Teoripass ekonomimodell Ulf Craemer Kristoffer Nilsson

Agenda Organisation Tidplan och uppföljningar Koddelar och strukturer Intäktsslag Cirkulation Attester Tips och trix (OH)

Bokslutsenheternas hemvist 24 91 27 51 23 58 80 55 59 10 12 14 16 17 19 25 30 34 35 36 48 87 88

Vår årsplanering Uppföljningar: Budgetarbete: 31/3 Kvartal 1 30/4 Tertial 1 30/6 Kvartal 2 31/8 Tertial 2 30/9 Kvartal 3 31/12 Årsbokslut Vår årsplanering Budgetarbete: Juni – Förutsättningar från central ekonomi Oktober – Förutsättningar från fakultet 1 dec - Inlämning

Koddelar (objekttyper) och strukturer i urval Kr05 Ki05 Kr04 Ki04 BE-typ Kr03 Ki03 Bokslen Finans typ Motpart typ Kr02 Ki02 Huvud projekt Avd Finans område Motpart område Kr01 Ki 01 Projekt grupp Enhet Gren Finans grupp Motpart grupp Konto Akt Kst Vsh Fak Anstid Fri Fin Mpt

Kontoklass 1 Tillgångar Kontoklass 2 Skulder Kontoklass 3 Intäkter Akt Kst Vsh Fak Anstid Fri Fin Mpt Kontoklass 1 Tillgångar Kontoklass 2 Skulder Kontoklass 3 Intäkter Kontoklass 4 Personalkostnader Kontoklass 5 Lokalkostnader, övriga driftkostnader Kontoklass 6 Avskrivning och nedskrivning av anläggningstillgångar Kontoklass 7 Transfereringar Kontoklass 8 Årets kapitalförändring samt resultat från andelar i hel- och delägda företag

Vissa konton bara för interna transaktioner exempelvis: Kst Vsh Fak Anstid Fri Fin Mpt Vissa konton bara för interna transaktioner exempelvis: OH-triggrar (579*) Flytt av lönekostnader (499*) Intern omfördelning anslag (309*) IT-abonnemang (57220) På de flesta externa konton går det kontera med både externa och interna motparter.

Löpnummer, ingen inbyggd betydelse i numreringen. (6 siffror) Konto Akt Kst Vsh Fak Anstid Fri Fin Mpt En aktivitet motsvaras i regel av ett redovisningsobjekt eller verksamhet – obs. inte alltid ett projekt enligt gängse definition. Löpnummer, ingen inbyggd betydelse i numreringen. (6 siffror) Alla aktiviteter kopplas till: Kostnadsställe Verksamhetskod Fakultetskod

Aktivitets-/projekttyper Konto Akt Kst Vsh Fak Anstid Fri Fin Mpt Aktivitets-/projekttyper Aktivitet Projekt Aktivitet anslag Aktivitet stöd Aktivitet ofördelat Projekt anslag Projekt bidrag Projekt samfinansierat Projekt EU Projekt uppdrag Projekt stöd Framför allt behov av uppföljning avgör val mellan aktivitet och projekt. Konteras i samma koddel.

Lägsta nivå för ekonomisk attest Ska vara varaktigt Konto Akt Kst Vsh Fak Anstid Fri Fin Mpt BOKSLEN De 2 första positionerna i kostnadsstället anger bokslutsenhet och de sista tre är löpnummer Bör spegla den organisatoriska strukturen inom bokslutsenheten, kan vara t.ex. forskargrupp, avdelning, kansli, forskarskola etc. Lägsta nivå för ekonomisk attest Ska vara varaktigt AVD ENHET KST

Konto Akt Kst Vsh Fak Anstid Fri Fin Mpt Boksluts-enhet Boksluts-enhet AVD AVD AVD AVD AVD ENHET ENHET ENHET ENHET ENHET ENHET ENHET KST KST KST KST KST KST KST KST KST KST KST Projektgrupp Akt Akt Akt Akt Akt Akt Akt Projekt-grupp Akt Akt Akt Akt Akt Akt Huvudprojekt

Verksamhet Fakultet Konto Akt Kst Vsh Fak Anstid Fri Fin Mpt G (Grundutb) F (Forskning) O (Ofördelat) S (Stöd) A (Anslag) B (Bidrag) U (Uppdrag) P (P-förbrukn) O (Ofördelat) S (Stöd) F (Fil-fak) T (Tek-fak) U (Utb-vet) M (Med-fak) O (Ofördelat) S (Stöd)

