Välkommen till ekonomidagen! Ekonomidagen april 2016

AGENDA Välkommen och presentation av sektionerna Kalendariet, bokslutsprocessen Anläggningstillgångar Avtalsdatabasen Kaffe Projektredovisning Forts bokslutsprocessen Frågor Ekonomidagen april 2016 Ekonomidagen oktober 2015

Ekonomiavdelningen Inköpssektionen Redovisningssektionen Sektionen för stiftelser och projektredovisning Systemförvaltning Becker, Paul Folkesson, Kristina Dyrdak, Elzbieta Kardell, Kent Calais, Magnus Fredricsson, Johan Edgardh, Gunilla Reiman, Tiina Eriksson Berg, Ingrid E Gahnberg, Peter Edling, Fabian Forsberg Fröman, Ulla George, Bertil Huusmann, Rose-Marie B Gainsford, Samantha Johansson, Daniel Kornhill, Anja Gustafsson, Stefan Karpegård, Carola Krantz, Anne Holm, Camilla Kellqvist Sundström, Rose-Marie Oliveira, Yvonne Klaar, Therese Niklasson, Christer Olson Merrie, Gurly Löfgren, Birgitta Nilsson, Gabriele Persson, Johanna Torpfeldt, Thomas Näsholm, Christofer Praktikanter Shafeie, Bijan Häljeryd Lönnerö, Johanna Sixtensson, Håkan Kurling, Lisa Pöntinen Olga

Delårsbokslutet 2016-06-30 Ekonomidagen april 2016

Lathundar hjälp m m Ekonomikalendern Kalender för stängning m m Hermes – inrapportering till Statsredovisningen Lathund Inför bokslutet 2015 gjordes en sammanställd information gällande viktiga, återkommande bokslutspunkter och deras hantering – använd den även till delårsbokslutet. Ekonomidagen april 2016

Bokslutsarbetet Gå igenom deadline – tydliggör vad ditt bokslutsarbete innebär för SU Personalkostnaderna. Rätt projekt? Oklara inbetalningar? Reseförskott? Semesterlöneskulden, bokförd 28/6. Rimlighet? Tänk på att den borde vara stor med tanke på att de flesta semestrar inte uttagna Rensning – under maj. Juni då kan du lika bra göra det i juli…. Inga faktureringar under juni till andra myndigheter! Inga rekvisitioner i leverantörsfakturaportalen under juni! Ekonomidagen april 2016

Brytdagen 5 juli 2016 – NYHET Vi förbereder tillsammans med CGI (Leverantör till fakturaportalen) att: allt som kommer in t.o.m 5/7 kl 24.00 kommer bokföras med verifikationsdatum 30/6. Detta innebär att periodisering av kostnader kommer att ske med ”automatik”. Slutattest kl 12.00 8/7-2016. Därefter öppnas JULI 2016. Ekonomidagen april 2016

Periodisering - repetition Fördelning av utgifter och inkomster till den period då resursen förbrukats (kostnad) eller då prestationen utförts (intäkt)

Motpart SU ingår i koncernen Staten Alla myndigheter har en motpartskod. SU heter 1061. Organisationsnummer som börjar på 20xxx, Stat Intern = internt inom staten Intern = internt inom SU Ekonomidagen april 2016

Motpart, forts Intern eller extern transaktion Motparten anger om en transaktion är intern eller extern Viktigt att motparten bokförs korrekt, det påverkar avstämningen mot andra myndigheter och universitetets resultat Det finns tre olika av motparter att hålla koll på vid kundfakturering: Statlig kund (konto 1531) motpart 1000-2000, extern svensk kund (konto 1511) motpart 7999, utländsk kund (konto 1512) motpart 7999

Motpart – levfakturor och omkontering Leverantörsfakturor och bokföringsorder har tre olika motparter: SU-intern (motpart 9+inst nr), övriga svenska myndigheter (motpart 1000-2000), externa motparter, svenska och utländska (motpart 7999) Vid omkontering, gå tillbaka till den ursprungliga verifikationen och använd samma motpart

Representation Riktlinjer för representation, gåvor, mm, måste följas Ekonomidagen april 2016

Våga fråga – ta hjälp Du är ofta inte ensam om dina frågor Bokslutsarbetet är ett grupparbete Våga fråga – ta hjälp av ekonomiavdelningen

Anläggningstillgångar

Stockholms universitet har följande kriterier som ska uppfyllas vid anskaffning av materiell och immateriella anläggningstillgångar: Anskaffningsvärdet ska uppgå till minst 25 000 kronor exkl. moms. Den ekonomiska livslängden ska beräknas uppgå till minst tre (3) år. Maskiner och inventarier med ett lägre anskaffningsvärde kostnadsförs direkt. De dokumenteras på särskild blankett, Förbrukningsinventarieförteckning. Ni hittar den här: http://www.su.se/medarbetare/service/blanketter-mallar/ekonomiblanketter

Tilläggsinvestering Om ni vill lägga till en preliminär anläggning till en redan definitiv anläggning så går det att göra. Anskaffningsvärdet ökas då med beloppet och kommer därefter att skrivas av under anläggningens gällande avskrivningstid.

