1 L U N D S U N I V E R S I T E T Behovsanalys Internkommunikation Sammanfattning, november 2006

2 L U N D S U N I V E R S I T E T Metod 10 intervjuer med dekaner och förvaltningschef – Tidsperiod 22 maj-3 juli 2006 – Nio intervjuer vid personliga möten, en telefonintervju 3 fokusgrupper med medarbetare (totalt cirka 20 personer) – Genomfördes i maj och juni 2006 LUM webbenkät – Genomfördes i augusti-september 2006 – Urval 1545 anställda – Svarsfrekvens 45 % Datainsamling av informationskanaler

3 L U N D S U N I V E R S I T E T Dekanintervjuer: Ansvar Synen på dekanernas ansvar varierar Kommunikation ses som en viktig och naturlig del av chefskapet Kommunikativ kompetens hos dekanerna?

4 L U N D S U N I V E R S I T E T Dekanintervjuer: Stor informationsmängd - svårt att prioritera Mängden information från universitetsledning verkar tillfredsställande Brister i förmåga (och tid!) att lyfta ned viktiga frågor till sin egen verksamhet på området Svårt hinna med att prioritera Kraven utifrån ökar och därmed ökar också behoven inifrån

5 L U N D S U N I V E R S I T E T Dekanintervjuer: Stöd i informationsverksamheten Stöd från områdesinformatörer positivt Efterfrågas: – System som sorterar – Informationsmaterial – Verktyg och råd (t ex mötesrutiner) – Underlag för handling (analyser och undersökningar)

6 L U N D S U N I V E R S I T E T Dekanintervjuer: Universitetskulturen Vi-och-dom-känsla Destruktiv kritik Solister som ska samarbeta… Konsensusorganisation Ovilja mot styrning Skeptiska till overheadkostnader Stora klyftor mellan delarna och helheten

7 L U N D S U N I V E R S I T E T Dekanintervjuer: Svag acceptans för helheten? Universitetsgemensamma frågor upplevs inte relevanta för många i verksamheten… …men signaler tyder på att förståelsen ökar Dekanerna känner sig välinformerade - vad känner deras medarbetare?

8 L U N D S U N I V E R S I T E T Dekanintervjuer: Kanalperspektiv och transmissionssyn Tillgängliga kanaler ses som ett mått på hur kommunikationen fungerar Tyngdpunkt på att informera och vidareförmedla Dialog genom seminarier och möten - pliktskyldiga eller effektiva? Svårt att engagera medarbetarna Meningsskapande?

9 L U N D S U N I V E R S I T E T Dekanintervjuer: Möteskulturen Många regelbundna möten med olika personer och arbetsgrupper Flera möten är mindre organiserade och inte så strukturerade (eller effektiva)... … ofta utan dagordning och minnesanteckningar, eller kallelser i god tid Stormöten, workshops, seminarier skapar förutsättningar för delaktighet - demokrati och medbestämmande viktig tradition

10 L U N D S U N I V E R S I T E T Fokusgrupper: Viktiga interna kanaler Möten viktigast, men inte alltid effektiva LUM: trevlig information men inte nödvändig för arbetet, bra för vi-känslan E-postmängd belastar, i övrigt bra kanal Bra information på webben (och via RSS) efterfrågas

11 L U N D S U N I V E R S I T E T Fokusgrupper: Informationsbehov Behov: - Information som rör den egna verksamheten, enheten och det egna området - Övergripande information och kommunikation, relevant för den egna verksamheten - Nyheter och nyhetssammanfattningar saknas – vad är aktuellt? - Information om ”vad som gäller” – lagar och regler - Kunskapsutbyte och debatt internt

12 L U N D S U N I V E R S I T E T Fokusgrupper: Helhetssyn? Konkurrens mellan individer och avdelningar Ser sig inte som en del av universitetet Brist på vi-känsla Skepsis gentemot administratörer Varierande intresse för övriga organisationen LU-identiteten viktig för tredje uppgiften och i internationella sammanhang

13 L U N D S U N I V E R S I T E T Fokusgrupper: Ledning och beslut Organisationen och ledningen otydliga Flera ledningar – vem bestämmer? Dekanrådet relativt okänt Ingen kanal för kommunikation till och från ledning Dålig förankring av beslut -> dålig respekt för beslut? Tydligare ledning efterfrågas, men självbestämmande viktigt

14 L U N D S U N I V E R S I T E T Fokusgrupper: Kommunikation på olika nivåer Kommunikation inom avdelningen – bra Kommunikation inom fakulteten – varierande Kommunikation avdelningar och fakulteter emellan – bristfällig? Övergripande kommunikation – bristfällig men visst intresse finns

15 L U N D S U N I V E R S I T E T Interna kanaler En mängd interna kanaler från centrala enheter, fakulteter mm Översyn behövs: – Kanalernas syfte och funktion (endast Medfak har uttalade strategier?) – Innehållet – Utvärdering av effekter (verkar inte vanligt förekommande) Kopplingen mellan övergripande intern kommunikation och fakulteternas kanaler dålig Fler kanaler planeras vilket betyder att behov finns - utvärdering och samordning behövs

16 L U N D S U N I V E R S I T E T LUM-undersökning: Syfte & metod Syfte Kartlägga medarbetarnas användning av, attityder till och nytta av LUM Analysera nyttan i förhållande till andra interna informationskanaler Metod Webbaserad enkätundersökning Urval: 1545 slumpvis utvalda personer. 691 svar. Svarsfrekvens 45%

17 L U N D S U N I V E R S I T E T LUM-undersökning: Användning LUM läses av de flesta. 55% läser varje nummer, 28% läser minst hälften av numren. De som inte läser LUM anger tidsbrist som skäl. LUM är den tidning de flesta bläddrar igenom och läser en eller ett par artiklar. Få läser hela tidningen. De frågor i LUM som intresserar mest är nyheter och forskningsfrågor.

18 L U N D S U N I V E R S I T E T LUM-undersökning: Attityder: håller med om påståendena Medel: 4,07 3,72 3,70 3,66 3,37 3,20 2,96 2,92 2,82 2,78 2,39 2,12 1,92

19 L U N D S U N I V E R S I T E T Medel: 3,96 3,77 3,65 3,59 3,54 3,34 3,18 3,07 3,01 2,83 2,82 2,75 LUM-undersökning: Nöjd med olika informationskanaler

20 L U N D S U N I V E R S I T E T Utmaning 1: Chefskommunikation Otydligt kommunikationsansvar i chefsrollen Brist på rutiner för kommunikationen (”hur gör jag?”) Stor informationsmängd – svårt att sålla och prioritera Oförmåga att översätta och bryta ned gemensamma och övergripande strategier

21 L U N D S U N I V E R S I T E T Utmaning 2: Kanaler Befintliga kanaler täcker inte in behoven av kommunikationsflöden i olika riktningar Uppifrån och nedFeedback Mellan fakulteter och enheter

22 L U N D S U N I V E R S I T E T Utmaning 3: Helhetsförståelse Gemensamma beslut upplevs som otydliga Bristande kunskap (förstår inte) Attitydproblem (vill inte)  Kunskapsproblem kan i viss mån lösas med bättre kanaler  Attitydproblem är en ledningsfråga