Åke Svensson, CSN

Inledning och presentation Syfte och mål med utbildningen Vad är Myndighetsnätverket Varför gör vi det här tillsammans? Kort presentation runt bordet Presentationerna är publicerade som en pdf på www.myndighetsnatverket.se

Myndighetsnätverket Nio olika myndigheter. Nio olika uppdrag. Med gemensamma krafter når vi bättre resultat och skapar ökade förutsättningar för utveckling inom respektive myndighet. Vi samordnar utbildning, säkerställer kompetensförsörjning och delar på administration. Vi leder även utvecklingen inom it, e-arkiv och tjänstepension. Det gör staten till en attraktiv arbetsgivare i Sundsvallsregionen. Och det här är bara början …

Nio myndigheter samverkar Bolagsverket Centrala studiestödsnämnden (CSN) Försäkringskassan Statens tjänstepensionsverk (SPV) Länsstyrelsen i Västernorrlands län Mittuniversitetet Myndigheten för samhällsskydd och beredskap Specialpedagogiska skolmyndigheten Tullverket

Projektfinansiering Projekt Myndighetsnätverket - innovativ samverkan, forskning och utveckling i Sundsvallsregionen Bolagsverket, CSN, Försäkringskassan, Mittuniversitetet och SPV bidrar med 200 000 kr var Länsstyrelsen Västernorrland 1 399 000 kr Medfinansiering i tid 399 000 Projektbudget (fram till 31 december 2012): 2 798 000 kr

Tillsammans vill vi Skapa attraktionskraft för regionen Bidra till regionens utveckling Utveckla de egna verksamheterna genom samverkan

Vår målbild Långsiktig kompetensförsörjning Etablering av statlig verksamhet Kostnadseffektiv utveckling av befintlig verksamhet

Det här har vi redan gjort inom HR Ledningsgruppsseminarium Arbetsmiljöutbildningar för chefer och skyddsombud Utbildningar med fokus på tjänstemannarollen Utvecklingsprogram för ledare utan personalansvar Ledarskapsutvecklingar, bland annat ett ettårigt mentorprogram för chefer Utbildningar om de ökade kraven på miljöaspekter i verksamheten Rekryteringsmässor/rekryteringar

Mål: Långsiktig kompetensförsörjning 6 mässor eller utställningar Minst 10 praktikplatser inom it Minst 10 praktikplatser inom juridik 1 omgång traineeprogram inom it Gemensam jobbank och annonsering Samarbeta med andra företag och organisationer för att rekrytera kompetens till regionen

Arbetsmarknadsmässan Juristens dag

Mål: Etablering av statlig verksamhet Göra oss kända regionalt och nationellt Västernorrlandsmötet Sundsvall 42 Medverka på 2 större rikstäckande mässor/evenemang Kvalitetsmässan i Göteborg Almedalen, 12 juli, Hur ska staten lyckas med att attrahera och konkurrera om morgondagens medarbetare? Skapa en gemensam webbportal 5 nya verksamheter ska etableras i regionen inom 5 år

Värdeord Offensiva, hjälpsamma, pålitliga Bolagsverket Öppenhet, resultat, ansvar Engagerade, tillgängliga, effektiva Tydlighet, samverkan, mod Tillitsfulla, öppna, ansvarstagande, förändringsvilliga Kompetens, engagemang, kundnytta Bolagsverket SPV Kronofogden Försvaret Polisen CSN

Värdeord Offensiva, hjälpsamma, pålitliga Öppenhet, resultat, ansvar Engagerade, tillgängliga, effektiva Tydlighet, samverkan, mod Tillitsfulla, öppna, ansvarstagande, förändringsvilliga Kompetens, engagemang, kundnytta Kronofogden Försvaret Polisen SPV CSN Bolagsverket

Offentligt etos – de sex principerna All offentlig makt utgår från folket Demokrati Allt du gör måste ha stöd i lag Legalitet Jäv Objektivitet, saklighet och likabehandling Meddelarfrihet samt arbetsledningsrätt och lojalitetskrav Fri åsiktsbildning Alla människor är lika mycket värda Respekt Snabbt, rätt och billigt Effektivitet och service

Kaffepaus Åter klockan 9.35

Grundlagarna Regeringsformen Successionsordningen Tryckfrihetsförordningen Yttrandefrihetsgrundlagen (Riksdagsordningen)

Regeringsformen Maktfördelningen mellan riksdagen regeringen kommunerna landstingen domstolarna

Riksdagen ”All offentlig makt utgår från folket” Riksdagen är folkets företrädare 349 riksdagsledamöter väljs vart 4:e år Riksdagen utser statsminister

Regeringen Statsministern utser ministrar Regeringen styr (föreslår) Riksdagen beslutar Lagar beslutas av riksdagen Förordningar beslutas av regeringen

Myndigheterna Finns ca: 330 myndigheter Myndigheterna ska se till att riksdagens och regeringens beslut genomförs

Myndigheterna (forts) - lyder under regeringen - ligger under olika departement - är självständiga

Lagar Direktiv till utredning från regeringen Utredning Betänkande (SOU) Remissbehandlingar

Lagar (forts) Hearing Delning Lagrådsremiss Proposition

Lagar (forts) Utskottsbehandling Finns 15 utskott 17 ledamöter (riksdagsmän) i varje utskott Motionstid Utskottet tar ställning Riksdagen beslutar

Lagar (forts) Delning förordningstexter Myndighetens föreskrifter Svensk författningssamling (SFS)

Styrning i statlig verksamhet Hur styrs myndigheternas verksamhet? Hur finansieras myndigheternas verksamhet? Vilka olika dokument förekommer? Hur ser processen ut?

Styrdokument Myndighetsförordningen Förordning med instruktion för myndigheten Regleringsbrev Övriga lagar och förordningar

Resultatstyrning & finansiell styrning Resultatstyrning – verksamhetsmål och återrapporteringskrav i regleringsbrev Finansiell styrning – anslagstilldelning och avgiftsuttag enligt regleringsbrev/förordning

Anslag Avgifter Bidrag Finansiering Anslag Avgifter Bidrag

Statliga budgetprocessen Myndigheternas årsredovisningar Myndigheternas budgetunderlag Vårpropositionen Budgetpropositionen Regleringsbrev

Myndighetens planering och uppföljning Framtagande av Verksamhetsplan, (VP) VP-uppföljning, månads-, kvartals-, tertialvis Årsredovisning

Sammanfattning Instruktion – myndigheternas uppgifter Regleringsbrevet – RK:s årliga styrning Verksamhetsplan – myndigheternas interna styrdokument VP-uppföljning – myndigheternas interna uppföljning Årsredovisning – extern redovisning/uppföljning

Bensträckare Åter klockan 11.00

Statlig förvaltning och statstjänstemannarollen Gunnel Wadsten, Bolagsverket Jenny Wäsström, CSN Ulrica Åsberg, Länsstyrelsen Västernorrland Anna Kamf, SPV

Upplägg Presentation Programmet Statstjänstemannarollen Att handlägga ett ärende Diskussionsuppgift Offentlighet och sekretess Presentation av upplägg (Anna): Presentation av oss som är där med namn, myndighet och funktion.   Dag 1 Introduktion till statstjänstemannarollen ca 30 minuter (11.00-11.30) - vad gäller särskilt för oss som är stadstjänstemän och vad bör vi tänka på? Att handlägga ett ärende ca 1 timme och 15 minuter (11.30-12.00 och 13.00-13.45, lunch emellan) - prata om reglerna i FL Diskussionsuppgift ca 50 minuter (15.10-16.00) - syftet är att ni ska få tid reflektera över vad vi har sagt under dagen, prata med varandra och utbyta erfarenheter. Dag 2 Offentlighet och sekretess ca 1 timme och 35 minuter (8.30-10.35 med fikapaus mellan 9.30-10) - prata om vad som är en allmän handling och vad man får respektive inte får prata om eller lämna ut. Uppmana deltagarna att ställa frågor!

Förväntningar? (Anna -ett par minuter) Förväntningar? Bikupa för alla – vi tänker inleda med en diskussionsuppgift (ta några minuter fundera själv och diskutera i era grupper): Vad har du för förväntningar på de här juridikavsnitten (exempelvis hur funderade du när du såg inbjudan, förändrades den bilden när du hörde min korta presentation, vad tro du att du har för behov av utifrån din roll på myndigheten)? Efter bikupa presenterar vi syftet med utbildningen Vårt syfte: är att ni ska få kännedom om att lagstiftningen finns och delvis få en inblick i vad den har för innehåll (när det gäller områdena statstjänstemannarollen, ärendehandläggning och offentlighet och sekretess – gemensamma regler för alla myndigheter). Tanken är alltså inte att ni ska vara fullärda när ni går härifrån, men förhoppningsvis ”ringer det en klocka” i framtiden och då kan ni kontakta ansvarig jurist på respektive myndighet om ni behöver hjälp!   Kännedom om: RF, TF, förvaltningslagen, OSL

Gemensam värdegrund för statstjänstemän Demokrati Legalitet Objektivitet, saklighet och likabehandling Fri åsiktsbildning Respekt Effektivitet och service (Anna - ca 45 minuter till och med bild 11) Gemensam värdegrund för statstjänstemän Som en inledning till det första avsnittet om statstjänstemannarollen ska vi gå igenom den gemensamma värdegrunden som gäller för oss statstjänstemän. Värdegrundens olika principer är framtagna ur de lagar och förordningar som gäller för vårt arbete och är viktiga utgångspunkter oss (gäller för alla yrkesroller, men kanske tillämpas och kommer till uttryck på olika sätt). Kompetensrådet för utveckling i staten (Krus) har på uppdrag av regeringen tagit fram en promemoria som sammanställer de statsanställdas gemensamma värdegrund. Promemorian är framtagen ur de lagar och förordningar som speglar den statliga värdegrunden och rollen som statstjänsteman (exempelvis grundlagarna, brottsbalken och förvaltningslagen). Promemorian lyfter fram sex grundläggande principer som tillsammans beskriver statens värdegrund: Demokrati Demokrati är en överordnad princip som utgår från Regeringsformen 1 kap. 1 § första stycket – ”all makt i Sverige utgår från folket”. Det är viktigt att vi som statligt anställda är medvetna om att medborgarna är våra uppdragsgivare. Legalitet ”Den offentliga makten utövas under lagarna” det framgår av RF. Principen tydliggör kravet på myndigheterna att bedriva verksamhet med stöd av lagarna. Att arbeta och fatta beslut å statens vägnar är ett stort ansvar och som statstjänsteman är det viktigt att vi tillämpa de lagar som gäller för vår verksamhet och inte väger in andra intressen i våra bedömningar. Objektivitet, saklighet och likhetskrav Objektivitet, saklighet och likhetskrav handlar om vad som ska känneteckna statstjänstemannens agerande som företrädare för myndigheten. Alla beslut måste baseras på sakskäl och det är viktigt att vi som statstjänstemän inte väger in personliga åsikter i våra bedömningar. Alla är lika inför lagen och vi ska behandla alla lika. För att slå vakt om dessa intressen finns regler om bl.a. mutor, jäv och bisysslor, som vi kommer att gå igenom om en liten stund. Fri åsiktsbildning Alla medborgare har rätt, enligt grundlag att uttrycka sina åsikter och det gäller även statstjänstemän. Fri åsiktsbildning innefattar grundläggande värden som kommer till uttryck i offentlighetsprincipen (yttrandefrihet och meddelarfrihet), dvs. öppenhet i den offentliga förvaltningen. Respekt Den offentliga makten ska utövas med respekt för människors frihet och lika värde. Det betyder att exempelvis kön, religion, etnisk tillhörighet, sexuell läggning, ålder eller funktionshinder ska inte spela någon roll i vår ärendehandläggning. Det är viktigt att alla vi statstjänstemän ger alla människor ett respektfullt bemötande i vårt arbete och att vi respekterar varje individs personliga integritet. Effektivitet och service Den offentliga verksamheten ska bedrivas effektivt och med god service. Effektivitet och service ställer krav på såväl god hushållning med statens resurser som gott bemötande av allmänheten. Regler om effektivitet och service finns bland annat i FL – varje ärende ska handläggas så enkelt, snabbt och billigt som möjligt utan att säkerheten eftersätts – alla myndigheter är skyldiga att ge service och informationen ska vara enkel och tydlig. De fem första principerna är grundlagsskyddade, den sista om effektivitet och service regleras i förvaltningslagen som vi kommer in på om en stund.

Regler för statstjänstemän Ärendehandläggning m.m. Offentlighet och sekretess Offentlig anställning Skadeståndsskyldighet Straffrättligt ansvar Granskning (Gunnel) För anställda i staten finns vissa bestämmelser som avviker från det som gäller för anställda inom andra sektorer. Bakgrunden till särreglerna är att vi som statstjänstemän arbetar på uppdrag av medborgarna och syftet med dessa regler är att stärka allmänhetens förtroende för anställda i staten. Här anges några exempel på regler som gäller för oss statstjänstemän: Ärendehandläggning m.m. Förvaltningslagen (1986:223) – innehåller regler om bl.a. handläggningen av ärenden, ett slags ”minimistandard”. Där finns bl. a. reglerna om JÄV, som vi kommer att titta närmare på om en liten stund. Offentlighet och sekretess OBS! Detta kommer vi prata mer om imorgon. Tryckfrihetsförordningen (1949:105) – innehåller regler om allmänna handlingar och allmänhetens möjlighet att ta del av dessa. Offentlighets och sekretesslagen (2009:400) – innehåller regler om begränsningar i rätten att ta del av allmänna handlingar. För vissa uppgifter gäller sekretess och då får vi inte lämna ut dem till allmänheten. Arkivlagen (1990:782) – anger bl.a. hur allmänna handlingar ska förvaras. Eftersom det finns stora mängder handlingar hos myndigheterna så måste det också finnas en struktur som gör det möjligt att hitta det man söker. Det är en förutsättning för möjligheten att ta del av allmänna handlingar. Offentlig anställning Lag (1994:260) om offentlig anställning – innehåller regler om bl.a. anställningsförhållanden för offentligt anställda som vi inte kommer att behandla här. Därutöver finns även bestämmelser om bisyssla som vi däremot kommer att gå igenom. Skadeståndsskyldighet Skadeståndslagen (1972:207) – innehåller regler om statens skadeståndsskyldighet vid myndighetsutövning Straffrättligt ansvar (brottsbalken) Brottsbalken (1962:700) – innehåller regler om bl.a. tjänstefel, mutbrott och brott mot tystnadsplikten. Frågor om mutor ska vi gå in närmare på om en stund. 20 kap. Om tjänstefel m.m. 1 § Den som uppsåtligen eller av oaktsamhet vid myndighetsutövning genom handling eller underlåtenhet åsidosätter vad som gäller för uppgiften skall dömas för tjänstefel till böter eller fängelse i högst två år. Om gärningen med hänsyn till gärningsmannens befogenheter eller uppgiftens samband med myndighetsutövningen i övrigt eller till andra omständigheter är att anse som ringa, skall inte dömas till ansvar. 3 § Röjer någon uppgift, som han är pliktig att hemlighålla enligt lag eller annan författning eller enligt förordnande eller förbehåll som har meddelats med stöd av lag eller annan författning, eller utnyttjar han olovligen sådan hemlighet, dömes, om ej gärningen eljest är särskilt belagd med straff, för brott mot tystnadsplikt till böter eller fängelse i högst ett år. Granskning Regeringsformen (1974:152) Justitieombudsmannen (JO) – kontrollerar att myndigheter och deras tjänstemän följer gällande lagar och andra författningar i sin verksamhet (genom att utreda klagomål från enskilda och göra inspektioner på eget initiativ). Justitiekanslern (JK) – utövar en övergripande tillsyn över myndigheter och deras tjänstemän Handlägger skadeståndsanspråk mot staten Riksrevisionen – granskar den statliga verksamheten. Datainspektionen – granskar myndigheters behandling av personuppgifter. Konkurrensverket – utövar tillsyn över myndigheternas upphandlingsverksamhet.

