Caroline Mårdh & Göran Karlström SIR IT Rapportera data till SIR & Valideringsprogram Svenska Intensivvårdsregistret http://www.icuregswe.org Caroline Mårdh & Göran Karlström SIR IT

Minimalt dataset + flera moduler 2009-03-13 Svenska Intensivvårdsregistret

Svenska Intensivvårdsregistret Grunder För att uppnå en bra kvalitet ska samtliga IVA-vårdtillfällen registreras och rapporteras Grunddata enligt ” Minimalt dataset” måste uppfyllas Därefter fyller man på med övriga valfria parametrar Man måste ange till vilken kvalitet man rapporterar varje enskild parameter utöver grunddata. Rapportera regelbundet, helst veckovis. Rapportera alltid för lång tid tillbaka så att rättningar kommer med. Inga vårdtillfällen som ”fastnar” i valideringsprogrammet ska plockas bort utan utredas och åtgärdas 2009-03-13 Svenska Intensivvårdsregistret

Svenska Intensivvårdsregistret Support http://www.icuregswe.org/sv/Kunskapsutbyte/Teknisk-Support/ För fortlöpande information om riktlinjeförändringar och om valideringsprogram rekommenderas att man skapar ett konto på SIR-webben och prenumererar på SIR:s support- och riktlinjesidor. Gå in på hemsidan och klicka på Prenumerera Övriga IT-frågor hänvisas till it@icuregswe.org Göran och Caroline har avsatt tid för SIR 2009-03-13 Svenska Intensivvårdsregistret

Svenska Intensivvårdsregistret Vägen till SIR Riktlinjer & Rekommendationer SIR fastställer riktlinjer och rekommendationer. Dessa finns tillgängliga på http://www.icuregswe.org 2009-03-13 Svenska Intensivvårdsregistret

Svenska Intensivvårdsregistret Vägen till SIR Riktlinjer & Rekommendationer SIR avstår från att tillhandahålla registreringsprogram för lokalt bruk Finns redan flera Lokala anpassningar önskas Kräver större organisation SIR ställer krav på att tolkningsbara data skall tillhandahållas utan risk för förväxling, förvanskning eller feltolkning Lokalt registreringsprogram 2009-03-13 Svenska Intensivvårdsregistret

Svenska Intensivvårdsregistret Vägen till SIR… Riktlinjer & Rekommendationer SIR tillhandahåller en rapporteringsmall (XML-specifikation) med både obligatoriska och frivilliga fält. http://www.icuregswe.org/sv/Riktlinjer/SIRXML-Version-51/ Lokalt registreringsprogram Lokalt skapas en fil (XML-fil) för inrapportering till SIR 2009-03-13 Svenska Intensivvårdsregistret

Svenska Intensivvårdsregistret XML-specifikation 5.1 ? 2009-03-13 Svenska Intensivvårdsregistret

Svenska Intensivvårdsregistret Vägen till SIR… Riktlinjer & Rekommendationer SIR tillhandahåller valideringsprogram http://www.icuregswe.org/sv/Kunskapsutbyte/Teknisk-Support/Valideringsprogram/ Syfte ge en möjlighet att på hemmaplan komplettera och korrigera Ange till vilken kvalitet man skickar in data Kan vara en hjälp att hitta ofullständiga rutiner för registreringar på hemmaplan. Kan användas för testfiler tex vid införande. Lokalt registreringsprogram Inrapporteringsfil (XML-fil Validering görs lokalt via SIR:s valideringsprogram 2009-03-13 Svenska Intensivvårdsregistret

Svenska Intensivvårdsregistret Vägen till SIR… Riktlinjer & Rekommendationer Valideringsprogrammet innehåller även funktioner för kryptering och filöverföring till SIR samt funktion för dekryptering av filöverföring från SIR. Lokalt registreringsprogram Inrapporteringsfil Valideringsprogram lokalt Kryptering / Filöverföring 2009-03-13 Svenska Intensivvårdsregistret

