Kapitel 4 Inköp och facilities management (FM)

Program Roll och betydelse i en FM-miljö De viktigaste framgångsfaktorerna för inköp i en FM-miljö Vilka åtgärder som kan användas för att förbättra inköpens resultateffektivitet i en FM-miljö Hur man kategoriserar organisationens tjänster som lagts ut på kontrakt Vad som krävs för att köpa indirekta produkter och tjänster

Inköp och facilities management (FM) Förhållandet mellan inköpskostnader och försäljningsintäkter är relativt låg Frånvaro av inledande inköpsprocesser (eftersom det inte finns någon fysisk produktions-process) Inköpsbesparingar har begränsad påverkan på räntabiliteten (avkastningen på tillgångarna) Ledningen kommer att spendera mest tid på värdeskapande och personrelaterade frågeställningar och aktiviteter, de kommer att anstränga sig lite i stödaktiviteter (inköp)

Inköp och facilities management (FM) Viktigaste utgiftskategorier Byggnader, installation & infrastruktur Energi Fastigheter Omstrukturering och förnyelse Underhåll Tekniska installationer Säkerhetssystem Kontorsmöbler Väggar Tillfälliga byggnader Hushållsskötsel Energi Catering Städning Trädgårdsskötsel Transporttjänster Säkerhet Sophämtning Kläder Tekniska supportmaterial Tillfällig arbetskraft Anställning av tillfällig personal Tillfälligt anställda chefer IT-programmerare, analytiker och programchefer Tjänster Transporttjänster Bilar och transportfordon Resor Logi Praktik och utbildning Uppsökning & rekryteringstjänster Marknadsundersökningar Marknadsföring och reklam Media Events Factoring Professionella tjänster IT och telematik Hård- och mjukvara Servrar Datorer Kringutrustning Kommunikationsnätverk Telefonväxlar Infrastruktur IT-projekt Outsourcing Informationstjänster Kontorsmaterial och utskrifter Kopiering Kontorsutrustning Kontorsmaterial Papper Emballage Utskrifter Representation Böcker och prenumerationer Bearbetad från Rietveld, 1995

Inköp och facilities management (FM) Tjänstesektorn håller på att förändras från en traditionell och lokal marknad till en international marknad. Som ett resultat av detta strävar tjänsteleverantörer mot att förbättra sina tjänster till slutkunden och samtidigt reducera sina verksamhetskostnader. Ökad outsourcing av supporttjänster Integrering av supporttjänster i en FM-organisation Ökad verksamhetsskala

Förväntningar med avseende på inköp är inte alltid på samma nivå Effektiva FM-inköp Som det uppfattas av inköpsavdelningen Som det uppfattas av interna avdelningar Lågt pris Bra avtal Objektiva leverantörsval Leveransprecision Rättidighet Rätt kvantitet Rätt kvalitet Snabba svarstider och återkoppling 4. Hög tillgänglighet Förväntningar med avseende på inköp är inte alltid på samma nivå

Effektiva FM-inköp Matris för kundens produktgrupper Avdelning A Avdelning B Avdelning C Totalt värde Datorhårdvara Datortillbehör Kontorsutrustning Tillfälliga anställningar Service Total volym a) Total inköpsvolym b) Inköpsutgifter c) Inköpens marknadsandel d) Förväntad volym

Förbättra kundfokus (1) Analysera och dokumentera interna kunder och produktkategorier: Fastställ total inköpsspend per avdelning Fastställ vilken hur stor andel som går via inköpsavdelningen Bedöm intern kundnöjdhet: Ta reda på vilka flaskhalsar som finns i relationerna. Sätt upp mål (detaljerad handlingsplan): Inom vilka kund- och produktkategorikombinationer kan inköps-avdelningen stärka sin position, dvs intern marknadsandel? Åtgärder som krävs för att detta ska hända? Vilka resultat kan förväntas av dessa åtgärder?

Förbättra kundfokus (2) Tvärfunktionella inköpsteam och organisationsstruktur: Team med specialister användarnas avdelningar bör bildas för att utveckla särskilda sourcingplaner. Utveckla inköpsstragier: Använd inköpsportföljen Detaljera handlingsplan per inköpskategori Införande: Noggrann övervakning av resultat i form av: Genererade besparingar Kundnöjdhet Administrativ ledtid

Effektiva inköp i FM-miljö Olika metoder för en optimal struktur Fokus på den interna kunden Produktfokuserad orientering (oftast använd) Leverantörsfokuserad orientering Hur kan ett effektivt fokus på den interna kunden åstadkommas i kombination med kunskaper om produkter och marknader? Gör den interna kunden ansvarig för att gå igenom inköpsprocessen Lös interna kommunikationsproblem genom att utse kundansvariga på inköpsavdelningen, vilka är ansvariga för specifika kunder

Köpa indirekta varor och tjänster Indirekta varor och tjänster som inte hör till företagets primära processer. Urskiljning beroende på destination: Köpande av allmänna varor och tjänster Köpande av investeringsvaror Köpande av handelsvaror Urskiljning beroende på egenskaper: IT, marknadsföring och kommunikation, professionella tjänster, förvaltning av humankapital, FM, transport och logistik, tekniskt underhåll

Köpa indirekta varor och tjänster Spend på indirekta varor är ibland högre än spend på direkta varor och tjänster: Outsourcing av processer Medel 50:50 Indirekta köp använder ofta en stor leverantörsbas Förslag till kostnadsbesparingar: Minskande av antalet leverantörer Införande av kategoristyrt inköp Analysera användarmönster ‘feber vid slutet av året’ Produktstandardisering Minskande av leverantörsbasen Översyn av befintliga avtal Minska transaktionskostnader Outsourca småinköp och småkontrakt

Nedbrytning av inköpsspenden 635 Nedbrytning av leverantörsbasen för icke produktionsrelaterade inköp 422 Antal leverantörer 213 154 148 132 126 112 92 86 78 68 54 48 43 39 35 28 25 21 18 14 10 7 IT FoU OKÄNT DIVERSE KONSULTER BEMANNING CATERING FASTIGHETER TRYCKSAKER REKRYTERING BILLEASING MEDLEMSKAP POSTTJÄNSTER ARBETSKLÄDER INFORMATION RESEBYRÅER PATENTBYRÅER BANKTJÄNSTER MARKNADSFÖRING KONTORSMATERIAL AVFALLSHANTERING TELEKOMMUNIKATIONER FÖRETAGSÄGDA BILAR UTRUSTNING FÖR ANSTÄLLDA

Slutsatser Tjänsteföretag representerar en växande andel av den ekonomiska aktiviteten i de flesta europeiska länder. Att utveckla en professionell inköpsmetod för tjänsteproducerande organisationer är långt ifrån en enkel sak För att uppnå resultateffektivitet bör inköpare främsta vara serviceinriktade snarare än kostnadsinriktade. Varor och tjänster för FM är del av indirekta köp.