Vad gäller för gåvor till anställda? Spelar det någon roll vad som erbjuds? Har det någon betydelse vem som är mottagare? Är tidpunkten för erbjudandet avgörande? (Gunnel) Diskussionspunkt Regelverket: BrB 10 kap. Om förskingring, annan trolöshet och mutbrott 5 a § Den som är arbetstagare eller utövar uppdrag och tar emot, godtar ett löfte om eller begär en otillbörlig förmån för utövningen av anställningen eller uppdraget döms för tagande av muta till böter eller fängelse i högst två år. Detsamma gäller den som är deltagare eller funktionär i en tävling som är föremål för allmänt anordnad vadhållning och det är fråga om en otillbörlig förmån för hans eller hennes fullgörande av uppgifter vid tävlingen. Första stycket gäller även om gärningen har begåtts innan gärningsmannen fått en sådan ställning som avses där eller efter det att den upphört. För tagande av muta enligt första och andra styckena döms också den som tar emot, godtar ett löfte om eller begär förmånen för någon annan än sig själv. 5 b § Den som lämnar, utlovar eller erbjuder en otillbörlig förmån i fall som avses i 5 a § döms för givande av muta till böter eller fängelse i högst två år. 5 c § Är brott som avses i 5 a eller 5 b § att anse som grovt, döms för grovt tagande av muta eller grovt givande av muta till fängelse i lägst sex månader och högst sex år. Vid bedömande av om brottet är grovt ska särskilt beaktas om gärningen innefattat missbruk av eller angrepp på särskilt ansvarsfull ställning, avsett betydande värde eller ingått i en brottslighet som utövats systematiskt eller i större omfattning eller annars varit av särskilt farlig art. Lagen ändrades 1 januari 2012 – tidigare mutbrott resp. bestickning Utgångspunkten vad gäller regler om mutor är alltså att någon tar emot, godtar ett löfte om eller begär en förmån (exempelvis pengar, en tjänst eller en middag) när förmånen är avsedd att påverka utförandet av någon uppgift eller när den kan uppfattas som en belöning för hur uppgifter har utförts. En muta är en förmån som överlämnas, erbjuds eller utlovas för att givaren ska få något i gengäld. Spelar det någon roll vad som erbjuds? Godis/fikabröd, blommor, lunch, middag, hockeyevenemang m.m. Det spelar egentligen ingen roll vad det är som erbjuds. I verksamhet som innefattar myndighetsutövning krävs ett så starkt integritetsskydd att även förmåner av helt obetydligt värde anses otillbörliga.(se prop. 2011/12:79) Har det någon betydelse vem som är mottagare? Gäller för alla som är anställda eller har uppdrag: GD, chef/arbetsledare, handläggare, upphandlare, IT-personal m.m. Det krävs inte att förmånen är inriktad på något som det slutligen ankommer på arbets- eller uppdragstagaren att utföra. Det är tillräckligt att han eller hon inom ramen för anställningen eller uppdraget kan utöva inflytande över en process, t.ex. i egenskap av föredragande åt en beslutsfattare eller såsom varande den som bereder ett beslutsunderlag. (se prop s. 43) Är tidpunkten för erbjudandet avgörande? Före, under eller efter pågående ärendehandläggning. Det är viktigt att vi som arbetar på en myndighet aldrig agerar på ett sådant sätt att förtroendet för myndigheten rubbas eller låter oss påverkas av ovidkommande önskemål eller hänsyn i vårt arbete. En förutsättning för att medborgarna ska ha förtroende för oss som arbetar inom en myndighet är att vi utför vårt arbete med omdöme och att vi följer gällande lagar och regler. Det är viktigt att vi har en god etik och hög moral. Skatteverkets allmänna råd Policydokument på respektive myndighet

Att tänka på! Gör en samlad bedömning av alla omständigheter som kan vara av betydelse, exempelvis: gåvans art och värde din relation till gåvogivaren din roll och ditt inflytande på myndighetens tjänsteutövning (Gunnel) Om du får erbjudanden om gåvor och rabatter i tjänsten ska du, innan du tar emot förmånen, göra en samlad bedömning av alla omständigheter som kan vara av betydelse, t.ex. gåvans/rabattens art och värde, din relation till gåvogivaren, din roll och ditt inflytande på Bolagsverkets tjänsteutövning m.m. Du bör tänka på följande: Om värdet är mycket lågt och det är helt klart att förmånen inte kan uppfattas påverka din tjänsteutövning, kan det vara tillåtet att emot en gåva eller utnyttja en rabatt. Det är aldrig tillåtet att ta emot gåvor och utnyttja rabatter om det kan misstänkas påverka din tjänsteutövning. Det kan vara otillåtet att ta emot en förmån även om den inte ges för att du ska handla på ett visst sätt (se till helhetsbedömningen). En chef kan inte ”godkänna” mottagandet av en otillåten förmån och på så sätt göra handlandet tillåtet. Det finns alltså inte något ”rätt” svar på frågorna ni just diskuterat. Det måste alltid göras en helhetsbedömning! Tänk på att det ställs högre krav på oss statsanställda! Ta del av riktlinjer eller andra styrdokument som reglerar vad som gäller på din myndighet! Kan vara mycket svårt att säkert avgöra om det är ok eller ej att ta emot något som erbjuds - Ett bra sätt att undvika svåra gränsdragningsproblem är självklart att helt undvika att ta emot gåvor och andra förmåner. --------------------- Utgår denna gång: Spelar det någon roll vad som erbjuds? Exempel: Godis/fikabröd, blommor – kan vara ok (ringa värde, visa uppskattning), en ”vanligt” lunch – torde vara ok, dock ej vid upprepade tillfällen under samma vecka, middag om en ”naturlig del av verksamheten” (inte bara middag) – kan vara ok, påkostade evenemang, exempelvis hockeyevenemang, galor m.m. – är inte ok. Har det någon betydelse vem som är mottagare? GD, chef/arbetsledare, handläggare, upphandlare, IT-personal – se till roll, arbetsuppgifter, inflytande… Kan ha betydelse för bedömningen enligt praxis (landshövdingen och älgjakten) Är tidpunkten för erbjudandet avgörande? Före, under eller efter pågående ärendehandläggning

Jäv Rubbar förtroendet för anställds opartiskhet Gäller all ärendehantering Den som påverkar ärendets utgång Ska anmälas självmant (Ulrica) ”Om man inte är opartisk får man inte handlägga ett ärende” Lagreglerna om jäv för offentliganställda finns bl.a. i 11 § FL. Reglerna talar om när en anställd ska anses ha ett sådant intresse i ett ärende att hans eller hennes opartiskhet kan ifrågasättas dvs. när utgången av ett ärende berör dig själv, någon i din familj eller bekantskapskrets (vän eller ovän). Jäv - om det finns omständigheter som kan rubba förtroendet till en anställds opartiskhet i ett ärende Gäller vid all ärendehantering Riktar sig till den som kan påverka ärendets utgång Jäv ska anmälas självmant Förvaltningslagen 11 § Den som skall handlägga ett ärende är jävig 1. om saken angår honom själv eller hans make, förälder, barn eller syskon eller någon annan närstående eller om ärendets utgång kan väntas medföra synnerlig nytta eller skada för honom själv eller någon närstående, 2. om han eller någon närstående är ställföreträdare för den som saken angår eller för någon som kan vänta synnerlig nytta eller skada av ärendets utgång, 3. om ärendet har väckts hos myndigheten genom överklagande eller underställning av en annan myndighets beslut eller på grund av tillsyn över en annan myndighet och han tidigare hos den andra myndigheten har deltagit i den slutliga handläggningen av ett ärende som rör saken, 4. om han har fört talan som ombud eller mot ersättning biträtt någon i saken, eller 5. om det i övrigt finns någon särskild omständighet som är ägnad att rubba förtroendet till hans opartiskhet i ärendet. Från jäv bortses när frågan om opartiskhet uppenbarligen saknar betydelse.

Bisysslor Tillfälligt eller permanent Privatlivet är inte bisyssla Tillåtna √ Politiska uppdrag Fackliga uppdrag Statliga uppdrag Kommunala uppdrag Förtroendeuppdrag Otillåtna X Förtroendeskadliga Arbetshindrande Konkurrerande (Ulrica) En bisyssla är i princip allt som en anställd tillfälligt eller permanent ägnar sig åt vid sidan av sin anställning och som inte kan hänföras till privatlivet. Det kan innebära att man arbetar extra i en anställning, utövar uppdrag eller bedriver egen verksamhet vid sidan av sitt ordinarie arbete. Det är utan betydelse om bisysslan ger ekonomisk ersättning eller inte och även extraarbete för en annan myndighet kan vara bisyssla. Aktiviteter av olika slag som typiskt hör till privatlivet, t.ex. att utöva en hobby eller att sköta sin och familjens egendom och privata angelägenheter, räknas inte som bisysslor. Tillåtna bisysslor: Som huvudregel gäller att statligt anställda själv förfogar över sin fritid och att bisysslor är tillåtna. Exempel på bisysslor som normalt är tillåtna: statliga och kommunala uppdrag politiska och andra ideella förtroendeuppdrag fackliga förtroendeuppdrag förtroendeuppdrag inom ideella föreningar och sammanslutningar utan samband med anställningen (t.ex. idrotts- eller bostadsrättsförening) Otillåtna bisysslor: Under vissa omständigheter blir en bisyssla otillåten. Frågan om vad som är en tillåten respektive otillåten bisyssla måste alltid bedömas i det enskilda fallet utifrån en helhetsbedömning. Hänsyn ska då bl.a. tas till bisysslans omfattning och beskaffenhet, den ekonomiska ersättning som utgår samt bisysslans beröring till myndighetens verksamhet. Beslut om att en bisyssla är otillåten fattas av myndigheten (se delegeringsordning). Förtroendeskadliga bisysslor, tar sikte på förhållandet mellan myndigheten och allmänheten och regleras i lag (LOA). Arbetshindrande bisysslor, tar sikte på förhållandet mellan AG och AT och regleras därför genom kollektivavtal (ALFA). Konkurrerande bisysslor, tar även det sikte på förhållandet mellan AG och AT och regleras genom kollektivavtal (ALFA).

Dataintrång Behörighet – vad man kan göra Befogenhet – vad man får göra Behandlingshistorik (Jenny) Avslutningsvis ska vi nämna någonting om dataintrång. I vårt arbete använder vi oss i princip uteslutande av en elektronisk hantering. Det medför att stora informations- mängder om privatpersoner och företag finns samlade i våra system. Informationen kanske till och med finn lättillgänglig för oss, men får vi ta del av den? Det finns två begrepp i detta sammanhang som kan vara viktiga att känna till: • Behörighet – vad man kan göra Behörigheten är den yttre gränsen för vad man kan göra, alltså gör man något mer än det så gäller det inte. Rent tekniskt kommer du genom din tilldelade behörighet, att ha möjlighet att i IT-systemen komma åt personuppgifter även för personer du inte har anledning att hantera i ditt arbete. • Befogenhet – vad man får göra Din befogenhet är betydligt snävare än din behörighet, är mer detaljer hur man får göra det man har fått i uppdrag att göra. Till exempel har du befogenhet att ta del av de personuppgifter du behöver för att kunna uträtta ditt arbete, t.ex. för att kunna handlägga ett pågående ärende. Din befogenhet medger inte att du tar del av andra uppgifter. Om man överskrider sina befogenheter gör man sig skyldig till dataintrång. Ett brott enligt brottsbalken som kan medföra disciplinansvar eller avsked och har fängelse i straffskalan. Titta således inte på andra uppgifter i IT-systemen än de du behöver för att sköta ditt arbete. Exempel: - Inte själv bereda sig tillgång till uppgifter om släktingar, vänner, kändisar etc av nyfikenhet. - Inte själv bereda sig tillgång till uppgifter i t.ex. myndighetens anställningsärenden ang vem som sökt viss tjänst. = I stället kan man begära ut uppgiften enligt offentlighetsprincipen från en person som handlägger sådana ärenden. • Behandlingshistorik För att kontrollera bl.a. eventuella dataintrång har myndigheterna en logg (behandlingshistorik) kopplad till sina IT-system och en rutin för övervakning av denna logg. KOLLA vad som gäller för din myndighet i styrdokument (om informationssäkerhet) Rättslig reglering: BrB 4 kap. 9 c § Den som i annat fall än som sägs i 8 och 9 §§ olovligen bereder sig tillgång till en uppgift som är avsedd för automatiserad behandling eller olovligen ändrar, utplånar, blockerar eller i register för in en sådan uppgift döms för dataintrång till böter eller fängelse i högst två år. Detsamma gäller den som olovligen genom någon annan liknande åtgärd allvarligt stör eller hindrar användningen av en sådan uppgift.

Diskussionsövning 1. Varför finns det särskilda regler om handläggning av ärenden för myndigheter? 2. Ge exempel på några bestämmelser som finns i FL och som reglerar hur ett ärende ska handläggas. 3. Ge exempel på vilket sätt de bestämmelserna bidrar till att uppnå syftet med reglerna. (Jenny - ca 15 min till och med bild 13) Innan vi går närmare in på reglerna som finns i förvaltningslagen om handläggning, tänkte vi ha en diskussionsövning. Bikupa; två och två eller tre och tre – diskutera följande frågor några minuter. Varför finns det särskilda regler om handläggning av ärenden för myndigheter? Rättssäkerhet och kvalitet Bestämmelserna i FL syftar till att tillgodose intresset av rättssäkerhet. Den enskilde ska ha möjlighet att ta tillvara sin rätt. Vidare syftar flera regler till att myndigheten ska fatta riktiga beslut. Av allmänna principer följer att myndigheten är ansvarig för att ärendena blir tillräckligt utredda. Samtliga dessa bestämmelser medför högre kvalité i handläggningen och tillgodoser intresset av rättssäkerhet. FL innehåller alltså de processuella reglerna vi har att följa i handläggningen – till skillnad från materiella bestämmelser som t.ex. kan ange förutsättningarna för att rätt till en förmån ska föreligga eller för att viss registrering ska kunna ske. FL anvisar hur vi ska göra för att komma fram till rätt beslut, (t.ex. att kommunicera, anteckna och ge överklagandehänvisning medan den materiella lagstiftningen anger förutsättningarna för utgången i sak). Exempel på bestämmelser och på vilket sätt de bidrar till att uppnå syftet med reglerna Tolk – Om parten inte förstår svenska har han i allmänhet rätt till tolk. Ombud och biträde – Vissa personer kan behöva hjälp med att ansöka om något eller att ha kontakt med en myndighet Jäv – Reglerna om jäv syftar till att myndigheten inte ska ta ovidkommande hänsyn. Tjänsteanteckningar – Skyldigheten att anteckna uppgifter som har betydelse för ärendet gör att det går att kontrollera att myndigheten har fattat ett riktigt beslut. Kommunicering – Inget beslutsunderlag ska vara hemligt för parten och han ska få yttra sig över sånt som myndigheten lägger till grund för sitt beslut. Motivering av beslut – Parten ska få veta hur myndigheten har resonerat, för att kunna bedöma om beslutet är riktigt eller om det finns anledning att överklaga beslutet. Överklagandemöjlighet och överklagandehänvisning – Parten ska ha möjlighet att överklaga och informeras om hur han gör detta. Rättelse och omprövning - Det finns regler om att myndigheterna får rätta eller ompröva felaktiga beslut. Felaktiga beslut kan därmed rättas snabbare än om det hade krävts ett överklagande för att ändra beslutet. -------------------------------------------------------------------------------------------- Alternativ övning: Bild Varför bör man kunna förvaltningsrätt om man är statstjänsteman? Anteckningssidor Förvaltningslagen anvisar hur ett ärende ska handläggas Förvaltningsrättsliga bestämmelser tillgodoser rättssäkerheten och medför högre kvalité Ger nöjdare kunder Ger bättre möjligheter att förstå domar och beslut från överinstanser Att handlägga ärenden Kärnan i de flesta myndigheters arbete utgörs av handläggning av ärenden. Handläggningen ska följa vissa regler. De grundläggande reglerna om hur handläggningen ska gå till finns i FL. Där anges t.ex. när man måste kommunicera en uppgift, när man måste göra en tjänsteanteckning eller när man är jävig. = FL innehåller de processuella reglerna vi har att följa i handläggningen – till skillnad från materiella bestämmelser som t.ex. kan ange förutsättningarna för att rätt till en förmån ska föreligga eller för att viss registrering ska kunna ske. FL anvisar hur vi ska göra för att komma fram till rätt beslut, t.ex. att kommunicera, anteckna och ge överklagandehänvisning medan den materiella lagstiftningen anger förutsättningarna för utgången i sak. Bestämmelserna i FL syftar till att tillgodose intresset av rättssäkerhet. Inget beslutsunderlag ska vara hemligt för parten och han ska få yttra sig över sånt som myndigheten lägger till grund för sitt beslut (kommunicering). Han ska få veta hur myndigheten har resonerat (beslutsmotivering) Han ska ha möjlighet att överklaga och informeras om hur han gör detta. (överklagande och överklagandehänvisning) Om han inte förstår svenska har han i allmänhet rätt till tolk. Reglerna om jäv syftar till att myndigheten inte ska ta ovidkommande hänsyn. Det finns regler om att myndigheterna får rätta felaktiga beslut. = Allt detta syftar till att den enskilde ska ha möjlighet att ta tillvara sin rätt. Vidare syftar flera regler till att myndigheten ska fatta riktiga beslut. Av allmänna principer följer att myndigheten är ansvarig för att ärendena blir tillräckligt utredda. Samtliga dessa bestämmelser medför högre kvalité i handläggningen och tillgodoser intresset av rättssäkerhet. Nöjdare kunder Genom att följa bestämmelserna i FL blir kunderna typiskt sett nöjdare. Av bestämmelser i FL följer att vi ska ge allmänheten service, vi ska ge råd, vi ska vara tillgängliga och vi ska handlägga ärendena så snabbt som möjligt med bibehållen rättsäkerhet. En kund kan naturligtvis alltid vara missnöjd med utgången i ett beslut men han ska i vart fall känna att hans ärende har hanterats på ett sakligt och korrekt sätt och att han har fått ett tillmötesgående bemötande från myndigheten. Förstå domar och beslut Slutligen är det förstås även bra att kunna förvaltningsrätt även för ens egen skull som anställd. Kunskaper i förvaltningsrätt är ofta nödvändiga för att förstå domar och beslut från överinstanser. Vidare är det förstås en trygghet att ha goda kunskaper vid kundkontakter, det är väl inte sällan folk ringer och hänvisar till serviceskyldigheten, begär inhibition eller liknande.

