Välkommen till höstens areamöte 2008 Ausma Pavulans Guvernör

DM-08 Nytt räkenskapsår 2

Nytt räkenskapsår distrikt 21 Räkenskapsåret för distrikt 21 är ändrat till kalenderår pga svenska lagkrav. Detta beslutades på distriktsmöte i juni 08 Innevarande räkenskapsår för distriktet blir 1/6 – 31/12 08. Därefter blir det 1/1 – 31/12 Räkenskapsåret för klubbarna är oförändrat 1/6 – 31/5 Detta är det räkenskapsår som Zonta International bestämt och som står i klubbarnas stadgar Medlemsavgiften till distriktet är oförändrat 215 kr/år och medlem och betalas in senast 1 juni liksom tidigare. För medlem som inträder i klubben 1 december eller senare betalas halv avgift. 080909 Åse Hogsved distriktskassör 3

1. Convention i Rotterdam

1. Convention i Rotterdam Rapport från International Bylaws and Resolutions Committee Förslag till höjning av årsavgiften Val av ny internationell styrelse Mål för bienniet/Serviceprojekt

1a Rapport från International Bylaws and Resolutions Committee C1. Internationell PR-kommitté Föreslagen av Zontas Internationella styrelse Den Internationella PR-kommittén föreslås tas bort, eftersom det är den Internationella styrelsens ansvar att kommunicera och driva dessa frågor. Detta innebär inte att PR-kommittéer på klubb eller Distriktsnivå skall försvinna. Det är på lokal nivå, man har bäst kunskap om vilken kommunikationsmetod som fungerar bäst. Förslaget gick ej igenom, krävdes 2/3 majoritet. Efter omröstning Y:802, N: 430 C2. Status of Women Service Committee Förslaget antogs med Y: 1070 mot N: 145 Med anledning av vikten av ”advocacy” i vår verksamhet så föreslås att detta skall hanteras i en särskild kommitté och texten i paragrafen om STWS- Committee måste därför justeras C3. Legislative Awareness and Advocacy Committee Förslaget antogs med Y: 1171 Mot N: 149 Se ovan

Övrigt Ingen förändring av Distriktens valkommittéer. De ska bestå 3 ledamöter Nytt En Zonta som flyttar till en annan ort, där det finns en Zontaklubb ska direkt överföras. Klassificerade medlemmar Medlemmar ska vara aktivt arbetande eller ha erfarenhet från verksamhet i beslutsfattande position Kan beror på att en del distrikt består av många länder = areor och att man därför anser att det bör finnas en från varje area. D29 t ex består av Irland, Storbritannien, en del av Frankrike, Nederländerna och en del av Tyskland samt Ryssland, Madrid och Guadeloupe

Rapport från International Bylaws and Resolutions Committee….forts E3-E10 antogs inte

1a Rapport från International Bylaws and Resolutions Committee…..forts F1 Resolutioner Föreslagen av International Bylaws and Resolutions Committee Förslaget innebär att en resolution skall tidsbegränsas. Det föreslås också att kommittén inte skall behöva rapportera alla resolutioner till styrelsen. Idag krävs att kommittén finner att resolutionen kräver ytterligare studier. Förslaget innebär att kommittén kan avstå att rapportera om: Resolutionen kräver ytterligare studier Ligger utanför Zontas mål Handlar om något ämne som Zonta redan arbetar med Behandlar en fråga som lämpligen hanteras på klubb eller distriktsnivå Inte uppfyller de krav som ställs i Zonta International Rule of Procedure Efter diverse omröstningar om språkliga förändringar och uppdelning i tre sektioner antogs inte huvuddelen, Y:287 och N: 897 F2 Resolutioner Föreslagen av International Bylaws and Resolutions Committee Förslag om en ny paragraf som beskriver krav på en resolution. Bl a skall vilka aktiviteter som man önskar vidta beskrivas, vilka kostnader som uppstår och vilka mål som resolutionen skall uppnå Förslaget antogs inte, Y: 500 och N: 686, krävdes endast majoritetsbeslut Vem ska studera vidare

