Samordnad kommunikation på nationell nivå Inger Frendel kriskommunikation/Krisinformation.se, MSB

Samordnad kriskommunikation - helhetsperspektiv • kriskommunikation - integrerad del av krisorganisationen • Kriskommunikation - kan påverka beslut och åtgärder • kriskommunikation - vid initiala bedömningen av en kris • SAMVERKA kring kriskommunikation under hela hanteringen • alla är en del av en samlad hantering/kommunikation

Stöd till samordnad kommunikation med allmänheten • Underlätta för allmänheten: samlad bild av händelsen • Stödja aktörerna att samordna kommunikation: omvärldsbevakning/frågor från allmänheten stödjande verktyg samverkanskonferenser/arbetsmöten gemensam kanal metodik och rutiner frågor och svar kommunikatörsnätverk gemensam inriktning vid behov studier, till nytta för alla kommunikatörer

Samordnings-funktion Funktioner Samordnings-funktion Samordningsfunktion (vakthavande samordnare, informationssamordnare) Krisinformation.se (redaktion, vakthavande red.) Identifiera informationsbehov ”Kommunikativ lägesbild” Stöd för aktörsgemensam hantering/stöd till aktörer Samordning så att dubbelarbete minimeras och att vi tillsammans gör rättsaker. Minimera dubbelarbete, göra rätt tillsammans Samordning så att ”myndigheterna” inte ger dubbla eller motstridiga budskap till allmänheten. Ha förteckningar och kunskap om att ”mäkla” stödresurser – tex helikoptrar vid skogsbränder, elverk vid elavbrott etc. och - i nödfall - efter beslut av Försvarsdepartementet/Justitie begära internationell hjälp. Kunna ge en samlad och korrekt lägesbild till landets ledning.

Lägg in en bild för att prata om nätverk generellt

Nationella kommunikatörsnätverk Smitta, extremt väder/naturolyckor, terrorism, kärntekniska olyckor, elstörningar, transportstörningar, tele/it-störningar, kemikalieolyckor, samt nätverk som bildas vid händelser. (samverkansgrupp för stöd och information till drabbade) • Kommunikatörer deltar • Förberedande arbete (basfakta, FAQ) • Strategisk kommunikation • Gemensamma utmaningar och utveckling • Samverkar proaktivt och långsiktigt och vid händelser • MSB ansvarar för stöd. verktyg, rutiner Etablerade nätverk gör startsträckan kortare!

Webbtjänster Mina sidor För att på ett enkelt och effektivt sätt sköta hanteringen av frågor och svar har MSB tagit fram webbverktyget ”Mina sidor”. Verktyget erbjuder möjligheter att skapa frågor och svar och kvalitetssäkra innehållet med övriga myndigheter och ansvariga. Frågorna och svaren förpackas till frågesamlingar (FAQ:er)som kan publiceras på Krisinformation.se såväl som på andra aktörers webbplatser. Kan användas av alla aktörer. Medett par klick hämtas hem till t ex kommuners och andra aktörers egna webbplatser. Den stora fördelen är – att om informationen importeras, så sker uppdatering automatiskt på den egna webbplatsen, när innehållet i databasen ändras. Det innebär att risken för inaktuell information, eller att vi ger olika svar till medborgarna. Frågor och svar användes under de flesta händelser i det myndighetsgemensamma arbetet t ex under arbetet med influensa A(H1N1), skogsbranden i Västmanland men också nu i samband med flyktingsituationen. Det kan också användas som arbetsverktyg för förberdande arbete, även av aktörerna själva. Det finns olika lägen för innehållet: arbetsläge, validerat, publicerat. För att det gemensamma arbetet ska kunna ske enkelt och snabbt finns en rutiner och metodik för hur arbetet ska kunna ske gemensamt, det finns webbaserade system för att dela information och för att lagra dokument, som t ex minnesanteckningar. Det finns snabbt stöd för gemensamma telefonmöten och annat praktiskt som underlättar när arbetet måste gå snabbt vid en kris och många olika aktörer måste kopplas in. Man kan maila hela informatörsnätverket/arbetsgruppen. Det är enkelt, måste vara det. Alla aktörer har en rad program och system att hålla reda på. Inga program krävs, gränssnittet är mycket enkelt. För varje informatörsnätverk förbereds frågor och svar i förväg. Dessa kan snabbt aktiveras och publiceras i en kris. En start kan alltid vara, även när inte all information finns vid en allvarlig samhällsstörning, vem som ansvarar för vad och var man ska vända sig. Teoretiskt sett kan de första frågorna och svaren vara ute bara en kort stund efter att ett informatörsnätverk genom en snabb telefonavstämning kommit överens om de första prioriterade och gemensamma frågorna och svaren. Vi har även sett att medier hämtar frågor och svar från krisinfo – även om de säljer in det under ”Aftonbladet har alla svaren, allt du behöver veta om askmolnet” Men då blir ju medierna en fantastisk vidareinformatör för bekräftad infomration.

Skogsbranden i Västmanland

Erfarenheter Extraordinär händelse - mitt i sommaren Många lärdomar – många utvärderingar Slutrapport – åtgärder för att stärka krisberedskapen Inget nationellt nätverk – samordning skedde ”ad hoc” Regional händelse blev nationell Resursbrist/uthållighet – en utmaning att ta in förstärkning Evakuering – hur nå alla i tid Samverkan på alla nivåer – svårt att hinna samordna MSB:s stöd för samordningsstöd inte känt Lägesbild/kartor – stor efterfrågan, hur kommunicera i alla led Redundanta kanaler (Krisinfo blev reservkanal)

Svininfluensan

Erfarenheter Förberedda (frågor och svar, kanal, telefontjänst) Etablerat nätverk - erfarenhet Arbete under lång tid (10 mån) Krävde stora resurser Inte bara hälsofrågor (samhällsviktiga funktioner) God samverkan med experter Gemensam telefontjänst – frågor direkt från allmänheten Innehöll allt i kommunikationsväg Kritik och misstro (”massvaccinering”) Utvärdering – lyckad samordning Efterfasen… (pandemrix)

Flyktingsituationen

Faktaresistens/källkritik Öka medvetenheten om källkritiskt tänkande när människor söker efter information. Faktasatsning under flyktingsituationen: Några arga reaktioner, men många nya följare och stor spridning

Erfarenheter Kris? Politik vs. myndighetsansvar ”Krisinformation” vs. integrationsfrågor Inte stor påverkan i de flestas vardag – få konkreta frågor Mycket tyckande och polarisering – vad är ”fakta”? Samma grundläggande stöd - men mest till aktörer Aktörer ville ha nationella planer/lösningar Fokus på vad samhället gör, ansvar och konkreta svar Gemensamma huvudfrågor (t ex säkerhet, boenden) Öppenhet – kommunicera lägesbilden Källkritik

Några utmaningar

Några utmaningar Tid/ resurser för koordinering av kommunikation - förberedande, långsiktigt - och operativt - från lokal nivå upp till nationell Introducera verktyg och stöd mitt i krisen Synka möten och samordningsaktiviteter Förutsättningar olika hos aktörer (resurser, förberedelser) Inte fastna i det akuta, hinna tänka framåt, lyfta blicken Öppenhet, allt kommer fram till slut = förtroendefråga Hur förbereder vi oss för det otänkbara?