Fastighetsföretagande i offentlig sektor Strategiska frågor och den samlade kunskapen

Kap 10 Organisera ägandet Exempel på hur man kan organisera ägandet 2

Modeller för att organisera ägda fastigheter Aktörer/organisatoriska enheter Central ledning (politiker/verkställande ledn. dpt, gen dir, stadsdir) Först titta på vilka aktörer som finns med sammanhanget Fastigheter (bolag/förvaltning Kommun stat) Verksamhet (Mynd/förvaltn univ,försvarmakt, skolförv) 3

Modeller för att organisera ägda fastigheter Tre huvudmodeller för hur fastighetsförvaltning traditionellt organiseras inom offentlig sektor: Verksamheterna har ägarrollen (även om de inte formellt äger) och förvaltar fastigheterna som en del i sin löpande verksamhet. Ansvaret för fastigheterna finns hos en särskild enhet direkt under den centrala ledningen och finansieras med anslag från ledningen. Brukarna betalar inget för lokalerna. En intern marknad för lokaler och lokaltjänster. Umeå kommun tillämpar den sista varianten avseende interna hyresgäster. En tendens att typ 3 modellen blir allt vanligare. Vid bedömning av de olika modellerna måste man ställa sig olika frågor: Motiv att hushålla? Väga nytta mot kostnad. Möjlighet för verksamhetsanpassningar/påverkan? Samordning? Etc. 4

Modell 1: Lokalerna förvaltas som en integrerad del av verksamheten Argument för Argument mot Fastigheterna kan lätt anpassas till verksamhetens behov Verksamhetsanslaget som ska täcka lokalkostnaderna, ger ekonomiska incitament för att hushålla med lokaler. Korta beslutsvägar i fastighetsfrågor (behovs-effektuerande) Sannolikheten för en professionell och effektiv fastighetsorganisation minskar - Fastighetsfrågorna ges relativt låg prioritet. (ingen kärnverksamhet) Utspridda och små fastighetsenheter (låg kompetens). Stor risk för suboptimeringar (kortsiktigt och taktiskt agerande exvis spara på underhåll) Fastighetsförvaltningen tenderar att få för korta tidsperspektiv. 5

Modell 2: Lokalerna förvaltas som en särskild anslagsfinansierad fastighetsenhet Argument för Argument mot Professionell fastighets-organisation för byggande o förvaltning Långsiktigt perspektiv –koncernnytta genom samordning. Svaga ekonomiska incitament för att hushålla med lokaler. Enheter kräver större och bättre lokaler. (kostar inget) Svårförhandlade lokalbehovsframställanden. (vilka är behoven eg ?) Modellen svår att förena med ett decentraliserat rambudget-system (prioritering mellan resurser.) 6

Modell 3: Den interna marknad för lokaler (vanligast förekommande) Argument för Argument mot Det skapas en professionell fastighetsorganisation med koncernperspektiv Verksamhetsanslaget som ska täcka avtalsenliga lokalkostnader, detta ger ekonomiska incitament att hushålla med lokaler. Lokalanpassning möjlig genom avtal om lokalfunktion och lokalkvalitet Risk för ojämbördiga förhållanden i förhandlingar om lokalförsörjnings- och hyresfrågor Viss risk för att dubbla kompetenser byggs upp Risk för att lokalsamordningsmissar uppstår mellan verksamheter Incitamentsparadoxer - ”spar mer så får ni mindre pengar” 7

Modell 3: Intern marknad för lokaler Rollfördelning mellan centrala ledningen, fastighet och verksamhet: Centrala ledningen Fastställer mål och anslag för de olika verksamheterna. Ger direktiv till fastighetsenheten och förser enheten med kapital. Tar större långsiktiga strategiska fastighetsbeslut. Fastighetsenheten Hyreskontrakt med verksamheten, finansieras via hyresintäkter. Levererar rimlig avkastning på eget kapital till centrala ledningen. Förvaltar fastighetsbeståndet utifrån direktiv från den centrala ledningen och utifrån vad som sägs i kontrakten med verksamheterna. Verksamheterna Hyreskontrakt med fastighetsenheten, hyra med anslagna medel. ”Denna modell verkar ju kunna lösa de problem som finns i de två andra modellerna.” Vi har i tidigare sammanhang tittat på olika nackdelar med ett internhyressystem. Riskerar bl.a. att bli både tidskrävande och dyrt.

Internhyressystemet Kap 11 I praktiken svårt att hinna med, åtminstone med de resurser som UK/Fastighet har. För mig som förvaltare är det svårt att hinna med regelbundna möten med fastighetsdrift och brukare. Min tid med brukare hamnar främst på högre nivå i kundorganisationerna, i samband med utredningar & projekt. 9

Intern hyresmarknad Hyresvärd / Hyresgäst Internhyresavtal

Intern hyresmarknad och Internhyressystem Internhyra är det när: Fastighetsansvarig och verksamhetsansvarig ytterst har samma huvudman och inte är juridiskt bindande Syftet med internhyran är att: Ge information till verksamheter och beslutsfattare om vad lokaler kostar –hur stor del av verksamhetskostnaderna som utgörs av lokaler Genom att avspegla kostnaderna som drabbar verksamheterna, påverka dessa för ett bättre hushållande med lokaler –skapa incitament ! Definition på internhyressystem 11

