8. Planera genomförandet

Planera genomförandet Vad ska vi göra? När ska vi göra det? Hur ska vi göra det? Vad ska vi åstadkomma? Hur kommer det vi gör att bidra till att målsättningarna uppnås?

Tidsplanering Projekttiden måste räcka till Startfasen Aktivitetsfasen Utvärdering / följeforskning (Spridning) Publicitet / synliggörande och marknadsföring Avslutning och slutrapportering

Starta projektet Planera genomförande .....med partners och kollegor Revidera budgeten Utbilda medarbetare och partners Rekrytera personal Rekrytera extern personal Sätta upp följeforskningen Sätta upp arkivet

Avslutningsfasen Samla ihop allt material Kolla räkenskaperna och avsluta Skriv slutrapporten Samla ihop eventuella bilagor Slutrekvisitionen Utför revision med egen revisor om detta krävs Kolla arkivet för framtidarevision

Aktivitetsfasen Marknadsföring / Rekrytera deltagare Verksamheten Följeforsking Publicitet / Kommunikation med intressenter Spridning Leda och kontrollera genomförandet Rekvisitioner Arkivering , insamling av material från partners och medarbetare

Kom ihåg EU:s regler och villkor …finns i Fondens förordning Svensk program i Struktur och Landbygdsfonder Handledningar Svensk lagstiftning i Struktur och landbygdsfonder

Förankra projektet hos din organisations ledning med fullmäktige om er organisation är en kommun med dina medarbetare med era partners med andra kollegor, som inte jobbar i projektet med relevanta intressegrupper med ert samhälle/medborgarna?

Planeringsverktyg Listor med vad som ska göras GANNT tabeller för tidsplanering Flödesdiagram visar aktiviteternas utveckling och innebördes beroende inom tidsram Work Breakdown Structures Work Packages och Task Analysis för varje aktivitet inom projektet ©Kalliopi Associates Ltd 2008

Planeringsverktyg – hur gör man Det enklaste (och bästa sättet att börja ): post-its, stora blädderblocksblad och ett stort bord Kalkylblad, t.ex. Excel eller Access Det finns massor av mjukvara för projektplanering t.ex. Microsoft Project. Min kollega Anne Eastwoods specialdesignade mjukvara för EU projekt ©Kalliopi Associates Ltd 2008

Workpackages I många fonder – inklusive INTERREG och LIFE+ måste aktiviteter, partners och budget delas upp i work packages redan i ansökan. Alla grupper av aktiviteter delas upp i work packages För varje typ av aktivitet anges tidsplan, en budget, vilka partners som ska göra vad i just det paketet samt var aktiviteten ska ske I de projekten är då en del av planeringen gjord redan på ansökningsstadiet (och kan inte ändras)

Workpackages ...ska innehålla de aktiviteter som ingår i paketet vilka partners som har en roll i paketet paketets andel av budgeten var aktiviteterna ska äga rum tidsplan för paketet

Workpackage?? Man får dela upp aktiviteterna i paket på vilket sätt man vill, men uppdelningen måste vara logisk – t.ex. a) project management parter 1 w. support from partner 5 b) research on salmon in the archipelago of Stockholm partner 1 c) study of salmon in Scottish rivers – parner 2&4 d) study of eel in German rivers – partner 3&1 e) organising final conference – partner 5 f) content of conference – all partners g) evaluation partner 6

Workpackage?? ...eller – t.ex. a) Projektmanagement - parter 1 & 2 b) Finanacial management – partner 3 c) Development of teaching materials – partners 1,2,3 & 5 c) Testing teaching materials – partner 1,2 & 5 d) Publicity – partner 3 & 1 e) Organising final conference – partner 5 f) Conference programme – all partners g) Evaluation - partner 6

Planeringsverktyg: Task Template Sub task 1.1 Sub task 1.2 Arbets uppgift 1 Syfte och utförande Vem ska göra det? När slutfört? På olika tidpunkter inom projektets tidsram Med vem Outputs och resultat Resurser Kostnader ©Kalliopi Associates Ltd 2008

Planeringsverktyg: Work breakdown structure

Planera projektets utveckling Använd de operativa målsättningarna till att strukturera “work packages” Beräkna tiden för genomförande av varje “work package” Bryt ner varje “work package” i aktiviteter och underaktiviteter Bestäm vilka resurser som behövs för varje aktivitet Critical Path Analysis handout Milestones Stakes in the ground measuring progress ©Kalliopi Associates Ltd 2008

Work Packages och Task Analysis för varje aktivitet inom projektet Uppdelningen mellan olika aktiviteter måste vara logisk Kolla om ett “arbetspaket” är komplett / avslutat På lägsta nivå, måste varje individuellt job definieras noggrant Kolla om tillvägagångssättet i “arbetspaketet” är det bästa sättet att nå resultatet ©Kalliopi Associates Ltd 2008

Utveckla projektets tidsplan Identifiera när aktiviteter utförts (outputs) och resultat kommer att uppnås Relatera outputs och resultat till resurserna (för att uppfylla SMARTa målsättningar) Skriv in de olika “arbetspaketens” avslutning “milestones” på projektets tidtabell – mellan start och slut (t.ex. På GANNT tabell eller flödesschema) (och glöm inte bort att lägga in tillräckligt med tid för avslutning & slutrapportering) ©Kalliopi Associates Ltd 2008

Planera genomförandet Detta tar tid! Försök inte att hasta igenom planeringsstadiet Oftast har alldeles för lite tid för detta lagts in i ansökan

Problemlösning i grupp Definiera de viktigaste “work packages” för genomförandet av ert projekt Välj ett “work package” och identifiera dess hållpunkter / “milestones” i projektets tidtabell Inkludera i hållpunkterna delresultat för de outputs & resultat som utlovats ©Kalliopi Associates Ltd 2008