Vårdadministrativa resurser - läkaradministration Erik Bergström Prof emeritus Institutionen för klinisk vetenskap Pediatrik Umeå Universitet

”Effektivisering” ”Kompetensutnyttjande” Projekt Balans Västerbottens läns landsting Delprojekt Läkaradministration ”Effektivisering” ”Kompetensutnyttjande”

Utveckling antal läkare

Orsaker till ökat läkarbehov Mer avancerad och komplicerad vård Ökade krav på information till patienter Normala arbetstider Krav på ST-handledning/utbildning Reducering av sjukvårdsbiträden, usk, m fl Ökad dokumentation/administration – ”dubbeldokumentation”, ”byråkratisering”

Parkinsons lag ”Arbete expanderar alltid så att det fyller anslagen tid”. ”Finns det tid så tar man sig tid” ”Utgifterna stiger raskt till inkomsternas nivå” ”Expansion leder till komplexitet och komplexitet leder till förfall” Trivialiteternas lag – ”mer tid ägnas åt oväsentligheter än väsentligheter”

Omfattningen av administrationen inom vården Utredning Socialstyrelsen, 2000 Några av förslagen från utredningen: ”Utvecklingen av system för patientdokumentation på IT-medium accelereras” ”Detaljerade regler om patientdokumentation tas bort och ersätts med krav på att verksamhetschefen ansvarar för detta” ”Signeringstvånget bör tas bort. Verksamhetschefen skall kunna avgöra när signering behövs med hänsyn till kvalitet och säkerhet”

Arbetstidsfördelning läkare Norrbottens läns landsting Kom Rev, 2002

Nilsson- Bågenholm, Läkartidningen 2009

Sammanfattning Nilsson-Bågenholm, LT 2009 Inte mycket har hänt sedan SoS utredning Dåliga datasystem ett stort problem Ineffektiv organisation, dålig tillgänglighet Neddragning av antalet vårdbiträden, undersköterskor och läkarsekreterare

Projekt Balans Läkaradministration Västerbottens läns landsting

Material Tidigare utredningar Läkarstatistik VLL Mindre tidsstudie Socialstyrelsen, KOM REV Läkarstatistik VLL Mindre tidsstudie Patientdatalag, SOFS 2008 Synpunkter från referensgrupp läkare Synpunkter från adm personal

Produktivitet läkare Västerbotten läns landsting 2007 2008 2009 2010 2011 Förändr Läkare, tjänster - 1 155 1 205 1 226 1 240 +7% Läkarbesök, antal 566 551 567 600 572 113 596 547 629 665 +11% Läkarbesök/läk/v 12 13 Vårdtillfällen, antal 54 000 53 839 54 892 55 609 55 540 +3% Vårdtillfällen/läk/v 1

Målsättning ”Målsättningen är att minska läkarnas administrativa arbetsuppgifter så att deras arbetstid i så hög grad som möjligt skall kunna användas till medicinska uppgifter” ”Rätt använd kompetens (RAK) ska vara en ledstjärna”

Strategi Läkaradministration som kan: tas bort förenklas göras av annan personal

Två typer av administration Patientrelaterad administration Övrig administration

Patientrelaterad administration

Patientdatalag (SFS 2008:355) Socialstyrelsens föreskrifter om informationshantering och journalföring (SOFS 2008:14) En patientjournal ska alltid innehålla uppgifter om; patientens identitet, bakgrunden till vården, aktuellt hälsotillstånd och medicinska bedömningar, undersökningsresultat, ställd diagnos, ställningstaganden som gjorts i fråga om val av behandlingsalternativ och om möjligheten till en förnyad medicinsk bedömning, vidtagna och planerade åtgärder, ordinationer av läkemedel och behandlingar, information som lämnats till patienten, överkänslighet för läkemedel eller vissa ämnen, vårdhygienisk smitta samt epikris och andra sammanfattningar av genomförd vård. Rutinerna för dokumentation av patientuppgifter ska även säkerställa att patientjournalen innehåller uppgifter om; lämnade samtycken, uppgifter om patientens egna önskemål vad avser vård och behandling, de uppgifter som behövs för att tillgodose spårbarhet avseende de medicintekniska produkter som har förskrivits, utlämnats till eller tillförts en patient, utfärdade intyg och remisser och andra inkommande och utgående uppgifter samt uppgifter om vårdplanering.

