Aktivitetsbaserad arbetsplats

Nya Regionens hus i Skövde

Beslut i regionfullmäktige:  Aktivitetsbaserat arbetssätt ska gälla för nya Regionens hus Kreativ miljö ska underlätta samarbete, utbyta information över gränser och underlätta spontana möten Varje hyresgäst disponerar egna ytor Syftet är att: öka samverkan och kunskapsspridning över organisationsgränser inom och mellan hyresgästerna öka utnyttjandegraden av tillgänglig lokalkapacitet  

En definition av aktivitetsbaserad arbetsplats Konceptet aktivitetsbaserat arbetssätt/arbetsplats bygger på att arbetsplatsen och arbetssättet utformas efter personalens specifika aktiviteter och behov. Arbetsuppgiften för dagen styr val av arbetsplats. Exakt utformning anpassas efter organisationens verksamhet och unika behov. Konceptet aktivitetsbaserat arbetssätt bygger på att utforma kontoret och dess arbetsplatser utifrån personalens behov. Aktuell arbetsuppgift är det som ska styra personalens val av arbetsplats. På en aktivitetsbaserad arbetsplats finns en mängd olika alternativ att välja emellan såsom exempelvis traditionella skrivbord i kontorslandskap, stora teambord, en knäpptyst biblioteksmiljö eller en bekväm fåtölj om man exempelvis bara ska prata i telefon. Det aktivitetsbaserade kontoret fungerar som en mötesplats på vilken de anställda kan interagera med kollegor, partners och kunder. Den stora skillnaden gentemot andra typer av kontor är att den anställda inte har en egen arbetsplats utan att de utifrån eget val och behov byter arbetsplatser med sina kollegor. Andelen och antalet olika arbetsplatszoner och arbetsplatser på det nya kontoret skiftar beroende på företagets verksamhet och behov. Generellt sett finns tysta zoner, öppna landskap, utrymmen för formella och informella möten, arbetsplatser för projektarbete, mindre rum anpassade för telefonsamtal samt utrymmen för kaffe- och lunchrast. Aktivitetsbaserad arbetsplats är inte är något färdigt koncept som ser likadant ut för alla. Varje verksamhet har unika och särskilda behov och konceptet måste anpassas utifrån dessa behov.

En aktivitetsbaserad arbetsplats Utformad efter de specifika behov och krav som organisationen och medarbetarna har på arbetsmiljön Individen bestämmer var och hur den vill arbeta för dagen Är uppdelad i ett antal olika zoner i arbetsmiljön, exempelvis: zoner där man kan arbeta i grupp zoner för individuellt arbete med medelhög koncentration zoner för individuellt arbete med hög koncentration zoner för spontana möten och samverkan Inga fasta platser med vissa undantag Clean desk

Aktivitetsbaserat arbetssätt Fördelar Ger förutsättningar för flexibilitet, kreativitet och kommunikation Utökat självbestämmande och ansvar för de anställda Mindre vi-och-dem grupperingar genom att man delar arbetsplats Ökad informations- och kunskapsöverföring mellan anställda Kostnadsbesparingar Grundtanken med aktivitetsbaserat arbetssätt är att skapa en arbetsmiljö som är mer flexibel och kreativ med ett ökat självbestämmande för de anställda. En arbetsplats där personalen lättare kan kommunicera, samarbeta och utbyta information över gränser. Alla ska ha samma förutsättningar att utföra sitt arbete på bästa sätt. Aktivitetsbaserad arbetsplats är i sig ingen besparingsåtgärd, men kan innebära kostnadsbesparingar framförallt i jämförelse med kontor där de anställda tidigare suttit i traditionella cellkontor.

Framgångsfaktorer vid införande Tydlig vision, mål och strategi med införandet Motivera de anställda genom information, studiebesök och visualisering av konceptet aktivitetsbaserat arbetssätt Delaktighet i utformningen - kartlägg verksamhetens och individernas behov tillsammans med medarbetarna Anpassa utformningen till organisationens verksamhet och de anställdas specifika behov Hög grad av tillit till de anställda

Framgångsfaktorer efter införandet Utvärdera införandet och arbeta med ständiga förbättringar för att tillgodose nya behov Förståelse för att det inte är en engångsimplementering - skulle aktiviteter och behov förändras bör även utformningen anpassas därefter