Internmarknad/Internhyra/internpris Fördelar Medvetandegör lokalanvändarna om lokalkostnaden Styrningseffekt Lokaler som inte behövs lämnas Underlag för prisjämförelser Intresset för lokalresursplanering ökar Optimerar kommunnyttan 12

Internmarknad/Internhyra/internpris Nackdelar Inga riktiga pengar Hyran motsvarar inte ”värdet” av lokalen Kan bli komplicerat –gränsdragningsproblematik Brist på flexibla lösningar Monopolsituation -central fastighetsenhet Kräver administrativa resurser 13

Internhyressystem och hur bestäms internhyran Två grundläggande system Kostnadsbaserad hyra Hyran avspeglas av de kostnader som respektive objekt har Marknadsbaserad hyra Hyran efterliknas marknadens prissättning Typ 1 - sätta internhyran efter kostnaderna (kapital och drift) för det enskilda objektet. Invändningar – väl underhållen centralt belägen gammal skola kan komma belastas med en lägre kapitalkostnad än en nyare skola med liknande standard i ett sämre läge. En dåligt isolerad byggnad kan bli dyrare för verksamheten än en bättre byggnad med låga energikostnader. Typ 2 – de totala kostnaderna för de aktuella fastigheterna, t.ex. alla skolor i kommunen, fördelas ut mellan olika byggnader utifrån byggnadernas lämplighet för verksamheten. (hög,medel, låg Umeå kommun tillämpar i stor utsträckning den första varianten – sätter internhyra efter kostnaderna för det enskilda objektet, gäller ej vissa schablonkostnader såsom administration. Val av system beror bl.a på decentraliseringsgrad i verksamheternas beslutsfattande Inom skolsektorn blir det allt vanligare att fundera i termer av marknadsbaserade system. Främst för att skapa konkurrensneutrala villkor mellan kommunala skolor och friskolor, p.g.a. skolpengsystemet. 14

Internhyressystem och möjligheter att välja lokaler Staten Enskilda myndigheter har ett eget lokalförsörjningsansvar, Kan fritt välja vilka lokaler de ska hyra för sin verksamhet*. Ingen formell samordningsskyldighet med andra myndigheter Standardiserade lokalhyresavtal (lika privat sektor) * En myndighet behöver tillstånd för en förhyrning om denna är så ekonomiskt betungande att den inte ryms inom den aktuella budgeten och om den aktuella kontraktslängden är mer än ett visst antal år. Kommuner o landsting Den enskilda verksamheten har i regel mycket begränsade möjligheter att självständigt hyra in nya lokaler. Ledningen rädd för att få dubbla lokalkostnader och att verksamheterna saknar rätt kompetens. Alla önskemål rörande lokaler kanaliseras genom Fastighetsenheten (professionell monopolsituation) och i lokalresursplaneringen. Centraliserade beslut om förhyrning och lokalanvändning skapar möjlighet till samordning. Konstnärligt campus som Balticgruppen bygger åt Umeå universitet är ett exempel på när det behövdes tillstånd. Hyresavtalen mellan Akademiska Hus och Universitetet är i regel på 10 år. 15

Internhyressystem och möjlighet att lämna lokaler Staten Kontraktet reglerar hyresgästens möjligheter att lämna lokaler. Kommuner/Landsting Verksamhetens chanser att lämna lokaler med kort varsel ganska stora. Ekonomisk kompensation för att lämna vanligt för nya/renoverade lokaler. Hg flexibilitet = Hg risk = högre hyra! Umeå kommun skriver 10 åriga avtal vid större anpassningar, där UK/Fastighet gjort investering. Ibland uppstår tvister, då måste det till ett politiskt beslut. Incitament att lämna lokaler som ej behövs 16

Internhyressystem och verksamhetsansvar vid upprustning Om en verksamhet vill ha en bättre lokal så ska den betala en högre hyra för lokalen efter förbättringen. Mellanform – verksamheten betalar högre hyra under ett begränsat antal år, verksamhetens ansvar för merkostnaderna begränsas i tiden –ej lida för tidigare misstag. Solidariskt ansvar – huvuddelen för kostnader för upprustning bärs solidariskt, enbart mindre hyreshöjning exempelvis för en skola som genomgått en upprustning. Not: Om kostnader för långsiktiga investeringar i byggnaden helt får slå igenom i internhyran utan kompensation kan det uppstå en situation där ingen vill hyra de nya lokalerna. Detta handlar om verksamhetsanpassningar, även benämnt lokalanpassningar. Det förekommer att hyrestillägg både har och saknar stoppdatum. Umeå kommun har problem med innebörden i de två sista styckena, gäller främst skolfastigheter. 17

Ex på internhyressystem och incitament för besparing Staten är den del av offentliga sektorn som i huvudsak förlitar sig på ekonomiska styrmedel när det gäller lokalutnyttjande. Resultat: Lokalytorna per anställd tycks fortfarande vara betydligt högre i statlig sektor än i privat sektor för motsvarande verksamheter. – ratcheteffekt?