Framme hos SIR IN-Databas 2 st kvitto skickas till avsändaren Mer omfattande validering utförs av SIR. Kvitto skickas till avsändaren då data tagits emot av SIR. All data sorteras och märks utifrån kvalitet på varje enskilt vårdtillfälle. Mortalitetsdata från SPAR tillförs och adderas varje vecka. Data från Avlidna på IVA och PostIva tillförs via webbformulär PostIva-uppföljning Avlidna på IVA Mortalitets data från SPAR IN-Databas SPAR Statens personadressregister 2009-03-13 Svenska Intensivvårdsregistret

Svenska Intensivvårdsregistret Kvitto 1 Första kvittot talar om att filen kommit till SIR och att den förbereds för inläsning Får du inte detta kvitto har filen inte kommit fram Ex Kvitto 1: Din indatafil till Svenska intensivvårdsregistret har mottagits. Bearbetning pågår. Då bearbetningen är klar skickas kvitto på det. Om Du ej erhållit kvittot inom 48 timmar, kontakta indata@icuregswe.org . 2009-03-13 Svenska Intensivvårdsregistret

Svenska Intensivvårdsregistret Kvitto 2 Andra kvittot talar om att filen lästs in i databasen och talar också om till vilket resultat Kontrollera resultatet! Ex Kvitto 2: Här har inrapporteringen gjorts utan anmärkning! Din indatafil har nu lagts till i Svenska intensivvårdsregistret. Datafilen omfattade data från IVA Storstad för perioden 2008-01-01 - 2008-09-23 och innehöll 674 vårdtillfällen varav 674 lästs in utan anmärkning. Därutöver har ytterligare validering gjorts utan anmärkning. Valideringen har utförts med version 5.1.3. 2009-03-13 Svenska Intensivvårdsregistret

Svenska Intensivvårdsregistret Kvitto 2 Ex Kvitto 2: Här är det problem som måste åtgärdas! Din indatafil har nu lagts till i Svenska intensivvårdsregistret. Datafilen omfattade data från IVA Storstad för perioden 2008-01-01 - 2008-09-23 och innehöll 1278 vårdtillfällen varav 1154 lästs in utan anmärkning. 110 vårdtillfällen har ej kunnat läsas in. 14 vårdtillfällen har anmärkningar som valideringen hos er bör ha upptäckt. Därutöver har ytterligare validering gjorts varvid 110 vårdtillfällen har anmärkningar. Se bifogad fil, eller hämta med valideringsprogrammet. Valideringen har utförts med version 5.1.3. 2009-03-13 Svenska Intensivvårdsregistret

Ut från SIR… IN-Databas Portalen http://portal.icuregswe.org Observera att mortalitetsdata uppdateras veckovis på Portalen Ut från SIR… Data finns åtkomlig på Portalen < 6 timmar Årsrapport Direkt återkoppling vid avvikelser. Mortalitetsdata från SPAR återskickas till sjukhus som så önskar Avlidna på IVA till DAL/DAS och Donationsrådet Via FoU-ansökan – egna projekt/studier IN-Databas Avidentifiering Mortalitetsdata åter enheten Portalen http://portal.icuregswe.org Årsrapport Avlidna på IVA till regional DAL/DAS Avlidna på IVA till DR 2009-03-13 Svenska Intensivvårdsregistret

Svenska Intensivvårdsregistret Problem…..? Olika lokala registreringstraditioner. Rutiner, kunskap och ledarskap. System som inte stöder registrering av önskad data….. Man kan helt enkelt inte registrera. System som stöder men som inte har obligatoriska fält…. Man kan registrera … men det blir inte gjort! Man kan inte tolka sin egen data rätt….. Man registrerar rätt men det tolkas fel till inrapportfilen. 2009-03-13 Svenska Intensivvårdsregistret

Svenska Intensivvårdsregistret Problem…..? Man får inte ut datafilen genom sjukhusets datanätverk… Ett ökande problem!!. Hårdare säkerhetsrutiner på sjukhusen. Brandväggar stoppar. Obs! Kontrollera att kvitto kommer! Kommunikationssvårigheter IVA-avdelning – IT-avdelning – leverantörer av IT-system Bortfall av viktiga parametrar ”Liten tuva stjälper ofta stort last” 2009-03-13 Svenska Intensivvårdsregistret

