Microsoft® Office SharePoint® 2007-utbildning

En presentation över ämnet: "Microsoft® Office SharePoint® 2007-utbildning"— Presentationens avskrift:

1 Microsoft® Office SharePoint® 2007-utbildning
[Företagets namn] presenterar: Microsoft® Office SharePoint® 2007-utbildning Innan du börjar: De som går den här kursen bör veta vad arbetsflöden är och förstå de grundläggande koncepten som ligger bakom. De kan också gå igenom Microsoft Office Online-utbildningspresentationen "Arbetsflöden I: Grunder du bör känna till". [Meddelande till utbildaren: Mer information om att anpassa den här mallen finns på den allra sista bilden. Mer lektionstext finns även i rutan Anteckningar för vissa bilder. Adobe Flash-animeringar: Den här mallen innehåller Flash-animeringar som kan spelas upp i PowerPoint 2000 och senare versioner. Om du vill spara den här mallen i PowerPoint 2007 ska du emellertid spara den i ett tidigare PowerPoint-filformat: PowerPoint presentation (*.ppt) eller PowerPoint mall (*.pot) (filtyperna visas i dialogrutan Spara som bredvid Filformat). Varning! Om du sparar filen i ett PowerPoint 2007-filformat, till exempel PowerPoint-presentation (*.pptx) eller PowerPoint-mall (*.potx) bevaras inte animeringarna i den sparade filen. Dessutom: Eftersom den här presentationen innehåller Flash-animeringar kan ett varningsmeddelande om personlig information visas när du sparar mallen. Om du inte lägger till information i egenskaperna för själva Flash-filen gäller varningen inte för den här presentationen. Klicka på OK i meddelandet.] Arbetsflöden III: Samla in digitala signaturer för en fil

2 Arbetsflöden III: Samla in digitala signaturer för en fil
Kursens innehåll Översikt: Något att skriva under på Lektion: Så här samlar du in signaturer Lektionen avslutas med några frågor där du kan kontrollera att du har förstått allt. Arbetsflöden III: Samla in digitala signaturer för en fil

3 Översikt: Något att skriva under på
Använder ditt företag en Microsoft Office SharePoint Server webbplats? Behöver du andras signaturer på filer? I så fall borde du lära dig att använda arbetsflödet Samla in signaturer, där du snabbt och enkelt kan samla in signaturer för en fil. Arbetsflöden III: Samla in digitala signaturer för en fil

4 Arbetsflöden III: Samla in digitala signaturer för en fil
Kursens mål Förstå varför man skulle vilja använda arbetsflödet Samla in signaturer. Förbereda en fil för arbetsflödet Samla in signaturer. Se vad som händer när arbetsflödet pågår, och se hur det ser ut när arbetsflödet har slutförts. Arbetsflöden III: Samla in digitala signaturer för en fil

5 Så här samlar du in signaturer
Lektion Så här samlar du in signaturer

6 Så här samlar du in signaturer
Kräver ditt arbete att vissa filer signeras av dina medarbetare? Brukar du ofta gå från dörr till dörr och be om underskrifter? I stället för att springa runt i korridorerna kan du använda arbetsflödet Samla in signaturer . Med det här arbetsflödet kan du samla in digitala signaturer för en fil som är lagrad på en SharePoint Server 2007-webbplats. Du kanske till exempel är chef och dina underställda måste skriva under sina utvärderingsformulär. Eller de kanske måste skriva under och bekräfta utgifter. Men vad är en digital signatur egentligen? Det förklaras på nästa sida. Arbetsflöden III: Samla in digitala signaturer för en fil

7 Vad är en digital signatur?
En digital signatur är en maskinskriven signatur som någon kan lägga till i en fil. I stället för att skriva under ett utskrivet dokument med en penna, kan de signera filen elektroniskt genom att skriva in signaturen. I det här fallet har Judy Lew, en evenemangsplanerare, skapat en budget för en kommande konferens. Hon har signerat filen som ett godkännande av de beräknade kostnaderna. Hon har även fått signaturer från både Martin och Markus, eftersom de måste godkänna alla hennes utgifter. Hur bindande är de här signaturerna? Det beror på ett par saker. Judys företag kanske har vissa regler för vad som händer om något signeras och sedan inte genomförs. Men viktigare än så är att lokal lagstiftning kan fastställa hur bindande de här signaturerna är. Kontakta din chef eller den juridiska avdelningen och ta reda på vad som gäller. Tips! Om du har en TabletPC kan du skriva under för hand. Du kan också infoga en bild av din handskrivna signatur. Mer information om detta hittar du i Snabbreferens (länk finns i slutet av kursen). Arbetsflöden III: Samla in digitala signaturer för en fil

