© 2010 IBM Corporation Business Analytics INTERNKONTROLL Hur roligt kan det vara? Christina Peterson Jenny Karlsson

© 2010 IBM Corporation Business Analytics Kort om Addtech Ett börsnoterat teknikhandelsföretag  Förädlingslänk mellan leverantörer och kunder –Fokus på ”Added Value” i produkt –Mellan- till lågvolym  Från standardprodukter till egna produkter –Till viss del egen tillverkning  Norden –Andra marknader med unikt erbjudande  Omsättning ca MSEK  80 decentraliserade dotterbolag

© 2010 IBM Corporation Business Analytics Mervärdeskapande

© 2010 IBM Corporation Business Analytics Affärsområden 2009/2010 Components 900 MSEK Energy & Equipment 750 MSEK Industrial Solutions MSEK Life Science 850 MSEK ADDTECH MSEK Komponenter och delsystem inom: • Mekanik • Elektromekanik • Hydraulik Kunder inom tillverkningsindustrin Batterilösningar Produkter för kraftöverföring Utrustning och material till industrins produktionsprocesser Kommersiell fordons- industri, energi- och telekomsektorn samt verkstadsindustri Kundspecifika produkter inom elektromekanik och förbindningsteknik Automationslösningar Maskinkomponenter Produkter i polymera material Egna varumärken marknadsförs till lokala och globala industriella kunder Diagnostikutrustning och förbrukningsvaror för sjukvård Process- och analys- utrustning till industrin Instrument och förbruknings- varor till laboratorier inom vård och forskning

© 2010 IBM Corporation Business Analytics Framgångsfaktor Kombinera det lilla företagets - Flexibilitet - Personlighet - Effektivitet med det större företagets - Resurser - Nätverk - Långsiktighet ”driva småskalighet i stor skala”

© 2010 IBM Corporation Business Analytics Addtech och Cognos Controller  Cognos Controller implementerades dec 2007; skarpt läge till marsbokslutet 2008 –80 rapportörer –70 ”VD-profiler” –5 konsoliderare –2 master users  Flertal bolagsstrukturer, aktualiteter och dimensioner –Legal (LE), operativ (AD), platt (FL), segment (SE), orderingångsrapportering (OI), internkontroll (IC) –AC, XX, OB, T1, P1, WE, IC –Produkt, marknad, kund  Idag version 8.5 –Uppstartfas med BI (TM1)

© 2010 IBM Corporation Business Analytics Internkontrollen i Cognos Controller  Varför internkontrollen i Cognos Controller?  80-tal operativa dotterbolag –Samla rapportering av olika slag på ett ställe –Användarna känner igen sig  Tidigare nyttjat internetverktyg förde med sig frustration och merjobb –Kortat arbetstid för sammanställning av data –Controller förenklar statusuppföljning av bolagens rapportering –Controller ger oss snabb sammanställning och utdata –Utdata kan nås av fler parter på kortare tid  Hur lång tid tog det oss att föra in internkontrollen i Cognos Controller? –Ca två veckors jobb inkluderat allt •ladda hem blueprint, jobba om konton/frågor, bygga blanketter och rapporter, skriva instruktioner etc. –Hjälp från Addedo ca 3-4 dagar •guidning, stöd, bygga blanketter och rapporter

© 2010 IBM Corporation Business Analytics Konton/blanketter för Intern kontroll i Controller  Ingen omräkning eller konsolidering  Kombinera inmatad siffra och text 1 = XXXXXX 2=XXXXX  Validera celler i blanketter för att säkerställa rätt svarsalternativ  Lyft ut kommentarer direkt i blanketten där fri text ska vara möjlig  Använd mer excel-funktionalitet – inte bara beräkningar  ger ”roligare” och säkrare inmatningsblanketter  Hur börjar man?

© 2010 IBM Corporation Business Analytics Start med Blueprint från IBM kan vara en god hjälp! Vad är en Blueprint?

© 2010 IBM Corporation Business Analytics Se till att koder för konton/blanketter/rapporter inte redan finns!

© 2010 IBM Corporation Business Analytics Dela upp behovet för Intern kontroll på olika delar!  Använd ett konto per fråga  Frågan = kontotext alt. kontobeskrivning för längre fråga  Kombinera ihop lämpligt antal frågor per blankett  Ta fram din kreativa förmåga i blankettuppbyggnaden!

