihet gäller När kommunicerar man som privatperson och när som myndighet? Vad är målet, syftet? Ska inlägg diarieföras? Skärmdumpa och gallra!

Webb och e-post E-postlistor Nyhetsbrev Webb - extern Intranät – Medarbetarportalen – lokala intranät/nyhetsrullar Studentportalen

Interna tidningar Personaltidning Nyhetsbrev Andra tidningar till särskilda målgrupper

Trycksaker Broschyr Affischer Flygblad Buss- och spårvagnsreklam Vykort Roll-up Brev Dela ut information på stan

Annonsera Ibland det bästa, ofta kostsamt. 7 x 11 cm: 10 000 En kvarts sida: 20 000 Helsida: 100 000

Massmedia Lokala medier, fackmedier, utländska medier Pressmeddelande Presskonferens, presseminarier Debattartiklar Din pressekreterare hjälper dig! En kanal för att nå allmänheten Eller vissa grupper Vad blir en nyhet? Forskningsresultat ja, omorganisering nej

Ta det i rätt ordning! Mål Målgrupper Budskap Kanaler

Översikt - aktivitetslista Mål/syfte Vem ansvarar Målgrupp Tidsperiod Deadline Tidsåt gång E-post till kanslichefer Ge bakgrund Malin Kanslichefer, indirekt adm personal Vecka 38 1/9 2 h Banderoll Väcka uppmärksamhet Carina Främst studenter, även allmänhet Vecka 40 1/10 40 h Frukost möte Dialog Förvaltningschefer Måndagar v 44-48

Utvärdering och analys av kommunikationen Nåddes målen? Hur går vi vidare? Vad kunde ha gjorts annorlunda? Fokusgrupp Enkät Studentuppsats Medarbetarenkät – nöjd-medarbetar-index Egen reflektion

Avsluta Avsluta projektet så att det är tydligt att nu är det slut! Berätta om resultatet – summera arbetet Ge beröm och fira det som gått bra – fram med tårtan! Vad har gått bra, vad kan vi göra bättre?

Några lästips för fördjupning Intranät i organisationens kommunikation Mats Bark, Sven Windahl, Mats Heide, Anders Olofsson Nå fram till medarbetarna - Charlotte Simonsson Kommunikationsplanering - en handbok på vetenskaplig grund Lars Palm Tillämpad kommunikationsvetenskap - Larsåke Larsson Kommunikation i förändringsprocesser Catrin Johansson, Mats Heide Planerad kommunikation - Strategiskt ledningsstöd i företag och organisation - Peter Erikson