Lokalgrupper och temagruppers organisering Latinamerikagrupperna är en medlemsstyrd förening. Våra aktiva medlemmar är antingen organiserade i lokalgrupper eller i temagrupper. Lokalgrupperna är geografiska, de samlar aktiva medlemmar inom ett avgränsat geografiskt område.

Lokalgrupper finns just nu i : Malmö Göteborg Eskilstuna Linköping Västerås Stockholm Uppsala

Temagrupper Ursprungsfolk Gruvor TV Stora Enso Rättvist vin Transnationella bolag Temagrupperna är inte geografiska, för att vara med i en temagrupp behöver du inte vara bosatt i Sverige. Det är ett tema som temagruppen organiserar sig kring ett tema. Många lokalgrupper har gått med i en temagrupp och fokuserat sitt lokalgruppsarbete kring en fråga. De temagrupper vi har just nu är:

Hur organiserar vi oss? 1. Dela upp ansvarsuppgifter 2. Planera/Utvärdera 3. Dokumentera 4. Effektivisera möten 5. Fokusera på en fråga 6. Engagera Det här passet kommer ha fokus på hur vi kan organisera oss inom Latinamerikagrupperna för att både stärka oss internt men också för att nå ut till fler. En stor del av SALs aktiviteter görs av aktiva medlemmar. Det är aktiva lokalgrupper och temagrupper som håller vår förening i rörelse. Våra medlemmar är rörliga och engagemanget går upp och ner. Många av våra medlemmar är studenter, vissa terminer är mer hektiska andra befinner sig utomlands. Flera lokalgrupper uttrycker att de har hög omsättning på medlemmar. Många kommer nya och många faller bort. Vilket skapar svårigheter med kontinuiteten. Lokalgrupperna och temagrupperna är inte linjära eller ofäränderliga. Det blir upp och ner i många avseenden; organisatoriskt, aktivitetsmässigt, diskussionsmässigt osv. Att en grupp har perioder som skiljer sig från varandra är inte konstigt, det hör till en naturlig utveckling av grupperingar. Ska vi då arbeta med detta? Så klart! Man kan arbeta med att förenkla det organisatoriska arbetet och därmed också förenkla aktivismen.

1. Fördela ansvarsområden Lokalgruppssamordnare/kontaktperson Kassör/Insamling Mediaansvarig Medlemsansvarig Tematsikt ansvarig Skolkontaktsansvarig Arrangemangsansvarig Det första en grupp kan göra är att formulera olika slags ansvarsområden som man arbetar med och sedan dela upp dessa. Gruppen bestämmer själva vilka ansvarsområden man har behov av och vilka uppgifter varje område ska ansvara för. Lokalgruppsansvarig; Spindel i nätet, både kommunicera internt och externt. Kan vara två personer. Kassör, viktigt att det finns bra rutiner för hur gruppen hanterar pengar. Mediaansvarig, som ser till att alla aktiviteter kommer ut till alla kanaler. Göra lista på tex kalendarium, skriva press.meddelanden, affisch mm. Medlemsansvarig, hur välkomnar vi nya medlemmar. Gör ett introkitt med info om SAL, vilka frågor/aktiviteter gruppen jobbar med, hur gruppen är organiserad, hur möten fungerar, när och var vi träffas. Förslag att träffas 30 min innan ordinarie möte. Tematisk ansvarig, se till att hålla sig uppdaterad om vad som händer i en fråga. Vara sammankallande. Skolkontaktsansvarig Arrangemangsansvarig. Att dela upp ansvaret lättar på bördan, förenklar planeringsprocessen. Det skapar tydlighet om vem som ska göra vad och lättare att följa upp vad som gjorts . Det är ett litet plus på CVt. Om man tagit på sig ett ansvarsområde är det också chans att man känner sig delaktig och därmed också tar ett större ansvar.