8 Vad är så speciellt med digitala signaturer?
En digital signatur är mer än en ruta med någons namn inskrivet. I bakgrunden, kopplat till signaturen, finns ett digitalt certifikat. Ett digitalt certifikat åtföljer en digital signatur. Det är ett sätt att bevisa identiteten för signaturen. Certifikat utfärdas av en certifikatutfärdare och de kan, precis som ett körkort, löpa ut och återkallas. Det finns olika sätt att kontrollera om en signatur är giltig. Mer information om det hittar du i Snabbreferens (en länk finns i slutet av kursen). Arbetsflöden III: Samla in digitala signaturer för en fil

9 Vad är så speciellt med digitala signaturer? (forts.)
En till sak som är viktig att veta om digitala signaturer och filer: När den första personen har signerat filen blir den skrivskyddad. Sedan kan andra signaturer fyllas i, men inga ändringar kan göras i filen. På så vis säkerställs det att den första personen inte godkänner något annat än de övriga undertecknarna. Viktigt! Digitala signaturer i Microsoft Office kombinerar den välbekanta upplevelsen av en signatur på papper med bekvämligheten hos ett digitalt format. Den här funktionen ger användare möjligheten att kontrollera ett dokuments integritet, men lagar som reglerar dess giltighet kan variera mellan olika jurisdiktioner. Microsoft kan därför inte garantera den juridiska giltigheten för en digital signatur. Arbetsflöden III: Samla in digitala signaturer för en fil

10 Var kan jag få ett digitalt certifikat?
Så var får man tag på ett digitalt certifikat? Ofta har IT-avdelningen skapat ett certifikat för dig på din dator, så i många fall behöver du inte göra något extra. Du signerar bara filen så bifogas certifikatet automatiskt. Men om du inte har ett certifikat måste du skaffa ett om du vill signera en fil. Senare i den här kursen förklarar vi hur du skaffar ett digitalt certifikat om du inte redan har ett. Arbetsflöden III: Samla in digitala signaturer för en fil

11 Arbetsflöden III: Samla in digitala signaturer för en fil
Vad krävs? En snabb kommentar: Signaturerna som beskrivs i den här kursen är endast tillgängliga om du använder Microsoft Office® Word och Microsoft Office® Excel® 2007. I den här kursen förklaras det allmänna tillvägagångssättet i Excel Samma process används i Word 2007. Arbetsflöden III: Samla in digitala signaturer för en fil

12 Förbereda filen för signaturer
Nu går vi vidare till det verkliga ämnet för kursen: hur manfår in signaturer i en fil. Innan Judy kan samla in signaturer måste hon förbereda sin fil. Animering: Högerklicka och klicka på Spela upp. [Meddelande till utbildaren: Om du vill spela upp animeringen under bildspelet högerklickar du på animeringen och klickar på Spela upp. Om du redan har spelat upp filen en gång kan du behöva klicka på Spola tillbaka (när du har högerklickat) och sedan klicka på Spela upp. Om du klickar på bilden för att ange text eller gå vidare till nästa bild och inget händer klickar du utanför animeringen. Ibland kan du behöva klicka två gånger. Om du har problem med att visa animeringen kan du läsa anteckningarna om att spela upp en Adobe Flash-animering som finns på den sista bilden i den här presentationen. Om du fortfarande har problem med att visa animeringen är bilden som följer efter denna bild en dubblettbild med statiska objekt. Ta bort den aktuella bilden eller nästa bild innan du visar presentationen.] Först måste hon lägga till tre tomma signaturrader i filen så att det finns plats för de tre signaturerna: en för henne själv, en för Martin och en för Markus. Animeringen visar hur hon gör. Arbetsflöden III: Samla in digitala signaturer för en fil

