Nationell samordnad lösning för studieinformation Anna Norqvist, projektledare NUAK

Uppdraget VHS styrelse gav verket i uppdrag att: • Undersöka intresset och behovet hos lärosätena för en gemensam tjänst och organisation för studieinformation (och studievägledning). • Ta fram ett förslag till hur en sådan tjänst och tillhörande organisation skulle kunna fungera

Dessa frågor ställde vi oss inledningsvis… Frågorna vi ställde oss inledningsvis • Finns det ett intresse på lärosätena för en sådan tjänst? • Vilken nytta skulle en sådan tjänst skapa för olika intressenter (för den sökande, för lärosätena, för samhället)? • Är Contact center en möjlig och lämplig ingång till en gemensam tjänst? • Är det möjligt och lämpligt att bygga upp en virtuell organisation, likt den som finns kopplat till handläggningsarbetet?

Dessa frågor ställde vi oss inledningsvis… • Finns det ett intresse på lärosätena för en sådan tjänst? • Vilken nytta skulle en sådan tjänst skapa för olika intressenter (för den sökande, för lärosätena, för samhället)? • Är Contact center en möjlig och lämplig ingång till en gemensam tjänst? • Är det möjligt och lämpligt att bygga upp en virtuell organisation, likt den som finns kopplat till handläggningsarbetet? Ja, men… •Alla lärosäten kommer inte vara intresserade av att delta. •Lärosäten är rädda för att tappa kontrollen över sin verksamhet - skapa samarbetsformer som skapar en trygghet i det avseendet. •Involvera lärosäten under uppbyggnaden och förvaltning. •En gemensam tjänst - ett komplement och inte en ersättning av dagens studievägledarfunktion. •Svårt att förbinda sig att delta med det underlag som hittills finns framtaget

Dessa frågor ställde vi oss inledningsvis… • Finns det ett intresse på lärosätena för en sådan tjänst? • Vilken nytta skulle en sådan tjänst skapa för olika intressenter (för den sökande, för lärosätena, för samhället)? • Är Contact center en möjlig och lämplig ingång till en gemensam tjänst? • Är det möjligt och lämpligt att bygga upp en virtuell organisation, likt den som finns kopplat till handläggningsarbetet? Nyttan för… •…de sökande – enkelhet och tillgänglighet •…lärosätena – förberedda studenter, ”rätt” studenter, möjlighet att nå nya grupper, en ingång till ”utbildningssverige” •…samhället – breddad rekrytering och fler som avslutar i tid

Dessa frågor ställde vi oss inledningsvis… • Finns det ett intresse på lärosätena för en sådan tjänst? • Vilken nytta skulle en sådan tjänst skapa för olika intressenter (för den sökande, för lärosätena, för samhället)? • Är Contact center en möjlig och lämplig ingång till en gemensam tjänst? • Är det möjligt och lämpligt att bygga upp en virtuell organisation, likt den som finns kopplat till handläggningsarbetet? JA •De sökande ringer dit redan idag då antagningsfrågor och studievägledningsfrågor ingår i samma beslutsprocess. •Contact center skulle kunna avlasta lärosätenas studievägledare avseende studieinformationsfrågor. •Bygga på det som redan finns och är etablerat och komplettera med nya tjänster. •Men… viktigt att säkra kvaliteten på leveransen från Contact center.

Dessa frågor ställde vi oss inledningsvis… • Finns det ett intresse på lärosätena för en sådan tjänst? • Vilken nytta skulle en sådan tjänst skapa för olika intressenter (för den sökande, för lärosätena, för samhället)? • Är Contact center en möjlig och lämplig ingång till en gemensam tjänst? • Är det möjligt och lämpligt att bygga upp en virtuell organisation (VO), likt den som finns kopplat till handläggningsarbetet? Ja, men… •En samordning kan effektivisera och förbättra servicen till sökande. •Samma modell som för VO för handläggningsarbetet är dock inte lämplig. •Variant på VO som bygger på schemaläggning av samtal och inte bemanning av en telefonslinga. •Central funktion på VHS som samordnar organisationen. •Organisationen behöver utvecklas och ägas i samverkan.