Umeå kommun Internhyresavtal reglerar: Hyresvärd-hyresgäst ansvar (gränsdragningslista) Bashyra och tillägg (grundhyra + anpassningar + förhyrninigar) Förhyrd yta BTA (bruttoarea) Kontraktstid ( tillsv alt kopplas till externt kontrakt) Uppsägning ( 6 mån alt 10 år för anpassningsinv) Användning ( exvis skolverksamhet, kontor) Allmänna hyresvillkor kopplade till överordnatlokalstyrdirektiv

Umeå kommuns princip för prissättning av lokaler Lokaler som ägs av kommunen och som upplåts till kommunens verksamheter ska ha det pris som motsvarar dess kostnad. Prissättningen ska vara självkostnads-baserad men med schablon när det gäller prissättning av underhåll. För förhyrda lokaler sätts priset utifrån den externa kostnaden (hyra), samt tillägg för Fastighets kostnader för administration och eventuell fastighetsservice, el, värme och vatten. För uthyrda lokaler till privat marknad tillämpas marknadshyror 20

Umeå kommuns mål med internpriset Ska visa de verkliga kostnaderna för lokalerna. Ska stå i relation till verksamheternas lokalanvändning och gjorda verksamhetsanpassningar. Ska vara så utformat att lokalkostnaderna kan särskiljas och kalkyleras in i verksamhetens budget för prissättning av sina tjänster. Ska skapa incitament och underlätta för verksamheterna att väga kostnaderna för lokalerna mot nyttan för verksamheten. Ska sättas så att Fastighet kan sköta fastigheterna på ett resursmässigt optimalt sätt över tiden. Ska sättas så att den utmanar till ständiga förbättringar och hög effektivitet i fastighetsförvaltningen. Ska vara lättadministrerat, tillförlitligt, begripligt och lätt att kommunicera. 21

Internhyra och incitament slutsats Internhyran i sig skapar inte tillräckliga incitament avseende minskade lokalkostnader och lokalanvändning utan ska ses som ett komplement till en rad andra insatser En god lokalförsörjningsplanering Nödvändiga och relevanta nyckeltal för styrning Tydliga och kommunicerade styrdirektiv och mål för lokalförsörjning och lokalanvändning Verksamheternas delaktighet och insikt i fastighets och lokalfrågor

Förändra fastighetsbeståndet Kapitel 12 Förändra fastighetsbeståndet 23

Att förändra fastighetsbeståndet: nyproduktion och underhållsplanering Fastighetsbeståndet förändras – förslitning, funktioner föråldras. Motverkas genom; Fastighets-investeringar Förebyggande underhåll Nyinvestering Lönsamhets-investering Planerat underhåll Tilläggs-investering Avhjälpande underhåll Reinvestering Reparationer Verksamhets-investering Långtids-planerat underhåll Felavhjälpande underhåll Investeringar Underhåll 24

Investeringar och underhåll definitioner AFF standard Gränsdragning mellan investeringar och underhåll får ekonomiska konsekvenser och styrs av skattelagstiftning och redovisningsregler En investering är en åtgärd som höjer standarden i relation till den ursprungliga standarden för objektet, utrustningen, inredningen Aktiveras och påförs balansräkningen som en tillgång Kostnadsförs som avskrivningar Underhåll är sådan åtgärd som syftar till att återställa funktionen hos ett förvaltningsobjekt, inredning eller utrustning Åtgärden bokförs som en årskostnad som i sin helhet påverkar årets resultat och skatt. 25

Investering Nyproduktion – byggprocessen Kostnadskurva Beslutad Beslut Beslut Beslut Lokal-försörj-ningsplan Ide/utrednings skede Lokalprogram Projektering Upphandling och genom-förande Besiktning uppföljning Behovs-underlag Mål och visioner Tekniska bedömningar Alternativ-studier Översikts-kalkyler (prod-hyra) Lokaltyper Lokal-funktioner Förfinade kalkyler Förslags-handling Byggherreanvisningar Gestaltning Konstruktion Teknik LCC kalkyler Arkitekter och ingenjörer Upphandlingsunderlag Anbuds-förfrågan Offert Utvärdering Val av entreprenör Beställning /kontrakt Besiktning Godkännande Erfarenhets-återföring (byggherre verksamhet, entreprenör ev konsult) Upplåtelse för verksamheten Verksamhetsmedverkan Fastighetsorg / byggherre 26

Underhållsplanering – klassificeringar och riktlinjer Varför underhåll ?? Bevara funktionalitet Bevara kapitalet / värdet

Underhållsproblematik UK resurser Planerat underhåll Avhjälpande underhåll 15 mkr 30 mkr

Diagrammet bygger på oförändrad budgetram (ca 37 kr/m2) samt ett behov av c:a 75 kr/m2 över perioden kompenserat för anpassningsinvesteringar. 2004-2013 samt att lokalytorna är lika som vid 2002 års utgång (767 340 m2). 350 mkr

Tabellen avser att i en kommunjämförelse ge en ungefärligt uppfattning om vad andra kommuners satsar på Långtidsplanerat underhåll ( LPU ) för sina verksamhetslokaler. Källa Kommunförbundets fastighetsnyckeltal 1999

Problembilder med förebyggande underhåll kontra felavhjälpande (akut) underhåll – avvägningar Problem med systematiskt förebyggande underhåll Risk att man gör insatser i fastigheter som det snart visar sig att man inte behöver mer. Risk att det uppstår nya problem när man går in och ”petar” i befintliga system. Problemet med att vänta (AKUT!!!) Systemet havererar kostnaderna för snabba och oplanerade åtgärder kan vara stora. I slutändan blir det en fråga om avvägning mellan kostnader och risker. 31