1a Rapport från International Bylaws and Resolutions Committee G1 Chair istället för Chairman Föreslagen av District 15 Förslaget innebär att ordet Chairman byts ut mot Chair i alla Zonta dokument Förslaget antogs inte, Y:332, N:686 Förslag till Resolution

1b. Förslag till höjning av årsavgiften Den internationella styrelsen föreslår en höjning av årsavgiften med 15 USD retroaktivt från 1 juni 2008 Förslaget delades upp vad gällde tidpunkten. Gick igenom med höjning från 1 juni 2009. Dessutom antogs förslag om frivillig avgift på 15 dollar för i år Den internationella styrelsen föreslår en höjning av årsavgiften med 1 USD per biennium med start 2010 Förslaget drogs tillbaka

Zonta International avgifter 2008 - 2009 Klubbarna betalar tilll Zonta International USD 50/medlem Med aktuell kurs 330 kr Convention beslutade om frivillig inbetalning av USD 15/medlem Med aktuell kurs 100 kr --------------------------------------- 2009 – 2010 Till Zonta International USD 65 per medlem Med aktuell kurs 430 kr 12

Kostnads/intäktsförändringar Zontas medlemsantal minskar vilket minskar intäkterna. Därför behöver medlemsavgifterna ökas. Ännu bättre skulle givetvis vara att behålla medlemmarna och dessutom värva nya, så medlemsantalet ökar. Personalkostnader ökar med inflationen The Zontian sparas in från 4 nummer till 2 nummer per år Marknadsföring PR för att göra Zonta mer känt – kostnaderna ökar. Internationella styrelser och kommitteer. Fler distrikt, högre rese- och kommunikationskostnader. Conventionkostnader räknas in i budgeten så att alla skall få möjlighet åka till Convention utan att behöva betala höga avgifter. Distriktsstyrelsen rekommenderar klubbarna att betala in den frivilliga avgiften, så den internationella styrelsen kan fullfölja de mål som beslutades på Convention. 14

1c. ZI styrelse Styrelseledamöter tillträder i samband med convention. Övergång: Sonja är ledamot i 3 år 2009-2012 15

1c Valda till ny internationell styrelse President Elect: Dianne Curtis USA Vice President: Lynn J McKenzie New Zeeland Treasurer: Gloria Stootman Wristen USA 16

Valda-forts International Director 2008-2010 Ingeborg Geyer Österrike 831 Lynn R Goodhue USA 566 4 skall väljas Maria Victoria Verget de Dios 739 Heddy Tangen Steffensen Norge 714 17

Valda forts.. International Director 2009-2012 Sonja Schough Sverige 906 Kirsi Nickels Finland 705 Beryl Mc Millan Australien 655 3 skall väljas 18

1d. Mål för bienniet/Serviceprojekt  Mål föreslagna vad gäller – antogs Y: 1066, N: 7 Governance Financial Operational Credibility and Visibility Membership United Nations Legislative Awareness and Advocacy Service Amelia Earhart Fellowship Jane M Klausman Young Women in Public Affairs Promote Fundraising to Zonta International

1d . Mål för bienniet/Serviceprojekt   2004-2006 2006-2008 2008-2010 Totalt 2 820 000 3 805 000 4 020 000 Rose Fund 600 000 800 000 800 00 Amelia Earhardt 650 000 Jane M Klausman 150 000 125 000 YWPA 190 000 International Service Fund 850 000 1 500 000 1 600 00 Zisvaw 425 000 550 000 Whppi 20 000 30 000 20

1d . Mål för bienniet/Serviceprojekt 21

1d . Mål för bienniet/Serviceprojekt 22

D 21 Mål 2008-2010 Vilja Våga Verka Zonta International District 21 ▪ Sweden & Latvia 23

Ledarskap Att vara Zonta är att Vilja ge av oss själva och vår kompetens Våga vara ledare och reflektera över vad detta innebär Verka för att detta görs på så sätt att Zontas syften tjänas 24

Ledarskap Minst ett möte per år skall handla om Zontas mål ”Zontaskola” på klubbmöten

