Microsoft® Office SharePoint® 2007-utbildning [Företagets namn] presenterar: Microsoft® Office SharePoint® 2007-utbildning Innan du börjar: De elever som ska delta i den här kursen bör veta vad arbetsflöden är och behärska de grundläggande begreppen. Annars kan de gå igenom utbildningspresentationen "Arbetsflöden I: Grunder du bör känna till" på Microsoft Office Online. [Meddelanden till utbildaren: Mer information om att anpassa den här mallen hittar du på den allra sista bilden. Mer lektionstext finns även i rutan Anteckningar för vissa bilder. Adobe Flash-animeringar: Den här mallen innehåller Flash-animeringar. De kan spelas upp i Microsoft Office® PowerPoint® 2000 eller senare versioner. Om du vill spara den här mallen i PowerPoint 2007 ska du emellertid spara den i tidigare PowerPoint-filformat: PowerPoint 97-2003-presentation (*.ppt) eller PowerPoint 97-2003-mall (*.pot). (Du hittar filtyperna i dialogrutan Spara som bredvid Filformat.) Varning! Om du sparar den i ett PowerPoint 2007-filformat, till exempel PowerPoint-presentation (*.pptx) eller PowerPoint-mall (*.potx), bevaras inte animeringarna i den sparade filen. Dessutom: Eftersom den här presentationen innehåller Flash-animeringar kanske ett varningsmeddelande visas angående personlig information om du sparar mallen. Den här varningen gäller inte den här presentationen om du inte lägger till information i egenskaperna för själva Flash-filen. Klicka på OK i meddelandet.] Arbetsflöden II: Samla in feedback om en fil

Arbetsflöden II: Samla in feedback om en fil Kursens innehåll Översikt: Feedback är oumbärlig Lektion: Så här samlar du in feedback Lektionen avslutas med några frågor där du kan kontrollera att du har förstått materialet. Arbetsflöden II: Samla in feedback om en fil

Översikt: Feedback är oumbärlig Använder din organisation en webbplats för Microsoft Office SharePoint Server 2007? Använder du dokumentbibliotek på den webbplatsen för att dela med dig av filer? I så fall är det viktigt att du lär dig hur du använder arbetsflödet för att samla in feedback. Med det här arbetsflödet kan du samla in feedback om en fil på ett automatiskt och effektivt sätt. Arbetsflöden II: Samla in feedback om en fil

Arbetsflöden II: Samla in feedback om en fil Kursens mål Förstå fördelarna med att använda arbetsflödet för att samla in feedback. Förbereda en fil för arbetsflödet för att samla in feedback. Se hur personer lägger till feedback till en fil. Se hur saker och ting ser ut när arbetsflödet har slutförts. Arbetsflöden II: Samla in feedback om en fil

Så här samlar du in feedback Lektion Så här samlar du in feedback

Så här samlar du in feedback Att samla in feedback om en fil kan vara besvärligt. Men om du sparar filen i ett dokumentbibliotek på en SharePoint Server 2007-webbplats kan du använda arbetsflödet för att samla in feedback . Arbetsflödet gör jobbet åt dig och skickar ut e-post utan att bifoga filer, och allas ändringar visas i en och samma kopia av filen. Verkar inte det väldigt bekvämt? Föreställ dig den här situationen: Du vill skicka ut ett nytt policydokument för att få feedback om det. Du skickar ett e-postmeddelande till alla med en bifogad fil. Problemet är att du får tillbaka en hel hög med filer med feedback. Det kan vara svårt att hålla reda på alla kommentarer och filversioner. Arbetsflöden II: Samla in feedback om en fil

Arbetsflöden II: Samla in feedback om en fil Så här fungerar det Du startar arbetsflödet för att samla in feedback från det dokumentbibliotek som innehåller din fil. Sedan skickar arbetsflödet ut ett e-postmeddelande till alla granskare. I SharePoint Server 2007 kallas det för en "uppgift". I meddelandet finns en länk till filen. När granskarna klickar på länken öppnas filen och de kan börja ge feedback om den. Men exakt hur ger de dig feedback? På nästa sida får vi se hur det går till. Arbetsflöden II: Samla in feedback om en fil

Arbetsflöden II: Samla in feedback om en fil Ge feedback När någon öppnar den fil som de ska ge feedback om, kommer de att kunna se och använda två knappar: Knappen Redigera dokument. Granskarna måste klicka på den här knappen först för att göra ändringar i själva filen, om det krävs några ändringar. Arbetsflöden II: Samla in feedback om en fil

Arbetsflöden II: Samla in feedback om en fil Ge feedback När någon öppnar den fil som de ska ge feedback om, kommer de att kunna se och använda två knappar: Knappen Redigera den här uppgiften . Det här är det sista som varje granskare måste göra. När de klickar på den här knappen öppnas en dialogruta där de kan skriva en kort och generell kommentar om filen. Som du ser har vi gjort nästan exakt samma saker som i arbetsflödet för godkännande. Arbetsflöden II: Samla in feedback om en fil

