Business Case-analys AE Java 2009-09-16 Lars Wennerholm Använd första bilden för att bädda för övergången till Visionen genom att inleda med några Frågeställningar som väcker nyfikenhet. Vad Kentor för sorts företag? Kentor har seden 1983 levererat IT-lösningar och IT-projekt till våra kunder. Hur har vi då lyckats med detta? Lars Wennerholm BILD 1

Innehåll Varför göra en business case-analys, och när behövs det? Vad skall en bra business case-analys innehålla? Exempel på metod Exempel från verkligheten Viktigt att tänka på för kalkylen

Varför en business case-analys? Ett investeringsbeslut är alltid ett beslut under osäkerhet, denna osäkerhet reduceras med en väl genomarbetad BC-analys Det ger en finansiell argumentation för att genomföra en investering/ett projekt Ger struktur åt antaganden, förutsättningar och pekar på var osäkerheterna finns Ger underlag för ansvarsfördelning för realiseringen av casets olika delar Ger en struktur för uppföljning under och efter ett projekts genomförande

Varför skall Kentor vara bra på BC-analyser? Vi gör ofta förstudier som vi vill skall leda till merförsäljning av projektgenomförande. En trovärdig genomarbetad BC-analys som del av förstudien ger större möjligheter för oss att ta genomförandeprojektet Genom arbetet med analysen lär vi oss mycket om kundens verksamhet, system och mål Med en genomarbetad BC-analys reduceras risken i genomförandeprojektet, och både vi och kunden känner större trygghet Genom att kunna visa att vi är bra på BC-analyser kan vi sälja fler förstudier och därmed få fler utvecklingsprojekt

Vad krävs för att göra en trovärdig BC-analys? En genomarbetad BC-analys kräver en kombination av ekonomikunskaper, processanalyskunskaper, domänkunskap/verksamhetskunskap och IT-kunskaper, dvs. ett teamarbete (åtminstone i större BC) Förutom finansiella nyttor skall icke-finansiella nyttor tas med i analysen, liksom nyttor som är svåra att mäta Förankring hos kunden Analysen kompletteras med känslighetsanalys och/eller riskanalys Det skall vara validerat och ägt av kunden/uppdragsgivaren Ett BC är ibland en stor och komplex analys, därför krävs en strukturerad och skalbar metod En strukturerad metod hjälper till med att säkra kvalitén på business caset

Metoden skall ha skalbarhet Hypoteser Storyboarding Fokusintervjuer Process- vision IT-vision Transformations- design Business Case Beslut att genom-föra Feasibility Study Program Transformations-projekt 3 Stort Transformationsprojekt/program Behov & förutsättningar Verksamhetsmål Projektmål Kravspecifikation IT Processförändringar Business Case Beslut att genom-föra Förstudie Projekt IT- och verksamhetsprojekt Enskilt IT-projekt

Business Casets olika delar Verksamhets- och affärsmässiga argument Varför projektet skall genomföras Kvalitativ redogörelse av förändringsbehov och hur projektet skall bidra till detta Konkreta nyttor Icke-konkreta nyttor Vilka nyttor projektet skall leverera: • Finansiella kvantifierade vinster • Finansiella, svårkvantifierade vinster • Kvantifierade, men icke-finansiella vinster “Mjuka”, psykologiska vinster, svåra att kvantifiera Kostnader som krävs för att uppnå nyttor Projektets kostnader: Utgifter för att genomföra projektet Återbetalning Total finansiell påverkan: Payback-period Diskonterade kassaflöden, NPV Internränta Känslighets- , risk eller scenarioanalys Analys ”What-if”-analyser, sannolikheter och hur hantera olika scenarier vid realiserandet

Ett förslag på arbetsgång Hypoteser Scenarios Definiera nyttor • Nyttostruktur • Nyttoområden • Förbättrings- möjligheter Processmål IT-mål Intervjuer, workshops Analysera • Finansiell modell • Scenarios • Risker • Stäm av mot Top-down • Kalkyl (finansiell Analys) Färdigställa • Sammanställa business caset • Etablera Nytto-realisering • Presentera business caset Etablera grunden Ägarskap Verksamhets-skälen, mål Struktur Baseline, nuläget Analysera Top-Down • Potentiella nyttor • Initial, prel. kostnadsanalys • Prel. nyttostruktur (områden etc) Design av förändrings-projekt Definiera Kostnader • Investeringar •Periodisering Validera - Förståelse för målen - Ägarskap - Förankring - Sign-off - Siffrorna

Nyttologik, nyttostruktur
Ett orsak & verkanschema som visar hur olika förändringar/lösningar bidrar till genereringen av cash flow
Visar var nyttorna förväntas uppstå och hur de relaterar till varandra
Framtagandet av Nyttologiken har en stark mobiliserande effekt på organisationen
Verktyget kan även användas för andra syften än specifika business case, t ex vid prioriteringar eller utvärdering av projektportföljer BC-analysen skall påvisa om det finns ett postivt cash flow, dvs. REDA PENGAR!