13 Förbereda filen för signaturer
Nu går vi vidare till det verkliga ämnet för den här kursen: hur man får in signaturer i en fil. Innan Judy kan samla in signaturer måste hon förbereda den här filen. Först måste hon lägga till tre tomma signaturrader i filen så att det finns plats för de tre signaturerna: en för henne själv, en för Martin och en för Markus. [Meddelande till utbildaren: Den här bilden och nästa bild är identiska med föregående bild, förutom att de innehåller statiska illustrationer i stället för en animering. Använd de här två bilderna om du har problem med att visa animeringen. Ta antingen bort den här och nästa bild eller bild 12 innan du visar presentationen.] Arbetsflöden III: Samla in digitala signaturer för en fil

14 Förbereda filen för signaturer
Judy placerar markören i filen. Hon klickar på fliken Infoga och sedan på Signaturrad, som bilden visar. Hon skriver in sitt namn, sin befattning och sin e- postadress. Hon gör samma sak för Martin Hansen och Markus Rankenburg. Sedan sparar hon filen. [Meddelande till utbildaren: Den här bilden och föregående bild är identiska med bild 12, förutom att de innehåller statiska illustrationer i stället för en animering. Använd de här två bilderna om du har problem med att visa animeringen. Ta antingen bort den här och föregående bild eller bild 12 innan du visar presentationen.] Arbetsflöden III: Samla in digitala signaturer för en fil

15 Arbetsflöden III: Samla in digitala signaturer för en fil
Signera den själv En annan sak som Judy bör göra innan hon startar arbetsflödet är att skriva under på sin egen signaturrad. Animering: Högerklicka och klicka på Spela upp. [Meddelande till utbildaren: Om du vill spela upp animeringen under bildspelet högerklickar du på animeringen och klickar på Spela upp. Om du redan har spelat upp filen en gång kan du behöva klicka på Spola tillbaka (när du har högerklickat) och sedan klicka på Spela upp. Om du klickar på bilden för att ange text eller gå vidare till nästa bild och inget händer klickar du utanför animeringen. Ibland kan du behöva klicka två gånger. Om du har problem med att visa animeringen kan du läsa anteckningarna om att spela upp en Adobe Flash-animering som finns på den sista bilden i den här presentationen. Om du fortfarande har problem med att visa animeringen är bilden som följer efter denna bild en dubblettbild med statiska objekt. Ta bort den aktuella bilden eller nästa bild innan du visar presentationen.] Då blir filen skrivskyddad för alla andra, och på så sätt säkerställs det att filen inte ändras från det att hon har signerat den till dess att Martin och Markus signerar den. Arbetsflöden III: Samla in digitala signaturer för en fil

16 Arbetsflöden III: Samla in digitala signaturer för en fil
Signera den själv En annan sak som Judy bör göra innan hon startar arbetsflödet är att skriva under på sin egen signaturrad. Då blir filen skrivskyddad för alla andra, och på så sätt säkerställs det att filen inte ändras från det att hon har signerat den till dess att Martin och Markus signerar den. När Judy vill skriva under på sin egen signaturrad dubbelklickar hon på den signaturrad hon skapade och skriver sedan in sitt namn vid X. När hon klickar på OK märks filen som skrivskyddad i rubrikfältet, som bilden visar. [Meddelande till utbildaren: Den här bilden är identisk med föregående bild, förutom att den innehåller statiska objekt i stället för en animering. Använd den här bilden om du har problem med att visa animeringen. Ta bort antingen den här bilden eller föregående bild innan du visar presentationen.] Arbetsflöden III: Samla in digitala signaturer för en fil

17 Arbetsflöden III: Samla in digitala signaturer för en fil
Hur det fungerar Nu är det dags att starta arbetsflödet så att de två andra signaturerna kan samlas in. Animering: Högerklicka och klicka på Spela upp. Processen ser ut så här: Judy klickar på Microsoft Office-knappen och sedan på Arbetsflöden. Hon klickar på knappen Starta bredvid Samla in signaturer. Martin får ett e-postmeddelande, han klickar på länken till filen och dubbelklickar sedan på sin signaturrad. Martin skriver in sitt namn vid X och sedan klickar han på OK. Markus gör samma sak. I dokumentbiblioteket står det i kolumnen Samla in signaturer nu Slutförd. [Meddelande till utbildaren: Om du vill spela upp animeringen under bildspelet högerklickar du på animeringen och klickar på Spela upp. Om du redan har spelat upp filen en gång kan du behöva klicka på Spola tillbaka (när du har högerklickat) och sedan klicka på Spela upp. Om du klickar på bilden för att ange text eller gå vidare till nästa bild och inget händer klickar du utanför animeringen. Ibland kan du behöva klicka två gånger. Om du har problem med att visa animeringen kan du läsa anteckningarna om att spela upp en Adobe Flash-animering som finns på den sista bilden i den här presentationen. Om du fortfarande har problem med att visa animeringen är bilden som följer efter denna bild en dubblettbild med statiska objekt. Ta bort den aktuella bilden eller nästa bild innan du visar presentationen.] Till skillnad från de två andra arbetsflödena som du kanske känner till  måste det här startas i det program du använder. Animeringen visar hur Judy startar det här arbetsflödet och hur de andra inblandade upplever det. Arbetsflöden III: Samla in digitala signaturer för en fil

