Öppen frågestund 31 januari 2018 Adobe Connect

Agenda Backuptider, Staffan Ekstedt Uppgraderingstider, Staffan Ekstedt Externa integrationer mot andra myndigheter, Catherine Zetterqvist Utveckling av IK:n efter Lund, Catherine Zetterqvist Projektet närmar sig slutet, Johan Sjödin Kommande produktionssättningar, Malin Zingmark Hur man skriver supportärenden, Anna Åhnberg Systemdokumentation i pdf, Anna Åhnberg Resultat enkät om verksamhetsstöd, Anna Åhnberg

Nedtid vid backup Staffan Ekstedt Backup tas varje natt klockan 01.00 Ökat vid varje produktionssättning Idag cirka 2,5 timmar Ny metod efter produktionssättning av Lunds universitet Preliminärt 30 – 60 minuter Ingen (liten) ökning vid kommande produktionssättningar

Tider för uppgradering av produktionsmiljön Staffan Ekstedt Uppgradering genomförs på morgonen Servicefönster mellan 05.30 och 09.00 Målsättning att blir klar före 08.00 Gäller alla typer av uppgraderingar Planerade varannan torsdag Även extra uppgraderingar Driftmeddelande två dagar i förväg Alltid vid planerad uppgradering Målsättning vid extra uppgradering

Externa integrationer mot andra myndigheter Catherine Zetterqvist NyA Katalogdata utbildningsinformation, Överföring till Hubble via Emil. Meritöverföring + total hämtning av meriter. Överföring av urvalsresultat inkl studenter samt studieavgiftsstatus, e-post mm. Under för anmälan inom program, från Ladok till NyA. CSN Inleder med en hämtning överföring sker sedan kontinuerligt från Ladok, brister finns dock. Inte nytt system på plats ännu. Data tillgängligt via Ping, brister finns även här. SCB Rapporter för beställning/överföring. Kompletteringar till augusti; resultat på forskarnivå, utbildningssamarbeten och gemensam examen. Migrationsverket Överföring sker kontinuerligt. Studieupphåll, ännu ej registrerade.

Utveckling av IK:n efter Lund Catherine Zetterqvist Pågående Konvertering av tentamenstillfällen (LU) . Vetenskapligt forskningsarbete för doktorander med pågående studier (LU). Konvertera resultat på forskarnivå med deltagande på kurstillfällen (Styrning). Ingen utveckling av ytterligare konvertering Eventuellt rättning av fel I vilken utsträckning behövs/är det möjligt med rättning för redan konverterade lärosäten? Kan rättning göras efter produktionssättning?

Ladok3-projektet Johan Sjödin

6 år som utvecklingsprojekt Den 31 mars försvinner: Flerårig finansiering Styrgrupp Huvudprojektledare

Kommande produktionssättningar Malin Zingmark 20-22/2 - Högskolan Kristianstad och Karlstads universitet 6-8/3 - Blekinge tekniska högskola och Högskolan i Jönköping 23-27/3 - Lunds universitet vecka

Att skriva supportärenden Anna Åhnberg

När du skapar ett supportärende Fyll i de obligatoriska fälten efter bästa förmåga Vår andra eller tredje linje kan dock ändra utifrån vår bedömning

När du skapar ett supportärende, forts. Felanmälan och frågor – skicka gärna med skärmdump med exempel. Sudda ut eventuella personuppgifter!

När du skapar ett supportärende, forts. Vi föredrar en fråga per supportärende (eftersom det kan vara olika personer hos konsortiet som besvarar respektive fråga). Om du rapporterar in ett ändringsbehov – beskriv varför ni har det behovet. Om du rapporterar ett fel – beskriv varje steg som utförts innan felet uppträder, gärna med skärmdump för varje steg.

När du skapar ett supportärende, forts. Personuppgifter som kan anses vara känsliga ska inte rapporteras i JIRA – ring istället supporten. Större antal personuppgifter kan läggas i JIRA-ärende – men sätt Security Level för ärendet till ”Ladokkonsortiet”. Enstaka personuppgifter kan läggas i JIRA-ärende – vi undersöker om vi kan behörighetsstyra fältet Exempel för detta.

När ärendet behandlas Använd kommentarsfältet för frågor som direkt hänger ihop med ursprungsfrågan – för andra frågor ska nytt ärende skapas. Skriv inte in personuppgifter i kommentarsfältet.

När ärendet avslutas Avslutade ärenden har status ”Resolved”. Skriv bara kommentar om du behöver öppna upp det avslutade ärendet igen – men vi rekommenderar i de flesta fall att skapa nytt ärende.

Systemdokumentation i pfd Anna Åhnberg

Resultat från enkät om konsortiets verksamhetsstöd Anna Åhnberg

Om enkäten Omfattar frågor om verksamhetsstödet konsortiet ger: Support, utbildning, information, dokumentation. Kommer att skickas ut minst 2 ggr per år. Mottagare är lärosätenas JIRA-användare: Hälften av lärosätena per utskick. Första utskicket gjordes i december. Ca 25% svarsfrekvens.

Viktigaste slutsatser Svårt att hitta rätt i information och dokumentation: Vi behöver se över vår informationsstruktur. Webbutbildningarna tas över av diskussioner: Vi delar på demonstration och frågor/diskussion. Information om driftavbrott behöver komma tidigare: Vi tidigarelägger driftmeddelanden till två dagar innan avbrottet (om möjligt).

Supporten Betyg mellan 3,1 till 3,7 (skala 1 till 5). Onödigt med två system att rapportera ärenden i. Acceptabel väntetid, men varierar. På väg att bli bättre hantering av incidenter. Trevligt bemötande i andra linjens support. Ärenden om ändringsbehov får inte alltid tydliga svar.

Information och dokumentation Betyg 2,6 (på skala 1 till 5). För många ställen att leta på. Ladok.se har blivit mycket bättre än tidigare. Confluence är svår att hitta i. Driftmeddelanden behöver komma tidigare. Finns informationskanaler som används men inte annonseras: Google-grupp för integratörer

Information och dokumentation, forts Information man oftast söker (i rangordning): Om funktionalitet som finns eller planeras i systemet Handhavande i viss funktion Hur genomföra arbetsuppgift som omfattar flera funktioner Kända fel i systemet

Information och dokumentation, forts Var man oftast letar efter information (i rangordning): Systemdokumentationen Webbutbildningar JIRA Leveransinformationen

Utbildning Betyg 3,0 (på skala 1 till 5). Det borde gå att samordna utbildningsmaterial mer. Webbutbildningarna tas ofta över av diskussioner. Varierande kvalitet på webbutbildningarna som ges. Ibland svårt att få raka svar.

Utbildning, forts Viktigaste utbildningsmaterialet är (i rangordning): Lathundar Filmer E-learning

Övriga synpunkter Ge oss en realistisk bild av hur det är att gå in i nya Ladok.

Övriga frågor