Arbetsflöden II: Samla in feedback om en fil Ge feedback När någon öppnar den fil som de ska ge feedback om, kommer de att kunna se och använda två knappar: Viktigt!: Granskarna måste klicka på Redigera den här uppgiftenoch sedan på Skicka feedback för att slutföra sin uppgift. Om granskarna hoppar över det här steget slutförs inte uppgiften och arbetsflödet visar uppgiften som "ej slutförd". Du kanske måste ge dina granskare särskilda instruktioner om det här så att de inte glömmer bort att genomföra alla steg. Arbetsflöden II: Samla in feedback om en fil

Arbetsflöden II: Samla in feedback om en fil Innan du börjar Om du vill spåra ändringarna i ett Word-dokument bör du göra de inställningarna innan du startar arbetsflödet för att samla in feedback. Om du vill använda den här funktionen klickar du på knappen Spåra ändringar på fliken Granska i Word, som visas på bilden. Spara sedan dokumentet innan du startar arbetsflödet. Därefter, när du har fått in all feedback, kan du välja att acceptera eller ignorera de ändringar som gjorts av de olika granskarna. Arbetsflöden II: Samla in feedback om en fil

Arbetsflöden II: Samla in feedback om en fil Så här går det till Hur startar du arbetsflödet för att samla in feedback och hur kan personerna ge feedback? Låt oss ta en titt på Thomas scenario. Animering: Högerklicka och klicka på Spela upp. Animeringen visar hela tillvägagångssättet. Obs! Animeringen visar tillvägagångssättet för Microsoft® Office Word 2007. Det är identiskt för PowerPoint 2007 och Microsoft® Office Excel® 2007, förutom att de programmen saknar funktionen Spåra ändringar. [Meddelande till utbildaren: Om du vill spela upp animeringen medan bildspelet visas högerklickar du på animeringen och klickar sedan på Spela upp. När filen har spelats upp en gång kanske du måste klicka på Spola tillbaka (först högerklickar du) och sedan klicka på Spela upp. Om du klickar på bilden för att lägga in text eller gå vidare till nästa bild, men inget händer, klickar du utanför animeringen. Ibland måste man klicka två gånger. Om du har problem med att visa animeringen kan du läsa anteckningarna för den sista bilden i den här presentationen om att spela upp Adobe Flash-animeringar. Om du fortfarande har problem med att visa animeringen kan du använda nästa bild som ser likadan ut, men innehåller statisk grafik. Ta antingen bort den här bilden eller den föregående bilden innan du visar presentationen.] Thomas har skrivit det här dokumentet om marknadsföringsstrategi, som har sparats i ett dokumentbibliotek, och nu behöver han få feedback från Anna, Brian och Matthias. Innan han börjar aktiverar han funktionen Spåra ändringar i Word. Nu är han redo att starta arbetsflödet. Arbetsflöden II: Samla in feedback om en fil

Arbetsflöden II: Samla in feedback om en fil Så här går det till Hur startar du arbetsflödet för att samla in feedback och hur kan personerna ge feedback? Vi antar att du har ett dokument som sparats i ett dokumentbibliotek och som du vill att några av dina arbetskamrater ska ge feedback om. På sidan Arbetsflöden klickar du på länken Samla in feedback, som visas på bilden. Sedan anger du mottagarnas e-postadresser, lägger till instruktioner och slutligen klickar du på Start. Alla granskare får ett e-postmeddelande med instruktioner och en länk till filen. När de har gjort sina ändringar går de tillbaka till e-postmeddelandet och klickar på Skicka feedback. I dokumentbiblioteket står det nu Slutförd i kolumnen Samla in feedback. Innan du börjar måste du se till att aktivera funktionen Spåra ändringar i Microsoft Office Word 2007. Obs! Här antas att du använder Microsoft® Office Word 2007. Tillvägagångssättet är identiskt för PowerPoint 2007 och Microsoft® Office Excel® 2007, förutom att de programmen saknar funktionen Spåra ändringar. [Meddelande till utbildaren: Den här bilden är identisk med den föregående bilden förutom att den innehåller statisk grafik i stället för en animering. Använd den här bilden om du har problem med att visa animeringen. Ta antingen bort den här bilden eller den föregående bilden innan du visar presentationen.] Arbetsflöden II: Samla in feedback om en fil

Sidan Arbetsflödesstatus Om du är förtrogen med arbetsflöden minns du säkert sidan Arbetsflödesstatus. Det är också viktigt att använda den här sidan när du kör arbetsflödet för att samla in feedback. Här kan du se vem som har slutfört sin granskning och vem som inte gjort det. Det är även här som du kan se de allmänna kommentarer som varje granskare har lämnat. Du ser dem längst ner på sidan. Arbetsflöden II: Samla in feedback om en fil

