Nätverksträff nordiska informationschefer 3 oktober 2008 Välkommen Aktuella frågor (ca 1/2 timme per land) - Sverige: organisationsförändringar och förändringskommunikation - Finland: omorganiseringar - Norge: regionreformer, rammebetingelser, kommunikationsstretegier, tjänsteutveckling på webben        - Danmark: omdömmesprojekt - Island: hur kan vi dela erfarenheter? 3. Diskussion om framtida nätverksamarbete och kommande träffar 4. Exempel på samarbetsprojekt över nationsgränser 5. Ca 15.00 avslutning Vägverket 2018-12-26

Deltagare Christer Hårrskog, Sverige, värd Anna Jokela, Finland Sissel Faller, Norge Brian Christiensen, Danmark Pétur Matthiasson, Island Vägverket 2018-12-26

Mål Att lära oss om varandras erfarenheter av kommunikation i samband med organisationsförändringar. Vägverket 2018-12-26

Kommunikation av förändringar 2007/08 Vägverket Kommunikation av förändringar 2007/08 Vägverket 2018-12-26

Vägverket Sommaren 2007 Januari 2009 Ca 6.500 medarbetare Bred verksamhet med uppdrag som ansvarig för hela Vägtransportsektorn, d v s bland annat beställare, utförare, tillsyn, påverkan, lagändringar, körkort, trafikregister, sektorsansvar Ca 2.500 medarbetare Ett mer renodlat Vägverk Delar av Vägverket bolagiseras och väghållningen genomförs med köpta resurser Trafikregistret lämnar, ca 2 miljoner färre kundkontakter Organiserad i större verksamhetsområden, delarna ska tydligare arbeta ihop Vägverket 2018-12-26

Vad hände egentligen? Våren -07 Juli -07 Okt -07 Dec -07 Jan -08 Maj -08 Juli -08 Översyn av regionernas organisation. Direktiv om Transportstyrelsen. Översyn av hela Vägverket. Direktiv om bolagisering av Produktion och Konsult samt utredning om förarverksamheten Regleringsbrev med uppdrag om ökat samarbete med Banverket. Projektstart för ny organisation i Vägverket. Beslut om Transportstyrelsen. Direktiv om ytterligare översyn av transportsektorn. Vägverket 2018-12-26

Ny myndighet 1 januari 2009 Transportstyrelsen är en myndighet med ett samlat ansvar för normgivning, tillsyn, tillståndsgivning och registerhållning för järnväg, luftfart, sjöfart och väg. 2010 förs även länsstyrelsernas verksamhet för körkort och yrkestrafik över. 1.600 medarbetare Norrköping, Örebro, Borlänge 7 Vägverket 2018-12-26

Verksamhet från fyra myndigheter Luftfartsstyrelsen Järnvägsstyrelsen Sjöfartsinspektionen Vägtrafikinspektionen, Vägverkets Trafikregister samt Vägverkets normgivning och tillsynsverksamhet Vägverket 2018-12-26

Därför förändras Vägverket 2008 Med Vägverkets nya organisation vill vi: Möta omvärldsförändringar och tillgodose ägarkrav Skapa bättre förutsättningar att nå vår vision och uppfattas som öppna, trovärdiga och kreativa samhällsbyggare Öka kundnyttan, effektiviteten och tydligheten Vägverket 2018-12-26

Vägtrafikinspektionen Resultatenheter Förarenheten Stöd- och utv.enheter Trafikregistret Berörda organisationsdelar VUC Samhälle och trafik Samhälle Väg Vägverket Support Regioner Norr Internrevision Mitt Vägbyggnad, upphandling, specialist- kompetens inom väg- byggnad, m m Stockholm Generaldirektör Styrelse Mälardalen Väst Sydöst Vägtrafikinspektionen Skåne Vägverkets organisation förändras – en lägesbeksrivning 1 mars 2008 Huvudkontor Omorganisation inom Vägverket Affärsenheter Transportinspektionsutredning Produktion Bolagiseringsutredning Konsult Ingen utredning pågår Färjerederiet Fördjupat samarbete mellan Banverket och Vägverket Vägverket 2018-12-26

Kommunikationsarbetet – Strategier Cheferna nyckelpersoner Muntlig information viktigast Snabb och sammanhållen information Centralt producerad information Många olika informationskanaler Uppföljning under arbetets gång Tätt samarbete med Banverket Vägverket 2018-12-26 Kommunikationsarbetet under förändringarna

Chefens kommunikativa uppdrag Hålla sig ajour och ta upp behov av kommunikationsstöd med informationschefen på enheten Förmedla information till medarbetarna och tolka vad den innebär Vara tillgänglig Förmedla fakta, ej värdeladdade omdömen – rykten förekommer alltid i förändringstider Om ny information saknas – berätta det och när ny kommer Vägverket 2018-12-26 Kommunikationsarbetet under förändringarna

Så gjorde vi Efter beslutsmöten: Kortfattad, omedelbar information på intranätet Power-pointserie + talmanus till chefer Muntlig information sprids via chefer (stormöten, avdelningsmöten m.m.) Utförlig information på intranätet några dagar efter mötet Vägverket 2018-12-26 Kommunikationsarbetet under förändringarna

Övriga aktiviteter • Fördjupad information i personaltidningen • Löpande information på intranätet • Nationell ledningsinformation – ”prator” – på intranätet • Enhetsvis ledningsinformation • Chatt Vägverket 2018-12-26 Kommunikationsarbetet under förändringarna

Övriga aktiviteter Chefsmöten, HR och info planerade Frågor och svar på intranätet Stormöten med utredaren av inspektionen (videofilmades) Täta telefonmöten mellan informations-direktören och regionala informationschefer Vägverket 2018-12-26 Kommunikationsarbetet genom förändringarna

Banverkssamarbetet Gemensam kommunikationsplan Veckovisa avstämningar och delat ansvar Gemensam information i våra kanaler texter budskap bilder grafik Samhällsbyggare i samverkan Vägverket 2018-12-26

Effekter Omställningsindex 5 frågor om informationsgivningen vid tre tillfällen Resultat av mätningarna: Feb -08. Medarbetarna nöjda, högst värde för centrala informationen Aug -08. Minskad nöjdhet på alla nivåer. Förståelsen relativt hög Intervjuer i maj 2008: De flesta känner sig informerade I stort sett fungerar informationen bra Vägverket 2018-12-26 Kommunikationsarbetet under förändringarna

Vad vi kan göra bättre Vad vi gör bra Striktare tidsramar för spridning av muntlig information Mindre omfångsrik skriftlig information Bättre uppdatering på intranätet Mer chatt God samordning med Banverket Återkommande enhetsinformationer med cheferna Sampratade informationschefer Vad vi gör bra Vägverket 2018-12-26 Kommunikationsarbetet under förändringarna

Andra lärdomar Hur berör det här mig? Chefen är den viktigaste informationskällan HR har en viktig roll i internkommunikationen Alla har olika uppfattning om vad som är lagom mängd information ”Brist på information” kan vara brist på påverkansmöjligheter I fikarummet avhandlas det som folk funderar på – var där! Vägverket 2018-12-26 Kommunikationsarbetet under förändringarna

Att gå igenom en förändring Acceptans Reaktion Satsning Motstånd Undersökning Tid, kunskap och delaktighet Källa: Fritt efter Cullberg, Ekstam Vägverket 2018-12-26

Vi reagerar olika Antal Tid Före-gångare Tidiga anslutare Tidig majoritet Sen majoritet Bromsare Tid Källa: Ekstam Vägverket 2018-12-26