18 Arbetsflöden III: Samla in digitala signaturer för en fil
Hur det fungerar Nu är det dags att starta arbetsflödet så att de två andra signaturerna kan samlas in. Till skillnad från de två andra arbetsflödena som du kanske känner till  måste det här startas i det program du använder. Först klickar du på Microsoft Office-knappen och sedan på Arbetsflöde. Sedan klickar du, som bilden visar, på knappen Starta bredvid   Samla in signaturer. I Judys fall händer följande när hon klickar på Starta: Martin får ett e-postmeddelande, han klickar på länken till filen och dubbelklickar sedan på sin signaturrad. Martin skriver in sitt namn vid X och sedan klickar han på OK. Markus gör samma sak. I dokumentbiblioteket står det i kolumnen Samla in signaturer nu Slutförd. [Meddelande till utbildaren: Den här bilden identisk med föregående bild, förutom att den innehåller statiska objekt i stället för en animering. Använd den här bilden om du har problem med att visa animeringen. Ta bort antingen den här bilden eller föregående bild innan du visar presentationen.] Arbetsflöden III: Samla in digitala signaturer för en fil

19 Arbetsflöden III: Samla in digitala signaturer för en fil
Certifikat Om en undertecknare inte har ett digitalt certifikat kanske han eller hon får det här meddelandet om de försöker signera filen. Det står att ett digitalt ID krävs. Det bästa alternativet är att markera det första alternativet och skaffa ett digitalt ID från en Microsoft- partner. När du klickar på OKöppnas en webbsida med en handfull leverantörer att välja bland. Ett "digitalt ID" är bara ett annat uttryck för ett digitalt certifikat. Arbetsflöden III: Samla in digitala signaturer för en fil

20 Arbetsflöden III: Samla in digitala signaturer för en fil
Testfråga 1 Hur startar du arbetsflödet Samla in signaturer? (Välj ett svar.) Precis som de två andra arbetsflödena. Jag ställer markören ovanför filen i biblioteket, klickar på pilen som visas och sedan på Arbetsflöden. Jag ställer markören ovanför filen i Utforskaren och klickar sedan på Starta arbetsflöde. Jag öppnar filen från biblioteket, klickar på Infoga och sedan på Signaturrad. Jag öppnar filen från biblioteket, klickar på Microsoft Office- knappen och sedan på Arbetsflöden. Arbetsflöden III: Samla in digitala signaturer för en fil

21 Arbetsflöden III: Samla in digitala signaturer för en fil
Testfråga 1: svar Jag öppnar filen från biblioteket, klickar på Microsoft Office-knappen och sedan på Arbetsflöden. Jag startar genom att därifrån välja arbetsflödet Samla in signaturer. Arbetsflöden III: Samla in digitala signaturer för en fil

22 Arbetsflöden III: Samla in digitala signaturer för en fil
Testfråga 2 Vad är ett digitalt certifikat? (Välj ett svar.) Ditt fullständiga namn inskrivet i en fil. Ditt fullständiga namn maskinskrivet eller handskrivet med hjälp av en TabletPC. Ett objekt som du kan infoga i en fil genom att klicka på Signaturrad på fliken Infoga.  Ett sätt att bevisa identiteten i en digital signatur. Arbetsflöden III: Samla in digitala signaturer för en fil

23 Arbetsflöden III: Samla in digitala signaturer för en fil
Testfråga 2: svar Ett sätt att bevisa identiteten i en digital signatur. Ett digitalt certifikat medföljer en signatur. Certifikat utfärdas av en certifikatutfärdare och kan, som ett körkort, löpa ut eller återkallas. Arbetsflöden III: Samla in digitala signaturer för en fil

