Att styra stora projekt Den svenska projektkoden   Att styra stora projekt Den svenska projektkoden PMcode society ©2010

Erfarenheter från stora projekt Går inte projekten enligt plan Verkligheten visar att ca 60% av alla projekt uppfattas som misslyckade Är de då misslyckade ? Förutsättningarna ändras, men ändras de verkligen eller är det endast så att man blir klokare, ju längre projektet utvecklas Det handlar mer om att förstå verksamheten och kunna prioritera utifrån dess behov och krav Projektansvariga måste tala verksamhetens språk och förstå omvärldens förändring Utan projektägarens mandat går det inte att driva projekt optimalt med verksamhetens krav

Vad är ett verksamhetsprojekt Affärsmodeller, Affärsutveckling Processer, processutveckling Organisationsutveckling Förändringsledning Utbildning Kommunikation IT-system IT-stöd Effekthemtagning Projektet styrs av ett Business case

Bolagsstyrning och projektstyrning: paralleller Aktiebolaget Projektet Projektägarna (ofta = = företagsledningen Ägarna Styrelsen Projektstyrelsen Företags- ledningen Projekt- ledning

Bolagsstyrning: corporate governance - ägarstyrning Aktiebolaget Corporate governance kan översättas till ägarstyrning och definierar hur ägaren styr styrelsens arbete med ägardirektiv Ägarna CG Styrelsen Bolagsstyrning är en definition på hur bolaget styrs, dvs även VD omfattas Företags- ledningen Företagsledning definierar hur VD och ledningen styr företaget enl styrelsens beslut

Projektstyrning: Project governance – ägarstyrning av projekt Projektet Project governance - ägarstyrning innebär att ha en tydlig policy och riktlinjer för hur Projektägaren, Projektstyrelsen och projektledaren skall förhålla sig till varandra i viktiga frågor och beslut Projektägarna (ofta = = företagsledningen PG Projektstyrelsen Det som är fundamentalt är att det finns tydliga regler för kommunikation och beslut över de streckade linjerna Projekt- ledning Project management – projekt ledning innebär att ha en modell för hur man driver och styr projekt

Så här får ägare till aktiebolag igenom sin vilja Hur ser kravpro- filen ut på den/de som ska göra jobbet? Styrande dokument Vad är det vi vill ha gjort? Aktör Ägarna Ägar- direktiv Styrelse Strategibeslut Arbetsordning Styrelsen Ägarvilja VD Affärer *VD-instruktion *Org.plan *Affärsplan Företags- ledningen Styrel- sebeslut Medarbetare i ledningsgruppen Handling

Så här får ägare till projekt igenom sin vilja Hur ser kravpro- filen ut på den/de som ska göra jobbet? Styrande dokument Vad är det vi vill ha gjort? Aktör Projektägarna (ofta = = företagsledningen Projektstyrelsen Projekt- ledningen Integrera! Ägar- direktiv … … i affärstermer! Projekt-styrelse Strategibeslut Arbetsordning Ägarvilja Projekt- ledare Affärer Projektdirektiv *PL-instruktion *Org.plan *Rapportinstr. Styrelse- beslut Projektgruppen Handling

Skillnader på att sätta till en bolagsstyrelse respektive en styrgrupp Aktiebolaget Projektet Vem äger processen och fattar besluten? Formellt beställaren, ev de blivande ägarna, i realiteten oklart Ägarna Hur går det till Ägarna har ofta ett särskilt beredningsorgan, valberedningen Oftast ganska improviserat Ingen klar struktur Strukturerat Kompetens inget fram- trädande krav. Anknytning till blivande användare det vanligaste kriteriet. Nästan aldrig externa ledamöter Kriterier för val av ledamöter Kompetens viktigt krav. Genomtänkt och väl förankrad kravprofil. Tid. Engagemang Externa ledamöter Styrelseordföranden Nästan lika viktig för bolagets framgång som VD. Kompetens, tid, engagemang Oftast representant för den närmast berörde an- vändaren. Tid, kompetens, engagemang underordnat.

Att styra stora projekt: var ligger problemen? Hur ser kravpro- filen ut på den/de som ska göra jobbet? Styrande dokument Vad är det vi vill ha gjort? Aktör Projektägarna (ofta = = företagsledningen Så här borde valet gå till (och gör det ibland formellt) Men det tyngsta inflytandet kommer ofta från projekt- ledaren! Projekt- gruppen Vad gör vi åt det här?

Projekt styrelsens mandatperiod De tre huvudfaserna utveckling, roll-out linjeverksamhet fordrar definitivt olika projektledarprofil Projekt- vinster Projek- tering Utveckling Effekt- hemtagning Implemen- tering År Utvecklingprojekt Endast kostnader Roll out Linjeverksamhet Intäkter enl BC Projekt styrelsens mandatperiod Kostnader

Hur kommer vi dit; Tydligt ansvar och tydliga mål Faser Projektplan. ”Vi ska under fasen uträtta följande:” Mål för projekt- fasen Långsiktiga effektmål Utveckling Effekter Projektering Implementering Alla plandokument:” skall föra oss närmare de långsiktiga målen?” Gemensam målbild jfr BSC

Nytta med projektkoden - PMcode Ökad nytta (påverkar mest effekthemtagningen) Tidigare effekthemtagning, normalprojekten är nästan alltid försenade Effektivare effekthemtagning, baserat på en tydligare och effektivare styrning och förankring Goodwill internt och externt Minskade kostnader (påverkas mest i genomförandet) Minskade kostnader genom snabbare genomförande Lönsammare projekt genom högre effektivitet och lägre kostnad Professionell styrelse Exaktare styrning