Serviceskyldighet Hjälpa och svara på frågor Ta emot besök och ha öppet Lämna inte förhandsbesked! Enkelt och begripligt språk (Jenny) Ett grundläggande krav. .. ….på statstjänstemannen är att de ska lämna service till enskilda eftersom den enskilde förutsätts föra sin talan på egen hand, dvs utan hjälp av ett juridiskt ombud eller biträde. Det innebär att han eller hon ska kunna räkna med att få hjälp av myndigheten istället. Serviceskyldigheten gäller mot alla, alltså inte bara personer som har ett ärende hos myndigheten, gäller alltså även mot media m.m. Här beskriver jag serviceskyldigheten i förhållande till alla, senare kommer vi in på vad som gäller i förhållande till en part i ett specifikt ärende. Vad omfattar den? Hjälpa genom att besvara frågor. På telefon, via e-post, via besök. hjälpa någon till rätta men inte göra arbetet åt någon (Ex visa hur man fyller i en blankett, men inte fylla i den, visa var på webben man kan hitta uppgiften) Ta emot besök och ha öppet vissa tider. Får inte stänga myndigheten vid sk klämdagar Hur svara? Svara på samma sätt som frågan ställs. Dvs skriftlig fråga – skriftligt svar, fråga per e-post – svar per e-post. Gäller frågor som rör den egna verksamheten, inte annan myndighets verksamhet. Om någon av misstag vänder sig till fel myndighet, bör myndigheten hjälpa honom till rätta. Myndigheten bör också underrätta den enskilde om att man skickat ärendet till någon annan. Frågor skall besvaras så snart som möjligt Myndigheten måste alltid lämna ett svar Begränsningar Om begäran är så omfattande att den inte kan utföras utan allvarliga störningar i det egna arbetet. Om andra brådskande arbetsuppgifter måste gå före Om någon annan myndighet bör svara i första hand Om uppgiften omfattas av sekretess: man får ta tid på sig att göra en sekretessprövning Om förfrågan gäller hur man ska kringgå regler Lämna inte förhandsbesked! I alla kontakter med kunder som sker per telefon, e-post, brev m.m. och där vi inte fattar något beslut är det viktigt att tänka på hur man formulerar sig så att man inte uttalar sig på ett sätt som gör att kunden tror att vi har lämnat något slags löfte eller förhandsbesked. Många kunder vill kanske ha svar på om de kan beviljas en förmån eller om något kan registreras. Detta är dock något som inte går att svara på innan vi har fattat ett beslut. Det går att ge bra service utan att ge ett besked om utgången. Att tänka på: - Säg alltid att personen i fråga måste ansöka för att få ett beslut där myndigheten tar ställning. - Lämna information om vad som enligt regler och praxis krävs för att kunna bevilja det som kunden ansöker om. Lämna inte heller definitiva negativa besked. Upplys om vad förutsättningarna är att få ansökan beviljad och att personen får ansöka om han/hon vill ha ett beslut. Lättbegripligt språk Följer av skyldighet i 7 § FL. Gäller naturligtvis både när man talar eller skriver. Tänk på att inte använda myndighetsinterna begrepp eller förkortningar som en utomstående inte kan förstå. Inget myndighetsinternt fikonspråk. Därutöver finns vissa bestämmelser om myndigheternas språk i språklagen. Där anges bl.a. att myndigheterna ska uttrycka sig vårdat, enkelt och begripligt. Allt syftar förstås till att den enskilde ska förstå. 4 § Varje myndighet skall lämna upplysningar, vägledning, råd och annan sådan hjälp till enskilda i frågor som rör myndighetens verksamhetsområde. Hjälpen skall lämnas i den utsträckning som är lämplig med hänsyn till frågans art, den enskildes behov av hjälp och myndighetens verksamhet. Frågor från enskilda skall besvaras så snart som möjligt. Om någon enskild av misstag vänder sig till fel myndighet, bör myndigheten hjälpa honom till rätta. 5 § Myndigheterna skall ta emot besök och telefonsamtal från enskilda. Om särskilda tider för detta är bestämda, skall allmänheten underrättas om dem på lämpligt sätt. Myndigheterna skall också se till att det är möjligt för enskilda att kontakta dem med hjälp av telefax och elektronisk post och att svar kan lämnas på samma sätt. En myndighet skall ha öppet under minst två timmar varje helgfri måndag-fredag för att kunna ta emot och registrera allmänna handlingar och för att kunna ta emot framställningar om att få ta del av allmänna handlingar som förvaras hos myndigheten. Detta gäller dock inte om en sådan dag samtidigt är midsommarafton, julafton eller nyårsafton. Lag (2003:246). 6 § Varje myndighet skall lämna andra myndigheter hjälp inom ramen för den egna verksamheten. 7 § Varje ärende där någon enskild är part skall handläggas så enkelt, snabbt och billigt som möjligt utan att säkerheten eftersätts. Vid handläggningen skall myndigheten beakta möjligheten att själv inhämta upplysningar och yttranden från andra myndigheter, om sådana behövs. Myndigheten skall sträva efter att uttrycka sig lättbegripligt. Även på andra sätt skall myndigheten underlätta för den enskilde att ha med den att göra.

Att handlägga ett ärende Arkivering Ett ärende väcks Registrering Granskning Utredning Beslut och expediering Överklagande (Anna) Svart bild utan text, fråga deltagarna vad som händer i ett ärende (KORT! Vi kommer att gå igenom mer i detalj strax): Ärende väcks – registrering – granskning – utredning – beslut och exp – arkivering – överklagande (Granskning=att förstå avsändarens avsikt och bedöma vilka åtgärder som krävs innan ärendet kan börja handläggas) Vad är ett ärende? Ett ärende ska mynna ut i ett beslut av något slag (Regeringsrättens definition av ett ärende). Vad är handläggning då? Från det att ett ärende väcks eller en fråga kommer in till myndigheten tar det en viss tid tills man kommer fram till beslut. Det beror på att ärendet/eller frågan kan behöva behandlas och utredas på olika nivåer inom myndigheten innan den är klar att beslutas om. Det kan vara diarieföring till att någon sakkunnig person ska undersöka olika förutsättningar kring frågan som ärendet gäller. Det kallas handläggning. Var är handläggningen reglerad? Var kan man finna ledning för hur handläggningen ska gå till? Här kommer vi till förvaltningslagen. Syftet med FL Handläggningen skall vara densamma hos alla förvaltningsmyndigheter och därför skall lagen vara Enkel Klar Kort Karaktär av basregler FL innehåller mängder med bestämmelser som enbart syftar till att uppnå kravet på rättssäkerhet. En myndighets handläggning ska också vara så snabb, enkel och billig som möjligt utan att säkerheten eftersätts Rättssäkerhet – vad är det? Opartiskhet, omsorgsfull handläggning och enhetlig bedömning – att värna om den enskildes rättssäkerhet Vad betyder rättssäkerhet? Finns olika definitioner, en definition säger att kravet på rättssäkerhet är uppfyllt om: Beslutet är rätt handlagt Det är riktigt till sitt innehåll Begripligt Kontrollerbart (antingen för den enskilde själv eller utomstående, t.ex. media) Det finns möjlighet till överprövning. Samtliga bestämmelser som syftar till att tillgodose intresset av rättssäkerhet finns alltså inte i FL, i detta ingår ju även bestämmelserna om offentlighetsprincipen som kommer att tas upp i morgon, de är ju nödvändiga för kontrollerbarheten. Många ärenden handlar om myndighetsutövning, det vill säga att myndighetens beslut har betydelse för enskilda eller grupper av människor. Besluten handlar också om hur skattepengarna används. Det är därför viktigt att det finns insyn i hur besluten fattas. För att denna insyn ska fungera, krävs att det finns skriftliga beslutsunderlag och beslut och att det går att hitta i alla papper eller digitala handlingar. Exempel på bestämmelser i FL som syftar till att tillförsäkra rättssäkerheten; bestämmelser om kommunicering, om tjänsteanteckningar, om vår skyldighet att tillhandahålla tolk eller översätta, om motivering och underrättelse av beslut, om rätten att överklaga och om omprövning. Vidare ska kunden inte behöva vänta längre än nödvändigt på beslut i dennes ärenden. Effektivitet – vad menas med det? Snabb, billig och enkel handläggning Ofta kan bestämmelserna i FL upplevas som krångliga och som att de fördröjer handläggningen. Lagen syftar dock till att möjliggöra en effektiv handläggning med bibehållen kvalitet. Detta uttrycks i 7 § som att ”varje ärende där någon enskild är part ska handläggas så enkelt, snabbt och billigt som möjligt utan att säkerheten eftersätts. Exempel på bestämmelser som syftar till en snabb handläggning är huvudregeln om att förfarandet är skriftligt – alltså utan något sammanträde -, möjligheten att skicka e-post till myndigheten och få svar på samma sätt, bestämmelser om möjligheten för myndigheten att rätta fel och ompröva beslut. Service Vi ska hjälpa kunden med att ta tillvara sin rätt. I handläggningen av ett ärende ska vi samverka med andra myndigheter och använda ett begripligt språk (klarspråk). Om kunden ber om något som inte hör till vårt verksamhetsområde bör vi hänvisa till rätt myndighet. Motverka prövning i två instanser – hur? fullgod utredning i första instans bestämmelser om omprövning Syftar både till att avlasta överinstanserna och naturligtvis även till att se till att kunden får ett riktigt beslut redan i första instans och därför inte behöver överklaga. Bestämmelser som syftar till detta är bl.a. bestämmelserna om utredningsskyldighet – att det ankommer på myndigheten att se till att varje ärende blir tillräckligt utrett – och bestämmelser om myndighetens skyldighet att ompröva beslut som överklagas eller som är uppenbart felaktiga.

Ett ärende väcks Serviceskyldighet Ansökan, anmälan, ex officio, allmänna ärenden Arkivering Ett ärende väcks Registrering Granskning Utredning Beslut och expediering (Anna) KRUS: En person kan väcka ett ärende hos en myndighet genom en ansökan, en anmälan eller genom att till exempel framföra klagomål eller lämna ett förslag. Också myndigheten kan initiera ett ärende. Det kan till exempel handla om återkrav av felaktiga utbetalningar. Serviceskyldighet - Referera tillbaka till det som sas tidigare om serviceskyldigheten. - När det gäller just ansökan kan skyldigheten bestå i att ge anvisningar om hur man bör skriva en ansökan och vilka handlingar man bör bifoga eller att ge vägledning i hur man fyller i en viss blankett. Under ärendets gång ska vi också, om det behövs, vägleda en part genom att ta initiativ till ytterligare utredning, verka för att utredningen begränsas till vad som är nödvändigt, uppmärksamma parten på om det finns ett annat, bättre sätt att nå det han eller hon eftersträvat m.m. Skyldighet att vägleda en part gäller i princip oberoende av om han eller hon har begärt vägledning eller inte. Hjälpen ska lämnas i den utsträckning som är lämpligt med hänsyn till frågans art, den enskildes behov av hjälp och myndighetens verksamhet. Hur mycket stöd som vi måste lämna kan därför variera från falla till fall. Hur kan ett ärende starta då? Ansökan om studiestöd (CSN), ansökan om åldersopension (SPV), ansökan om jordbruksstöd (Lst), ansökan om dispens från bosättningskravet för styrelseledamot (BWE) - Anmälan av ny adress till företag (BWE), anmälningar från allmänheten angående djurskydd (Lst). Fler? - Ex officio – ”självmant” eller ”på eget initiativ”. Myndigheten startar ett ärende på eget initiativ utan att part begärt det ex. vid en utredning om felaktig utbetalning och ev. återkrav (CSN och SPV). Tvångslikvidation av aktiebolag (BWE), Tillsynsärenden, t.ex. kameraövervakning, bevakningsföretag, överförmyndarnämnder (Lst) - Allmänna ärenden – remisser, regleringsbrev och annat som rör myndigheten. Överklagande

Registrering Posthantering Tjänstepost Inkommen handling – e-post, traditionell post och e-tjänst samma regelverk Registrering/diarieföring Arkivering Ett ärende väcks Registrering Granskning Utredning Beslut och expediering (Gunnel) KRUS – När till exempel ett brev, eller annan digital handling tas emot av en myndighet är det en inkommen handling. Alla handlingar som tas emot av en myndighet registreras, diarieförs. Även handlingar som uppstår när myndigheten väcker ett ärende registreras i diariet, liksom dokument som tillkommer efter hand och som innehåller nya uppgifter. Diariet är ”navet” för all dokumenthantering i en myndighet och en av grunderna för att tillämpa offentlighetsprincipen. I diariet förses varje handling med en unik beteckning och datum samt en kortfattad beskrivning. Finns en avsändare och mottagare anges detta. Ett diarium får inte innehålla några känsliga eller hemliga uppgifter, men i vissa fall kan till exempel namn på personer med sekretesskyddade förekomma och då ska hänsyn tas till detta innan uppgifter lämnas ut. Regler för posthantering Myndigheterna har ofta ett internt regelverk för hur post ska hanteras, vem som tar emot och vem som får öppna post. Men även för hur privat post och tjänstepost ska hanteras. Tjänstepost Det är först när posten har öppnats som man kan konstatera att det inte rör sig om tjänstepost. Gällande lagstiftning tillåter inte att myndigheten öppnar post som är personligt ställd, om inte du som anställd först tillåter detta. Därför får du möjlighet att skriva under ett medgivande där registrator får tillstånd att öppna posten. JO rekommenderar att myndigheter begär personalens medgivande att öppna personadresserad post för att inte riskera att post blir lämnad liggande oöppnad under anställds frånvaro. Lämpligt även för e-post.   Post som är märkt ”privat” eller ”personligt” sorteras ut och skickas vidare i oöppnat skick. Post till dig som är förtroendevald eller facklig företrädare skickas också vidare i oöppnat skick. Inkommen handling (FL 10 § och TF 2 kap 6 §) En handling anses komma in till en myndighet den dag då handlingen anländer till myndigheten eller kommer en behörig tjänsteman till handa. Ex. Handlingen inkommen om den lämnas till tjänstemannen på stan Som inkommen räknas en handling när den har anlänt till myndigheten eller har kommit behörig befattningshavare tillhanda. Om en handling diarieförs eller inte spelar ingen roll i sammanhanget. Som behörig befattningshavare räknas handläggande tjänsteman eller registrator. Särskilda regler gäller för anbud som inte räknas som inkommen handling förrän efter det att den bestämda anbudstiden gått ut. E-tjänst uppgifter finns på webben men blir inkommen först när den inkommer till myndighetens server. Inkommit till elektronisk mottagningstjänst. Vervas vägledning? Registrering (OSL 5 kap 1 §) Allmänna handlingar ska registreras så snart de inkommit eller upprättats. Ej allmänna handlingar eller handlingar av ringa betydelse registreras inte. Syftet med registrering: Kunna leva upp till Offentlighetsprincipen - möjlighet att få insyn i myndighetens verksamhet. Mer om detta i morgon Skapa ordning och reda Forskning Obligatoriska uppgifter: Datum då handlingen kom in eller upprättades Diarienummer Avsändare/mottagare I korthet vad handlingen rör Överklagande

Granskning Jäv Tolk Ombud och biträde Förvaltare, god man och andra ställföreträdare Arkivering Ett ärende väcks Registrering Granskning Utredning Beslut och expediering (Gunnel) KRUS Granskning Det är myndighetens ansvar att förstå avsändarens avsikt med handlingen för att sedan kunna bedöma vilken typ av agerande som krävs samt att se till att all information finns tillgänglig för att kunna pröva ärendet. Om framställningen är ofullständig eller oklar så ska myndigheten hjälpa avsändaren till rätta. Myndigheten bör också hjälpa till med ärenden som kommit fel. Till exempel genom att skicka dem vidare till rätt myndighet eller genom att kontakta personen och berätta vart han eller hon ska vända sig istället. Om ett ärende vidarebefordras så ska personen som väckt frågan meddelas. Komplettering Om det behövs ytterligare uppgifter för att kunna avgöra ett ärende, om viktiga uppgifter saknas eller om något formellt krav inte är uppfyllt så ska myndigheten begära in en komplettering. Handläggaren ska tydligt berätta vad som behöver åtgärdas och senast vid vilken tidpunkt. Han eller hon ska också berätta vad som händer om bristen inte åtgärdas. Dokumentation När ett ärende hanteras så tillkommer ibland nya handlingar. Information som tillförs ett ärende muntligt ska nedtecknas som en tjänsteanteckning. Tjänsteanteckningen kan till exempel innehålla upplysningar som inhämtats per telefon, på internet eller vid ett personligt möte. Handlingen ska vara daterad och det ska framgå vem som lämnat uppgifterna och vad denne sagt. Det ska också framgå vem som tagit emot dem. Begreppet är inte ristat i sten, bli inte förvirrad om det inte används hos er. Huvudsaken är att man inte glömmer det. Jäv (11 §) ”Om man inte är opartisk får man inte handlägga ett ärende” och ska anmälas självmant. Referera till förmiddagen. Tolk 8 § När en myndighet har att göra med någon som inte behärskar svenska eller som är allvarligt hörsel- eller talskadad, bör myndigheten vid behov anlita tolk. Ombud och biträde – vi ska inte säga så mycket som nedan!!!! 9 § Den som för talan i ett ärende får anlita ombud eller biträde. Den som har ombud skall dock medverka personligen, om myndigheten begär det. Visar ett ombud eller biträde oskicklighet eller oförstånd eller är han olämplig på något annat sätt, får myndigheten avvisa honom som ombud eller biträde i ärendet. En myndighets beslut att avvisa ett ombud eller biträde får överklagas särskilt och då i samma ordning som det beslut varigenom myndigheten avgör ärendet. En part har rätt att anlita ett ombud eller biträde Den som för talan i ett förvaltningsärende ska i regel kunna göra det genom ombud eller med hjälp av biträde. Ombud är den som har en annan persons fullmakt att föra talan i den andres ställe. Denna person ska alltså vara behörig att vidta åtgärder i ärendet även om parten inte är närvarande. Ett biträde är däremot en person som hjälper sin huvudman utan att uppträda i huvudmannens ställe. Biträdet har alltså ingen rätt att företräda huvudmannen. Rätten att anlita ombud är inte obegränsad. Om myndigheten begär det ska huvudmannen medverka personligen. Ett exempel är att det enligt studiestödsförfattningarna krävs ett egenhändigt undertecknande från sökanden för vissa ansökningar. I sådana fall kan inte ett ombud eller biträde skriva under ansökan. Behövs fullmakt? I vissa fall är särskilt föreskrivet i lag att ett ombud måste visa sin behörighet genom fullmakt. I de fall det inte finns någon särskild bestämmelse om detta gäller dock inget generellt krav på att den som uppträder som ombud alltid måste styrka sin behörighet. Behovet av att begära in en fullmakt får avgöras från fall till fall utifrån de allmänna kraven vid handläggning av ärenden i 7 § FL, att handläggningen ska vara så enkel, snabb och billig som möjligt utan att rättssäkerheten eftersätts.. I litteraturen anges att vid förvaltningsmyndighets handläggning av ärenden kan ”fullmakt inte sällan undvaras”, det betyder alltså att man ofta inte behöver begära in en fullmakt. Fullmakt brukar krävas i ärenden som är av stor betydelse för den enskilde eller ärenden som den enskilde inte kan få prövade på nytt om den enskilde är missnöjd med utgången. Likaså bör man alltid kräva fullmakt i fall då det verkar osäkert om den person som påstår sig vara ombud verkligen har behörighet att företräda huvudmannen. Behövs skriftlig fullmakt? En fullmakt kan vara skriftlig eller muntlig. Inte heller behöver den vara bevittnad eller något liknande. Det viktiga är att den visar huvudmannens avsikt att överföra behörighet till ombudet. Vad gäller om fullmakt saknas? Som nämndes tidigare är det myndigheten som avgör om fullmakt behövs. Om vi bedömer att fullmakt behövs ska vi uppmana ombudet att styrka sin behörighet med en fullmakt om ombudet inte gör det självmant. Om fullmakten inte kommer in ska vi avvisa ansökan, ärendet kommer då inte att kunna prövas i sak, Det betyder att man aldrig prövar om rätten till t.ex. en förmån föreligger. Vad innebär det att en part har en ställföreträdare? En part som inte har rättslig handlingsförmåga företräds av en eller flera ställföreträdare. Att personen inte har rättslig handlingsförmåga innebär att personen inte får ingå avtal och andra förbindelser, exempelvis ansöka om bidrag och lån. Exempel på personer som inte har rättslig handlingsförmåga och företräds av en eller flera ställföreträdare är omyndiga personer och personer som har förvaltare. Ställföreträdare för en omyndig person är i allmänhet hans eller hennes vårdnadshavare. Vad innebär det att en part har förvaltare? Särskilt knivigt när man riktar ett föreläggande mot en enskild som har förvaltare En förvaltare utses om någon på grund av sjukdom, psykisk störning, försvagat hälsotillstånd eller liknande förhållande är ur stånd att vårda sig eller sin egendom. Förvaltarskapet kan vara av generell karaktär, t.ex. att förvaltaren skall företräda den enskilde i alla ekonomiska angelägenheter, eller begränsat, exempelvis att sköta huvudmannens fastighet. Ett begränsat förvaltarförordnande fråntar inte huvudmannen rätt att ingå rättshandlingar som inte omfattas av förordnandet. Om en person som har förvaltare kommer in med en ansökan till en myndighet måste myndigheten först kontrollera vad förvaltarens uppdrag omfattar. Det finns inget centralt register att kontrollera för att ta reda på om en person har förvaltare. Därför händer det ibland att en myndighet kan pröva en ansökan som är gjord av person som står under förvaltare eftersom myndigheten aldrig får vetskap om att personen har förvaltare. Det är inte bra. Om man vill kontrollera om en person har förvaltare eller vad ett förvaltarförordnande omfattar kan man kontrollera med överförmyndaren eller överförmyndarnämnden i den kommun som personen är folkbokförd i. Vad innebär det att en part har god man? En god man utses om någon på grund av sjukdom, psykisk störning, försvagat hälsotillstånd eller liknande förhållande behöver hjälp med att bevaka sin rätt, förvalta sin egendom eller sörja för sin person. Den som har fått god man har kvar sin rättshandlingsförmåga och den gode mannen ska närmast ses som ett biträde åt huvudmannen. Om den gode mannen vill företa rättshandlingar åt sin huvudman, t.ex. anmäla att huvudmannens post i fortsättningen ska sändas till gode mannen, måste han vara ombud. Någon rätt att vidta rättshandlingar på huvudmannens vägnar följer inte med förordnandet som god man. Kortare version: Vi ska inte gå in på ställföreträdare här, bara påminna om att det finns. Det som är viktigt att komma ihåg är att det gäller särskilda regler för vem som får ansöka om något när en person har förvaltare och god man. Även när vi ska skicka brev och beslut till en person som har förvaltare eller god man måste vi följa särskilda rutiner. Hos CSN kan man läsa mer om detta i förvaltningshandboken. Överklagande