Nyttologikschema Utveckla ett schema för de utvalda lösningarna/förbättringsområdena Placera lösningskomponenterna på den vänstra sidan av schemat Placera en “nytto-cash flow” ruta på den högra sidan Arbeta från höger till vänster med frågan ”hur då?” Större affärer Åtgärd A Åtgärd B Åtgärd C Ökat Cash flow Ökade intäkter Minskat bundet kapital Minskade kostnader Fler affärer

Ett exempel på utvecklat nyttologikschema, försäkringsbolag

Nästa steg: identifiera nyttoområdena & skapa kalkylblad per område

Nyttokort, exempel (Projekt SiteCat, Tele2, Nyttoområde COPS) Dokumentera alla antaganden och förutsättningar!

Kalkylen, exempel

Viktigt för kalkylen Kalkylräntan Skall controllern eller ekonomichefen veta En helt grundläggande förutsättning för att kunna göra investeringskalkyler som sträcker sig över en längre period, inklusive värderingar av olika objekt. Bestäms utifrån tre kriterier: Faktiska kostnader för kapital; låneräntor och avkastningskrav på eget kapital Avkastningen på alternativa investeringar Risker med investeringen

Nettonuvärdemetoden (NPV) Beräknar vad investeringskostnaden och de framtida utgifterna och inkomsterna har för värde idag, nuvärdet (NPV) genom att diskontera framtida betalningsströmmar Vanlig metod hos större organisationer då den ger ett ”dagspris” på investeringens värde. Tar hänsyn till alla in- och utbetalningar som investeringen genererar, samt när de uppstår. Om nuvärdet är större än 0 är investeringen lönsam. Högst nuvärde är fördelaktigast vid en jämförelse, men bara om investeringsalternativen har samma livslängd!

Internräntemetoden Beräknar den räntesats, internräntan (IR), som investeringen avkastar En investering är lönsam om internräntan är högre än kalkylräntan. Det alternativ som har högst internränta är som regel mest fördelaktigt Fördel: ger ett lättfattligt resultat Nackdelen: komplexare, och lämpar sig inte för jämförelser

…men vilken metod skall man använda då….? Paybackmetoden Den enklaste investeringskalkyleringen Hur lång tid innan en investering har återbetalat sig, dvs. den ökade inkomsten/minskade kostnaden har kompenserat för grundinvesteringen. Ett exempel: om investeringen kostar 50 000 kr och kommer ge en ökad vinst med 10 000 kr per år är pay off-tiden fem år. Den vanligaste metoden i synnerhet vid större investeringar som måste återbetalas snabbt En investering är lönsam om den har en payback tid som är kortare än ett förutbestämt värde (ofta samma som investeringens ekonomiska livslängd) Vid jämförelser är kortast payback tid bäst För mindre företag ofta fullt tillräcklig. Den fungerar som regel även bra för grovsållning. Nackdel: Tar ej hänsyn till att pengar är mer värda idag än om några år, och fungerar därför bäst på kortsiktiga projekt. …men vilken metod skall man använda då….? Jo, alla!

Ett annat bra angreppssätt: PENG-modellen® Prioritering Efter NyttoGrunder Utbildning kan fås i Dataföreningens regi (2 dagar) Bok finns, certifiering finns Kostnads- och nyttovärderingsanalys, inklusive en arbetsgång och bemanning Innehåller variant av nyttostruktur Starka sidor Värderar även mjuka nyttor i pengar, t ex höjd image, ökad samhällsnytta, upplevd arbetstillfredsställelse etc. Upplevs ofta som enkel, lättkommunicerad och trovärdig Tydlig process, kunden avsätter tre-fyra halvdagar för genomgång av sitt förändringsprojekt. Resten av arbetet gör PENG-ledaren mellan mötestillfällena Bra spridning av metoden, inte minst inom offentlig sektor. Kan göra det lättare att sälja in! www.peng.se

PENG, Basmodell Genomförandefas Kvalitetssäkringsfasen Förberedelsefas Bestäm mål, syften Utse 5-8 verksamhetskunniga inklusive en av förändringen berörd chef Bestäm och avgränsa objektet (projektet, lösningen) Beskriv objektet Genomförandefas Identifiera nyttoeffekterna Klargör sambanden i en nyttostruktur Värdera nyttoeffekterna Definiera och värdera kostnaden (investeringen) för att uppnå nyttan Kvalitetssäkringsfasen Klassificera nyttan och gör hindersanalys Beräkna nettonyttan och fastställ hemtagningsansvar

…och validera, validera, validera…. Till sist: några framgångsfaktorer för en bra analys (erfarenhetsbaserat) Mobilisera ett brett deltagande, förankring hos berörda Sitt inte själv ”på kammaren” Fånga upp och utnyttja kunskaper i organisationen Skapa ägarskap till helhet och delar Definiera ett tydligt scope, avgränsa Formulera och dokumentera klara förutsättningar och antaganden Ägna åtminstone lite tid åt alternativ, ”what-if” och risker Se över och revidera analysen under implementationsprojektet (och efteråt!) när förutsättningarna ändras, t ex: Projektet blir dyrare än kalkylerat Projektet skjuts upp Andra förutsättningar ändras …och validera, validera, validera….

Tack för mig!