Verksamhetsledning Tre viktiga komponenter i ledningen Styrning Förbättring En frisk människa kräver bl.a. att enskilda organ fungerar (armar, lungor etc. - anatomin) att de enskilda organen interagerar och fungerar tillsammans (fysiologi, psykologi) På samma sätt är ”organisatorisk hälsa” beroende av att man känner till och styr känsliga komponenter som skall må bra, gradvis förbättras efter hand som förutsättningar ändras och som skall fungera tillsammans som en helhet. I verksamhetsledningen hanterar man de aspekter som är betydande för verksamheten. Aspekter kan vara i kvalitetsledningen processer, komponenter som är viktiga för att uppfylla kundkrav i miljöledningen delar av verksamheten och produkter som kan påverka miljön i arbetsmiljöledningen risker för ohälsa Eftersom man inte kan arbeta med allt samtidigt är det nödvändigt att prioritera , att identifiera betydande aspekter Verksamhetsledningen består i huvudsak av att gradvis förbättra de betydande aspekterna (för ökad kvalitet, minskad miljöpåverkan, minskade risker för ohälsa) genom att upprätta, genomföra och följa upp mål och program styra arbetet så att det utförs effektivt och säkert. Genom verksamhetsstyrning ser man till att man arbetar på ett sådant sätt som man i förväg bestämt vara det riktiga, t.ex. i - miljöledningen så att påverkan på miljön från de betydande miljöaspekterna kontrolleras och är inom de värden som man i förväg bestämt sig för - i kvalitetsledningen så att de delar i verksamheten som påverkar kvaliteten utförs så att resultatet blir det man planerat Betydande aspekter 0811 EQS Management©

Ständig förbättring Ständiga förbättringar av kritiska processer betydande miljöaspekter betydande hälsorisker etc Återkommande process för att uppnå det man föresatt sig t.ex i Policyn ”Demings kvalitetscirkel” – - P D C A Planera Förbättra Genomföra Följa upp Ständig Förbättring Att gradvis bli bättre är en viktig förutsättning för alla organisationer. Alla organisationer lever i en föränderlig värld. Konkurrensutsatta organisationer måsta anpassa sig till ändrade förutsättningar. Intressenternas krav ändras. En grundläggande princip i all verksamhetsledning är därför Ständiga förbättringar som innebär att man efter förmåga skall bli bättre inom de områden som är viktigast för att man skall uppfylla sina åtaganden, d.v.s. att ständigt förbättra betydande aspekter. Ständiga förbättringar uppnås bäst om man sätter mål för sin verksamhet (sina betydande aspekter), utformar program för att uppnå dem och sedan följer upp för att besluta om nya mål. Deming var statistiker på 50-talet från USA, som fick stort genomslag i Japan. ”Made in Japan” är idag kvalitet (inte på 60-talet då det var synonymt med engångsleksaker och andra lågkvalitetsprodukter). "Deming"-cirkeln "Plan-Do-Check-Act” är grunden för förbättringsarbetet i all verksamhetsledning. Deming-cirkelns grundprinciper för ständiga förbättringar: Planera, Genomföra, Följa upp och Förbättra utgör också huvudstrukturen för ISO-standarderna för kvalitets- och miljöledning, ISO 9001/14001 – samt även för systematisk arbetsmiljöledning Planera: upprätta mål och åtgärder för att skapa resultat som stämmer överens med åtaganden i policyn Genomföra: genomföra åtgärderna enligt planerna Följa upp: övervaka och mäta åtgärderna mot policyn, satta mål, legala krav, kundkrav o a krav Förbättra : analysera resultat, följs upp om förbättringar haft avsedd verkan, föreslå åtgärder för att ytterligare förbättra verksamhetens prestanda (ökad kundtillfredsställelse, minskad miljöpåverkan etc.) Principen bygger på att tänka efter före och följa upp efter. Traditionellt arbetssätt: Planera Genomföra Om man lägger mer tid på planeringen så går genomförandet smidigare 0809 EQS Management©

Kvalitetsledning enligt ISO 9001 POLICY Ledningens åtagande Kundfokus Kvalitetspolicy Planering Ansvar, befogenheter och kommunikation Ledningens genomgång Tillhandahållande av resurser Personalresurser Infrastruktur Verksamhetsmiljö Förbättra Planera Ständig Förbättring Produktframtagning Planering Kundanknutna processer Konstruktion utveckling Inköp Produktion av varor och tjänster Mät- ,övervakningsutrustning Mätning, analys & förbättring Övervakning och mätning Behandling av avvikande produkter Analys av information Förbättring Kontrollera Genomföra

Miljöledning enligt ISO 14001 POLICY Ledningens genomgång Miljöaspekter Lagar och andra krav Övergripande och detaljerade mål Miljöledningsprogram Förbättra Planera Ständig Förbättring Organisation Utbildning Kommunikation Dokumentation Dokumentstyrning Verksamhetsstyrning Nödlägesberedskap Revision av miljö- ledningssystem Redovisande dokument Korrigerande & före- byggande åtgärder Övervakning & mätning Lagefterlevnad Kontrollera Genomföra

