Direktupphandling av varor och tjänster 1. Marknadsundersökning 2. Kravspecifikation & avtal 3. Utvärdera anbud Kontakta flera företag för att få kunskap om vad marknaden kan erbjuda.   Kontrollera att varan uppfyller önskad prestanda (testa ev. varan). Fråga hur tjänsten utförs. Kontrollera priser, leveranstider m.m. Observera att totalkostnaden ej får överstiga 534 890 kr exkl. moms och att det inte är tillåtet att dela upp ett köp i mindre delar. Välj mall för kravspecifikation och avtal utifrån vad som ska upphandlas. Redigera mallarna och ta bort kommen-tarer i högermarginalen (aktivera granskningsfunktionen i Word). Skicka kravspecifikation och avtalsmall till aktuella företag (i enskilda e-post). Ange ett sista svarsdatum.   Kontrollera att anbuden uppfyller ställda krav och att leverantören har: angett ett totalpris, accepterat avtalsmallen, betalat skatter och avgifter samt att svenska leverantörer har F-skattsedel (se webbsidan om direktupphandling). Om något är oklart, skicka frågor och begär svar via e-post.  Välj leverantör utifrån bästa prestanda, lägsta pris eller vad som är viktigt. Skriv en kort motivering till valet. 4. Skriva avtal 5. Leverans & betalning 6. Diarieföring & arkivering Redigera den gulmarkerade texten i avtals­mallen.   Skriv ut två exemplar av avtalet som prefekt/motsvarande signerar. Skicka avtalet till leverantören för underskrift. Begär att ett exemplar returneras. Vid import av vetenskaplig utrustning från länder utanför EU, ansök om tullfrihet (se webbsidan om direkt-upphandling). Vara. Kontrollera att leveransen är komplett och oskadad. Om installation ej ingår, montera och testa varan så fort som möjligt.   Om installation ingår ska leverantören göra en funktionskontroll. Godkänn inte varan förrän den uppfyller ställda krav och leverantörens utfästelser. Se till att ev. utbildning genomförs. Tjänst. Kontrollera att uppdraget är utfört enligt ställda krav och att ev. dokumentation levererats. Betalning. Betala inte i förväg. Betala efter godkänd leverans alt. godkänd funktionskontroll eller när utförd tjänst är godkänd. Alla direktupphandlingar diarieförs av institutionen.   Arkivera följande handlingar: Kravspecifikation och ev. förtydliganden Vinnande anbud Motivering till vald leverantör Signerat avtal 2014-01-30