Medlemskap Att vara Zonta är att Vilja ge andra en möjlighet att bli Zonta Våga rekrytera och vägleda Uppmärksamma presumtiva medlemmar Fråga/kartlägg inom klubben varför, när någon slutar som Zonta Verka för Zonta som organisation växer 26

Medlemskap En nettoökning med 1 medlem per klubb och totalt 100 i distriktet. Redovisa medlemsutvecklingen på hemsidan Minst 1 ny klubb i D21 under bienniet

Medlemskap-area 06 För att värva ny medlemmar behövs inre och yttre motivation Yttre - ska vara maximalt positivt. I samband med val av YWPA-vinnare kan man uppmärksamma någon kvinna som utmärkt sig speciellt i samhället Inre - vad kan Zontor få ut för egen del. Förslag att av nya Zontor i varje klubb två skulle kunna få auskultera i någon vänklubb i Sverige. T ex lärare i skolor, läkare på något sjukhus i ett par dagar. Kanske även att svenska Zontor kunde få komma över till Lettland, alltså ökat utbyte mellan våra länders medlemmar. Stimulera ansökningar till J.M.Klausman

Visibility/Credibility Att vara Zonta är att Vilja presentera sig själv Våga berätta om Zonta i yrket, bära Zontanål, ”stickers” Verka genom rekrytering, bjuda in gäster, mentorprogram, coaching,

Visibility/Credibility Mini-egon på nätet Visa/skriv om aktuella/kända Zontor Uppmärksamma FN-dagen och 8 mars Mentorprogram Mäta antal artiklar i tidningar om Zonta

Hemsida/IT Att vara Zonta är att Vilja uppdatera sin klubbs sida enligt mall i klubbhandledning, registrera sig på ZI Våga visa vad vi åstadkommit Verka genom att uppdatera egna uppgifter för att skapa förutsättningar för nätverk och för att väcka intresse

Hemsida/IT Innan bienniets slut ska 60 % av klubbarna vara uppdaterade på hemsidan Visa vad vi åstadkommit- t ex tre större aktiviteter Att 60 % zontor i D21 kan logga in sig på vår hemsida samt har registrerat sig på ZI

Legaslative Awareness Advocacy LAA Att vara Zonta är att Vilja tydliggöra och förstärka våra internationell mål – Förbättra kvinnors rätt till god hälsa och kvinnors juridiska ställning genom att följa lagstiftningen. Våga efterfråga information om vad som händer Verka för att berätta vad vi gör. 33

LAA Informera om lagförändringar och vad de innebär. Klubbarna -Alla efterfrågar uppfyllelse av lagförändring i hemkommunerna -Sprider kunskap internt och externt -Redovisar resultat på hemsidan

Internationella program 2008-2010 Zonta International Foundation Internationella program 2008-2010 Viveka Anderberg Åkerhielm District Foundation Ambassador 2008-2010 35

Förhindra överföring av HIV från mor till barn i Rwanda Samarbete med UNICEF Mål 600 000 USD Gratis medicin under graviditet och förlossning Modersmjölksersättning Familjepaket – hur inrätta livet som HIV-positiv förälder Viss yrkesutbildning för självförsörjning Utbildning av politiska och religiösa ledare för att få bort diskriminering och stigmatisering av HIV-positiva Dessa åtgärder kommer att medverka till att HIV-positiva mödrar kan få ett längre och friskare liv 36

”Safe cities” i Guatemala City och i San Salvador Samarbete med UNIFEM Mål 600 000 USD Få till ett samarbete mellan lokala kvinnogrupper, politiker och stadsplanerare för att skapa säkra miljöer för kvinnor Genomföra kampanjer för att upplysa allmänheten om kvinnans rätt till ett liv utan våld

Reducera följderna av förlossningsfistlar i Liberia Samarbete med UNFPA Mål 450 000 USD Vidareutbilda inhemska kirurger inom regenerativ (återskapande) kirurgi Informera och utbilda kvinnor i hygien och hälsa Upplysa allmänheten om hur fistlar uppkommer och hur man kan försöka undvika uppkomsten av dem Gratis behandla drabbade, fattiga kvinnor Rådgivning för återanpassning i samhället efter behandling Viss inkomstbringande yrkesutbildning