Exempel på metodik för underhållsplanering – klassificeringar och riktlinjer Klassificera beståndet i mer eller mindre strategiska delar Långsiktiga kärnfastigheter Fastigheter där den framtida användningen är mycket osäker Övriga fastigheter: en ”mellangrupp” Klassificera byggnadsdelar i olika grupper Skalskydd Säkerhetsaspekter Aspekter som är helt nödvändiga för att verksamheten ska fungera Inre ytskikt Allmänna riktlinjer Kombinera klassificering av byggnaderna och uppdelning i komponenter med allmänna riktlinjer, lämpligtvis i en matris. Kärnfastig-heter Mellangrupp Objekt vars framtid roll osäker Komponent 1 Komponent 2 32

Detaljeringsgrad och uppdatering Underhållsplan Dokument som anger vilka underhållsinsatser som ska göras under ett antal kommande år. Central fråga – hur detaljerad ska underhållsplanen ska vara? Vanligt med schabloner för vad det kostar att åtgärda vissa lokaltyper eller komponenter. Dynamiskt dokument, kräver kontinuerlig revidering. Uppdaterad på rätt detaljeringsnivå, stor nytta intern och externt. Ifall ej uppdateras – medför stora kostnader då det är dags att göra en ordentlig genomgång av beståndet. Alternativ – att varje år besikta samtliga fastigheter där underhålls-åtgärder planerats in under kommande år, för att se om det är motiverat med omprioriteringar av åtgärder pga nya omständigheter. Ett planeringsinstrument där förvaltaren kan se det nuvarande och kommande underhållsbehov – undvika ”underhållsberg”.

Umeå Kommun tillämpning av Underhållsbegreppet PRIORITERINGSORDNING Lag/Förordning Klimatskal Teknik Kosmetik Miljö och säkerhet PCB sanering Elsäkerhet LARM,SKYDD LJUS, LJUD och övr EXVIS TAK, FASADER, FÖNSTER, DÖRRAR,AVVATT-NING EXVIS VENTILATION, ELINSTALLATION, KÖKSUTRUSTNING, SÖ, PASSAGE ETC INVÄNDIGA YTSKIKT MÅLNING, TAK VÄGGAR GOLV, INREDNING ETC (upplevelsebaserat) 34

Umeå Kommun tillämpning av Underhållsbegreppet PLANERINGSHORISONT Ettåriga UH-planer Samplanerade med större investeringar Årliga underhållsbesiktningar – hela beståndet på c:a 3 år Avvikelsebesiktningar Integrerade med reinvesteringar för fastighetsåtgärder 35

Umeå Kommun tillämpning av Underhållsbegreppet DEFINITIONER Allmänt underhåll Med underhåll avses åtgärder som genomförs för att vidmakthålla och säkerställa en tillgångs funktion och egenskaper så att tillgången kan användas på ett ändamålsenligt sätt under beräknad nyttjandeperiod. (Underhåll delas upp i två grupper, Planerat underhåll och Felavhjälpande underhåll.) Planerat underhåll Planerbara åtgärder som görs i funktionsbevarande syfte och med planerade tidsintervall på mer än ett år. Åtgärderna görs för att vidmakthålla ett objekts funktion efter normal förslitning. Planerat underhåll omfattar inte utbyten och större renoveringar som görs i klimatskärm, installationsutrustning och system som en helhet. Planerat underhåll finansieras via internpriset som ett schablonuttag (kr/m2) gemensamt för hela fastighetsbeståndet och räknas årligen upp med byggkostnadsindex. Felavhjälpande underhåll Är underhållsåtgärder som utförs akut och som omgående ska återställa byggnadsdelens eller installationsutrustningens avsedda funktion utan standardhöjning. 36

Umeå Kommun tillämpning av Investeringsbegreppet DEFINITIONER/DIREKTIV Allmänt om investeringar i kommunen Den kommuninterna definitionen av vad som betraktas som investering är att den ekonomiska livslängden är minst 3 år och beloppet är minst ett basbelopp. Investeringen får inte klassificeras som en anläggningstillgång om värdet understiger ett basbelopp oavsett bedömd nyttjandeperiod. Inga ej värdehöjande kostnader får belasta investeringsprojekt. Avskrivningsanvisningar Umeå kommun tillämpar beräkning av kapitalkostnader enligt nominell annuitet. Komponentavskrivning infördes 2005 och ska tillämpas på alla fastighetsanknutna investeringar. Utrangering investeringar på fastigheter När en fastighet eller en investering på en fastighet inte längre har ett reellt värde, t.ex. för att den är såld, är skadad efter en brand eller efter ett utbyte eller ombyggnation, ska den delen utrangeras ur anläggningsregistret. 37