Konto Akt Kst Vsh Fak Anstid Fri Fin Mpt Anstid (7 tecken) Gör det möjligt att härleda kostnader till en individ som har ett LiU-ID och måste anges på personalkostnader För kostnader som inte fördelas per anställd används koden AAAAAYY där aktuell bokslutsenhet ska ersätta YY Fri (6 tecken) Detta fält får användas fritt inom bokslutsenheten för uppföljning som inte täcks av de andra koddelarna

Konto Akt Kst Vsh Fak Anstid Fri Fin Mpt Motpart Talar om vem vi får inbetalningar ifrån eller vem vi betalar ut till Finansiär Visar varifrån medel ursprungligen kommer Ofta men inte alltid samma som motpart (se upp vid transfereringar) Vi kan t ex få medel från Göteborgs universitet för verksamhet som finansieras av Vetenskapsrådet, då är Göteborgs universitet motpart och Vetenskapsrådet finansiär Finansiärs- och motpartskoder: Statliga 1*** Ej statliga E*** Interna IN**

Finansiär och motpart på intäktskonton: Akt Kst Vsh Fak Anstid Fri Fin Mpt Finansiär och motpart på intäktskonton: Anslag (30*) Uppdrag (33*) Bidrag (35*,36*,37*) Övriga intäkter (31*,32*,34*,38*) MPT 1998 Externa Alla (med få undantag) FIN Intern MPT Ja på konto 309* Nej Ja (med få undantag) Intern FIN Ex på konton som ej kan ha intern FIN/MPT. Högskileprovet, tjänsteexport, offentlig resurssamordning

Intäkter vid LiU Anslag – Från statsbudgeten Bidrag – Från forskningsmyndigheter, forskningsstiftelser och andra bidragsgivare Avgifter – Från myndigheter, organisationer och företag Finansiella intäkter Ca 80% av LiU:s intäkter är inomstatliga

Några begrepp Balanserad kapitalförändring – Samlat resultat, ackumulerat över tid. Uppsamlingsprojekt – Aktivitet/projekt avsett för att samla balanserad kapitalförändring från avslutad verksamhet. Projektperiodisering – Periodisering av pågående forskningsprojekt. Oförbrukade bidrag – Inbetalade bidrag som ännu inte använts. Upplupna bidrag – Bidrag som vi ännu inte erhållit men upparbetats. Transfereringar (lämnade bidrag) – Bidrag (undantagsvis anslag) som vi vidareförmedlar till part utanför LiU. Minskar bidragsintäkten som LiU får. Anläggningstillgångar – Inventarier > 20 tkr och med mer än 3 års nyttjandetid. Samfinansiering (ibland kallat medfinansiering) – Anslagsfinansiering i bidragsfinansierat forskningsprojekt. Parallellfördelning – Kostnadsfördelning mellan anslag och bidragsverksamhet i ett ”flerfinansierat” forskningsprojekt.

Några begrepp forts. OH (Overhead-pålägg) – Gemensamma kostnader (stödverksamheten) fördelas till kärnverksamhet. Kärnverksamhet – Grundutbildning, forskning, uppdragsutbildning och uppdragsforskning. Stödverksamhet – Verksamhet som är stöd- och ledningsfunktioner. Regleringsbrev – Styr resurstilldelning (anslag) till LiU och delvis vår verksamhet.

Attestordning för LiU Två obligatoriska attester av olika personer Beslutsattest på kostnadsställe Alla attester i systemen Mottagningsattest måste ske före beslutsattest Mottagnings- attest Kontrollerar och intygar att varan/tjänsten är levererad Beslutsattest Godkänner transaktionen Övergripande ansvar för transaktionen Mottagningsattest som stöd till beslutsattestanten Om den ordinarie beslutsattestanten mottagningsattesterar ska någon annan beslutsattestera

Olika flöden i våra system Faktura-mottagare Mottagnings- attest Beslutsattest Betalning Olika flöden i våra system Beställare Beslutsattest Order skickas till leverantör Mottagnings-attest Betalning Faktura Egen-registrering Mottagnings-attest (granskning) Beslutsattest Betalning Beställning/order EFH Fakturamottagare - Tar emot fakturan, kontroll, ev kontering, lägger upp flöde i systemet. Kontering kan även ske av andra funktioner. Mottagningsattest – förutom att intyga att leverans har skett enligt faktura, även säkerställer att syftet med transaktionen framkommer. Vi kommer inte skicka mail via outlook och fråga längre, utan berörd person attesterar i systemet Beslutsattest – har det övergripande ansvaret för transaktionen. Görs lämpligen av ansvarig chef!!! Ersättare ska utses. BELOPPSGRÄNS? 100 tkr INKÖP Beställare - Ev kontering Beslutsattest – innan order skickas Mottagningsattest – bekräftar att leverans har skett. Systemet läser av att fakturan matchar beställning, som då också bekräftas av mottagningsattestanten, fakturan går då till betalning HR-systemet. Egna utlägg och reseräkningar Egenregistrering med underlag Mottagningsattesten sker av löneadministratör Beslutsattest och sedan betalning Primula