ZISVAW Zonta Internationals strategier för att förhindra våld mot kvinnor 300 000 USD till Kambodja Hjälpa till med lagstiftning inom MR-frågor Utbilda övervakare som ser till att lagarna efterföljs Utbilda kvinnogrupper inom MR Utbilda och informera mansgrupper våld mot kvinnor ej accepterat skapa nya manliga förebilder 39

200 000 USD till Egypten 100 000 USD till Syrien Arbeta med att ändra den traditionella kvinnosynen Upprätta kvinnohus Informera allmänheten om kvinnors rättigheter (MR) Ge drabbade kvinnor juridisk, medicinsk och psykologihjälp samt hjälp till återanpassning i samhället 40

Zonta Internationals operationella fonder The Rose Fund Den årliga operationella och projektstödjande fonden Rosfonden betalar ZIF:s drift och är också en källa att ta ur till de projekt och stipendier som eventuellt inte kommer upp i de bestämda målen. Gåvorna till fonden går alltså dit där de bäst behövs. TACK för alla generösa, individuella bidrag! Rosen betyder vänskap 41

WHPPI (World Headquarters Property Preservation and Improvement Fund) Underhållsfond för Headquarters The Endowment Fund För framtiden… Avkastningen används som Rosfonden – där den behövs. Målet är att denna fond ska vara 1 milj USD 2019, då vi firar 100 år. Då behöver vi inte oroa oss för att vi inte ska kunna uppfylla våra projektåtaganden. 1 kr/dag=365 kr/år – kan Du tänka Dig att skänka det till ZIF? 42

Service och UN Att vara Zonta är att Vilja fokusera och synliggöra service-projekt och Zontas samverkan med FN. Våga vara Zontor Zom Zamlar Zlantar Verka för att fördjupa kunskapen om projekten 43

Service (FA) och UN 1SEK/Zonta och dag från FN dagen 24 okt 2008 till FN dagen 24 okt 2009 ger 1 000 000 SEK till projekt + ytterligare 1 miljon under bienniet i distriktet 8 mars aktiviteter, öka under bienniet Uppmärksamma 16 dagar mot våld mot kvinnor Lokala projekt

Awards and Scholarships Att vara Zonta är att Vilja öka intresset för våra stipendier Våga synliggöra zonta genom marknadsföring av stipendierna Verka för att öka antalet ansökningar 45

Awards and Scholarship Distriktets stipendiekommitté Tydliggör instruktioner om ansökningsförfarandet Anordnar workshop om stipendierna vid DM 2009 Klubbarna Fördubbla antalet ansökningar till stipendierna YWPA, JMK och AE Minst 50% av klubbarna har lokala stipendier som anknyter till de internationella. Klubbarna utser någon som är stipendieansvarig.

Övrigt - aktuellt Statsbidrag på 140 000 SEK har erhållits för genomgång av digital arkivering. Bodil Ulate Segura har anlitats för detta projekt Organisationspengar ska ansökas för bl a hemsidan DM i Hässleholm- Börja tänka redan nu DM 2011? 47

3. Är du ny i styrelsen i din klubb? Låt oss räta ut frågetecknen!

International Committees International Convention Foundation Board International Committees District Committees Club Committees Headquarters Staff Club Members Areas Area Director Clubs Club Board International Board 32 Districts District Board OPERATIONS Communication – from Club to International Board through Area, District and International Board Liaison SERVICE Communications – from Club Committee Chairman to International Board through District and International Committee Chairman via International Board Liaison and back International Convention Vår organisation

Att ta över som ledare i din klubb……

Vad finns att hitta i Klubbhandledningen Vad finns att hitta i Klubbhandledningen? Handledningen är en praktisk handbok med avsikt att göra det enkelt för klubbfunktionärerna. Här hittar du: Kalendarium När skall olika saker hända i Zontavärlden Möten Vad skall ett årsmöte/valmöte innehålla Kallelser Vad ska en kallelse innehålla. Vem skall ha den? Information om ekonomi och arkivfrågor Hur anmäler man delegat till Distriktsmöte Hur gör man vid inval av nya medlemmar? Förkortningar