Utmaningar Individer har olika behov vilket ställer olika krav på utformning Skapa en utformning som stödjer samarbete över gränser och som samtidigt gör det möjligt att bevara välfungerande samarbeten inom arbetsgrupper/enheter/avdelningar Införande av aktivitetsbaserat arbetssätt innebär en förändring som kan medföra ovilja och motstånd Att få de anställda att basera val av arbetsplats utifrån aktivitet och inte personliga preferenser Nya krav på ledarskap Det kan skilja nästan 50 år mellan de äldsta och yngsta medarbetarna på ett företag. I och med detta måste olika vanor och behov tillmötesgås. En baksida med aktivitetsbaserat är risken för en minskad interaktion och samarbete med de närmaste kollegorna. Team och grupper inom företaget som är särskilt vana vid att jobba tätt tillsammans bör kunna fortsätta göra det. En lösning är att skapa hemvister på kontoret där kollegor inom samma avdelning tillhör samma hemvist. En viktigt utmaning i utformningen av det aktivitetsbaserade kontoret ligger i att den ökade interaktionen och det ökade informationsutbytet tvärgående inte får ske på bekostnad av en sämre samhörighet med de medarbetare man jobbar närmast. Möjligheten att jobba i ett nära samarbete med sina närmaste medarbetare i samma team måste finnas även i det aktivitetsbaserade kontoret. En del anställda kan ha svårt att acceptera det nya sättet att arbeta t ex de som värdesätter en egen personlig arbetsplats högt och därför uppfattar omställningen som negativ. Det är viktigt att de anställda förbereds för denna omställning och att cheferna tar ett kommunikationsansvar i förändringen. Dialog och lyhördhet för olika behov och önskemål är viktigt i kommunikationen. Men också uthållighet i budskapen varför det nya arbetssättet ska införas. Viktigt att hålla fast vid att de utrymmen och arbetsstationer som kontoret tillhandahåller används som de är tänkta att användas. En risk är att valet av arbetsplats baseras på personliga preferenser istället för den aktivitet man skall utföra. Bra design, materialval och ett helhetstänk är nyckeln för att åstadkomma ett effektivt kontor där arbetsplatsen balanserar personalens och företagets intressen.

Aktivitetsbaserat arbetssätt Människa Plats IT Att tillämpa ett aktivitetsbaserat arbetssätt innebär mycket mer än att bara förändra ett kontor, alltså den fysiska miljön. Det innebär att arbete utförs på den plats som bäst stöttar arbetsuppgiften. Definitionen av ett aktivitetsbaserat arbetssätt resulterar därför i tre komponenter som alla måste fungera och tas i beaktning för att kunna skapa förutsättningar för en lyckad implementering. Detta är människa, plats och IT (SKL, 2014). Det måste finnas rätt tekniska förutsättningar och infrastruktur som stödjer aktivitetsbaserat arbetssätt. T ex enkla, gemensamma lösningar för bokning av rum, att bärbara datorer fungerar vid alla arbetsplatser, att man automatiskt blir kopplad till närmaste skrivare osv. I offentlig verksamhet finns krav på sekretess och detta måste beaktas i utformandet. Referenser Sveriges Kommuner och Landsting (SKL) (2014). Aktivitetsbaserade arbetsplatser i offentlig sektor. Stockholm: LTAB.

Aktivitetsbaserade arbetsplatser Arbetsplatserna har förändrats över tid Cellkontor Öppet landskap Flexkontor Aktivitetsbaserade arbetsplatser Individuellt arbete i eget rum Bra möjligheter för individuellt koncentrerat arbete och för telefonsamtal Mindre bra förutsättningar för projektarbete, samverkan samt kunskapsdelning Egen plats i ett kontorslandskap Bra möjlighet till individuellt arbete med låg koncentration Mindre bra förutsättningar för individuellt arbete med hög koncentration, för telefonsamtal och för projektarbete Layoutmässigt likvärdigt med det öppna landskapet Färre skrivbordsplatser än anställda, dvs. ingen egen plats i kontorslandskapet Grundtanke bakom konceptet: alla är ej på arbetsplatsen samtidigt Flera olika typer av arbetsmiljöer Medarbetare väljer fritt den miljö som bäst passar arbetsuppgiften för stunden t.ex. mötesrum, tysta rum, telefonrum, projektytor Fler platser men färre traditionella skrivbordsplatser än anställda, dvs. ingen egen plats Källa: EYBenchmarking

Före aktivitetsbaserade kontor Cellkontor: Individuellt arbete - hög koncentration Konferensrum: Samarbete – hög koncentration Skrivbord i landskap: Individuellt arbete – låg koncentration Kaffehörnor: Samarbete – låg koncentration Hur det hittills har varit Källa: EYBenchmarking Hej kom och hjälp mig

Aktivitetsbaserade kontor ger ökade valmöjligheter Med aktivitetsbaserat Traditionella skrivbord Skrivbord i tyst miljö Storbord Fåtöljer i tyst miljö Projektrum/projektytor Kaffehörnor Individuellt arbete – hög koncentration Samarbete – hög koncentration Konferensrum Cellkontor Telefon Touch-down Soffmötesplatser Individuellt arbete – låg koncentration Samarbete – låg koncentration Källa: EYBenchmarking

Exempelmiljöer Kreativ mötesplats för arbete eller paus

Exempelmiljö Plats för möte eller eget arbete, t ex ”touch down-platser”

Exempelmiljö Tyst zon för eget arbete

Exempelmiljö Mötesrum för olika behov