Lunch Åter klockan 13.00 12-13

Utredning Enkelt, snabbt och billigt Muntlig handläggning Tjänsteanteckning Kommunikation Arkivering Ett ärende väcks Registrering Granskning Utredning Beslut och expediering (Ulrica) KRUS – En myndighet ska se till att ett ärende blir tillräckligt utrett. Denna skyldighet kallas officialprincipen. En handläggare går igenom ärendet för att komma fram till ett beslutsförslag. I vissa fall är handläggaren föredragande, alltså den som bereder och utformar beslutet för den som ska besluta och skriva under. Beslutsfattaren kan vara en generaldirektör eller en enhetschef. Den som är part i ett ärende eller mål har rätt att ta del och yttra sig om allt material som avgörandet baseras på, också material som tillförts av andra personer. Därför ska allt material som tillförts ärendet av någon annan än parten själv och som är av betydelse för att denne ska kunna yttra sig över det, skickas ut av myndigheten. Detta kallas för kommunicering. Alla oavsett bakgrund eller handikapp ska kunna ta tillvara sina rättigheter. Personen har också rätt att få tolkhjälp om han eller hon inte talar svenska eller är allvarligt tal- eller hörselskadad. Ett ombud är en person som agerar och talar för en annan person, till exempel en part i ett ärende eller ett mål. Vid vissa tillfällen måste ombudet kunna visa en fullmakt från den person som han eller hon företräder. Om ett ärende går till domstol finns ett sådant krav. Fullmakten måste då också visas upp i original. Ombudet kan ta rättsligt bindande beslut för partens räkning. Ett biträde är en person som hjälper en sökande – en person som ansöker eller begär något av en domstol eller myndighet. Biträdet går inte in i sökandens ställe och kan inte fatta beslut för dennes räkning. Officialprincipen innebär att myndigheten har en vidsträckt utredningsskyldighet. Denna princip är lagfäst genom 8 § FPL vad det avser förvaltningsdomstolarna och kan analogt tillämpas av myndigheten Att utredningsansvaret åligger myndigheten följer av allmänna förvaltningsrättsliga principer och kan uttydas av 4-7 §§ FL Komplettering Handläggning av ärenden (7 §) Enkelt, snabbt & billigt utan att rättssäkerheten eftersätts Inhämta uppgifter från andra myndigheter Lättbegripligt språk ”Svarta listan” Underlätta för den enskilde 7 § Varje ärende där någon enskild är part ska handläggas så enkelt, snabbt och billigt som möjligt utan att säkerheten eftersätts. Vid handläggningen ska myndigheten beakta möjligheten att själv inhämta upplysningar och yttranden från andra myndigheter, om sådana behövs. Myndigheten ska sträva efter att uttrycka sig lättbegripligt. Även på andra sätt ska myndigheten underlätta för den enskilde att ha med den att göra. Muntlig handläggning (14 §) Som en led i att handläggningen ska vara snabb, enkel och billig, kan handläggaren ta emot uppgifter muntligt – vid besök eller per telefon. 14 § Vill en sökande, klagande eller annan part lämna uppgifter muntligt i ett ärende som avser myndighetsutövning mot någon enskild, ska han få tillfälle till det, om det kan ske med hänsyn till arbetets behöriga gång. I andra fall bestämmer myndigheten om handläggningen ska vara muntlig. Myndigheten ska särskilt beakta att muntlig handläggning kan underlätta för enskilda att ha med den att göra. Tjänsteanteckning (15 §) Muntliga uppgifter ska antecknas. Tjänsteanteckningar aktualiseras i två situationer. Dels är en myndighet skyldig att anteckna/notera uppgifter som tillförs ett ärende på annat sätt än genom en handling (t.ex. av någon av parterna, annan myndighet, genom egen undersökning t.ex. syn). Därutöver finns en skyldighet att dokumentera i övrigt som följer av allmänna rättsgrundsatser, det kan röra sig om uppgifter som behövs för att ett ärendes gång eller ett händelseförlopp ska framstå som begripligt för den som senare ska försöka sätta sig in i ärendet. Skriv korrekt och sakligt! Det är viktigt att utrycka sig på ett bra sätt när man skriver en tjänsteanteckning. En tjänsteanteckning blir allmän handling vilket betyder att en part eller någon annan ur allmänheten eller media kan ta del av vad som skrivits. Man bör alltså inte skriva att kunden är en idiot, dum i huvudet eller liknande. 15 § Uppgifter som en myndighet får på annat sätt än genom en handling och som kan ha betydelse för utgången i ärendet ska antecknas av myndigheten, om ärendet avser myndighetsutövning mot någon enskild. Kommunikation Part har rätt att få ta del av uppgifter i ärendet. Part måste själv efterfråga detta. Gäller även om handlingarna inte är allmänna och om de är allmänna och skyddas av sekretess, är detta en sekretessbrytande regel. OSL 10 kap 3 § 16 § En sökande, klagande eller annan part har rätt att ta del av det som har tillförts ärendet, om detta avser myndighetsutövning mot någon enskild. Rätten att ta del av uppgifter gäller med de begränsningar som följer av 10 kap. 3 § offentlighets- och sekretesslagen. Kommunikationsprincipen (17 §) Myndigheten har ovillkorlig skyldighet att underrätta part vad som tillkommit i ärendet. Om detta inte sker, finns möjlighet att begära resning, dvs att ärendet återförvisas för ny handläggning. ”Ingen ska dömas ohörd” Huvudregeln: Vi får inte fatta beslut i ärende som avser myndighetsutövning mot enskild, utan att parten fått del av och möjlighet att yttra sig över uppgifter som tillförts ärendet av någon annan. Med kommunicering avses att en part i ett ärende ska få ta del av och ges möjlighet att yttra sig över uppgifter som tillförts ärendet av annan än parten själv. Detta syftar naturligtvis till att en part ska ha möjlighet att bemöta uppgifter som tillförs ett ärende av annan. Vi är som huvudregel skyldiga att kommunicera parten de uppgifter vi får in från andra om ärendet avser myndighetsutövning mot enskild. Med myndighetsutövning mot enskild avses ärenden där myndigheten ensidigt kan bestämma om rättighet eller skyldighet för enskild. Typiskt sett ärenden där den enskilde befinner sig i ett beroendeförhållande gentemot myndigheten. T.ex. ärenden om beviljande av studiestöd eller ärenden om registrering. Huvudregeln är att kommunicering ska ske skriftligt, alltså att myndigheten sänder en handling av vilken de nya uppgifterna framgår till parten och att parten får någon vecka på sig att yttra sig över uppgifterna. Lagen lägger inget hinder i vägen mot att myndigheten använder sig av muntlig kommunicering. Detta ska dock endast ske undantagsvis eftersom risken för missförstånd typiskt sett är större. Om det är bråttom och parten accepterar det kan dock kommuniceringen ske muntligt. Det är dock viktigt att kunden alltid ges tillräckligt med betänketid så att kunden inte svarar något oöverlagt på grund av tidspress. Undantag från kommuniceringsskyldigheten: Avgörandet går inte parten emot: Undantag från skyldigheten att kommunicera gäller om beslutet helt och hållet är gynnande för parten eller om beslutet är neutralt, exempelvis om vi efter nya uppgifter i ett ärende beslutar att inte ändra det tidigare fattade beslutet. Vid bedömningen av om beslutet är helt och hållet gynnande eller neutralt bör hänsyn tas till hur parten själv kan tänkas uppfatta beslutet. Om vi är tveksamma till om parten kommer att uppfatta att beslutet är helt och hållet gynnande eller neutralt, ska vi kommunicera för säkerhets skull. Uppgiften saknar betydelse: Vi är inte heller skyldiga att kommunicera det som saknar betydelse för ärendets avgörande. Likaså behöver uppgifter inte kommuniceras om de inte kommer att ligga till grund för avgörandet eller om det är uppenbart att kommunicering inte fyller någon funktion. Kommunicering är uppenbart obehövlig: För att vi ska kunna anse att det är uppenbart obehövligt att kommunicera uppgifter måste vi ha bedömt att det är uppenbart obehövligt både att parten tar del av uppgifterna och att han eller hon får tillfälle att yttra sig över dem. Överhuvudtaget är det sällan som det är uppenbart obehövligt att en part får ta del av och möjlighet att yttra sig över tillförda uppgifter. Även om vi i vissa fall tror eller vet att parten känner till de uppgifter som vi har fått in, är vi skyldiga att kommunicera dem med parten för att han eller hon ska få möjlighet att lämna synpunkter. Det blir svårare att fatta ett beslut: Detta gäller om själva informationen om det kommande beslutet skulle hindra att åtgärderna enligt beslutet kan genomföras, knappast aktuellt för våra myndigheter (CSN eller Bolagsverket), snarare aktuellt för polis, tull, Skatteverket i vissa fall. Avgörandet kan inte skjutas upp: Inte heller aktuellt för våra myndigheter (CSN eller Bolagsverket). Vad händer om vi inte kommunicerar? En överinstans kan upphäva beslutet och återförvisa ärendet Om vi fattar ett beslut utan att följa reglerna om kommunicering i FL har beslutet i ärendet inte tillkommit i laga ordning. Det innebär att överinstansen kan komma att upphäva beslutet och återförvisa ärendet om beslutet överklagas. Enligt praxis ska ärendet återförvisas om en överinstans kommer fram till att en uppgift kunde ha haft betydelse men myndigheten missat att kommunicera den. Vi kan bli skadeståndsskyldiga Vi kan också bli skadeståndsskyldiga om en enskild drabbas av ekonomisk skada till följd av felaktigt underlåten kommunicering. Vi kan få kritik från JO, JK m.fl. Myndigheter kan även få kritik från tillsynsmyndigheter som JO, JK och Riksrevisionen om de inte kommunicerar när de ska. CSN har exempelvis fått kritik från JO och Riksrevisionen när det gäller vissa fall av underlåten kommunicering i CSN:s handläggning (att vi stoppar utbetalningar utan föregående kommunicering). 17 § Ett ärende får inte avgöras utan att den som är sökande, klagande eller annan part har underrättats om en uppgift som har tillförts ärendet genom någon annan än honom eller henne själv och han eller hon har fått tillfälle att yttra sig över den, om ärendet avser myndighetsutövning mot någon enskild. Myndigheten får dock avgöra ärendet utan att så har skett 1. om avgörandet inte går parten emot, om uppgiften saknar betydelse eller om åtgärderna av någon annan anledning är uppenbart obehövliga, 2. om ärendet rör tjänstetillsättning, antagning för frivillig utbildning, betygssättning, tilldelning av forskningsbidrag eller något jämförbart och det inte är fråga om prövning i högre instans efter överklagande, 3. om det kan befaras att det annars skulle bli avsevärt svårare att genomföra beslutet i ärendet, eller 4. om avgörandet inte kan uppskjutas. Myndigheten bestämmer om underrättelsen ska ske muntligt, genom vanligt brev, genom delgivning eller på något annat sätt. Underrättelseskyldigheten gäller med de begränsningar som följer av 10 kap. 3 § offentlighets- och sekretesslagen (2009:400) . Överklagande