Systematiskt arbetsmiljöarbete SAM POLICY Faroidentifiering, riskvärdering, §8 Lagar och andra krav, §7 Arbetsmiljömål, §10 Åtgärder, handlingsplan, §10 Årlig uppföljning, §11 Förbättra Planera Ständig Förbättring Uppgiftsfördelning, §6 Kunskaper, §7 Samråd, §4 Verksamhetsstyrning, §5 Dokumentation, §5 Miljöledningssystemets principer och element Strukturen i ISO 14 001 följer PDCA-cirkeln. De olika kravelementen samlas i huvudprinciperna Policy, Planering, Införande och drift, Kontroll och korrigerande åtgärder samt Ledningens genomgång vilka vardera innehåller att antal element som måste uppfyllas Princip 1 Policy Organisationen definierar en miljöpolicy och skapar därmed engagemang för MLS. Princip 2 Planering Organisationen utarbetar en plan för att omsätta miljöpolicyn i praktiken. Princip 3 Införande För att kunna införa sitt MLS effektivt, bör organisationen först skapa de förutsättningar och resurser som möjliggör utvecklingen. Organisationen inför ävenlämpliga rutineroch arbetssätt Princip 4 Mätning och utvärdering Organisationen mäter,övervakar och utvärderar sina miljöprestanda. Utreda orsaker, § 9 Följa upp åtgärder, §10 Kontrollera Genomföra EQS Management

OHSAS 18001 POLICY Act Plan Check Do Organization/ Continous Risk assessment/evaluation Legal and other requirements Occupational health Objectives, Safety programs Management review Act Plan Organization/ responsibilities Training/awareness Communication Documentation Document control Operational control Emergency preparedness/response Continous Improvement Auditing Records Incidents, corrective & preventive actions Evaluation of compliance Performance evaluation/control Check Do EQS Management©

säkerhets- och miljöledning Samordning……... ……...av kvalitets-, säkerhets- och miljöledning POLICY POLICY POLICY M/S-aspekter Ledningens genomgång Omvärldskrav Kundkrav Förbättra Planera Mål Ständig Förbättring Program Revision Organisation Utbildning Korrektion Kontrollera Genomföra Kommunikation Dokumentation Övervakning Dokumentstyrning Verksamhetsstyrning EQS Management©

Levande ledningssystem Vi har höga ambitioner i våra instruktioner ! Men följer vi dem ? 0609 EQS Management©

Beteenden - funktionsnivåer - Proaktiv (skapar & förebygger) Reaktiv (parerar) Inaktiv (undviker) Proaktiva förhållningssättet kräver att människorna i organisationen äger sitt ledningssystem. Proaktiva kulturer kan utvecklas utifrån insikter om beteenden. Det proaktiva är att styra i stället för att styras av omständigheter och händelser. 0609 EQS Management©

Olika inställningar till kvalitet Det gäller att tänka ut vad som kan bli fel Vi ska göra som det står i instruktionen. Hittills har allt varit ok. Inaktivt beteende = Bagatellisering/Förnekande t.ex. Det är inte så farligt. Det händer nog inte här. Det går inte att förbättra kulturen. Rapporterar jag får jag bestraffning! Reaktivt beteende = “Brandkårsutryckning”t.ex. Det gäller att fixa till det snabbt En ny brand och en ny Vi har inte tid att revidera rutinen Vi har inte tid att analysera avvikelserapporterna. Proaktivt beteende = Att vara “steget före” felet uppstår, t.ex. Det gäller att fundera ut vad som kan gå snett. Det gäller att göra rätt från början. Det gäller att ständigt lära sig av våra avvikelserapporter. Det gäller att analysera orsakerna till fel 0609 EQS Management©

Råd för levande verksamhetsledning Högsta ledningen är involverad Integrering, undvik dubbelarbete, ej parallella system Proaktiva attityder i organisationen Förbättringsarbete genom målstyrning Följ upp och kommunicera resultat Avvikelserapportering med orsaksanalyser och åtgärdsprogram Relevant dokumentation Revisioner: ett förbättringsverktyg, ej "polis” Utveckling och införande av verksamhetsledning med aktiv delaktighet av ledningen och personalen i organisationen är en förutsättning för att ledningssystemet skall bli framgångsrikt och omfattas av alla med stort engagemang. För att få "levande ledningssystem" är det viktigt att tänka på bl. a. att Högsta ledningen är involverad och är införstådd med nyttan, att levande ledningssystem bidrar till bättre lönsamhet och ökad säkerhet Integrering med annan verksamhetsledning sker, dubbelarbete undviks, inga parallella system Attityderna i organisationen är sådana att de möjliggör proaktiva förhållningssätt, strävan efter förbättringar, aktivt sökande och spridning av kunskap Förbättringsarbetet sker genom målstyrning med relevanta mål som är väl förankrade i organisationen Uppföljning sker av resultat och att de kommuniceras i organisationen - även uteblivna resultat med förklaringar av orsaker En väl fungerande avvikelse-, incidentrapportering finns - med orsaksanalyser och synliga åtgärdsprogram Dokumentationen är relevant och ej för omfattande Revisioner (interna och externa) används rätt: som ett förbättringsverktyg, ej som "polis". 0609 EQS Management©