2. Planera/Utvärdera Gör halvårsplaneringar/helårsplaneringar Följ upp era planeringar Utvärdera terminen/året Behåll fokus på uppsatta mål Ha ett planeringsmöte och ett utvärderingsmöte varje termin/år. Se till att återkoppla till planeringen på möten. Det ger möjlighet att reflektera kring uppsatta mål. I allt praktiskt planerande tappar man lätt fokus på varför man gör alla aktiviteter. Om mål har formulerats vid ett planeringsmöte är det lättare att se kopplingen. Det är även lättare för nya medlemmar att hänga med och förstå vad och varför ni gör det ni gör.

3. Dokumentera Policy Strategisk långtidsplan Planering Utvärdering Kontaktuppgifter lokalgruppen Kontaktuppgifter samarbeten Kontaktuppgifter lokaler Kontaktuppgifter media Protokoll Dokumentera ert arbete! Antingen i pärm, vilket jag rekomenderar, eller digitalt eller båda delarna. Dokumentera era aktiviteter, ha kontaktuppgifter tillgängliga, planeringar mm. Detta gör att man inte behöver uppfinna hjulet på nytt när aktiva medlemmar byts ut. Skapa rutin att alltid uppdatera dokumentationen.

4. Effektiva möten Ett lyckat möte  Gör mötesformen, diskussionerna och sakfrågorna tillgängliga så att de blir förståeliga och intressanta för alla de berör. vi kan alla ta plats och vara delaktiga vi lyssnar alla och blir lyssnade på vi skapar nya idéer och hittar nya lösningar vi peppar och utmanar varandra till nya lösningar och till att hitta andra alternativ vi går därifrån och känner oss säkra på att till nästa gång vi ses kommer mycket ha hänt vi lär oss något vi dokumenterar mötet tillräckligt bra för att även den som inte var på mötet ska kunna förstå vad som hände där Möten är kärnan i det du och lokalgruppen gör, utan dem skulle ingenting hända. Det är i mötet mellan människor som gnistorna tänds, idéerna sprutar och grejer blir av. Men möten har rykte om sig att vara tråkiga – hur lockar du intresserade människor att komma på ett möte för första gången? Du har kommit samman med andra för att göra grejer tillsammans och då blir det möten mellan människor en självklar följd av det. Kom ihåg att möten inte ligger i vägen för det roliga, möten är liksom grunden för att något ska bli av överhuvudtaget. Din energi är föreningens hjärta. En förening lever tack vara engagerade medlemmar. Som aktiv medlem har du mycket att ge, men också möjlighet att få massor av kraft, inspiration och kunskap tillbaka.

Checklista syftet med mötet – är det ett regelbundet sådant eller ett extra möte? Huvudpunkter och vad man förväntar sig av mötet Datum och tid – har det bestämts i förväg? Passar den de flesta? Plats – vem kontrollerar att den är tillgänglig/ bokar? Kallelse – med dagordning? Med huvudteman? Vem skickar den? Vilka får den? Vilka kanaler används? Bekräfta att man skickat / tagit emot Underlagsmaterial – skickas i förväg? Vem? Kanaler?

Mötet: Inleda med att se till att alla har en bra bild av vad som förväntas med mötet och att alla har tagit del av underlagsmaterial. Skapa en öppen stämning, till exempel en hur-mår-du runda. Välkomna nya ansikten på möten Kom överens om dagordning och tidsram Välj en ordförande och sekreterare för mötet Under diskussionspunkter våga prova nytt, testa olika sätt att diskutera, leta idéer och förbereda beslut Var tydliga med vad som är beslut, omröstningar eller åsikter, dokumentera rätt. Glöm inte ta en paus Det kan vara bra med en utvärderingsrunda på slutet Innan man går ska alla ha klart vad som ska göras till nästa gång. (kanske en vem gör vad sammanfattning?) Se till att sekreteraren vet vad som ska göras med protokollet Tydligt om nästa möte: plats, datum, huvudfråga.