Beslut och expediering Olika typer av beslut Motivering av beslut Underrättelse om beslut Rättelse Arkivering Ett ärende väcks Registrering Granskning Utredning Beslut och expediering (Ulrica) Skyldighet fatta beslut För myndigheter finns en beslutsskyldighet = Parten har alltid rätt att få ett beslut, t.ex. den som ansöker om något från oss. Undantag = I ärenden som vi har inlett på eget initiativ, t.ex. ärenden om återkrav. Exempel från CSN = Genom galler-projektet 2011 upptäcktes 6.000 beslut som inte hade avslutats på rätt sätt, genom beslut. Vi var tvungna att gå in i varje ärende och fatta någon form av beslut, även om det kunde röra sig om flera år gamla ärenden som kunden nog hade glömt bort. Olika typer av beslut 1. Beslut under handläggningens gång kallas beredningsbeslut Ex: Jävsfrågor Interimistiska beslut (tillfälliga beslut tills något annat bestäms) 2. Slutliga beslut är beslut där myndigheten avgör och avslutar ärendet: Beslut i sak (sakfrågan prövas, t.ex. rätten till sökt stöd Beslut utan prövning av sakfrågan Bevilja Avvisa Avslå Avskriva eller överlämna Myndigheter kan avgöra ärenden genom att fatta olika typer av beslut. Det kan ske genom att myndigheten avgör ärendet i sak, dvs. beviljar eller avslår en ansökan eller begäran. Beslutet grundar sig på det underlag som finns i ärendet och har sin utgångspunkt i de speciallagar som myndigheterna har att tillämpa. T.ex. studiestödslagen. Exempel: Underlaget i ärendet (uppgifter i ansökan, bevis, intyg, tjänsteanteckningar mm.) jämförs mot de krav/förutsättningar som finns i lagstiftningen vad gäller 1. registrering av företag 2. ansökan om studiestöd 3. utbetalning av tjänstepension – är kraven uppfyllda? Om ja, så beviljar vi ansökan. Om nej, så avslår vi ansökan. Myndigheten kan även skilja sig från ett ärende utan någon prövning i själva sakfrågan. Det kan en myndighet göra genom att avvisa eller avskriva ett ärende. Ett formkrav är inte uppfyllt (t.ex. ansökan är inte underskriven), när den som ansöker något inte är rätt person eller om en ansökningstid att gått ut – Avvisa ansökan När någon inte längre påkallar ett beslut i ärendet, t.ex. när någon återkallar en ansökan eller om sökanden avlider – Avskriva ärendet När en ansökan inte är fullständig, t.ex. inte underskriven, och kompletteringar inte kommer in i ärendet efter påpekande från myndigheten avvisas ansökan (gäller CSN och Bolagsverket. OBS!! Vid anmälningar till Bolagsverket avskrivs ärendet om kompletteringar inte kommer in (enligt särskild reglering i specialförfattning). Motivering av beslut (20 §) Vi är skyldiga att motivera våra beslut vid myndighetsutövning. Skälen som ligger till grund för beslutet ska redovisas öppet i beslutet. VARFÖR? - Motiveringskravet syftar till att garantera att ärendena prövas omsorgsfullt, sakligt och enhetligt (enligt de principer som Anna inledningsvis berättade om). ”Skäl som vi inte kan formulera i text är inga bra skäl”. - Rättssäkerhetsfråga – den enskilde måste få veta vad beslutet grundas på - Viktigt för att rätten att överklaga ska kunna fungera i praktiken: motivering behövs för att parten ska kunna kontrollera om beslutet är riktigt och bedöma om det lönar sig att överklaga. Också, om beslutet överklagas, så att överinstansen kan kontrollera att beslutet är riktigt. UNDANTAG: om ansökan beviljas (inte går någon part emot) eller om det är uppenbart att skälen inte behöver anges. Kan dock inte komma på någon situation där det skulle gå att tillämpa ”uppenbart obehövligt”, det är inget skäl t.ex. att man har mycket att göra. I förarbetena ges som exempel på en sådan situation när en överinstans inte finner skäl att ändra ett överklagat beslut som är tillfredsställande motiverat och då avstår från att lämna en egen motivering. MEN – vid behov ska efterhandsmotivering lämnas. Om myndigheten har utelämnat skälen bör myndigheten på begäran av den som är part i efterhand upplysa om skälen. 20 § Ett beslut varigenom en myndighet avgör ett ärende skall innehålla de skäl som har bestämt utgången, om ärendet avser myndighetsutövning mot någon enskild. Skälen får dock utelämnas helt eller delvis 1. om beslutet inte går någon part emot eller om det av någon annan anledning är uppenbart obehövligt att upplysa om skälen, 2. om beslutet rör tjänstetillsättning, antagning för frivillig utbildning, betygssättning, tilldelning av forskningsbidrag eller något jämförbart, 3. om det är nödvändigt med hänsyn till rikets säkerhet, skyddet för enskildas personliga eller ekonomiska förhållanden eller något jämförbart förhållande, 4. om ärendet är så brådskande att det inte finns tid att utforma skälen, eller 5. om ärendet gäller meddelande av föreskrifter som avses i 8 kap. regeringsformen och det inte är fråga om prövning i högre instans efter överklagande. Har skälen utelämnats, bör myndigheten på begäran av den som är part om möjligt upplysa honom om dem i efterhand. Underrättelse om beslut (21 §) Vi har en skyldighet att underrätta parterna om beslutets innehåll - så att parterna kan rätta sig efter beslutet och för att det ska bli bindande (få ”rättskraft”) - skyldighet att lämna information om hur beslutet överklagas (om beslutet går part emot och är överklagbart) UNDANTAG: om det är uppenbart att det inte behövs. Exempel från CSN; i galler-projektet tog vi ett principbeslut – vissa av besluten avsåg förhållanden som låg långt tillbaka i tiden o ett beslut skulle inte ha någon betydelse för parten – visa beslut behövde inte expas. Speciell situation. Muntligt eller skriftligt går bra. MEN: Part har på begäran alltid rätt att få ett skriftligt beslut Frivilligt för myndigheten att bestämma om genom brev eller delgivning 21 § En sökande, klagande eller annan part skall underrättas om innehållet i det beslut varigenom myndigheten avgör ärendet, om detta avser myndighetsutövning mot någon enskild. Parten behöver dock inte underrättas, om det är uppenbart obehövligt. Om beslutet går parten emot och kan överklagas, ska han underrättas om hur han kan överklaga det. Han skal då också underrättas om sådana avvikande meningar som avses i 19 § eller som har antecknats enligt särskilda bestämmelser. Myndigheten bestämmer om underrättelsen ska ske muntligt, genom vanligt brev, genom delgivning eller på något annat sätt. Underrättelsen ska dock alltid ske skriftligt, om parten begär det. Denna paragraf tillämpas också när någon annan som får överklaga beslutet begär att få ta del av det. Rättelse (26 §) Myndigheter har en möjlighet att rätta beslut som är uppenbart oriktiga på grund av t.ex.: Skrivfel Räknefel Andra förbiseendefel Reglerna om rättelse av beslut gör det möjligt för en myndighet som har meddelat ett beslut att rätta uppenbara skrivfel, räknefel och andra liknande s.k. förbiseendefel. På så sätt kan man undvika svårigheter och misstag när myndigheten ska verkställa beslutet. MÖJLIGHET - Myndigheterna har en möjlighet att rätta och ska använda denna möjlighet när felet har praktisk betydelse i något avseende. Myndigheten kan antingen själv ta initiativ till rättelser eller rätta efter påpekande från part eller annan. BESLUT - För att paragrafen ska vara tillämplig krävs att beslutet är meddelat, dvs. har blivit expedierat eller fått sin slutliga form på något annat sätt. Innan beslutet fått sin slutliga form kan myndigheten rätta alla slags beslut (enligt praxis). UPPENBART ORIKTIGA - Felet ska vara sådant att var och en med normal iakttagelseförmåga borde kunna upptäcka felet. Felet kan framgå av enbart själva beslutet eller vid en enkel jämförelse mellan handlingarna i ärendet. MEN iaktta försiktighet med rättelse som är till nackdel för någon part. FÖRFARANDET - rättelsen bör antecknas på den handling som innehåller originalbeslutet. Anteckningen bör dateras och undertecknas. (Även lämpligt att få tillbaka beslut som är expedierade och lämna ut nya rättade versioner av beslutet.) SYFTE - det ska vara enkelt att få den här typen av ändringar genomförda utan att beslutet måste överklagas. 26 § Ett beslut som innehåller en uppenbar oriktighet till följd av myndighetens eller någon annans skrivfel, räknefel eller liknande förbiseende, får rättas av den myndighet som har meddelat beslutet. Innan rättelse sker ska myndigheten ge den som är part tillfälle att yttra sig, om ärendet avser myndighetsutövning mot någon enskild och åtgärden inte är obehövlig. Lag (1990:456). Överklagande

Överklagande Omprövning Överklagande Arkivering Ett ärende väcks Registrering Granskning Utredning Beslut och expediering (Jenny (och Anna nedan)) Ett beslut överklagas skriftligen och överklagandet lämnas in till den myndighet som fattat beslutet. Först ska myndigheten pröva om det överklagade beslutet kan ändras (omprövas) på sätt som klaganden begär. Om så inte är fallet prövar myndigheten om överklagandet kommit in i rätt tid, vanligen inom tre veckor från det att personen fått del av beslutet. Har överklagandet kommit in i rätt tid skickas överklagandet vidare till överinstansen. Myndigheters beslut överklagas i allmänhet till allmän förvaltningsdomstol. Omprövning av beslut (27 §) VAD? Myndigheten omprövar och ändrar sitt eget beslut under vissa förutsättningar. SYFTE – att klart felaktiga beslut kan rättas snabbare, enklare och billigare än om handläggningen ska fortsätta i högre instans. Myndigheter har en skyldighet att ompröva beslut som är: Uppenbart oriktiga om det kan ske: Snabbt Enkelt Utan nackdel för någon part UPPENBART ORIKTIGA Myndigheten behöver normalt inte göra någon ingående prövning av ett avgjort ärende. Normalt får myndigheten information från en part som gör det uppenbart att beslutet är oriktigt, t.ex. p.g.a. en ny eller ändrad omständighet. SNABBT och ENKELT Fel som är uppenbara och klara brukar vanligtvis vara enkla att rätta och det sker snabbt. I det fall det krävs ytterligare utredning i ett ärende för att bedöma vilken korrigering som ska ske gäller normalt inte skyldigheten. Omprövningen ska inte leda till att ärendet fördröjs eller blir krångligare eller dyrare. UTAN NACKDEL Kravet är uppfyllt om beslutet går i positiv riktning för en part eller som vart fall inte går parten emot. T.ex. Kan en ansökan som tidigare avslagits omprövas och bifallas. Utöver omprövningsskyldigheten enligt förvaltningslagen finns det omprövningsbefogenheter, dvs. möjlighet att ompröva beslut, för myndigheter på sedvanerättslig grund. De går vi inte in på här. 27 § Finner en myndighet att ett beslut, som den har meddelat som första instans, är uppenbart oriktigt på grund av nya omständigheter eller av någon annan anledning, skall myndigheten ändra beslutet, om det kan ske snabbt och enkelt och utan att det blir till nackdel för någon enskild part. Skyldigheten gäller även om beslutet överklagas, såvida inte klaganden begär att beslutet tills vidare inte skall gälla (inhibition).    Skyldigheten gäller inte, om myndigheten har överlämnat handlingarna i ärendet till en högre instans eller om det i annat fall finns särskilda skäl mot att myndigheten ändrar beslutet. Överklagande (22 §) För att det ska vara möjligt att överklaga ett beslut måste beslutet: vara överklagbart – vilka beslut som kan överklagas framgår av lagstiftning och av praxis angå parten – det är endast den som har ett visst intresse i saken som har rätt att få denna prövad i en högre instans (i första hand parten men även andra i vissa fall) gått parten emot – beslutet ska ha negativa verkningar för den som vill överklaga. Man kan t.ex. inte överklaga ett gynnande beslut bara för att man är missnöjd med motiveringen till beslutet. Som huvudregel är det förvaltningsrätten som överprövar våra beslut, om det inte anges något annat i en specialförfattningar. T.ex. ÖKS för studiestödsärenden som gäller beviljning och återkrav. Några krav som ställs på ett överklagande (enligt 23 § FL): det ska vara skriftligt det ska lämnas in till myndigheten inom tre veckor efter att parten fått del av beslutet. Skillnad mot omprövning, som inte har någon bortre tidsgräns. (Anna) SPV – särskild hantering!! Om ett myndighetsbeslut inte baseras på offentligrättsliga regler, utan på bestämmelser i avtal, är det inte myndighetsutövning. SPV:s besked i ärenden som grundar sig på kollektivavtal är därför inte myndighetsutövning och de omfattas därför inte av de bestämmelserna. Av Hellners/ Malmqvist, Nya förvaltningslagen med kommentarer upplaga 5:1 1999 s. 136, framgår: ”För att myndighetsutövning i FL:s mening ska föreligga krävs att myndigheten grundar sin befogenhet att bestämma om ett förhållande på en författning eller något annat beslut av regeringen eller riksdagen. Grundar myndigheten sin bestämmanderätt i ett ärende på exempelvis kollektivavtal, blir de bestämmelser i lagen som bara gäller myndighetsutövning inte tillämpliga i ärendet.” .” Motsatsvis torde övriga bestämmelser i lagen gälla även i kollektivavtalsärenden, vilket innebär att bl.a. bestämmelserna om rättelse och omprövning gäller.   Förvaltningslagens bestämmelse om rättelse kan endast tillämpas på skrivfel, räknefel eller liknande förbiseende. Det innebär att bestämmelsen inte är tillämplig på exempelvis felaktigheter som uppkommit på grund av felinmatningar i systemen eller att en handläggare använt fel pensionsavtal. Bestämmelsen om omprövning anger att beslut under vissa omständigheter om det kan ske utan att det blir till nackdel för någon enskild part. Om förmånen minskas genom ändringen av beslutet, kan det i förening med praxis hävdas att SPV inte har rätt att ändra beslutet. Av prop. 1985/86:80 s. 40 framgår dock följande: ”Omprövningsskyldigheten gäller även beslut som bara utgör interna ställningstaganden från det allmännas sida eller partsståndpunkter i civilrättsliga och liknande förhållanden. Ändringar av sådana beslut är aldrig till nackdel för någon enskild part i den mening som detta uttryck har i lagen.” SPV tillämpar kollektivavtalet för statens räkning i dess egenskap av arbetsgivare/part. De beslut som SPV meddelar kan därför ses som partsståndpunkter, och beslutet är därmed inte till nackdel för förmånstagaren i förvaltningslagens mening. Omprövnings­bestämmelsen är därför inget hinder för att ändra beslutet. 22 § Ett beslut får överklagas av den som beslutet angår, om det har gått honom emot och beslutet kan överklagas.   22 a § Beslut överklagas hos allmän förvaltningsdomstol. Detta gäller dock inte beslut i anställningsärenden och beslut i ärenden som avses i 20 § första stycket 5. Om överklagande har skett med stöd av första stycket krävs prövningstillstånd vid överklagande till kammarrätten. Lag (2006:306). Hur beslut överklagas (23 §) 23 § Ett beslut överklagas skriftligt. I skrivelsen skall klaganden ange vilket beslut som överklagas och den ändring i beslutet som han begär. Skrivelsen ges in till den myndighet som har meddelat beslutet. Den skall ha kommit in dit inom tre veckor från den dag då klaganden fick del av beslutet. Om klaganden är en part som företräder det allmänna och beslutet överklagas till en förvaltningsrätt eller kammarrätt, skall överklagandet dock ha kommit in inom tre veckor från den dag då beslutet meddelades. Tiden för överklagande av sådana beslut som gäller föreskrifter som avses i 8 kap. regeringsformen och som inte delges räknas från den dag då beslutet gavs till känna. Har beslutet getts till känna vid mer än ett tillfälle, räknas tiden från dagen för det sista föreskrivna tillkännagivandet. Lag (2009:798). 24 § Den myndighet som har meddelat det överklagade beslutet prövar om skrivelsen med överklagandet har kommit in i rätt tid. Har skrivelsen kommit in för sent, skall myndigheten avvisa den, om inte annat följer av andra eller tredje stycket. Skrivelsen skall inte avvisas, om förseningen beror på att myndigheten har lämnat klaganden en felaktig underrättelse om hur man överklagar. Skrivelsen skall inte heller avvisas, om den inom överklagandetiden har kommit in till den myndighet som skall pröva överklagandet. I ett sådant fall skall denna myndighet vidarebefordra skrivelsen till den myndighet som har meddelat beslutet och samtidigt lämna uppgift om vilken dag skrivelsen kom in till den högre instansen. 25 § Om skrivelsen inte avvisas enligt 24 §, skall den myndighet som har meddelat beslutet överlämna skrivelsen och övriga handlingar i ärendet till den myndighet som skall pröva överklagandet. Överklagande

Arkivering Myndighetens arkiv Arkivering tillgodoser Allmänna handlingar Arkivering tillgodoser Rätt att ta del av allmänna handlingar Rättskipningens och förvaltningens behov av information Forskningens behov av information Är en del av det nationella kulturarvet Vårda, organisera, gallra Arkivering Ett ärende väcks Registrering Granskning Utredning Beslut och expediering (Jenny - Denna bild är den sista inför bensträckare 13:45) Myndighetens arkiv En myndighets arkiv bildas av de allmänna handlingarna från myndighetens verksamhet och av vissa andra handlingar som myndigheten beslutar ska arkiveras. Alla typer av handlingar som arkiveras utgör myndighetens arkiv, oavsett var de förvaras och oavsett om de finns på papper, är elektroniska eller finns på annat medium (till exempel mikrofilm). (Vissa handlingar blir allmänna först när de tas om hand för arkivering. )Vi kommer att prata mer om vad som utgör allmänna handlingar i morgon. Varför finns det ett krav på arkivering? Myndigheters arkiv ska bevaras, hållas ordnade och vårdas så att arkiven ska kunna tillgodose: Rätten att ta del av allmänna handlingar. Denna rätt är grundlagsfäst i tryckfrihetsförordningen och ska möjliggöra ett fritt meningsutbyte och en allsidig upplysning. Rättskipningens och förvaltningens behov av information. En arkivering av allmänna handlingar är nödvändig för att gå tillbaka till tidigare ärenden och avgöranden. Forskningens behov av information, som syftar till både professionell forskning och amatörforskning. Arkiven utgör även en del av det nationella kulturarvet och belyser landets utveckling och historia. Genom arkiven ska allmänheten och forskningen vidare kunna se hur olika myndigheter har agerat under längre tidsperioder. Det har betydelse för en livskraftig demokrati. Bestämmelserna om arkivering är medieoberoende och gäller därför även elektroniska handlingar. Vårda, organisera, gallra KRUS – När man arkiverar ett ärende ska alla ovidkommande saker tas bort: dubletter och sådant som inte är sakuppgifter. Sedan arkiveras det avslutade ärendet. Vissa akter bevaras för evigt, andra förstörs när arkivet gallras. Detta gäller även för digitala arkiv. De flesta handlingar ska gallras, men först efter det att deras gallringsfrist löpt ut. Det är inte bara akter som ska bevaras utan även annan sorts information , t.ex. databaser, ekonomiskt materia etc. Vad som ska gallras och vad som ska bevaras styrs av Riksarkivet som är tillsynsmyndighet för statliga arkiv. Myndigheters arkiv ska i grunden bevaras, men får gallras med stöd av bestämmelser (främst föreskrifter från Riksarkivet). Gallring får aldrig ske utan stöd i författning. 3 § En myndighets arkiv bildas av de allmänna handlingarna från myndighetens verksamhet och sådana handlingar som avses i 2 kap. 9 § tryckfrihetsförordningen och som myndigheten beslutar skall tas om hand för arkivering. Upptagningar för automatisk databehandling som är tillgängliga för flera myndigheter, så att de där utgör allmänna handlingar, skall dock bilda arkiv endast hos en av dessa myndigheter, i första hand den myndighet som svarar för huvuddelen av upptagningen.    Myndigheternas arkiv är en del av det nationella kulturarvet.    Myndigheternas arkiv skall bevaras, hållas ordnade och vårdas så att de tillgodoser 1. rätten att ta del av allmänna handlingar, 2. behovet av information för rättskipningen och förvaltningen, och 3. forskningens behov. Arkivvården 4 § Varje myndighet skall svara för vården av sitt arkiv, om inte en arkivmyndighet med stöd av 9 § har övertagit detta ansvar. 5 § Som grund för arkivvården skall myndigheterna 1. vid registreringen av allmänna handlingar ta vederbörlig hänsyn till dess betydelse för en ändamålsenlig arkivvård, och 2. vid framställningen av handlingar använda materiel och metoder som är lämpliga med hänsyn till behovet av arkivbeständighet. 6 § I arkivvården ingår att myndigheten skall 1. organisera arkivet på ett sådant sätt att rätten att ta del av allmänna handlingar underlättas, 2. upprätta dels en arkivbeskrivning som ger information om vilka slag av handlingar som kan finnas i myndighetens arkiv och hur arkivet är organiserat, dels en systematisk arkivförteckning, 3. skydda arkivet mot förstörelse, skada, tillgrepp och obehörig åtkomst, 4. avgränsa arkivet genom att fastställa vilka handlingar som skall vara arkivhandlingar, och 5. verkställa föreskriven gallring i arkivet. Överklagande

Bensträckare Vi ses igen klockan 15.10 Åter klockan 13.50

Klarspråk – med mottagaren i fokus Kristina Söderström, Mittuniversitetet och Kristin Aastrup, Bolagsverket Kristin I 45 minuter ska vi nu prata klarspråk, alltså att ha mottagaren i fokus när vi skriver (och pratar). Att använda klarspråk är en del av vår roll som statsanställd. Det ni skriver varje dag påverkar myndighetens image! Tillsammans med övrig kommunikation i brev, på webben och i kundservice är ni de som ger kunderna en bild av myndigheten! Presentation: Kristina och Kristin När ni går härifrån om en timme ska ni Ha kunskap om vad klarspråk är och varför det är viktigt Veta hur ni kan förbättra era egna texter 57