Umeå Kommun tillämpning av Investeringsbegreppet DEFINITIONER/DIREKTIV Fastighetsinvesteringar (fastighetsbehov) Med reinvestering Avses utbyte av uttjänta och eller avskrivna byggnadsdelar, system och systemkomponenter i delar eller i sin helhet. Åtgärderna är värdehöjande och har karaktären av upprustning, utbyte, ombyggnad av objekt eller vital del därav. Åtgärderna kan också vara karaktären upprustning som i sig inte är värdehöjande men förlänger den beräknade livslängden av berörd del av objektet. Reinvesteringar avser större insatser och inte enskilda komponenter som får hänföras till underhåll. Med lönsamhetsinvestering Menas sådan investering som återför större ekonomiskt värde till kommunens fastigheter än dess sammantagna kostnader inom beräknad avskrivningstid. Värdet ska nuvärdesrelateras och jämföras med kostnaderna av att göra ingenting. Prioriteringsordning av lönsamhetsinvesteringar ska göras utifrån pay-back metoden. Not: Sänkta kostnader med anledning av investeringen ska överföras och användas för planerat underhåll och för att täcka drift och kapitalkostnader Finansiering av lönsamhetsinvesteringar sker inom anslagsramen för ”fastighetsinvesteringar”. Kapital- och driftkostnadstäckning sker via avsättningar i driftbudgeten genom kostnadsreduceringar av media, underhåll personal etc. 38

Umeå Kommun tillämpning av Investeringsbegreppet DEFINITIONER Fastighetsinvesteringar (verksamhetsbehov) Verksamhetsinvesteringar Med verksamhetsinvestering menas sådan investering som påkallats av verksamheterna via beslut som tagits i politiska nämnder och styrelser eller på delegation av berörd förvaltning. Dessa investeringar kan delas in i strategiska investeringar och anpassningsinvesteringar Strategiska verksamhetsinvesteringar Är sådana som är av stort värde för kommunen och vitala för att verksamheten ska kunna utvecklas. Strategiska investeringar är ofta volym och statusförändrande. Anpassningsinvesteringar (ej planerbara) Är mindre, löpande och ej långsiktigt planerade åtgärder. Detta är investeringar som syftar till att anpassa lokaler, bostäder och funktioner för uppkomna verksamhetsförändringar eller lagenliga krav som är kopplade till verksamhetsutövningen. 39

Komponentvisa avskrivningar

Byggproduktion - genomförande - entreprenadformer Traditionell utförande-entreprenad Delad/General Detaljerade handlingar Entre-prenör Fast Pris Löpande Incita-ment Beställare Konsulter Program-handling Totalentreprenad Beställare Entreprenör Konsulter Funktions-beskrivning Funktions-entreprenad (OPS) Beställare Entreprenör Konsulter Partnering (OPS) Beställare Konsulter Entre-prenör ”Glidande handlingar” Öppna böcker -förändras hela tiden bygget pågår 41

Egen regi/entreprenad 42

Egen regi, entreprenad och upphandling Historik Offentliga fastighetsorganisationer har alltid köpt tjänster på privat marknad Nyproduktion och större ombyggnader Underhållsentreprenader Konsulttjänster Före 1980 var köpta fastighetsförvaltningstjänster ovanliga i offentlig verksamhet I slutet av 80-talet började drift och skötsel läggas ut på privata företag Under 90-talet blev det vanligare att köpa hela förvaltningskoncept samt outsourca hela verksamheter Drift och skötsel av byggnader och mark, teknisk planering, hyresadm, projektledning etc 43

Fastighetsdrift på entreprenad forts. Resultat från rapport Motiv till drift/förvaltningsentreprenad spara pengar – lägre kostnader öka effektiviteten - konkurrens förbättra service - större kundfokus politiska motiv – näringsliv/publikt (traditionellt höger vänsterskala) 44

Upphandling av tjänster: några förutsättningar Generellt lämpar sig entreprenadformen bäst för uppgifter som är definierbara, förutsägbara, regelbundna och kalkylerbara. Erfarenheter visar att det för tjänster är särskilt svårt att precisera vad som ska levereras. Upphandlingar underlättas av avtalsmallar: – Avtal För Fastighetsförvaltning (AFF) Branschgemensam standard Ett verktyg som är vägledande för alla större upphandlingar av fastighetsförvaltning. Risk finns för att kompetensen kan dräneras om fastighetsorganisationen gör sig av med all verksamhet i egen regi utan att ersätta denna med beställarkompetens

Fastighetsdrift på entreprenad roller och ansvar Kriterier som utmärker en förvaltningsentreprenad: Fastighetsägaren – kvalificerad beställarroll, köper den operativa förvaltningen (Större eller mindre delar)på entreprenad. Avtal För Fastighetsförvaltning (AFF (Branschgemensam standard) Ett verktyg som är vägledande för alla större upphandlingar av fastighetsförvaltning. Förvaltningsentreprenören samordnar, ansvarar för och verkställer flera olika förvaltningsuppgifter. – egen personal eller övertagande Exvis Teknisk (drift, rep), ekonomisk (hyror, budget) och administrativ förvaltning (handläggning av kontakter med kunder, myndigheter). Fastighetsägaren följer upp entreprenaden och ersätter entreprenören i rörliga och fasta kostnader

Fastighetsdrift på entreprenad forts. Resultat från rapport (s.108) Utvecklingen går inte bara i en riktning: Flera svenska privata fastighetsföretag har valt att delvis gå tillbaka till att sköta fastigheterna i egen regi. Främst för att få bättre kontroll och information om både fastigheter och kunder. Att behålla kontrollen över fastighetsinformationen – överordnat viktigt !!!