Beloppsgränser (LiU-2017-01321)

Attest av bokföringsorder Redovisningschef Centrala fördelningar efter beslut Centrala rättningar t ex motpartsavstämning Prefekt (motsv) Lokala fördelningar t ex IT- abonnemang Beslutsattestant Omföring – Debetrader vid flytt av kostnader och intäkter mellan AKT eller KST Ekonom Periodiseringar Rättningar -Rätta felkonteringar t ex konto, mpt mm som ej påverkar kostnader Omföring - Kreditrader i vid flytt av kostnader och intäkter mellan AKT eller KST

Cirkulation och attest Till enskild person Via cirkulationsmall Tre c-mallar vid bokföringsorder: 1. Till konterare på boklutsenheten (t.ex 10IDA) 2. För kostnadsställe konterare (t.ex 10006) 3. För kostnadsställe attestanter (t.ex A10006)

Generell cirkulationsmall En per bokslutsenhet t.ex. 10IDA Kontering Kontering Kontering Kontering Används t.ex. då Kst är okänt eller vid flera kst Cirkulation för ev. mottagningsattest och beslutsattest Till enskild person Via cirkulationsmall

Cirkulationsmall för kostnadsställe En per kostnadsställe t.ex. 10006 Kontering Kontering Används t.ex. då Fakturan behöver kompletterande kontering. Cirkulation för beslutsattest Till enskild person Via cirkulationsmall

Cirkulationsmall för kostnadsställe exkl. konterare Cirkulationsmall för kostnadsställe exkl. konterare. En per kostnadsställe tex A10006 Beslutsattestant Ex. enhetschef, forskningsledare Överordnad med högre beloppsgräns Ex. prefekt, avdelningschef Används t.ex. Vid beslutsattest av bokföringsorder

Hur hänger det ihop? KST Beslutsattestant Aktivitet Aktivitet KST Beslutsattestant Aktivitet En mall med konterare för bokslen En mall med konterare per kst En mall med attestanter 3 st C-mallar

Vad gör du i Min inkorg?

Meddelanden i inkorgen och på cirkulation Skriv meddelande i cirkulationsfliken: Meddelande syns i bådas inkorgar:

Tips: Flera Raindance fönster uppe samtidigt I Explorer kan man öppna flera Raindance fönster om man vill arbeta med två bilder samtidigt. Gå in under Arkiv Välj ny Session, nytt Explorer öppnas – öppna Raindance

Leverantörsfaktura Hur kan man söka fram/ta tillbaka en okonterad faktura som man har skickat iväg till någon? Gör urval på t ex leverantör och status. Sök fram fakturan. Gå in på cirkulationsfliken och lägg till dig. 1 2 3 4 5

Status på leverantörsfaktura NY – Fakturan har anlänt till LiU, men innehåller något fel. PREL – status när den har skickats för kontering till dess att den har attesterats. DEF – Godkänd och bokförd faktura. DEF ATT i vissa bilder HBET – Fakturan är betalad. HBET ATT i vissa bilder. KLAR – Vi kan välja att sätta den här statusen efter HBET, efter en viss tid, t.ex. för att inte få med alla gamla fakturor i rapporter. MAK – fakturan är makulerad.

Sök verifikationer

Status på verifikation Status text B Budget D Definitiv E Ej godkänd G Godkänd M Makulerad P Preliminär U Period Mall OBS!! Vid rapportering mm. sök endast på status D.

Hemsidan för mer information

Kontaktvägar Frågor om redovisning, ekonomimodell mm. Skicka din fråga till endast en av e-postadresserna. Har du valt fel skickar vi frågan vidare. Kontaktvägar Frågor om redovisning, ekonomimodell mm. ekonomiredovisning@liu.se Frågor om leverantörsfakturor fakturasupport@liu.se Frågor om Raindance, behörigheter, attester ekonomisystem@liu.se Frågor om lön, anställning, Primula, reseräkningar mm. lon@liu.se