Klarspråk är att använda ett vårdat, enkelt och begripligt språk sätta mottagaren i fokus och anpassa texten till honom eller henne Ibland handlar klarspråk också om att våga ifrågasätta Kristin Vi brukar sammanfatta klarspråk så här … Att använda klarspråk fokuserar på att kunden ska förstå innehållet men innebär kanske också att du måste våga ifrågasätta det du är van vid. Och att våga pröva något nytt! ”Innifrån-perspektiv” Skriver vi för att vi själva ska förstå eller för att mottagaren ska förstå? 58

Därför klarspråk Se till demokrati och rättssäkerhet Vara effektiva och spara pengar Öka förtroendet för myndigheten Underlätta för personer med funktionsnedsättning och personer med annat modersmål Kristina Varför är klarspråk viktigt? Diskussion i par innan bilden visas. Demokrati och rättssäkerhet: alla ska ha tillgång till och rätt att förstå vad som står i myndigheternas texter Effektiva och spara pengar: om vi kan spara in några samtal exempelvis, kan vi jobba med annat och med kvalitet! Det blir också mer effektivt för mottagaren. Öka förtroendet: Om kunderna förstår oss så ökar förtroendet. Vi ska vara en modern servicemyndighet som finns till för medborgarna Underlätta för … Runt 25 % av befolkningen har lässvårigheter. 59

Språklagen Språket i offentlig verksamhet ska vara vårdat, enkelt och begripligt. (11 §) Myndigheter har ett särskilt ansvar för att svensk terminologi inom deras olika fackområden finns tillgänglig, används och utvecklas. (12 §) Kristina Vad menas med vårdat? Följa gällande skrivregler, inte gå före i förändringar Vad menas med enkelt? = simpelt > korkat? Vara så nära vardagsspråket som möjligt Vad menas med begripligt? Anpassa texten till mottagaren Krångla inte till det! Terminologi: Viktigt att alla inom en myndighet använder samma begrepp. Självförklarande termer så långt som möjligt. Inte adoptera utländska begrepp rakt av med ursäkten att det inte går att översätta. Kristin: Övning 1 Mall för brev på Bolagsverket. Arbeta i grupp. Läs igenom och ta reda på vad huvudbuskapet är. Kristina: Övning 2 Webbtext på Mittuniversitets webbplats. Arbeta i grupp. Läs igenom och förbättra. Visa ett lösningsförslag efter genomgång. 60

Planera din text Vad är syftet med texten? Vad vill du nå för resultat? Vem ska läsa texten? Var ska texten stå? Kristina Syfte + resultat: t.ex. att få någon att använda en e-tjänst – genomsyra texten Planera och strukturera: Hur mycket information behövs för att företagaren ska förstå hur den ska göra en adressändring? Vad är viktigast för studenten när den får sitt studiemedelsbeslut och vad borde stå först? Begripliga ord: Kan jag säga att företaget måste ändra firmateckning och ändå göra mig förstådd hos nyföretagaren? Förstår studenten när jag använder ordet fribelopp? Kan jag skriva i ett brev till en pensionär att hon måste anmäla en förmånstagare? Vårdat, enkelt och begripligt! 61

Skriv du och vi korta meningar använd aktiva verb – vem gör vad? fler verb än substantiv positiva meningar skriv ut förkortningar var konsekvent när du väljer termer informativa rubriker Kristin Du och vi: Var personlig och du kommer nå mottagaren bättre! Korta meningar: Undvik att krångla till det med inskott och bisatser, skriv rakt på sak. Använd aktiva verb: Tänk att det ska framgå ”vem gör vad”; Du ska…, SPV har beslutat…, Vi handlägger… osv. Fler verb än substantiv: ”besluta” är lättare än ”fatta beslut” Positiva meningar: Skriv vad mottagaren ska göra inte vad han eller hon inte ska göra. Skriv ut förkortningar: Förkortningar är som facktermer, det är bara de som är insatta som förstår vad de betyder, t.ex. mips. Var konsekvent när du väljer termer: lättare för mottagaren att hänga med, kom överens om detta internt. Vilken term gäller? Dator/pc

Kristina: Övning 3. Polisens informationsblad

Att tänka på Läs varandras texter och ge råd Följ gällande skrivregler Fråga! Kristina Läs varandras texter – känsligt med språk. Både att rätta och bli rättad. Varför är det så? Fråga språkvårdaren! Finns en anledning till att det finns särskilda språkvårdare.

Vad kan var och en av oss göra? Medarbetare ska skriva och prata begripligt med mottagaren i fokus ifrågasätta ord, uttryck och texter och ge förslag på förbättringar Chefer ska ge tid för kvalitet, inte bara kvantitet, i det dagliga arbetet erbjuda stöd, till exempel utbildning Kristin Diskussion i par och genomgång. Vad kan var och en av oss göra? Saknar ni något?

Kristin.aastrup@bolagsverket.se Kristina.soderstrom@miun.se Kristina Allmänna frågor? Lämna öppet för alla möjliga frågor om språk.

Kaffepaus Åter klockan 15.10

Diskutera Vad innebär det i praktiken att vara statstjänsteman? Vad är skillnaderna mot att jobba privat?  Ge exempel utifrån era olika yrkesroller (Jenny presenterar övningen: Diskussionsövning i grupp Skriv ner svar på ett papper som vi delar ut Vi kommer sedan att be några att redovisa vad deras grupp har kommit fram till Utgå från era olika yrkesroller; ge gärna exempel utifrån era respektive roller, t.ex. vad det betyder för en handläggare, en person som arbetar med it, en person som arbetar inom HR-verksamhet - Peka ut vem som ska vara sekreterare i respektive grupp. (Anna) Vad innebär det i praktiken att vara statstjänsteman? Är det skillnad mot det privata?

Diskutera Beskriv för dina kollegor runt bordet vad du stöter på i ditt dagliga arbete med utgångspunkt från den information (om statstjänstemannarollen och förvaltningsrätt) som du fått idag? (Ulrica)

Diskutera Vilka är likheterna respektive skillnaderna mellan era olika verksamheter? Exempelvis vad gäller arbetssituation och arbetsuppgifter. Vad har myndigheterna för uppdrag? Vilka är mottagare av era tjänster (kunder, brukare, medborgare)? (Gunnel)

Offentlighet och sekretess Dag 2

Har allmänheten rätt att ta del av följande handlingar? Diskutera Har allmänheten rätt att ta del av följande handlingar? En ansökan som kommit in elektroniskt via myndighetens e- tjänst kl. 23.30 en fredagskväll. En sammanställning av information som kräver omfattande arbete för att myndigheten ska kunna få fram den. Ett läkarintyg för en anställd som är sjukskriven som finns hos personalfunktionen. Ett oläst e-postmeddelande som finns i GD:s/landshövdingens inkorg. Anteckningar som en handläggare skrivit som stöd för att sammanfatta ett ärende. (Ulrica) 10-15 minuters bikupa och problematisera Bit ihop i två timmar – sen får ni svaret!

Offentlighetsprincipen Allmänhetens rätt till insyn och kontroll Gäller all verksamhet hos myndigheten SYFTE: att stärka demokratin och garantera rättsäkerheten effektiviteten i förvaltningen effektiviteten i folkstyret (Ulrica) Bakom all offentlig verksamhet finns det tre viktiga värden: Garanti för rättssäkerhet, effektivitet och demokrati. Mycket gammal svensk rättstradition. Vi fick tryckfrihetsförordningen1766. Vår nuvarande tryckfrihetsförordning infördes 1949. I andra kapitlet tryckfrihetsförordningen återfinns en stor del av offentlighetsprincipen. Det är således grundlag! och ”huvudregel” i förhållande till sekretesslagstiftningen. Det är där i TF man finner kärnan, den om allmänna handlingars offentlighet. Här framgår att varje svensk medborgare har rätt att ta del av allmänna handlingar med syftet att främja ett fritt meningsutbyte och en allsidig upplysning. Medborgarnas rätt att ta del av allmänna handlingar har alltså funnits i Sverige sedan 1766. I princip gäller samma regler också för utländska medborgare. NÄMN HÄR DET RÄTT UNIKA OCH JÄMFÖR GÄRNA MED ”KONTINTENTEN” (EXEMPLET MED DEN SVENSKA JOURNALIST SOM VILLE LÄSA FRANSKA PRESIDENTENS POST FÖR DAGEN)- SVERIGES HJÄRTEFRÅGA UNDER EU-ORDFÖRANDESKAPET OSV ------------------------------------------------------------------------------------------------- Allmänhetens rätt till insyn och kontroll av myndigheternas verksamhet kommer till uttryck genom offentlighetsprincipen. Offentlighetsprincipen gäller inom all ärendehanteringen men även inom myndighetens övriga verksamhet (ex. personal och ekonomifrågor). Offentlighetsprincipens syfte är att stärka demokratin och garantera: Rättsäkerheten – genom allmänhetens insyn och kontroll Effektiviteten i förvaltningen – genom att information hålls ordnade (så de kan lämnas ut) Ett demokratiskt folkstyre – genom möjligheten till allsidig upplysning och debatt. Offentlighetsprincipen tar bort misstänksamhet om vad som försiggår på myndigheterna. Sätter press på tjänstemännen att göra rätt eftersom att deras arbete när som helst kan bli föremål för granskning. Det är offentlighetsprincipen som gör det möjligt för journalister att ta del av exempelvis missförhållanden i en myndighets verksamhet, som därefter kommer till allmänhetens kännedom genom tidningar eller TV.

Allmänna handlingars Yttrandefrihet för offentlighet tjänstemän m.fl. Meddelarfrihet för Förhandlings- tjänstemän m.fl. offentlighet (Ulrica) Allmänna handlingars offentlighet – att ta del av myndigheternas allmänna offentliga handlingar är kärnan i offentlighetsprincipen. VILL MED DENNA SKISS VILL VI VISA ATT ALLMÄNNA HANDLINGARS OFFENTLIGHET ÄR EN DEL AV ETT ”SYSTEM” AV OFFENTLIGHET GENOMGÅENDE: Offentlighet är huvudregeln – inskränkningar är undantag Handlingsoffentligheten betyder att svenska såväl som och utländska medborgare får läsa myndigheters allmänna offentliga handlingar. Undantag: sekretessbelagda uppgifter, enligt OSL. Yttrandefrihet för tjänstemän m.fl. – Egentligen en självklarhet – yttrandefrihet = mänsklig rättighet i regeringsformen/grundlagen. Undantag: reglerna om tystnadsplikt för tjänstemän i stat och kommuner som finns i OSL. Tystnadsplikten är en praktisk konsekvens av sekretessreglerna för oss tjänstemän. Förhandlingsoffentlighet - allmänheten och massmedierna har rätt att vara närvarande vid rättegångar och då riksdagens kammare, kommunfullmäktige, landsting och andra beslutande organ sammanträder. Undantag : rättegångar inom lyckta dörrar - med stöd i rättegångsbalken. Även beslutande församlingar får i undantagsfall sammanträda med stängda dörrar. Meddelarfrihet för tjänstemän m.fl. – JÄTTEINVECKLAT – men ska kännas till. ”Undantag från undantaget” . Tjänstemän och andra i statens och kommunernas tjänst har vissa möjligheter att utan straff lämna uppgifter till tidningar, radio och TV, trots sekretess&tystnadsplikt. Gunnel kommer att återkomma till detta senare! ---------------------------------------------------------------------------------------- Offentlighetsprincipen kommer till uttryck på olika sätt. Handlingsoffentlighet - Rätt att ta del av allmänna handlingar – vem som helst får läsa myndigheternas handlingar. 2 kap. 1 § TF. (Till främjande av ett fritt meningsutbyte och en allsidig upplysning ska varje svensk medborgare ha rätt att taga del av allmänna handlingar.) Yttrandefrihet - Frihet att i tal och skrift eller bild meddela upplysningar samt uttrycka tankar, åsikter och känslor – vi som arbetar vid en myndighet har rätt att berätta vad vi vet för utomstående. 2 kap. 1 § 1 p RF. Yttrandefriheten får dock begränsas genom lag. En typ av begränsning i yttrandefriheten utgörs av reglerna om tystnadsplikt som finns i offentlighets- och sekretesslagen. Yttrandefriheten gäller även på jobbet och du som är offentligt anställd får inte utsättas för repressalier för att du utnyttjar din yttrandefrihet och berättar om förhållanden på jobbet för utomstående. Det är dock arbetsgivaren som bestämmer vem som får yttra sig på myndighetens vägnar. Meddelarfrihet - Rätt att avslöja vissa sekretessbelagda uppgifter för publicering i media Förhandlingsoffentligheten - Förhandling vid domstol ska vara offentlig – allmänheten och massmedia har rätt att vara närvarande vid rättegångar och när t.ex. riksdagen, kommun- och landstingsfullmäktige sammanträder. 2 kap. 11 § RF.

Allmänna handlingars offentlighet (Anna)

Handling Informationsbärare Skrift, bild eller upptagning som kan läsas, avläsas eller på annat sätt uppfattas med tekniska hjälpmedel (Anna) Detta är TF:s definition av vad som är en handling! (TF 2 kap 3 §) ”en form för att lagra och bevara upplysningar” (RegR i RÅ 1971 ref. 15) Man kan uttrycka det så att en handling är ett föremål som innehåller information av något slag. Det väsentliga hos en handling är dess betydelseinnehåll. Och innehållet måste vara fixerat på något slags medium. Ett telefonmeddelande är ingen handling men om det skrivs ner på papper uppkommer en handling. Ordet handling leder tanken till ett papper med skrivtecken, men en framställning i skrift kan göras även på material som trä, plast, väv och metall. En tavla som hänger på en myndighet är inte att betrakta som en handling men om den har givits in som bevis i ett mål eller ärende till myndigheten är den en inkommen handling. En handling kan vara Framställningar – skriftlig information som beslut, protokoll, PM, tabeller, och också ritningar, kartor och fotografier. Röntgenplåtar utgör handlingar. Om det är så att informationen inte kan uppfattas utan tekniskt hjälpmedel rör det sig om en upptagning: Exempel på upptagningar/elektroniska handlingar kan vara uppgifter på mikrofilm och e-post. Det är inte själva hårddisken eller någon annan databärare i datasystemet som är en handling. Det är informationen i datasystemet som är en handling. Det avgörande är bl.a. möjligheterna att rent faktiskt göra uppgifterna läsbara eller avlyssningsbara. Exempel på avlyssningsbara upptagningar är ljud- och bildfiler och CD-skivor.

Allmän handling En handling som förvaras hos en myndighet och antingen är inkommen dit eller upprättad där (Anna) Handlingsoffentligheten omfattar endast rätten att ta del av allmänna handlingar. För att en handling ska betraktas som allmän ska den vara förvarad och inkommen eller upprättad hos myndigheten. Förvarad Med förvarad menas handling som fysiskt finns att tillgå hos myndigheten vid tidpunkten för sökandens begäran. Man kan därmed inte pröva en fråga om utlämnande av handlingar som väntas inkomma till myndigheten. Det är ofta lätt att konstatera att en handling, som består av ett papper med skrift, förvaras hos en viss myndighet. Digital information (upptagning) anses som förvarad hos myndighet när den är tillgänglig "med tekniskt hjälpmedel som myndigheten själv utnyttjar för överföring i sådan form att den kan läsas, avlyssnas eller på annat sätt uppfattas. Det finns alltså en gräns för vilken utrustning en myndighet kan förväntas ha till detta ändamål, myndigheten ska ha möjlighet att överföra upptagningen till läsbar eller annan uppfattbar form. (Finns exempel?) Av förvaringskriteriet följer att handlingen ska vara ”färdig”. Myndigheten behöver alltså inte framställa en ny handling på grundval av uppgifter som kan inhämtas ur befintliga handlingar. När det gäller sammanställningar av uppgifter ur en upptagning för automatiserad behandling anses handlingen förvarad om myndigheten kan göra sammanställningen tillgänglig med rutinbetonade åtgärder, enkel arbetsinsats utan nämnvärda kostnader. Den kan också vara förvarad hos en behörig befattningshavare, tex i sitt hem. (jobba hemma osv) Inkommen Handling som tillförs myndigheten av någon utomstående. Som inkommen räknas en handling när den har anlänt till myndigheten eller har kommit behörig befattningshavare tillhanda. En allmän handling som kommit in till myndigheten ska genast eller så snart det är möjligt (om inte sekretess råder) lämnas ut till den som begär det, oavsett om handlingen är diarieförd eller inte. Som behörig befattningshavare räknas handläggande tjänsteman eller registrator (även i hemmet eller till privat e-postadress.) Upptagning är att betrakta som allmän så snart den gjorts tillgänglig för myndigheten så att den kan läsas, avlyssnas eller på annat sätt uppfattas. Angår ett sådant meddelande myndighetens verksamhet är det en allmän handling trots att det har adresserats till någon bestämd person på myndigheten. (Det finns ett undantag från denna regel. T.ex. anbud som anses inkommen efter den tidpunkt som har bestämts för öppnandet, privata brev eller handlingar som avsedda för mottagaren endast som innehavare av annan ställning exv. politiker, fackliga förtroendemän, eller handlingar på delning.) Upprättad En upprättad handling kommer till hos en myndighet och blir allmän när den har fått sin slutliga utformning. En handling anses upprättad när myndigheten sänder iväg den. Problematisera och exemplifiera med ”utkast till annan myndighet” – det enda undantaget. ”Delning” Annars är detta en ganska enkel tumregel: Allt som kommit in till myndigheten utifrån är en allmän handling, oavsett vem avsändaren är (så länge det rör vår verksamhet). (Se ”inkommen” ovan.) Och allt – utom underhandsremisser till en annan myndighet i syfte att få in synpunkter – som vi skickar utanför myndighetens väggar blir allmänna handlingar. Allt. Med det nämnda mycket speciella undantaget. En handling som inte sänts iväg är upprättad när det ärende den hör till är slutbehandlat hos myndigheten. Det rör sig då om handlingar som hör till ett ärende men inte ska expedieras tex myndighetens utredningar och interna beslut. Hör handlingen inte till något bestämt ärende, är den upprättad när den har justerats eller färdigställts på annat sätt, handlingar som mera allmänt angår myndighetens verksamhet, rapporter mm. Diarier, journaler och andra register som förs fortlöpande anses upprättade när handlingarna färdigställts för anteckning eller införing. GLÖM INTE ATT NÄMNA POTENTIELLA HANDLINGAR!!!!!! Potentiella handlingar – handling som inte finns men som kan framställas genom rutinbetonade åtgärder på begäran. EXEMPLIFIERA.