Ägare, byggherre beställare Umeå Kommuns strategier för outsourcing/konkurrensutsättning av fastighetsverksamhet (uppdrag KF 2010) Kärnverksamhet Ägare, byggherre beställare Kompetensutveckling Egen regi Operativ skötsel

Umeå Kommuns strategier avseende outsourcing av fastighetsverksamhet Tänk efter före Bygg upp ett scenario på hur framtiden kan tänkas bli - hur utvecklingen ter sig lokalt/globalt Identifiera strategiska arbetsområden av stor betydelse (kärnfrågor) Se över strategisk kompetens och analysera behov av scenarisk kompetensutveckling Utveckla beställarfrågor och beställarkompetens

Umeå Kommuns strategier avseende outsourcing av fastighetsverksamhet Scenario Fastighet 2015 Kommunen en stor aktör på fastighetsmarknaden Sannolikt har ägandet (i m2/ kommuninvånare) minskat Lokalförsörjning/lokalplanering samt förvaltning och byggfrågor kommer i huvudsak att skötas i kommunal organisation Stora utmaningar kommer att ställas på hållbar förvaltning och byggande. (energi, Miljö) Ökade kunskapskrav på teknik, byggherrekompetens, och lokalförsörjning En utvecklad ägare, beställare -och byggherrekompetens utgör den professionella stommen Organisationen specialiserad och anpassad till uppgifter och konkurrerande marknadsutbud, stor andel av driftproduktionen är outsourcad

Utveckling Fastighet Förvaltning Umeå Kommuns strategier avseende outsourcing av fastighetsverksamhet Utveckling Fastighet Förvaltning Strategiskt viktiga områden i driften kommer att vara: Upphandling och kontroll av driftentreprenörer, utveckling av affärskoncept, och verktyg Operativt genomförande av optimering/utveckling energisystem och andra i fastigheterna miljöpåverkande tekniksystem Kvalificerad övervakning och analys av komplexa drifttekniska systemsamband och utrustning Kontroll och utveckling av övervaknings och styrsystem Metodutveckling och riskanalyser i driften. Utbildning av kunder och lokalbrukare i fastighetsfunktioner och energianvändning

Alternativa förslag till outsourcad produktion: Umeå Kommuns strategier avseende outsourcing av fastighetsverksamhet Alternativa förslag till outsourcad produktion: Mindre strategiska och mindre kunskapskrävande driftuppgifter för kommunens fastigheter föreslås på sikt genomföras i huvudsak av externa driftentreprenörer.( tex markskötsel, tillsyn av mindre komplexa funktionssamband i byggnader och anläggningar samt felavhjälpning). Detta kan ske med olika tidshorisont och får därmed olika riskprofiler och personella konsekvenser.

Förslag till outsourcad produktion: Umeå Kommuns strategier avseende outsourcing av fastighetsverksamhet Förslag till outsourcad produktion: Nuvarande driftentreprenad upphör årsskiftet 2009-2010. Ny upphandling görs med ett tre till femårigt avtal. För två driftområden (motsvarande c:a 65% av fastighetsytan) läggs mindre strategiska och kunskapskrävande driftuppgifter successivt ut på entreprenad. Ett driftområde behålls intakt med samtliga driftuppgifter och kompetenser. Strategiskt viktiga uppgifter i outsourcade driftområdena utföres i egen regi. Konsekvenser: Begränsade personella förändringar där naturlig avgång och omstationeringar ger små effekter på behov av personalomställningar. Konkurrensen ökar då entreprenadåtagandet blir medelstort, även mindre företag kan komma ifråga främst sådana som finns ortsrepresenterade. Förmågan till ev återtagande ökar då ett driftområde är intakt. Möjligheter till successiv föryngring Möjligheten till jämförelser vidmakthålls där kvalitets- och prisjämförelser kan göras för beslut om outsourcing vid senare tillfälle

Fastighetsdriftens utveckling 2009-2015 Umeå Kommuns strategier avseende outsourcing av fastighetsverksamhet Fastighetsdriftens utveckling 2009-2015 Egen regi ca 33% Egen regi ca 50%

Facility Management 55

Facility Management Från traditionell fastighetsförvaltning till komplett och värde-skapande stöd 56

Facility Management *IFMA sammanfattar FM med: Att få fastigheter, byggnader, lokaler, utrustning och tjänster att maximalt stödja kärnverksamhet med hjälp av disciplinerna arkitektur, ekonomi, ingenjörs- och beteendevetenskap. Att samordna samtliga stödfunktioner för ökad total effektivitet. Att koordinera den fysiska arbetsplatsen med människans arbete och organisationens produktiva processer. Att samordna, styra, leda och producera supporttjänster. * International Facility Management Association 57

Facility Management 58

Vad kan ingå i ett FM-koncept och vad är drivkrafterna? Motiv för att gå i riktning mot ett FM-koncept: Syftet är att skapa koncernnytta Kostnadseffektiviseringar Kvalitetsökningar Förbättrad styrning och uppföljning Ökad flexibilitet

Organisationsmodeller (s.113-114) Nedan följer fyra olika modeller med olika för- och nackdelar. En helt intern FM-lösning (allt i egen regi) Egen regi och externa entreprenörer blandas (dagens verklighet) En extrem entreprenadvariant (få beställare allt på entreprenad) En kompromiss mellan ett antal ytterligheter Gemensamt drag är att det ur kärnverksamhetens perspektiv enbart ska finnas en ”kontaktpunkt” – en helpdesk.

Viktiga faktorer att tänka på Mycket talar för att en FM – enhet i större utsträckning bör ha personal som är kompetent på kärnverksamheten/kundverksamhet. Uppdragsgivaren ska äga informationen om de aktiviteter och processer som köps externt. Alla former av FM – lösningar kräver ett utvecklat ledarskap.

