God praxis i handläggningen NUAK 2018

Antagningspass djup… …Så var det tänkt - så ni andra kan gå nu… Så klart inte men det blir lite annorlunda! Lite om bakgrunden, PA-avancerad nivå. Nu lite annorlunda men vi åker så får vi se vad det tar vägen.

Så vem är jag…. Peter Citron, Antagningen Linnéuniversitetet Bla bla bla….

Mål! Problematisera mer än att erbjuda konkreta lösningar Det här är personliga reflektioner till största del, det finns få eller inga färdiga manualer. Dela med mig av min erfarenhet. Hur många här har erbjudits en handläggarutbildning i samband med att ni började er tjänst? Hands up! System ändras, regelverk ändras och system byts ut.

Statlig tjänsteman Detta är var man oftast får, eller hur? Ganska mycket kring vad som förväntas av en i en övergripande mening men väldigt lite konkretiserat ner till själva handläggarsituationen…

Behandlar vi alla Lika? I någon grad är de ärende vi handlägger alltid unika och hänsyn måste tas till det men oftast rör detta små skillnader, huvudparten är i högre utsträckning överensstämmande. Vi vill oftast motivera avsteg med att det handlar om en unik situation men hur ofta är det sant och skulle tredje part tycka att vi agerar rätt. Iklädd er alltid utifrån perspektivet!

Måste vi behandla alla lika? Det handlar om rättssäkerhet Att kunna förutse…. Förutsägbart/transparens Tydligt Rättvist Pålitligt …och det handlar om service Det vi gör för en bör vi kunna göra för alla i samma situation och informationen ska inte variera beroende på vem som frågar eller svarar. Det enkla svaret är ja, exempel kring sena meriter, reservantagning, missat ja-svar. En fördel för någon blir nästan alltid detsamma som en nackdel för en annan, återigen tredjeman-perspektivet.

När blir vi korrupta? Av vilken anledning vill vi göra avsteg? Vem är vinnaren vem är förloraren. Antagning efter att ett utbildningstillfälle stängt. Jämför med skatteverket kring avdrag vid inkomstdeklaration.

Nu behöver jag lite vatten, ta fem minuter och resonera lite kring vad ni tycker kring detta med era närmaste grannar. Det blir ingen redovisning men givetvis tillfälle för eventuella frågor eller ni spontant vill dela med er av något.

Handläggarhygien Ett förhållningssätt, en inre kompass. Ett lite grisigt namn som kanske inte väcker så positiva känslor, dök upp tidigt kring NyAs tillblivelse och var tänkt att bli grunden för en användarhandbok. Inte vad du kan använda systemet till utan mer hur det är tänkt att du ska göra.

Fokusera på rätt saker Bedöm utefter kända och objektiva faktorer Fråga istället för att gissa Det är personer inte ärende ni handlägger Skriv tjänsteanteckningar för det om inte är självklart. Meddelande Saklig och opartisk.

Att inte låta sig nedslås… I alltmer snillrika och effektiva system så handlägger vi allt oftare de som av en eller annan anledning misslyckas….

För vem skriver vi tjänsteanteckningar?

Så intressant….

Meddelande Balans mellan skyldighet och service, undvik informationsöverflöd Saklig information eller informera för att ha ryggen fri….

Meddelande: Mycket information, ett steg som vi inte ofta kontrollerar, på många sätt fortsätter vi att bete oss på samma sätt som när vi skickade egna antagningsbesked.

Ny tid för lite erfarenhetsutbyte, den bästa vägen tillframgång Ny tid för lite erfarenhetsutbyte, den bästa vägen tillframgång. Byt lite anekdoter kring roliga tjänsteanteckningar och meddelande situationer.

Tid kontra nytta, effektivitet - ineffektivitet Att göra rätt är alltid rätt! Och det handlar alltid om både korrekt bedömning och service Skapa rutiner! Använd mallar.

Att aldrig lova… ”Kontakta Antagningen så löser dem det…” ”Jag vet inte, jag kollar upp med Antagningen och återkommer” Hjälp varandra istället för att stjälpa varandra.

Handlägga lite som att köra bil. Koll bakåt, koll framåt koll på nuet Handlägga lite som att köra bil. Koll bakåt, koll framåt koll på nuet. Passa er för viltolyckor?

Och att köra frekvent ger oss den erfarenhet som leder till kompassen.

NyA-webben Reservantagning – NyA-webben, samma uppgift som tidigare men med bättre stöd. Villkorshantering - NyA-webben, samma uppgift som tidigare men med bättre stöd. Uteblev – För korrekt reservantagning, meddelas av sökande genom att inte närvara Återbud – meddelas alltid av sökande, via sitt konto eller direkt till lärosätet.

Konsten att göra olika Anstånd Studieuppehåll Antagning till senare del Tillgodoräknande….