Vilket IT-system är då bäst? SIR rekommenderar inte något IT-system före något annat. Teckna ett bra serviceavtal för uppdateringar (SIR-kompabilitet). Separata uppdateringar är oftast mycket kostsamma . TIPS! Samarbeta mellan sjukhus i regioner. 2009-03-13 Svenska Intensivvårdsregistret

Valideringsprogrammet Ladda hem från http://www.icuregswe.org Installera på dator som ska sköta export Aktivera det för din avdelning Gör inställningar Aktiveringsnyckel från SIR Validera din XML-fil Skicka in XML-filen Punkt 1-3 görs sedan bara vid förändringar 2009-03-13 Svenska Intensivvårdsregistret

Arbetsgång - Data till SIR Registrera i lokalt system Skapa XML-fil från lokala systemet Validera med SIR:s valideringsprogram Gör ev justeringar/rättningar i lokalt system Skapa ny XML-fil Validera igen Skicka in till SIR 2009-03-13 Svenska Intensivvårdsregistret

Inställningar i valideringsprogrammet Inställningar sparas i programmet Ändras bara vid behov Vid ändringar kommer vid nästa inrapportering en ny aktiveringsnyckel med automatik från SIR. Den nya nyckeln måste läsas in på samtliga datorer som export sköts ifrån Kvitto kan skickas till flera personer. 2009-03-13 Svenska Intensivvårdsregistret

Valideringsprogrammet Inställningar måste göras Här kommer det en lista vid validering med ev kommentarer Nivå 1 - Måste åtgärdas. Förhindrar att filen kan skickas in Nivå 2 - Bör åtgärdas men filen kan skickas Nivå 3 - Kan vara ett meddelande om någon inkonsekvens. Filen kan skickas 2009-03-13 Svenska Intensivvårdsregistret

Inställningar för att få iväg filen Inrapportering Under inrapportering väljs överföringsmetod för filerna som skickas till SIR. Webbserver Webbserver innebär att filen laddas upp på SIR:s webbserver via http. Man kan ställa in så att en proxyserver används (http inställningar). SMTP För att kunna använda SMTP så måste servernamn och användarnamn anges. Hör med IT-supporten om ni har åtkomst till SMTP-servern. Integration via MAPI Vid denna inställningen skickas ett mail via klientens mailklient. Många mailklienter tillåter numera inte att man skickar mail på detta vis. http inställningar Om man använder inrapportering via webbserver kan en eventuell proxy-server anges här. Arbetskatalog En katalog där användaren har skrivrättigheter. Här sparas aktiveringsfiler och övriga inställningar. Om man byter arbetskatalog så kopieras aktiveringsfiler och övriga inställningsfiler till den nya katalogen. 2009-03-13 Svenska Intensivvårdsregistret

Valideringsparametrar Ställs in för varje parameter 2009-03-13 Svenska Intensivvårdsregistret

Valideringsparametrar Ingen data av denna parameter registreras. Ger Nivå 1-fel om det finns med i XML-filen Används tex under införandeperioder. Innebär att data inte kommer med i vissa utrapporter. Data finns alltid. Data tolkas som ”sanningen” för enheten. Detta alternativ rekommenderas för allt man avser att registrera efter en inkörningsperiod. Ger Nivå 1-fel om det saknas. Dessa inställningar ska göras ihop med medicinskt ledningsansvarig! Det handlar om ställningstagande om avdelningens kvalitet av data! 2009-03-13 Svenska Intensivvårdsregistret

Svenska Intensivvårdsregistret Hjälpfiler Exportera data till SIR och valideringsprogrammet Excel-fil för ifyllande av valideringsparametrar Finns på hemsidan http://www.icuregswe.org/sv/Kunskapsutbyte/ TekniskSpport/Valideringsprogram/Filhamtning-Inrapportering/ 2009-03-13 Svenska Intensivvårdsregistret

Inbjudan till IT-träff När? 8 maj 2009 Var? Patienthotellet Danderyds sjukhus För vem? ? Hur anmäler jag mig? 2009-03-13 Svenska Intensivvårdsregistret

Svenska Intensivvårdsregistret IT 2009-03-13 Svenska Intensivvårdsregistret