Vad går OH-modellen ut på? Fullkostnadsredovisning: Modellen går ut på att man ska redovisa samtliga kostnader ut på varje projekt i kärnverksamheten – både direkta och indirekta (tänk som ett träd, kostnaden ska ut i varje löv) Synliggöra behov av samfinansiering (differens mellan det som finansieras av externa bidrag och totalkostnaden) Transparens och jämförbarhet: lärosätena delar in kostnader för stödverksamhet på samma sätt (den så kallade funktionsindelningen) Ej avdrag från inkomster för att täcka kostnader för stödverksamhet – inkomsterna ska ut till kärnverksamheten Ej OH-finansiering av kärnverksamhet

Hur går det till på LiU Tre OH-nivåer: centralt, fakultet och institution Verksamhetsgrenarna GU och FO hålls isär (obligatoriskt) Institutionen debiteras fasta årsbelopp för sin andel av de LiU-gemensamma resp. fakultetsgemensamma kostnader som ska finansieras via påläggsdebitering Institutionens andel motsvarar hur stor del av LiU:s löne- och driftskostnader man hade under närmast avslutade räkenskapsår (t.ex. utfall 2015 är underlag för 2017) Institutionen beräknar procentsats för pålägg på sina budgeterade direkta löne- och driftskostnader

LiU-gemensamt stöd som ska finansieras via OH-pålägg 2017

Exempel på vad som ingår i fakultets-OH Programgemensamma kostnader Fakultetsstyrelse, dekan och nämnder (anställningsnämnd, forskarutbildningsnämnd, grundutbildningsnämnd) IKT-studio, vissa datorsalar Fakultetskansli Utveckling, kvalitetsarbete, information/marknadsföring

Exempel på vad som ingår i inst-OH Prefekt, proprefekt Institutionsstyrelse Utbildnings- och forskningsadministratörer Ekonomiintendent/motsv., ekonomiadministratör Personalintendent/motsv., personaladministratör Administrativ chef Avdelningschef (oftast del av en tjänst) Registrator

Vilka kostnader är bas för OH-pålägg? Direkta löne- och driftskostnader dvs. merparten av de direkta kostnaderna men INTE Lokalkostnader, avskrivningar och finansiella kostnader Kostnader för köpta tjänster internt (eftersom timpriset inkluderar OH-kostnader hos säljande enhet)

OH-kostnader – exempel Delsumma 1 Bokslutsenhetens andel av budgeterad central OH till forskning: 150 Delsumma 2 Bokslutsenhetens andel av budgeterad filfak-OH till forskning: 50 Delsumma 3 Bokslutsenhetens egen budgeterade OH till forskning: 100 Summan (300) divideras med budgeterad summa direkta löne- och driftskostnader för forskning filfak inom enheten: 1000 Det behövs ett procentuellt pålägg på 30% för att täcka OH- kostnaderna (15+5+10) Procentsatserna anges i trigger för projekt med verksamhetskod FX och bokförs på konto 57910, 57911, 57912, 57940, 57941 och 57942 (debet på verksamhetsproj. och kredit på särskilda OH-proj.)

Budgetavvikelse resp. kalkyldifferens Budgetavvikelse: avvikelse mellan budget och utfall avseende de kostnader som finansieras via OH- pålägg Budgetavvikelse uppstår på samtliga tre nivåer Kalkyldifferens: uppstår pga. att påläggsprocenten är beräknad på budgeterad fördelningsbas Kalkyldifferens uppstår endast på institutionsnivån

OH-beräkning 1. Budgeterade belopp för gemensamma kostnader på central- och fakultetsnivå år 2014 fastställs 2. Institutionernas fördelning mellan verksamhetsgrenar och fakulteter tas fram och baseras på verkliga drifts- och lönekostnader 2012 3. De budgeterade beloppen (1) fördelas utifrån fördelningen (2) varpå belopp som respektive institution skall bidra med till de två nivåerna fastställs 4. Institutionen budgeterar sina lön & driftskostnader för 2014 för att räkna fram vilken påläggsprocent de behöver ha för att täcka kostnaderna (3) 5. Kostnader för lön & drift uppstår och debiteras verksamhetsprojekt i kärnverksamheten 6. På de bokförda kostnaderna (5) debiteras varje månad OH-kostnader motsvarande den påläggsprocent som beräknats (4) 7. Motsvarande OH-påläggsbelopp krediteras samtidigt ett institutionsgemensamt (stöd) projekt 8. Från ett motsvarande institutionsgemensamt (stöd) projekt tas det uträknade (3) OH-beloppet ut för att täcka central & fakultets-OH. 9. Differens mellan det krediterade beloppet (7) och det uttagna (8) motsvarar dels täckning av de institutionsgemensamma kostnaderna och dels ev. differens mellan de budgeterade (4) kostnaderna och det verkliga utfallet (5)