5. Fokusera på en fråga Välj en fråga inte 10 Gör en omvärldsanalys Vad är det lokalgruppen vill? Vad är budskapet? Vad är den bästa vägen dit? Sätt upp konkreta mål, var realistisk. Vem vill ni nå, vilka är målgruppen Ni har något att säga världen. Annars skulle ni inte ha brytt er om att engagera er för att göra det där ni brinner för. Men vad vill ni säga? Vilken tanke vill ni väcka hos Sture Skygglapp som gör att han vaknar nästa morgon och gör något annorlunda? Vad vill ni få honom att tänka, känna och göra? Er lokalgrupp har kanske redan gjort en massa grymma grejer, och när ni gör saker sprider ni ett budskap, medvetet eller inte. Aktiviteter som möten, projekt, diskussioner, workshops, utbyten eller vad än det är skapar nya insikter bland de som är där. Där föds nya tankar och frågor, små eller stora, som deltagarna tar med sig hem, grunnar vidare på och tar med sig in i framtida beslut, attityder och handlingar. Det ni gör skapar alltså ringar på vattnet – ni kan påverka omvärlden mer än ni tror! Varför inte ta tag i det budskapet, fokusera på det och använda det för att förändra ännu mer? Ta budskapet och sikta på nya människor som inte redan stödjer föreningen, det kan vara politiker, föräldrar eller främlingar på stan.

6. Engagera Hur lockar vi till oss fler aktiva medlemmarmar? Hur välkomnar vi nya medlemmar? Hur ska vi ta vara på allas idéer? Hur ger vi feedback till de som är drivande? Dags att vända blicken utåt och få igång de som ännu inte är aktiva i föreningen. Hjälp dem ta steget till er genom engagerande kommunikation! Fungerande kommunikation är ett måste för att få in ny energi och väcka folks intresse, det är därför viktigt att tänka på vilka signaler man skickar utåt. Engagera genom mejl. Latinamerikagrupperna har medlemmar som inte är aktiva. Alla kan inte vara med på allt och alla vill kanske inte vara aktiva även om de tycker att ni gör en bra grej, men ändå. De här människorna har ju vid något tillfälle varit intresserade, världens chans till storfångst! Samla in fler adresser vid utåtriktade arrangemang eller där ni är med med bokbord. Få nyfikna personer och nya medlemmar att skriva upp sig på en lista för att ta emot information (förklara att de inte lovar någonting), och se till att alla lämnar en adress som du faktiskt kan tyda. Börja med att skapa en mejllista för lokalgruppen. Använd mejllistan för att nå ut! Skicka ett mejl inför varje öppen aktivitet som är på gång. AIDA – Så får du folk att göra saker! Ha det här i bakhuvudet när du skriver för att få folk att komma på ett möte eller engagera sig på något sätt. När du ska göra broschyrer, flyers, inbjudningsmail, affischer och peppmaterial -tänk på ett par bokstäver som hjälper dig: A.I.D.A. A -Attention. Fånga läsarens uppmärksamhet! På en anslagstavla med hundra olika lappar om föreläsningar, demonstrationer och möbler till salu krävs något extra för att ögat ska stanna just på er grej. I – Interest. Det måste vara intressant också. Vilka vill ni nå och vad i det ni gör är intressant för dem? Varför ska de läsa hela foldern eller bry sig om mötet? D – Desire. Ta läsaren från "ja, det där verkar ju intressant" till "åh, det skulle jag vilja göra nångång". Visa vad det är hon eller han kan GÖRA. GÅ på manifestationen, KOM på loppisen, SE filmen ni har gjort. Verb är alltid rätt. A – Action. Gör nästa steg enkelt. Visa tydligt var, när och hur. Datum, plats, klockslag, vägbeskrivning. Kostar det? Fika? Få med ett telefonnummer eller mailadress till den person som kan svara på frågor. Källa: Making Waves – creating more impact with your youth projects, utgiven av SALTO-YOUTH NET.

Startpaket Powerpoint presentation av Latinamerikagrupperna Information om att starta och driva en lokalgrupp Policy Strategisk långtidsplan Stadgar Program och projekt Insamling Checklistor

Diskussion 1. Hur stärker vi lokalt engagemang? 2. Hur kan vi samarbeta med andra organisationer? 3. Hur ska den interna kommunikationen fungera?