Handlingar Allmänna Inte allmänna Förvarade Inkomna Upprättade Privata brev och meddelanden Anbud Minnesanteckningar, utkast och koncept som inte expedierats eller lämnats för arkivering Bibliotekssamlingar Teknisk behandling etc. för annan (Anna) Anteckningar gjorda i diariet– tjänsteanteckningar, minnesanteckningar, arbetsmaterial. PÅ denna sida: kontrastera med vad som INTE är allmän handling Vad är INTE allmän handling? Handlingar som inte räknas som allmänna är: • Privata brev och meddelanden som ej rör myndighetens verksamhet Anbud - räknas som inkommen handling förrän efter det att den bestämda anbudstiden gått ut. • Ej upprättade handlingar: utkast och koncept (dvs utgör förstadier till en definitiv handling, exv myndighets beslut) samt minnesanteckningar är inte allmänna handlingar, Med minnesanteckningar avser man föredragningspromemorior och andra anteckningar som görs under beredningen av ett ärende och som inte tillför ärendet några nya sakuppgifter. Exemplifiera med mejlväxling med konsulter, ”underhandsremisser”, missuppfattningar om handlingar i icke avslutade ärenden osv. exemplifiera också med att någon ringer och du gör anteckningar på ett koncept med en uppgift för hand. Koppla till förvaltningslagens bestämmelser om tjänsteanteckningar och ”uppgift som tillförs ärendet” OBS Allt detta, vad som inte är allmän handling utan arbetsmaterial, gäller bara om det inte tas om hand för arkivering. Om de arkiveras >> allmän handling! Därför OBS >> rensa akten! MEN OBS 2 >> Innebär inte att man kan undanhålla info genom att inte arkivera… ! Här kan också nämnas den s.k. biblioteksregeln. Den innebär att tryckta skrifter, ljud- och bildupptagningar m. m. som ingår i bibliotek inte räknas som allmänna handlingar. • Handlingar som tagits emot för teknisk lagring eller teknisk bearbetning för någon annans räkning (myndighet, privat företag etc.) De allmänna handlingarna kan sedan vara offentliga eller hemliga. >>> OSL

Allmän handling Offentlig = Insynsrätt Hemliga uppgifter Regleras i Offentlighets- och sekretesslagen = Ingen insynsrätt (Anna) Det finns alltså allmänna och ej allmänna handlingar. De allmänna handlingarna delas sedan upp i offentliga och hemliga. Det är alltså bara där – hos allmänna handlingar - som frågan om offentlighet eller sekretess aktualiseras. Ej allmän = ”end of discussion” (DISKURS: Men man FÅR lämna ut en handling som inte är allmän, det ska vi komma ihåg. Vi har dock aldrig skyldighet till det och regelverket – inklusive det skydd som sekretess utgör - gäller inte sådan handlingar.) Om allmän handling: Då kommer frågan om handlingen är helt offentlig, eller innehåller uppgifter som omfattas av sekretess Oftast del av handlingen – övrigt är offentligt (exempel). Mycket ovanligt att allt innehåll omfattas av sekretess. Nu kommer vi till undantaget från allmänna handlingars offentlighet dvs. sekretess

Sekretessgrunder – intresseområden enligt TF Rikets säkerhet Rikets centrala finanspolitik, penningpolitik och valutapolitik Myndighets verksamhet för inspektion och kontroll Intresset att förebygga eller beivra brott Det allmännas ekonomiska intresse Skyddet för enskildas personliga eller ekonomiska förhållanden Intresset att bevara djur eller växtart (Gunnel) Rätten att ta del av allmänna handlingar får alltså begränsas, om det är påkallat med hänsyn till vissa uppräknade skyddsintressen. Syften med sådana undantag är att det kan finnas uppgifter i en handling som helt eller delvis behöver vara hemliga. Man kan behöva skydda olika aktörer som regeringen, enskilda personer och företag. Kanske är det nödvändigt att skydda en enskild persons integritet eller förebygga något brott. Titta närmare på syftena / skyddsvärda intressen… Tryckfrihetsförordningen räknar upp ( 2 kap 2 § är det inom) sju olika intresseområden som det kan finnas motiv till att göra inskränkningar i rätten att läsa allmänna handlingar. Bara de sju alltså…! och de är: 1-5 och 7 kallas allmänna intressen (i kap 15-20 kap Off SekrL, DISKURS; Kapitel 20 (p 7) är bara en paragraf) 6 är enskildas (fysiska OCH juridiska pers!) personliga och ekonomiska förhållanden och regleras i 21 + 22-40 kap SKUMMA IGENOM KAPITELINDELNINGEN; GÅ INTE IN I DETTA, HOPPA TILL TEXTEN LÄNGST NED HÄR Den fjärde avdelningen innehåller bestämmelser om sekretess till skydd för allmänna intressen. Dessa bestämmelser avser sekretess till skydd för    - rikets säkerhet eller dess förhållande till andra stater eller mellanfolkliga organisationer (15 kap.),    - rikets centrala finanspolitik, penningpolitik eller valutapolitik (16 kap.),    - myndigheters verksamhet för inspektion, kontroll eller annan tillsyn (17 kap.),    - intresset av att förebygga brott eller beivra brott (18 kap.),    - det allmännas ekonomiska intresse (19 kap.), och    - intresset av att bevara djur- eller växtart (20 kap.). 6 § Den femte avdelningen innehåller bestämmelser om sekretess till skydd för uppgift om enskilds personliga eller ekonomiska förhållanden. Vissa av dessa bestämmelser tillämpas oavsett i vilket sammanhang uppgiften förekommer (21 kap.). Bestämmelserna i övrigt avser    - folkbokföring, delgivning, m.m. (22 kap.),    - utbildningsverksamhet, m.m. (23 kap.),    - forskning och statistik (24 kap.),    - hälso- och sjukvård, m.m. (25 kap.),    - socialtjänst, kommunal bostadsförmedling, adoption, m.m. (26 kap.),    - skatt, tull, m.m. (27 kap.),    - socialförsäkring, studiestöd, arbetsmarknad, m.m. (28 kap.),    - transporter och andra former av kommunikation (29 kap.),    - tillsyn m.m. i fråga om näringslivet (30 kap.),    - annan verksamhet med anknytning till näringslivet (31 kap.),    - annan tillsyn, granskning, övervakning, m.m. (32 kap.),    - Diskrimineringsombudsmannen, Barnombudsmannen, Konsumentombudsmannen, m.m. (33 kap.),    - utsökning och indrivning, skuldsanering, m.m. (34 kap.),    - verksamhet som syftar till att förebygga eller beivra brott, m.m. (35 kap.),    - vissa mål och ärenden hos domstol, medling i arbetstvister, rättshjälp, m.m. (36 kap.),    - utlänningskontroll, Schengensamarbetet, m.m. (37 kap.),    - totalförsvar, krisberedskap, m.m. (38 kap.),    - personaladministrativ verksamhet (39 kap.), och    - övriga myndigheter och verksamheter (40 kap.). Tryckfrihetsförordningen säger alltså inget om vilka faktiska uppgifter som är sekretessbelagda. För att få ta reda på detta så måste man då konsultera OSL. Har inte nu möjlighet att gå in närmare på vilka. Varje myndighet och sakområde bör ta reda på och känna till ifall och i så fall vilka sekretessregler som ofta kan komma att aktualiseras i den egna verksamheten. De här sju grunderna har envar lite på känn / sunt förnuft – konsultera jurist!

Offentlighets- och sekretesslagen (SFS 2009:400) Innehåller undantagen från offentlighetsprincipen (Gunnel) Regler för sekretessbeläggning återfinns i OSL. Måste finnas i lagform - undantag från grundlagens huvudregel om offentlighet! Det är helt oundgängligt att en sekretessbestämmelse finns i OSL! Finns det inte en passande sekretessbestämmelse i OSL så kan uppgiften aldrig heller bli sekretessbelagd. Det är egentligen en skön grej med OSL, man behöver inte oroa sig för att någon annan lag innehåller något i sekretessväg, utan OSL är uttömmande. (Detta för också till följd att OSL är Sveriges i särklass mest ändrade lag, den ändras var och varannan vecka nästan, så fort någon liten del av myndighetssverige byter namn eller ändrar sin verksamhet osv som påverkar någon av alla hundratals §§ i OSL) Berätta om nya lagen att man möblerat om så att off-reglerna kommer före sekretessreglerna, så att OFF (huvudregeln) kommer före SEKR (undantaget).

”Egenskaper” för sekretess Aktualiseras först vid begäran om handling Myndigheten avgör om det är sekretess Sekretessen kan även variera: från tid till tid, från myndighet till myndighet etc (Gunnel) Många blir alldeles nojiga när man börjar tala om sekretess, även jurister (EXEMPLIFIERA MED FÖRELÄSNINGEN FÖR DOMARE) Men man ska ta det lugnt. Det är egentligen rätt enkelt. Utöver kravet på en direkt tillämplig bestämmelse i OSL så ska man komma ihåg ett antal ytterligare ”karakteristika” för att sekretessbestämmelserna ska slå till. PRO PRIMO: Reglerna aktualiseras alltså först när någon utomstående vill ta del av handlingen. Så länge ingen tittar, eller enbart berörd tjänsteman handlägger osv… Då finns egentligen ingen sekretess överhuvudtaget. Och man behöver inte fundera på det. Det är bara att diarieföra och följa arkivreglerna osv om allmänna handlingar! Gör det!!! Den dag en uppgift skulle kunna vara till skada för någon, enskild eller myndighet, så finns det ett jättefint, användbart system med sekretessbestämmelser för oss på myndigheten. Som vi tillämpar DÅ, när den begärs ut. Inte förr. PRO SECUNDO: Det är myndigheten själv som avgör vad som är hemligt eller inte (och utifrån lagen, TF och OSL, förstås, och inget annat). Om någon t.ex. skickar in ett brev till en myndighet och skriver att den handlingen ska vara hemlig, behandlas med konfidentialitet, så är det inte alls säkert att myndigheten gör bedömningen, vid en sekretessprövning! (EXEMPLIFIERA MED ”ANONYMA” ANMÄLARE OM BRISTANDE DJURHÅLLNING, OCH LÄMPLIGHETEN I ATT UPPLYSA UPPGIFTSLÄMNAREN OM DETTA. OCH ÄVEN ATT EN BEGÄRAN OM HEMLIGHET KANSKE BOTTNAR I ETT SKYDDSVÄRT INTRESSE – MÅSTE I SÅ FALL UTREDAS NÄRMARE! FRÅGA VARFÖR!) PRO TERTIO: Sekretessen varierar uttryckligen: ”gäller hos XX-myndigheten vid verksamhet för YY” osv. (exempel) Och självklart kan något vara väldigt känsligt och skyddsvärt före en viss tidpunkt, men helt harmlöst efter en avgörande händelsen/tidpunkten. återkommer om själva regelns utformning, vi ska titta på innehållet i en paragraf.

Det är informationen som Uppgiften Det är informationen som sekretessbeläggs (Jenny) Vi ska strax titta på hur sekretessbestämmelserna i OSL är uppbyggda och hur en sekretessprövning görs. I detta arbete är begreppet ”uppgift” värt att stanna till vid först. Ja, uppgift betyder information med ett visst innehåll, och är själva föremålet för sekretessen. OSL utgår från begreppet uppgift, och det är alltid den som är föremål för sekretess, och kan finnas både i en allmän och i en inte allmän handling. Det är viktigt att komma ihåg att det är UPPGIFTEN som är hemlig – och inte handlingen som sådan, hela handlingen. Ofta del av handlingen – övrigt är offentligt (exempel). Mycket ovanligt att allt innehåll omfattas av sekretess. (Det är dock inte uteslutet att man hemlighåller hela handlingen. Om maskning skulle leda till att ”så gott som all information av konkret natur fick maskeras och den text som skulle kvarstå skulle vara från informationssynpunkt ointressant”, se KamR i Stockholms dom den 12 juli 2012 i mål nr 4045-12. Kammarrätten konstaterade att mot den bakgrunden och med beaktande av att det var fråga om en stor mängd handlingar var ett sådant förfarande [alltså ett maskningsförfarande] inte rimligt i förevarande fall [det framgår dock inte av målet hur många handlingar det var fråga om]. Se även RÅ 1992 ref 15 där det rörde sig om utlämnande av ca 30 000 handlingar.)

Sekretessprövning Omfattas uppgiften av skyddsintresse (=uttryckligt lagrum i OSL)? Kan den som berörs lida skada eller men om uppgiften lämnas ut? Inne i OSL-bestämmelsen: är sekretess huvudregel eller undantag? Tidsgräns för sekretess? (Jenny) Vi måste alltså först 1) undersöka om uppgiften i fråga omfattas av något av de skyddsintressen som finns angivna i TF, och därmed fått en paragraf i 15-40 kapitlen av OSL. Och efter det måste vi 2) bedöma om den som berörs av uppgiften skulle lida skada eller men, ifall uppgiften lämnades ut till någon utomstående. Detta är sakhandläggaren oftast den bäste på att bedöma! Återkommer till det strax! Skada/men Begreppet skada syftar bara på ekonomisk förlust. Begreppet men avser i regel en olägenhet som inte är av ekonomisk betydelse, t.ex. integritetskränkning, personligt obehag eller utsatt för andras missaktning. Detta gäller för sekretess till skydd för enskilda. Sedan finns det en annan sak att bedöma, och det är 3) styrkan på sekretessen, dvs. hur hemlig en uppgift är. Det finns två huvudtyper av skaderekvisit: rakt skaderekvisit och omvänt skaderekvisit. Rakt skaderekvisit innebär att offentlighet är utgångspunkten, ”presumtionen”. Det betyder att uppgifter är offentliga om man inte kan anta att den enskilde lider viss skada eller visst men om uppgiften röjs, ”typiskt sett”. Det omvända skaderekvisitet innebär att presumtionen är sekretess. I praktiken innebär det att sådana uppgifter mycket sällan lämnas ut eftersom det måste stå helt klart att uppgifterna kan lämnas ut utan att någon lider skada eller men. Även nämna absolut sekretess. 4) Nämn att preskriptionsregler normalt gäller för en enskild sekretessbestämmelse. Även om det finns en sekretessbestämmelse som ”passar” kanske den inte längre gäller p.g.a. tid ”preskription”. Detta står angivet i OSL, normalt i slutet av aktuellt lagrum. VI EXEMPLIFIERAR MED EN SEKRETESSBESTÄMMELSE!

Exempel på sekretessregler 39 kap. 1 § OSL Sekretess gäller i personalsocial verksamhet för uppgift som hänför sig till psykologisk undersökning eller behandling och för uppgift om en enskilds personliga förhållanden hos psykolog, personalkonsulent eller en annan sådan befattningshavare som särskilt har till uppgift att bistå med råd och hjälp i personliga angelägenheter, om det inte står klart att uppgiften kan röjas utan att den enskilde eller någon närstående till denne lider men. Sekretess gäller i verksamhet som avses i första stycket för annan uppgift om en enskilds personliga förhållanden än som anges där, om det kan antas att den enskilde eller någon närstående till denne lider men om uppgiften röjs. För uppgift i en allmän handling gäller sekretessen i högst femtio år. 39 kap. 2 § OSL Sekretess gäller i övrig personaladministrativ verksamhet än som anges i 1 § för dels uppgift om en enskilds hälsotillstånd, dels sådan uppgift om en enskilds personliga förhållanden som hänför sig till ärende om omplacering eller pensionering av en anställd, om det kan antas att den enskilde eller någon närstående till denne lider men om uppgiften röjs. Sekretessen gäller inte i ärende om anställning, om inte annat följer av 5 a eller 5 b §. Sekretessen gäller vidare inte i ärende om disciplinansvar och inte heller beslut i annat ärende som avses i första stycket. (Jenny) Så här ser två ganska typiska sekretessbestämmelse ut i sak. Dessa bestämmelser gäller sekretess till skydd för oss anställda i myndigheter för uppgifter i personaladministrativ verksamhet. Betona åter men-bedömningens centrala betydelse - och att det normalt är sakhandläggaren inom ett område som kan avgöra detta, inte en ”utomstående” jurist. Juristen kan hjälpa till att hitta tillämpligt lagrum men även vara rådgivande när det gäller frågan om sekretess eller offentlighet gäller. 39 kap. 1 § OSL Presentera rakt och omvänt skaderekvisit, 1 st (omvänt) jfr med 2 st (rakt). Nämn här även absolut sekretess, dvs utan skaderekvisit (ovanligt men finns t.ex. inom skattelagstiftningen och för uppgifter i statistikverksamhet som bedrivs av statistikansvariga myndigheter). Preskriptionstid – dessa står alltid i slutet av respektive bestämmelse 39 kap. 2 § OSL Rakt skaderekvisit 1 st. Undantag från sekretess gäller för uppgifter i anställningsärenden (dvs. offentlighet gäller) om det inte gäller uppgifter som hänför sig till urvalstester eller anställning av myndighetschef (då gäller i stället ett omvänt skaderekvisit). Detsamma, dvs. offentlighet, gäller för uppgifter i ärenden om disciplinansvar. Preskriptionstid 50 år.