Att kunna mäta nyttan med FM Om en stödfunktion ska accepteras och framstå som väsentlig måste den explicit kunna uttrycka de mervärden som skapas dels för den primära verksamheten och dels för slutkunden. Huvudsaken – bra service och fungerande miljöer. ”Add value to the bottom line”, FM – organisationens syfte. Leverera bra avkastning ur ett verksamhetsperspektiv!

Arbetsplatsstöd koncept färdiga arbetsplatser med service 2011 63

TN mål Interna processer ska via samverkan och processamordning tillhandahålla färdiga arbetsplatser med service som är konkurrens-kraftigt ur ett kvalitets- och prisperspektiv. Kommunikation underlättas med "en väg in". (TN 64

Vision och verksamhetsidé Vi ska vara en ledande aktör för värdeskapande arbetsplatser i de kommunala verksamheten Verksamhetsidé Vi utvecklar och levererar arbetsplatser med excellent service för framtidens behov till Umeå Kommuns verksamheter 65

Den ultimata Arbetsplatsen En arbetsplats där alla interna stödprocesser samverkar och till delar är samordnade så att kunden/brukaren avlastas alla samordningsfrågor och praktiska problem avseende sin arbetsplats. Leverantörsorganisationen fungerar med ett gemensamt ”mindset” där alla processer överordnat har arbetsplatsen som sitt uppdrag. All utveckling oberoende process ska också ses i sammanhanget till de värden som skapas för kunden 66

Definitioner Värdeskapande arbetsplatser: Det fysiskt faktiska och upplevelsemässiga värde en arbetsplats som produktionsfaktor tillför en process, kund eller brukare. Färdig arbetsplats: Ett iordningsställt utrymme där alla funktionella förutsättningar ska finnas för att en aktuell verksamhet/produktion ska kunna bedrivas Arbetsplats: En fysisk plats – nyproducerad eller befintlig, belägen i en byggnad där Umeå Kommun bedriver verksamhet. Arbetsplatsen omfattas således av alla utrymmen. Leverantör: De processer som levererar arbetsplatsstöd i form av nya och befintliga arbetsplatser med service 67

Förändrad process – nytt koncept 68

Nuläge Leverantörer Beställare Fastighet Färdig arbetsplats Skola Fritid Omsorg Kultur KDF Lokalavtal internhyra Fastighet Lokalförsörjningsplanering, behovsunderlag, kalkyl, beslut, beställning, Färdig arbetsplats Support o Serviceavtal IT telefoni IT/Telefoni Planering, behovsunderlag, kalkyl, beslut, beställning, Städavtal Städ Planering, upphandlingsunderlag, förfrågan, anbud, beslut, beställning, Serviceavtal alt egen personal Verksam-hetsservice Planering, behovsunderlag, kalkyl, beslut, beställning / personalansvar Säkerhetsavtal Säkerhet Planering, behovsunderlag, kalkyl, beslut, beställning / personalansvar Externa leverantörer (flyttfirmor, inredning, utrustning, möbler etc) Planering, upphandlingsunderlag, förfrågan, anbud, beslut, beställning, 69

Utveckling bättre planering, samordning och leverans Kund/brukare Färdiga och värdeskapande arbetsplatser Intern samordning Samordning Utveckling Underlag Verksamhets-behov Nyttokalkyl Risker Dialog Avrop Kunden/brukarens kraftansamling En leverantör färdiga arbetsplatser Partnerskap Fastighet/ lokaler Samverkan DIALOG ”Arbetsplatsavtal” Lokaler IT/telefoni Städ Säkerhet Verksamhetsservice Inredning o utrustn IT/Telefoni Städ och arbetsplats-service Säkerhet Leverantörens kraftansamling Externa leverantörer och entreprenörer 70

VÄRDESKAPANDE Brukare (anställda elever etc) Mera tid för och ökat fokus på kärnverksamheten Anpassade arbetsplatser med helhetslösningar Förenklade kontaktvägar och genomförandeprocesser ”–en väg in” Flexibla arbetsplatser metodik och organisation Hög tillgänglighet till behovsstyrd service Upplevelserelaterade arbetsplatser med hög trivselfaktor Ägare (Koncernnytta) Bättre ekonomisk styrning och beslutsunderlag Samordnade helhetslösningar för lägre initial och livslängdskostnader Frigöra resurser för verksamhetsutveckling Utveckla robusta system, lokal och servicelösningar med god utvecklingspotential, enkelhet och flexibilitet 71

Bedömda samordningseffekter koncept ”färdiga arbetsplatser” Värdeformel by LEGO för en FM organisation Mervärde = Volymhantering x kvalitetsutveckling x flexibilitet kostnader 72

Exempel på värdeskapande, fastigheter och lokaler Värdebeständiga lokaler Yteffektiva lokallösningar Kostnadseffektiva fastigheter Hållbara fastigheter med låga anpassningskostnader (flexibla) Tillväxtskapande lokallösningar Generera kostnadsminskningar för verksamhetsutveckling Strategiskt Ägare Goda inomhusmiljöer Flexibelt användande Hög funktionalitet Estetiskt gestaltning Kostnadseffektiva anpassningar Anpassad säkerhet Hög tillgänglighet Anpassade internpriser Inspirerande utomhusmiljöer Operativt Brukare 73