Signering ”väsentliga ställningstaganden som rör vård och behandling, förhållningsregler enligt smittskyddslagen samt epikriser och andra sammanfattningar av den genomförda vården” ”det kan finnas skäl att göra undantag från signeringskravet om nyttan av signeringen inte står i proportion till det merarbete som signeringskravet innebär möjligt” SOFS 2008;14

Intyg Läkare skyldig att utfärda intyg Begäran av patienten eller myndighet Tidskrävande för vissa verksamheter

Övrig administration

Övrig administration Tidbokningar, kallelser Jourrapporter (schablon?) Register Patientstatistik, rapporter, Litteratursökningar, kopieringar, presentationer Resebeställningar

Övergripande frågor Vårdrutiner Administrativa projekt IT-system Rätt använd kompetens – RAK

Vårdrutiner ”Jakten på vårdplatser” Överflyttningar mellan avdelningar/kliniker skapar administration (in-, utskrivning, epikris) Beställning och bedömning av provsvar Kommunikationer med patienter

Administrativa projekt Omorganisationer Rutiner och riktlinjer ”Förbättringsarbeten”

IT system IT är här för att stanna - går inte att ”backa bandet” Omfattar all verksamhet Många (de flesta?) system har bristande kapacitet, funktionalitet, integrering och säkerhet Upplevs ”användarovänliga” och dåligt anpassade till vårdarbetet Är tidskrävande för läkarna (>pappersjournalen?) och orsaker frustration och stress. Arbetsmiljöproblem.

RAK Rätt använd kompetens Slutsatser: Läkaren är en ”verksamhetskritisk” yrkesgrupp Läkaren startar, styr och avslutar vårdprocessen Läkarna bör i så stor utsträckning som möjligt befrias från arbetsuppgifter som inte kräver medicinsk kompetens”

Huvudprocess i vården Läkare Patient

Förslag

Ansvarsnivåer Socialstyrelsen Landstingsledningen Basenhet

Förslag Landstingsnivå IT- system Förbättrad funktionalitet och användaranpassning Ökad integrering mellan journalsystem och laboratoriesystem Datorstöd vid ”gåronder” (t ex läsplattor) prövas

Förslag Landstingsnivå Vårdadministration/rutiner Befintliga centrala rutiner bör ständigt omprövas och analys av administrativa konsekvenser av nya rutiner och uppdrag bör alltid göras Sjuksköterska/vårdkoordinator ansvarar för vårdplatsplaceringar Flyttningar av patienter mellan klinik/avdelning minimeras

Förslag Basenhetsnivå Allmänt Forum för diskussion om administrativa rutiner Analys och omfördelning av administrativt arbete Översyn av rutiner för patientkontakter (tel, SMS, e-post, webb) Datasystem Adm personal ansvarig för lokal daglig funktion och support

Förslag Basenhetsnivå Journaldokumentation Översyn av struktur, innehåll, omfattning och signering Utbildning/handledning i dokumentation Översyn av intygsskrivande (journalkopior?) Provsvarshantering Beställning av prover/undersökningar görs av sjuksköterska alt. sekreterare Primär screening av provsvar görs av sjuksköterska

Förslag Basenhetsnivå Övrig administration Teamsekreterare Tidbokningar, kallelser, diagnoskodningar, registreringar, resebokningar och kopieringar görs av sekreterare Sekreterare utgör adm stöd för läkar/jourschema, litteratursökning, patientstatistik, rapporter, presentationer, mm Utveckling av elektroniska PM och beslutsstöd på intranät/internet

Tack för mig!