Förstudie Slutsats: • Intresset är tillräckligt stort för att arbeta vidare med att ta fram ett konkret förslag på samordnad studieinformation via Contact Center och en webbplats ”En ingång” • Avgränsning till studieinformation, ej studievägledning - Däremot viktigt klargöra vad som hör till begreppet studieinformation

Målgrupp • Svenska sökande -Den primära gruppen bland de svenska sökande är de för vilka det inte är naturligt att ta kontakt med en högskola eller ett universitet •Svenska studenter med utländska meriter •Internationella studenter - Det finns anledning att tro att denna grupp kommer att se lite annorlunda ut jämfört med idag, när avgifter för studier på svenska lärosäten införs

En förstudie är genomförd – nu behöver vi konkretisera Steg 1 - FörstudieSteg 3 - Införande 1.Nuläge 2.Analys 3.Ta fram hypotes Syfte: • Att undersöka om förutsättningar finns • Att beskriva en hypotes att utgå från i den fortsatta processen Syfte: • Att konkretisera och designa ett förslag till en nivå som gör det möjligt för lärosätena att ta ställning till om man vill köpa tjänsten eller inte. • Att förbereda införande av tjänsten. Syfte: • Att få tjänsten på plats. • Att marknadsföra tjänsten till målgrupperna. 1.Detaljdesign 2.Etablering av organisation 3.Rekrytering 4.Lansering 5.Införande av arbetssätt Steg 2 - Konkretisering 1.Konkretisera tjänsten 2.Definiera roller, processer, organisation och samarbetsmodell 3.Kalkylera omfattning och pris 4.Planera införande Är ni intresserade? Vill ni vara med? Konkretisering och utveckling tillsammans – VHS, lärosätena och representanter för de sökande

Huvudfrågor för steg 2 •Vilken nytta skapar tjänsten? •Hur ska tjänsten organiseras? •Var i den föreslagna organisationen ska olika typer av ärenden hanteras? •Hur ska överlämningen ske? •Hur många ärenden ska organisationen hantera? •Vad kommer att krävas av Contact Center i form av kompetens, bemanning etc.? • Vad innebär webbplatsen? • Hur ska processerna och samarbetsformerna se ut? • Vilka kostnader innebär tjänsten?

Arbetet i steg 2 - konkretisering • Påbörjades juni 2010 • Arbetsgrupp med representanter från lärosäten och SFS • Leverans: Beslutsunderlag • Utgångspunkter för arbetet: -Utgå från de sökandes perspektiv -Hög delaktighet från lärosätena -Tät förankring hos dem som kommer att beröras -Successiv konkretisering

Inledande workshop juni 2010 Syftet med workshopen: •Att introducera arbetsgruppen •Att starta konkretiseringsarbetet med några nyckelfrågor -Vad är studieinformation respektive studievägledning? -Vem ska använda tjänsten? -Vilka nyttor finns med tjänsten?

Sammanfattning workshop Vad är studieinformation respektive studievägledning? •Antagningsinformation är en del av studieinformation •Svaret på studieinformation ger oftast följdfrågor, de kan ha/ta flera riktningar såsom studievägledning, examensfrågor etc. •Kännetecken för studieinformation: •Det finns ett svar •Generalistfrågor •Beskrivning av studieinformation + diskussion om information + guidning i information

Sammanfattning workshop Vem ska använda tjänsten? Tänkta målgrupper: • Studieovan bakgrund -För dem är det inte naturligt att vända sig till ett lärosäte • De som saknar information från andra aktörer -Sannolikt de som arbetar idag och som vill vidareutbilda sig • De med utländsk bakgrund bosatta i Sverige -För att studiesystemet är ”mer främmande” för dem •De som slutar gymnasiet - För att antagningsreglerna gynnar en direkt övergång vilket gör dem till en stor målgrupp

Sammanfattning workshop Vilka nyttor finns med tjänsten? • Lätt att hitta värdet för sökande -En neutral gemensam ingång -Ökar servicegraden och tillgänglighet • Nyttor för lärosätena: -Contact Center kan ta kvantitet så att lärosätena kan fokusera på kvalitet -Kan bidra till breddad rekrytering -Kan bidra till ökad genomströmning för att studenter blir bättre förberedda och gör medvetna val -Resurssparande för lärosätena

Status idag • Projektet för steg 2 har många frågor att besvara - Paus i projektet, fortsätter efter lanseringen av antagning.se som blir i februari 2011 •Använder pausen för en kvantitativ undersökning i Contact Center. Vi vill veta: - Hur omfattade behovet av studieinfo tycks vara - Vad de frågar efter - Vart vi hänvisar •Research/omvärldsbevakning -Vad gör andra? -Hur förhåller vi oss till det?

Vad tycker ni? • Behövs en nationellt samordnad tjänst för studieinformation? • Vilken nytta ser ni att en sådan tjänst kan göra för er?