Exempel på värdeskapande ITK lösningar Kostnadseffektiva ITK lösningar ITK för medborgarnytta Långsiktiga lösningar Gemensamma plattformar Tillväxskapande ITK lösningar Generera kostnadsminskningar för verksamhetsutveckling etc Strategiskt Ägare Hög tillgänglighet Korta felavhjälpningstider Användarvänliga system Flexibla system Stöd med anpassade verktyg i verksamhets-utvecklingen (Vuxna,Unga, Kultur o Tillväxt) etc Operativt Brukare 74

Exempel på värdeskapande i städ och arbetsplatsservice Strategiskt Kostnadseffektiva lösningar Marknadsmässiga villkor Ägare God inomhusmiljö Förmåga att hantera volymförändringar Anpassade städnivåer Flexibilitet nya uppdrag --exvis konferensservice, posthantering, kaffemaskiner, receptionstjänster, vaktmästeri, flyttningar, transporter, etc. Operativt Brukare 75

Fastigheternas värde 76

Fastigheternas värde Vad är offentliga fastigheter värda ? Intresse för offentliga fastigheters värde har ökat Omstruktureringar verksamheter utgått – fler försäljningar av fastigheter Överföringar av verksamhet mellan huvudmän inkl fastigheter Redovisningstekniska skäl som rättvisande värden i balansen mellan tillgångar och skulder (likna privat sektor) Värde i sale leaseback förhållanden 77

Fastigheternas värde Vad är offentliga fastigheter värda ? För vem är de värda – vilken marknad finns det Vilka värderingsprinciper och metoder används 78

Fastigheternas värde – värdebegrepp & värderingsmetoder värdebegrepp brukar användas i fastighetsvärderingssammanhang: Marknadsvärde Mest sannolikt pris vid en vanlig försäljning på en öppen marknad. Hänför sig alltid till en viss tidpunkt – kan svänga snabbt. Vanlig metod – se på nyligen genomförda köp av liknande fastigheter. (Individuellt) avkastningsvärde Speglar vad en fastighet är värd för en viss individ/organisation. (en aktörs portföljkompetens, verksamhetsvärde ex skola) Reservationspris (max pris som en köpare är beredd att betala).

Fastigheternas värde – värdebegrepp & värderingsmetoder (s.119-120) värdebegrepp brukar användas i fastighetsvärderingssammanhang: Tekniskt nuvärde Kostnadsbaserat begrepp, används främst när det inte finns en marknad. Utgångspunkt – vad det idag skulle kosta att uppföra motsvarande byggnad idag, byggnadens återanskaffningsvärde. (försäkringsvärde) Då den existerande byggnaden p.g.a. slitage och modernitet inte är lika bra som en ny byggnad, görs det en nedskrivning av värdet utifrån hur kvaliteten på den existerande byggnaden förhåller sig till den nya.

Värde i redovisningssammanhang balansräkningen Balansräkning – ska ange tillgångar och skulder. Skillnaden mellan tillgångar och skulder = enhetens egna kapital. Bokförda värden Utgångspunkten för en fastighets bokförda värde var tidigare anskaffningspris och/eller byggkostnad. Ursprungligt bokfört värde minskades årligen med avskrivningar från en avskrivningsplan. Värdet ökas med uppskrivningar (nya investeringar) Värdet minskar med nerskrivningar ( uppenbara skillnader mellan bokfört – och verkligt värde Mark antas inte minska i värde. För byggnader tillämpades avskrivningstider på 30-50 år. Detta ger inga rättvisande verkliga värden

Värde och avskrivningsformer Val av avskrivningsmetod påverkar bokfört värde ! Klassisk avskrivning Viss % på hela grundinvesteringen Avskrivningstiden som genomsnittlig livslängd (alla komponenter) Komponentavskrivning Investeringen delas in komponenter som var för sig åsätts en viss livslängd Rak avskrivning (proportionell mot livslängden)

Metodskillnad avskrivning Avskrivnings-metod Åtgärd Grundinvestering Livs-längd Avskriv-nings-längd Avskriv-nings-kostnad / år Livs-längdskostnader Kvar-varande värde grundinv Ny åtg Underhåll (direkt-avskrivs) Ny åtgärd Reinves-tering Avskrivningskostnader Bokfört värde år 10/20   tkr år prisutv 0% Klassisk Byte av SÖ utrustn 100 10 33 3 30 70 103=(100+3) 103 Av-skrivning Om-läggning av golv 300 20 9 120 309=(300+9) 310 Kompo-nent Av-skrivning- 15

När är det rätta värdet relevant att veta? En analys av marknadsvärdena på tillgångar mark och byggnader i den offentliga sektorn kan leda till att man hittar fastigheter med höga marknadsvärden - känsla för om det finns dolda reserver Om en kommun t.ex. har stora skulder eller tunga investeringar kan fastigheter omsättas till nytt kapital. Detta under förutsättningen att avkastningen på försäljningssumman är högre än nyttan av att behålla

Avslutning Syftet med boken – ge en översikt av grundläggande frågor, metoder och handlingsalternativ inom lokalförsörjning och förvaltning av verksamhetsfastigheter. Lokalförvaltning och fastighetsförvaltning är dynamiska områden – man måste ständigt hålla ögonen öppna för nya hot och nya möjligheter.