24 Arbetsflöden III: Samla in digitala signaturer för en fil
Testfråga 3 Vad händer när du är den första som signerar en fil? (Välj ett svar.) Filen blir låst och ingen annan kan öppna den. Filen blir skrivskyddad så att ingen annan kan göra ändringar i den. Filen är inte skrivskyddad eftersom andra personer måste kunna signera den. Filen skickas till den som startade arbetsflödet som en bifogad fil i ett e-postmeddelande. Arbetsflöden III: Samla in digitala signaturer för en fil

25 Arbetsflöden III: Samla in digitala signaturer för en fil
Testfråga 3: svar Filen blir skrivskyddad så att ingen annan kan göra ändringar i den. Filen blir skrivskyddad så att andra undertecknare inte ändrar den. De andra kan fortfarande signera filen, men de kan inte göra ändringar. Arbetsflöden III: Samla in digitala signaturer för en fil

26 Arbetsflöden III: Samla in digitala signaturer för en fil
Snabbreferens En sammanfattning av uppgifterna i den här kursen finns i Snabbreferens. Arbetsflöden III: Samla in digitala signaturer för en fil

27 Använda den här mallen Använder ditt företag en Microsoft Office SharePoint Server 2007-webbplats? Behöver du andras signaturer på filer? Den här Microsoft Office PowerPoint®- mallen innehåller utbildningsmaterial om arbetsflödet Samla in signaturer, där du snabbt och enkelt samlar in signaturer för en fil. Mallen är utformad för presentationer inför en grupp, och du kan anpassa den efter behov. Mallens innehåll har hämtats från Microsoft Office Online-utbildningskursen "Arbetsflöden III: Samla in digitala signaturer för en fil". Funktioner i mallen Rubrikbild: På den allra första bilden finns en platshållare där du skriver in namnet på ditt företag. Du kan också ta bort hela textrutan om du inte vill använda den. Animeringar: Anpassade animeringseffekter används i hela presentationen. Det finns effekter som Spetsig, Utdragen, Lös upp och Schackrutor. Alla effekter kan spelas upp i tidigare versioner, från och med Microsoft PowerPoint Om du vill ändra animeringseffekterna går du till Bildspel-menyn, klickar på Anpassa animering och använder alternativen som visas. Om den här presentationen innehåller en Adobe Flash-animering: Om du vill spela upp Flash-filen måste du först registrera Microsoft ActiveX-kontrollen Shockwave Flash Object på datorn. Du gör detta genom att hämta den senaste versionen av Adobe Flash Player från Adobes webbplats. Varning om att spara Flash-animeringarna: Flash-animeringarna kan spelas upp i tidigare versioner från och med PowerPoint Om du vill spara den här mallen i PowerPoint 2007 ska du emellertid spara den i tidigare PowerPoint-filformat: PowerPoint presentation (*.ppt)  eller PowerPoint mall (*.pot). (Du ser filtyperna i dialogrutan Spara som bredvid Filformat.) Om du sparar den i ett PowerPoint 2007-filformat, till exempel PowerPoint-presentation (*.pptx) eller PowerPoint-mall (*.potx), bevaras inte animeringarna i den sparade filen. Bildövergångar: Övergången Svep nedåt används i hela bildspelet. Om du vill använda en annan övergång går du till Bildspel-menyn, klickar på Bildövergång och använder alternativen som visas. Hyperlänkar till onlinekurs: Mallen innehåller länkar till onlineversionen av den här utbildningskursen. Länkarna leder till de praktiska övningarna för varje lektion och till den Snabbreferens som har publicerats för kursen. Obs! Du måste ha [app] 2007 installerat för att kunna visa de praktiska övningarna. Om du inte har [app] 2007 kan du inte visa övningsinstruktionerna. Sidhuvuden och sidfötter: Mallen innehåller en sidfot med kursnamnet. Du kan ändra eller ta bort sidfötter i dialogrutan Sidhuvud och sidfot (som du öppnar från Visa-menyn). ANVÄNDA DEN HÄR MALLEN I rutan Anteckningar och på den fullständiga anteckningssidan (öppnas från fliken eller menyn Visa) finns detaljerad hjälp om den här mallen.