Elektronisk hantering i stället för blanketter – är det möjligt? Två exempel på elektronisk hantering av tunga administrativa flöden med Portal Bas och W3D3

Vad skall det här handla om och vem är han? ”…gamla manuella ärendeflöden…”

”Att ta tillvara digitaliseringens möjligheter…” Regeringens digitaliseringsminister Peter Eriksson. ”Alla ska kunna dra nytta av digitaliseringens kraft och möjligheter.” ESV:s uppdrag till myndigheterna, Skatteverket om ”Mina sidor” m.m.

”Att ta tillvara digitaliseringens möjligheter…” Område 1 ”Pappershögarna” Område 2. ”E-förvaltningsområdet” Hur gör man med område 2. att minska manuella ärendeflöden? Jo, t.ex. genom att sikta in sig på de mest omfattande flödena som också är mest statiska.

”Att ta tillvara digitaliseringens möjligheter…” Område 2. ”E-förvaltningsområdet”

… t. ex. studentärenden och vanligt förekommande ärenden för anställda … t.ex. studentärenden och vanligt förekommande ärenden för anställda. T.ex. genom att skapa EN gemensam webbingång för de ärendena. Det här är vår portal, eller om det är er portal? I portalen har vi skapat elektroniska blanketter som ersätter blanketter på papper. Det är några stycken och vi skall titta närmare på två. Jag skall förtydliga det lite!

Två exempel på digitalisering av ärendeflöden Bra exempel och dåliga exempel för att se skillnaden. T.ex. är målet här att få folk att äta mer salami. Det vi ser nu är ett bra exempel … och nu ett dåligt exempel. Budskapet är dock detsamma.

Två exempel på digitalisering av ärendeflöden Ansökan om tillgodoräknande av utbildning Elektronisk hantering av handlingar om stöd till studenter med funktionsvariation Här har vi likaså två exempel på digitala ärendeflöden. Ett bra exempel och ett dåligt exempel. Poängen är att framhålla att portalen inte begränsar tillämpningen eller i sig självt förenklar (eller förlåter) dåligt genomtänkta administrativa rutiner eller flöden. Hade Portalen hjälpt KI i Macchiariniärendet. Ja, därför att all hantering av ärenden dokumenteras om om man tänker igenom vad som behöver dokumenteras innan så blir det också sedan gjort.

Exempel 1 - tillgodoräknande Vi börjar med de här glada studenterna i exempel 1. Högtidlig kursavslutning i kursen ”Mänskliga pyramider”. En av studenterna, Åsa Böjlig, vill tillgodoräkna sig den här kursen på apotekarprogrammet. Hur gör hon idag? Ja, det vet väl inte jag!? Och det behöver jag heller inte veta. Jag kan faktiskt bara bestämma hur hon borde göra. Och jag tycker att alla studenter som vill ansöka om tillgodoräknande skall göra på samma sätt över hela universitetet. Inter olika beroende på vilket campus- eller vetenskapsområde hon tillhör eller något i den stilen.

Exempel 1 - tillgodoräknande Antalet tillgodoräknandeärenden 2015 var 136 stycken… … i serien för medicin och farmaci Ett stort och omfattande flöde… Alla måste bli glada att slippa det mödosamma manuella arbetet. Eller? Vänd dig till din närmaste granne. Nämn varsitt flöde från ditt lärosäte som skulle vara lämpligt att göra elektroniskt och svara sedan på frågan om rationaliseringen skulle vara välkommen.

Exempel kunde varit; något för medarbetare, studenter – övriga finns inte…elller?

Kvittens med mitt diarienummer…

…och dessutom en bekräftelse per e-post …och en e-post till handläggaren… …och dessutom en bekräftelse per e-post

…med ansökan i sin helhet bifogad i pdf-format.

…och på handlingskortet ligger handlingarna. Och i diariet ligger…

Registrering, expediering och arkivering sköts elektroniskt i W3D3 T.ex. med en svarsmall!

Exempel 2 – studenter med funktionsvariation Ca 150 ärenden under 2016 NAIS. UU tyckte inte att det var motiverat att köpa ytterligare en systemlösning för just de här ärendena. Vi vill samla hanteringen av ärenden i diariet och därför använder vi W3D3. Kostnaden för NAIS finansierar i stort Portal Bas.

Komplicerad rutin blir - en komplicerad elektronisk rutin… En ogenomtänkt gammal manuell rutin blir en ogenomtänkt ny elektronisk rutin. Till nästa år kommer vi att utveckla vår Portal med ”Mina interna sidor” t.ex. för en genomtänkt hantering av studenter med funktionsvariation och XML-export så att vi kan skicka elektronisk blankettinformation till andra system än W3D3. Direkt till en e-postadress kanske? Janne?

Strategiska frågor och befarade problem? Var skall portalen ligga? Vem skall göra e-blanketter? Vem förvaltar portalen? Vem skall besluta om att införa ärendeflöden? Hur hanteras rationaliseringsvinsterna? Vem skall få bestämma vilka rutiner som skall bli fastställda i det nya flödet? Vad är svårt med Portalen, vilka problem möter vi, hur hanterar vi teknik- och metodfrågor?

Vad har vi gjort? För studenter För medarbetare De här ligger och väntar på att de ”strategiska frågorna och de befarade problemen” skall bli lösta så att vi kan komma igång. Och fler kan vi göra.

Vad skall vi göra? Vi har fler blanketter!

Det här händer också i vårt diarium Möteshantering i W3D3!

Frågor ? eller … …enligt programmet ”Eftermiddagskaffe med kaffebröd” till 14:50.

Tack för er uppmärksamhet!