En tilläggsinvestering på en definitiv anläggning kan hanteras på två sätt: Alternativ 1:  Ingå i den ursprungliga anläggningen. Följa samma avskrivningstid som den ursprungliga anläggningen Registreras då på samma anläggningsnummer som den definitiva (XXXXX-0) Alternativ 2: Redovisas som egen del och inte med den definitiva anläggningen. Har en egen avskrivningstid Registreras då på samma anläggningsnummer som den definitiva men med nytt löpnummer (XXXXX-1, XXXXX-2 osv)

Avtalsdatabasen I avtalsdatabasen kommer du att kunna söka efter varor och tjänster som finns antingen på de statliga ramavtalen eller som lokala avtal 2016-04-28 Stefan Gustafsson, upphandlare

Projektredovisning

Bidrag eller uppdrag Bidrag Uppdrag Allmänt syfte Ansökningsförfarande, rekvisition eller förskottsbetalning Ingen direkt motprestation Ingen äganderätt till resultat Ingen detaljstyrning från bidragsgivaren Bidragets storlek fastställs innan start Överskott kan återkrävas Uppdrag Villkorat eller styrt Affärsmässig karaktär Motprestation Äganderätt till resultat 2018-09-17 Anne Krantz, Ekonomiavdelningen

Uppdragsverksamhet Redovisningen omfattar årets intäkter och kostnader Resultatredovisas mot kapitalförändring vid årets slut Ingen periodisering Ingen samfinansiering Full kostnadstäckning 2018-09-17 Anne Krantz, Ekonomiavdelningen

Fakturering av uppdragsintäkter Konto Benämning Uppdragsutbildning, utomstatlig motpart Uppdragsutbildning, statlig motpart 3111 Uppdragsforskning, utomstatlig motpart 3112 Uppdragsforskning, statlig motpart 2018-09-17 Anne Krantz, Ekonomiavdelningen

Bidragsverksamhet Kostnader bokförs under avtalsperioden Intäkter bokförs i samma period som kostnaden uppstått Inbetalningar av bidrag bokförs som skuld till finansiären - Oförbrukat bidrag periodiseras Kostnader som under perioden inte täcks av inbetalningar periodiseras som upplupen bidragsintäkt Samfinansiering Återbetalning av överskott 2018-09-17 Anne Krantz, Ekonomiavdelningen

Oförbrukat bidrag per 30 juni 2501 100 000 a) 25011 b) 50 000 Inbetalning i april Kostnader 1 – 30 juni, avräkning per 30 juni Summa oförbrukat bidrag 30 juni = 50 000 50 000 betraktas som en skuld till finansiären i delårsrapporten. 2018-09-17 Anne Krantz, Ekonomiavdelningen

Upplupen bidragsintäkt per 30 juni 2501 100 000 a) 25011 b) 110 000 10 000 c) 16311 c) 10 000 Inbetalning april Kostnader 1 – 30 juni, avräkning per 30 juni Summa upplupen bidragsintäkt 30 juni = 10 000 10 000 betraktas som en fordran på finansiären i delårsrapporten 2018-09-17 Anne Krantz, Ekonomiavdelningen

Granskning Klassificering – Har projektet klassificerats rätt bidrag/uppdrag? Periodisering – Resultatförs avslutade projekt eller ligger de kvar på periodiseringskonto över bokslut? Avtal – Finns avtalsmässigt stöd för att boka upp en fordran/skuld som periodiseringspost? 2018-09-17 Anne Krantz, Ekonomiavdelningen

Löpande granskning – intern kontroll Dispositionstid Finns avtal som täcker fordran Aktivt projekt, har bokningar skett under året Avsluta gamla projekt 2018-09-17 Anne Krantz, Ekonomiavdelningen

Viktiga datum kontroll våren 2016 Senast tisdagen 31 maj, kl 16.00 – lämna svar på projektlistor till projekthandläggare. Under juni åtgärdas projekten av institutionerna och projekthandläggare. Ekonomiavdelningen gör uppföljning under månaden. Senast torsdagen 30 juni, kl 16:00 – åtgärder genomförda. 2018-09-17 Anne Krantz, Ekonomiavdelningen

Tack för idag! Ekonomidagen april 2016