Uppgifterna skickas ut till alla samtidigt Det är en sak som du bör lägga märka till: arbetsflödet för att samla in feedback fungerar på ett lite annat sätt än arbetsflödet för godkännande. Arbetsflödet för att samla in feedback skickar ut alla uppgifter samtidigt medan arbetsflödet för godkännande skickar ut dem till en person åt gången. Det innebär att personerna som granskar filen i arbetsflödet för att samla in feedback inte behöver följa en viss ordning, det spelar alltså ingen roll vem som ger feedback först, näst först och så vidare. Men du kanske ställer dig frågan: Kan två personer göra ändringar i filen samtidigt? Svaret är nej. På nästa bild finns en förklaring av vad som händer om två personer försöker redigera filen samtidigt. Arbetsflöden II: Samla in feedback om en fil

Meddelandet Filen används redan Följande händer om två personer försöker redigera en fil på samma gång. Anna klickade på knappen Redigera dokument först och sedan klickade Brian på samma knapp på sin dator bara ett par sekunder senare. Han får upp meddelandet Filen används redan och kan inte redigera filen förrän Anna har stängt den. Arbetsflöden II: Samla in feedback om en fil

Meddelandet Filen används redan Följande händer om två personer försöker redigera en fil på samma gång. Men om Anna lämnar filen öppen medan hon går på lunch, kanske Brian måste vänta på att få tillgång till filen i mellan 15 minuter och en timme. I nästa avsnitt finns en beskrivning av vad som händer om granskarna behöver mer tid för att jobba med filen. Om Anna behöver mer tid för att arbeta med filen bör hon checka ut filen först. Arbetsflöden II: Samla in feedback om en fil

Om granskarna behöver mer tid Ibland behöver personerna lite mer tid på sig för att granska texten. Om så är fallet rekommenderar vi att granskarna checkar ut filen först. När de är färdiga kan granskarna checka in filen igen så att andra personer i arbetsflödet kan ge sin feedback om den. Om de vill göra det behöver de bara stänga filen, då blir de uppmanade att checka in den. Obs! Vissa dokumentbibliotek kan konfigureras så att de kräver utcheckning innan någon redigering kan genomföras. Information om hur du gör den inställningen i ditt bibliotek finns i Snabbreferens. En länk dit finns i slutet av kursen. Klicka på Microsoft Office-knappen, peka på Server och klicka sedan på Checka ut. Arbetsflöden II: Samla in feedback om en fil

När utcheckning är obligatorisk Om ditt bibliotek har konfigurerats för att kräva utcheckning kommer du och granskarna att se knappen Checka ut i stället för knappen Redigera dokument. När du klickar på Checka utkommer filen att reserveras för dig tills du checkar in den igen. Arbetsflöden II: Samla in feedback om en fil

Arbetsflöden II: Samla in feedback om en fil Testfråga 1 Arbetsflödet för att samla in feedback skickar ut uppgifter via e-post i den ordning som du anger på förhand. På så vis kan en person ge sin feedback och när han eller hon är klar kan nästa person börja ge feedback och så vidare och så vidare. (Välj ett svar.) Sant. Falskt. Arbetsflöden II: Samla in feedback om en fil

Arbetsflöden II: Samla in feedback om en fil Testfråga 1: svar Falskt. Arbetsflödet för att samla in feedback skickar inte ut uppgifterna i en viss ordning. Alla uppgifter skickas ut samtidigt. Arbetsflöden II: Samla in feedback om en fil

Arbetsflöden II: Samla in feedback om en fil Testfråga 2 Vad måste en granskare göra om han eller hon vill slutföra en uppgift i arbetsflödet för att samla in feedback? (Välj ett svar.) Klicka på Redigera dokument och sedan spara filen. Klicka på Redigera dokument, spara filen och sedan stänga den så att andra personer kan öppna filen. Klicka på Redigera den här uppgiften, skriva en allmän kommentar och sedan klicka på Skicka feedback. Klicka på Checka ut, redigera dokumentet och sedan checka in filen.  Arbetsflöden II: Samla in feedback om en fil

Arbetsflöden II: Samla in feedback om en fil Testfråga 2: svar Klicka på Redigera den här uppgiften, skriva en allmän kommentar och sedan klicka på Skicka feedback. Granskarna kan hoppa över kommentaren. De behöver bara komma ihåg att klicka på knappen Skicka feedback, då slutförs uppgiften. Arbetsflöden II: Samla in feedback om en fil

Arbetsflöden II: Samla in feedback om en fil Testfråga 3 Vad kan en granskare göra för att försäkra sig om att han eller hon får tillräckligt med tid på sig för att göra ändringar i en fil? (Välj ett svar.) Klicka på Redigera dokument. Klicka på Redigera den här uppgiften. Klicka på Checka ut. Klicka på knappen Redigera utcheckning . Arbetsflöden II: Samla in feedback om en fil

Arbetsflöden II: Samla in feedback om en fil Testfråga 3: svar Klicka på Checka ut. Det ger granskaren obegränsat med tid att komma med feedback. Arbetsflöden II: Samla in feedback om en fil

Arbetsflöden II: Samla in feedback om en fil Snabbreferens En sammanfattning av de ämnen som tas upp i den här kursen finns i Snabbreferens.   Arbetsflöden II: Samla in feedback om en fil