© 2010 IBM Corporation Business Analytics Uppdelning på olika blanketter enligt Blueprint

© 2010 IBM Corporation Business Analytics Bra excelfunktion (som även kan användas i andra blanketter)

© 2010 IBM Corporation Business Analytics För att se till att rapportörer håller sig inom alternativen

© 2010 IBM Corporation Business Analytics För att visa texten i olika språk beroende på användare. 1=ja och 2=nej

© 2010 IBM Corporation Business Analytics I statusfältet visas vid inmatning valt alternativ med text. Dvs du svarar egentligen ja eller nej, men gör det med hjälp av siffror.

© 2010 IBM Corporation Business Analytics Kan bli lång vid mycket alternativ och text.....

© 2010 IBM Corporation Business Analytics Conditional Formatting är mycket användbart för att uppmärksamma rapportörer på missad information mm!

© 2010 IBM Corporation Business Analytics Internkontroll i Cognos Controller hos Addtech AB  Vi nyttjar egen aktualitet (IC) och egen bolagsstruktur (IC) till internkontrollen –Data konsolideras ej –Med egen struktur kan vi ex välja bort justeringsbolag (MAD och GAC) och vissa legala bolag som ej rapporterar •Med endast aktiva rapporterande bolag i strukturen behöver vi inte rensa eller justera utdata för t.ex. ”icke svarande” bolag  Vi skapar ett eget blankettset (IK) –Innehåller 11 blanketter –Blanketterna är områdesindelade

© 2010 IBM Corporation Business Analytics Blueprint  dagens Addtechversion  Utgick ifrån blueprint som tillhandahålls på IBM’s hemsida  I indatablenketterna justerat frågeställningar så de passar oss –I Excel (blanketterna) byggt in koder för olika svarsalternativ •Får lov att vara kreativ i Excel •Försökt tänka enkelt för att användaren ska tycka det är bra samt kunna hantera utdata så smidigt som möjligt  Rapporter för utdata –Hantera svarkoder i Excel för att summera •”Nollsvarande” = ej svarande bolag –Layouthantering

© 2010 IBM Corporation Business Analytics

© 2010 IBM Corporation Business Analytics Frågans längd

© 2010 IBM Corporation Business Analytics Bifoga dokument till svar

© 2010 IBM Corporation Business Analytics Guida användarna

© 2010 IBM Corporation Business Analytics Rapport - kommentarer

© 2010 IBM Corporation Business Analytics Följa bolagens rapportering och status

© 2010 IBM Corporation Business Analytics Utdata rapport

© 2010 IBM Corporation Business Analytics Utdata rapport

© 2010 IBM Corporation Business Analytics Tankar hos Addtech om utveckling av internkontrollen  Jämförelseår i rapporterna  Spec på bolag som saknas i rapporteringen direkt i rapporterna  Viktning av svar/poängsystem per riskområde  Använda Cognos BI för att titta på utfallet; i BI kommer även ytterligare presentationsmaterial kommer att finnas  Planer även för utveckling av våra internrevisionsbesök, men det ligger utanför detta område

© 2010 IBM Corporation Business Analytics Fördelar Nackdelar  Ett verktyg –Igenkänning i Cognos för användarna –Enkelhet med att rapportera –Minskade underhållskostnader då vi minskar antalet verktyg –Kompetens och fokus på systemet  Enklare att följa bolagens status i rapporteringen  Med kommentarsrapporten sammanställer vi snabbt samtliga kommentarer per riskområde, samt följer enkelt upp vilka dokument som bifogats/saknas  Effektivare datasammanställning och därmed utdatarapporter på koncernnivå  Presentationsmaterial tillhandahålls fler parter på fler nivåer på en kortare tid  Data och material tillgängliggörs på ett enklare sätt för våra controllers att jobba med uppföljning av bolagen på en djupare nivå  Systemet är inte helt anpassat för enkäter, ex –Vi kan inte ”tvinga” svar på frågor –Tidsödande start om man som vi har en del långa frågor/svarsalternativ som ska skrivas in i systemet på två språk

© 2010 IBM Corporation Business Analytics TACK FÖR VISAT INTRESSE!