Presidentens uppgifter leder och fördelar arbetet inom styrelsen kallar till månadsmöten och styrelsesammanträden ansvarar för att klubbens verksamhet bedrivs efter ZI:s intentioner och stadgar ansvarar för att information sprids vidare till klubbmedlemmar ansvarar för att klubben är representerad vid distriktsmöte/ Convention med delegat eller fullmakt ansvarar för att klubben diskuterar de ärenden som är aktuella inför distriktsmöte/Convention ansvarar för att klubbens verksamhetsberättelse och andra handlingar lämnas in i tid ansvarar för att klubbens verksamhetsplan behandlas vid årsmöte ansvarar för introduktion av nya medlemmar ansvarar för aktuell klubbinformation på distriktets hemsida OCH FRAMFÖRALLT INSPIRERA MEDLEMMARNA!!!!!

Kassörens uppgifter sköter klubbens räkenskaper håller klubbens likviditet under uppsikt sammanställer resultat- och balansräkning för verksamhetsberättelse upprättar förslag till budget upprättar rutiner för inbetalning av medlemsavgifter betalar årsavgifter till distriktet betalar årsavgifter till ZI betalar bidrag till ZIF för internationella serviceprojekt och stipendiefonder betalar andra bidrag som klubben beslutat om

Sekreterarens uppgifter skickar ut månadsbrev och kallelser till klubbmöten för protokoll vid årsmöte och valmöte för protokoll vid styrelsesammanträden samarbetar med PR-ansvarig och IT-ansvarig om PR samarbetar med kassören om internationella inbetalningar samarbetar med klubbarkivarien om klubbens arkiv samarbetar med presidenten vid initiering av kontakter med andra Zontaklubbar

Mallar Förvaltningsberättelse Resultaträkning Budget Mallar finns i Wordformat!

Till din hjälp finns alltid: AD Guvernör Vice Guvernör Kommittéansvariga Tveka inte att be om hjälp! Vi är till för att stötta er!

Tack för uppmärksamheten Ausma Pavulans, guvernör Area 03, 04, 06 Sysse Hardenby, vice guvernör Area 02, 05 58

IT/PR –rättigheter-personer D21- infomaster- Marianne von Hartmansdorff Areainfomasters 01 Marie Gabrielsson 02 Ljúfa Elfwing 03 Sonja Hönig Schough 04 Eva Lena Rumpf 05 Susanne Skoog 06 Iveta Ribena Klubbinfomasters

Rättigheter Klubbinfomasters/PR Uppdaterar sin klubbs hemsida Skriver ”reportage” Håller ordning på sina publika/interna sidor Areainfomasters Lägger in nya/tar bort ”gamla” Zontor Ger support till klubbansvariga, hjälp- sökning vid fel D21 infomaster – stöd till areainfomaster, kontakt med extern konsult, tekniska problem

Frågor 1. Frågor: PR & grafisk profil 1. Klubb PR-ansvarig 1. Area PR-ansvarig 1. Distriktets PR-ansvarig Medlem 2. Klubb Infomaster 2. Area Infomaster 2. Distriktets Infomaster 2. Frågor: tekniska problem & medlemsregister 2. Extern konsult Samma rutiner gäller för PR-ansvariga För att kunna felsöka effektivt, kommer vi att ta fram ett formulär att fylla i där man t ex i ord beskriver när och hur problemet uppstått och gärna bifogar en bild ”print screen” över felmeddelandet. På sikt också ta fram en lista över vanliga problem och hur man avhjälper dem. 61 61

Organisation för förbättringsförslag Klubb Infomaster PR-ansvarig Area Infomaster PR-ansvarig Distrikt Infomaster PR-ansvarig Distrikts- styrelse Medlem Idéer Ja/Nej? Ja/Nej? Ja/Nej? Ja/Nej? Distrikt Infomaster PR-ansvarig Distrikt Infomaster PR-ansvarig Medlem Support Speci- fikation OK 62 62