”Hemligstämpling?” Sekretessmarkering = bara en varningsklocka Stöd måste finnas i OSL Gäller uppgiften som sådan Prövning vid utlämnande av handling (Jenny) Vad är en ”hemligstämpel”? Berätta om historiken och namnbytet i och med OSL: Sekretessmarkering – att markera att en handling kan innehålla uppgifter som omfattas av sekretess. Tidigare (sekretesslagen) kallade man detta förfarande att ”hemligstämpla”, att sätta en stämpel på den aktuella handlingen eller akten. Det nya namnet är ett sätt att göra det mer teknikneutralt – man ansåg att elektroniska handlingar inte kunde ”stämplas”. Man tyckte också att ordet ”hemlig” inte markerar så bra att frågan om sekretess inte är slutligt avgjord, utan att förfarandet bara ska tjäna som en varningssignal om att en noggrann sekretessprövning ska göras om någon begär ut handlingen. Så vad gäller om en enskild ringer och begär att du ska hemligstämpliga ett brev som hon har skickat in till myndigheten? För att vi ska få sekretessmarkera/hemligstämpla brevet, måste det finnas någon sekretessbestämmelse i OSL som innebär att handlingen kan omfattas av sekretess om någon begär ut den. Det är i OSLs 15-40 kapitel som det sägs när en uppgift kan komma att bedömas som skyddsvärd, och därför ska sekretessbeläggas. Det är myndigheten som avgör om handlingen ska sekretessmarkeras. Vad gäller då för en sekretessmarkerad handling? Svar: ingen skillnad jämfört med om markeringen inte fanns! Sekretessreglerna gäller oberoende av markeringen. Sekretessmarkeringen – en praktisk åtgärd - fungerar enbart som en påminnelse/varning, inte som ett definitivt avgörande. En sekretessprövning ska alltså göras, även om handlingen är hemligstämplad. Man får inte vägra att lämna ut en handling bara för att den är sekretessmarkerad. En prövning av om uppgifterna omfattas av sekretess ska vi göra först när man ska lämna ut handlingen. - En sekretessmarkerad handling kan mycket väl vara offentlig, och en handling utan sekretessmarkering kan mycket väl omfattas av sekretess! Markeringen måste ange: lagrum + datum Repetera de tre viktiga momenten: Stöd måste finnas i OSL Sekretess gäller ett innehållet/en uppgift, inte handlingen Frågan om sekretess aktualiseras först när någon begär ut handlingen 5 kap. 5 § OSL Om det kan antas att en uppgift i en allmän handling inte får lämnas ut på grund av en bestämmelse om sekretess, får myndigheten markera detta genom att en särskild anteckning (sekretessmarkering) görs på handlingen eller, om handlingen är elektronisk, införs i handlingen eller i det datasystem där den elektroniska handlingen hanteras. Anteckningen ska ange 1. tillämplig sekretessbestämmelse, 2. datum då anteckningen gjordes, och 3. den myndighet som har gjort anteckningen.    Om utlämnande till en enskild av en uppgift i en allmän handling som är av synnerlig betydelse för rikets säkerhet enligt förordning ska prövas endast av en viss myndighet, ska en sekretessmarkering göras så snart som möjligt. Av anteckningen ska det framgå vilken myndighet som ska pröva frågan om utlämnande.

Övningsuppgiften Handlingen har kommit in till myndigheten och är därför allmän. Uppgifterna i handlingen måste först prövas mot bestämmelserna om sekretess. Därefter kan den lämnas ut till allmänheten. Allmänheten kan kräva en hel del ansträngningar från myndighetens sida. Myndigheten är bland annat skyldig att skapa en ny handling genom att sammanställa uppgifter, en s.k. potentiell handling, om den kan skapas utan större svårigheter. Det beror på vad som framgår av läkarintyget! Se bestämmelserna om sekretess till skydd för enskild i personaladministrativ verksamhet i 39 kap. 2 § OSL. Om e-postmeddelandet rör myndighetens verksamhet är den en allmän handling och ska lämnas ut efter sekretessprövning. Minnesanteckningar/arbetsmaterial är inte en allmän handling, under förutsättning att de inte tillför ärendet någoting, och de behöver därför inte lämnas ut. Om de däremot arkiveras i ärendet blir de en allmän handling som ska lämnas ut efter sedvanlig sekretessprövning. (Ulrica) Fråga 2: TF 2 kap. 3 § 2 st En sammanställning av uppgifter ur en upptagning för automatiserad behandling anses förvarad hos myndigheten endast om myndigheten kan göra sammanställningen tillgänglig med rutinbetonade åtgärder. Praxis: Kan kräva en del ansträngningar av myndigheten. Högsta förvaltningsdomstolen har slagit fast att en myndighet kan vara skyldigt att på begäran göra skräddarsydda urval av uppgifter för att sammanställa dessa till en potentiell handling (RÅ 1974 ref. 8). En myndighet är också skyldiga att göra vissa anpassningar av sina standardprogram för att göra det aktuella urvalet (RÅ 1976 ref 122). Däremot är myndigheten inte skyldig att ta fram ett helt nytt datorprogram för att göra urvalet (RÅ 1988 ref 84). Om en myndighet av praktiska skäl valt att dela upp uppgifterna på olika register så kan den vara skyldig att sammanställa uppgifter från dessa register till ett enda registerutdrag (RÅ 1977 Ab 310). Kammarrätten i Sundsvall har i ett fall kommit fram till att 5-6 timmars arbete för att sammanställa en potentiell handling kan ses som en rutinbetonad hantering (KR Sundsvall 2215-09). Fråga 3: Skillnad mellan uppgifter om t.ex. benbrott, influensa, allergi eller andra åkommor som en person typiskt sett skulle kunna berätta om för andra och uppgifter om psykiska sjukdomstillstånd, alkoholism, etc., dvs. uppgifter om hälsotillståndet som en person typiskt sett inte sprider till en vidare krets. Fråga 4: Det spelar ingen roll om GD/landshövdingen har läst meddelandet eller inte. Däremot måste ju någon läsa igenom meddelandet för att kunna bedöma om handlingen är offentlig eller omfattas av sekretess. Fråga 5: Handlingar som inte är allmänna behöver inte lämnas ut, men de får lämnas ut.

Utlämnande av allmän handling Tryckfrihetsförordningen reglerar (endast kompletterande detaljer i OSL) Inga formkrav för utlämnande Muntligt eller skriftligt Skyndsamt Inte efterfråga vem eller varför Den som ”har vården” prövar (Anna) Skyldigheten att lämna ut allmän handling följer av Sveriges grundlag (2:12 TF) BEGÄRAN om att få ut en allmän handling: Inga formkrav Det finns inga formkrav för en begäran om utlämnande av handling Begäran diarieförs inte Muntlig eller skriftligt Muntlighet ett alternativ - Läsa upp (på telefon) Skicka per post Komma och hämta Skyndsamt En begäran om att få ut allmänna handlingar ska handläggas skyndsamt. = Ge förtur! Prioritera före andra uppgifter, lägga ifrån sig vad man för tillfället gör. Man får bara dröja med att lämna ut handlingen så mycket som behövs för att kunna pröva om handlingen omfattas av sekretess enligt någon bestämmelse i OSL. Expedition av kopior och beslut att ej lämna ut bör meddelas samma dag, om inte framställningen avser ett omfattande eller svårbedömt material. Vi får inte fråga ”vem” eller ”varför”! I grundlagen (2:14 3 st) finns en regel som ger den som vill begära ut en allmän handling en rätt att vara anonym och att inte behöva ange syftet med sin begäran ”i större utsträckning än som behövs för att myndigheten ska kunna pröva om hinder föreligger mot att handlingen lämnas ut. Vad betyder nu det? Myndigheten har ingen rätt att fråga vem som begär ut handlingarna eller syftet med begäran. Men - Praktiska skäl (om personen vill ha handlingen per post måste vi få fråga efter postadress, om personen vill ha den per e-post måste vi få fråga efter e-postadressen) - Man får fråga så mycket att man kan göra prövningen (ovanligt, men vissa sekretessbestämmelser, tex 21:7 som föreskriver sekretess om ”uppgiften kommer att användas i strid med personuppgiftslagen”. Om man finner att uppgiften omfattas av sådan sekretess får man undersöka vad den som begär uppgiften ska använda den till) Självklart kan ju personen på eget bevåg berätta vem hon eller han är eller ska ha uppgiften till (sker normalt, t ex ”hej, journalist på DN”, osv. Men alltså – inte ”efterforska”! Vem prövar? Den som ”har vården” om handlingen, i första hand. I tveksamma fall ska den personen låta myndigheten göra prövningen. I sin vård – besittning? Vid elektronisk ärendehandläggning får man titta i arbetsordningen – den enhet eller avdelning där uppgifterna eller handlingen finns har vården (om ärendet inte är tilldelat viss person), eller den som handlägger eller har handlagt ärendet (om en viss person handlägger ärendet). Exempel från CSN: studiestödsavdelningen – de som arbetar i den verksamhet där handlingarna finns. Övriga delar av CSN – den som handlägger. ”Den som har vården” berättar också vilken myndighet som ska pröva frågan om utlämnande: det är den myndighet som förvarar handlingen som prövar och lämnar ut. Om handlingar har lånats ut till en annan myndighet, är det alltså inte ”ägaren” av handlingarna utan myndigheten som har lånat handlingen som prövar. Elektroniska handlingar då, de kan ju finnas hos flera myndigheter? Ja, då kan allmänheten vända sig till var och en av dessa myndigheter med en begäran om utfående.

Att lämna ut – eller inte lämna ut Ingen sekretess = enkelt, formlöst, skyndsamt Vid sekretess = Formellt beslut om avslag Skriftlig form Överklagbart = besvärshänvisning Skyndsamt (Anna) Om ingen sekretess = enkelt. Skicka kopior etc, lämna ut, osv. Skyndsamt! Vi tar betalt för papperskopior, se avgiftsförordningen. Om sekretess finns: Ofta innebär sekretess att man ”maskar” de uppgifter som omfattas av sekretess, dvs. vissa delar lämnas ut och resten täcks över. Det är de maskade delarna som omfattas av avslagsbeslutet. Formellt beslut om avslag. För att beslutet ska kunna överklagas, måste ett beslut om avslag/att sekretessbelägga vissa delar av en handling vara fattat av ”myndigheten” – alltså inte den handläggare etc som har handlingen i sin vård. Det krävs därför ett skriftligt beslut av en behörig tjänsteman (enligt arbetsordningen etc). (därav 6:3 OSL) Beslutet ska ha en överklagandehänvisning, så att den enskilde vet hur han/hon ska göra för att överklaga Beslutet ska meddelas skyndsamt. Självklart måste man ta tid för att göra själva bedömningen, och att skriva beslutet osv i förekommande fall, men återigen, mer än en dag ska det sällan behöva ta. Så vad gör jag i praktiken? (6:3 OSL) Om du vägrar att lämna ut handlingen med hänvisning till sekretess ska du informera den enskilde: om möjligheten att begära myndighetens prövning och att det krävs ett skriftligt beslut av myndigheten för att beslutet ska kunna överklagas. Om den enskilde begär det, ska du därefter överlämna frågan om utlämnande till en behörig tjänsteman på myndigheten, som fattar ett skriftligt beslut.

6 kap 3 § OSL Om en anställd vid en myndighet, enligt arbetsordningen eller på grund av särskilt beslut, har ansvar för vården av en handling, är det i första hand han eller hon som ska pröva om handlingen ska lämnas ut. I tveksamma fall ska den anställde låta myndigheten göra prövningen, om det kan ske utan onödigt dröjsmål.    Myndigheten ska pröva om handlingen ska lämnas ut om 1. den anställde vägrar att lämna ut handlingen eller lämnar ut den med förbehåll som inskränker en enskilds rätt att röja innehållet eller annars förfoga över handlingen, och 2. den enskilde begär myndighetens prövning.    Den enskilde ska informeras om möjligheten att begära myndighetens prövning och att det krävs ett skriftligt beslut av myndigheten för att beslutet ska kunna överklagas. (Anna) ”Myndigheten” som det kan hänskjutas till = gå till er interna delegationsordning. Normalt någon chef och/eller jurist. Viktig paragraf! Om man anser att sekretess råder, måste man informera om andra stycket. Klipp ur den och häng upp den vid skrivbordet!” Man kan alltså vägra att lämna ut handlingen som handläggare. I detta steg ingår också att lämna ut maskade handlingar formlöst. Men när man gör något av dessa två, alltså vägrar blankt, eller lämnar ut maskade handlingar utan beslut, så MÅSTE man läsa upp andra stycket och FÖRKLARA att den som begär har rätt både att kräva myndighetens prövning, och att få ett skriftligt avslagsbeslut. Repetera/inskärp begreppen: ”Har i sin vård” = normalt handläggare för ärendet, men även handling som man har tillfälligt till låns, även av annan myndighet! ”Myndigheten” som det kan hänskjutas till = gå till er interna delegationsordning/arbetsordning. Normalt någon chef och/eller jurist. Om det verkar snårigt och du kör fast, kontakta chef/jurist!

Schematisk hantering Gäller det en allmän handling? Sekretessprövning Lämna ut antingen formlöst (=ingen sekretess finns eller den som begär är nöjd med en formlös maskning) eller med avslagsbeslut (=sekretess finns och den som begär vill ha ett beslut) (Jenny) Vaksam om någon ser frågande ut och vill fråga något. Sammanfatta ”trestegsraketen”: Gäller det en allmän handling? Sekretessprövning Lämna ut antingen formlöst (=ingen sekretess finns eller den som begär är nöjd med en formlös maskning) eller med avslagsbeslut (=sekretess finns och den som begär vill ha ett beslut)

Knivig prövning! Grundlagsskydd: rätten till information, offentlighets- principen, fri press Skyddsvärda intressen i lag: Rikets säkerhet, känsliga uppgifter om enskildas liv, förebygga brott osv TILL DETTA: SKYNDSAMHET + INTE EFTERFORSKA (Jenny) Man ska vara medveten om att det är en knivig prövning. Hur man än vänder sig kan det tyvärr bli fel. Å ena sidan har vi Grundlagsskyddet: rätten till information, offentlighetsprincipen, fri press Å andra sidan har vi Skyddsvärda intressen i lag: Rikets säkerhet, känsliga uppgifter om enskildas liv, förebygga brott osv Därtill har vi krav på skyndsamhet + efterforskningsförbud Tveka inte att konsultera juristen. ”Hellre en gång för ofta…” = klyscha, men särskilt bra i detta fall!

Förbud mot att lämna ut sekretessbelagda uppgifter gäller muntligt gäller handlingar - Straffbart (Jenny) Ur tjänstemannens perspektiv är det viktigt att känna till: Att det är förbjudet att lämna ut sekretessbelagda uppgifter vare sig det sker muntligt eller genom att en sekretessbelagd handling lämnas ut på något annat sätt. (Undantag från förbudet att lämna ut sekretessbelagda uppgifter gäller om man använder sig av meddelarfriheten som Gunnel strax ska berätta om). Brott mot tystnadsplikt är straffbart. Uppsåtligt brott kan ge böter eller fängelse och oaktsamhet ge böter. 20 kap. 3 § brottsbalken Röjer någon uppgift, som han är pliktig att hemlighålla enligt lag eller annan författning eller enligt förordnande eller förbehåll som har meddelats med stöd av lag eller annan författning, eller utnyttjar han olovligen sådan hemlighet, dömes, om ej gärningen eljest är särskilt belagd med straff, för brott mot tystnadsplikt till böter eller fängelse i högst ett år. Den som av oaktsamhet begår gärning som avses i första stycket, dömes till böter. I ringa fall skall dock ej dömas till ansvar.

Meddelarfriheten (Gunnel) Avslutningsvis. Ett undantag från undantaget: Meddelarfriheten innebär att det i viss utsträckning är möjligt för tjänstemän och andra som jobbar inom staten att muntligen lämna uppgifter, som normalt är hemliga, till företrädare för massmedierna för publicering. Detta kan göras öppet eller anonymt, och är, återigen med vissa inskränkningar, inte straffbart. VIKTIGT ATT KÄNNA TILL – BAKGRUND – MISSFÖRHÅLLANDEN INOM MYNDIGHETEN ETC De som kan straffas för ett brottsligt innehåll i en publikation är den som publicerar, ofta författaren eller den ansvarige utgivaren. Alltså INTE uppgiftslämnaren. Undantag från meddelarfriheten: DET FÖLJANDE FRAMGÅR AV OFF- OCH SEKRETESSLAGEN – FÖRTECKNING ÖVER VAR MEDDELARFRIHETEN INTE GÄLLER • det är inte tillåtet att lämna uppgifter för publicering i en bok eller tidning, om uppgiftslämnaren därigenom gör sig skyldig till ett allvarligt brott mot rikets säkerhet, t ex spioneri. • det är inte tillåtet att, med avsikt, lämna ut en allmän handling som är hemlig för publicering • det är inte tillåtet att avsiktligen bryta mot vissa tystnadsplikter, som kan sägas ta över meddelarfriheten Meddelarfriheten garanteras av ett meddelarskydd. Ibland kallas det också för källskydd, och innebär att mediapersonal, som huvudprincip, har tystnadsplikt, och att myndigheten har ett förbud mot att forska efter den som lämnat uppgifter till media. OSL innehåller regler om både när allmänna handlingar ska hållas hemliga och när anställda i stat och kommun är skyldiga att iaktta tystnadsplikt om sina tjänsteangelägenheter. Se 13 kap. OSL =>hänvisningar till TF/YGL samt tillämpliga stadganden under respektive sekretessbestämmelse i kap 15-40! ---------------------------------------------------------- Meddelarfrihet Rätt att avslöja vissa sekretessbelagda uppgifter för publicering i media – vi som arbetar vid en myndighet har speciella möjligheter att lämna uppgifter till tidningar, radio och TV. 1 kap 1 § TF. Du får bara lämna muntliga uppgifter och ditt uttryckliga syfte måste vara att uppgifterna ska publiceras i tidningar, radio, TV eller andra media för att på så sätt komma till allmänhetens kännedom. Rätten att lämna uppgifter för publicering i tryckta skrifter gäller inte alltid. I följande tre fall görs undantag från meddelarfriheten: Det är inte tillåtet att lämna uppgifter för publicering i en bok eller tidning, om uppgiftslämnaren därigenom gör sig skyldig till ett allvarligt brott mot rikets säkerhet, exempelvis spioneri. Det är inte tillåtet att med avsikt lämna ut en allmän handling som är hemlig för publicering. Det är inte tillåtet att avsiktligen bryta mot vissa tystnadsplikter (de tystnadsplikter som tar över meddelarfriheten finns uppräknade i offentlighets- och sekretesslagen). Du har rätt att vara anonym när du använder din meddelarfrihet och arbetsgivaren får inte efterforska vem du är. Däremot kan arbetsgivare bestämma vem som får yttra sig på myndighetens vägnar.

Tack för oss!

Avslutande lunch Tack för ditt deltagande! Presentationerna är publicerade som en pdf på www.myndighetsnatverket.se