Microsoft®Office Excel® 2007-utbildning

En presentation över ämnet: "Microsoft®Office Excel® 2007-utbildning"— Presentationens avskrift:

1 Microsoft®Office Excel® 2007-utbildning
[Företagets namn] presenterar: Microsoft®Office Excel® 2007-utbildning [Kommentarer till utbildaren: Detaljerad hjälp för anpassning av den här mallen finns på den allra sista bilden. Titta även efter ytterligare lektionstext i anteckningsfönstret på vissa bilder. Eftersom den här presentationen innehåller en Macromedia Flash-animering, visas eventuellt ett varningsmeddelande om personlig information när du sparar mallen. Om du inte lägger till information i Flash-filens egenskaper, gäller inte varningen för presentationen. Klicka på OK i meddelandet.] Komma igång med pivottabell®-rapporter 1

2 Komma igång med pivottabellrapporter
Kursinnehåll Översikt: Få svar på alla möjliga frågor Lektion: Anpassa informationen efter dina behov I lektionen ingår en lista över föreslagna uppgifter och en uppsättning testfrågor. Komma igång med pivottabellrapporter 2

3 Översikt: Få svar på alla möjliga frågor
Kalkylbladet innehåller mängder av data, men vet du egentligen vad alla siffror innebär? Kan informationen ge svar på alla dina frågor? Med hjälp av en pivottabellrapport kan du på ett snabbt och effektivt sätt analysera numeriska data, visa samma information på olika sätt och få svar på de frågor du har. I den här korta kursen får du lära dig hur en pivottabellrapport fungerar och hur du skapar en sådan rapport i Excel 2007. Med bara några få musklickningar kan du i pivottabellrapporterna visa vem som sålde mest och var, vilket kvartal som var mest vinstgivande och vilken produkt som sålde bäst. Komma igång med pivottabellrapporter 3

4 Komma igång med pivottabellrapporter
Kursens mål Använd en pivottabellrapport när du vill analysera och sammanfatta dina data. Komma igång med pivottabellrapporter 4

5 Anpassa informationen efter dina behov
Lektion Anpassa informationen efter dina behov 5

6 Anpassa informationen efter dina behov
Tänk dig ett kalkylblad i Excel över försäljningssiffror. Det innehåller tusentals rader med data om försäljare i två olika länder samt hur mycket de har sålt på enskilda dagar. Det är mycket information att hantera, fördelad på rad efter rad och uppdelad i flera kolumner. Hur kan du ta fram den information ur kalkylbladet som du behöver och samtidigt få en överblick över alla dessa data? Använd pivottabellrapporter. I sådana rapporter omvandlas data till små, koncisa rapporter med exakt den information som du vill visa. Vem sålde mest totalt? Vem sålde mest per kvartal eller per år? I vilket land är försäljningen störst? Du kan få svar på alla dessa frågor om du använder pivottabellrapporter. Komma igång med pivottabellrapporter 6

7 Granska källinformationen
Innan du börjar arbeta med en pivottabellrapport bör du ta en titt på kalkylbladet i Excel och kontrollera att det är förberett för rapporten. När du skapar en pivottabellrapport blir varje kolumn med källdata ett fält som du kan använda i rapporten. I fälten summeras flera rader med information från källinformationen. Komma igång med pivottabellrapporter 7

8 Granska källinformationen
Namnen på fälten i rapporten baseras på kolumnrubrikerna i källinformationen. Kontrollera därför att du har angett rubriker för varje kolumn på den första raden i kalkylbladet i källinformationen. Raderna under en rubrik ska innehålla liknande objekt i samma kolumn. Text ska till exempel placeras i en kolumn, tal i en annan kolumn och datum i ytterligare en annan kolumn. En kolumn som innehåller tal får med andra ord inte innehålla text, och så vidare. I bilden här kommer kolumnrubrikerna Land, Försäljare, Orderbelopp, Orderdatum och Order-ID att bli fältnamn. När du sedan skapar en rapport, vet du till exempel att fältet Försäljare motsvaras av informationen om försäljare från kalkylbladet. Komma igång med pivottabellrapporter 8

9 Granska källinformationen
Slutligen får det inte finnas några tomma kolumner bland de data som du ska använda för pivottabellrapporten. Det bör helst inte heller finnas några tomma rader. Tomma rader, som till exempel används för att särskilja ett datablock från ett annat, ska tas bort. Obs! Du kan även använda data från externa källor. Information om detta ryms dock inte här. Mer information om datakällor finns i snabbreferensen i slutet av kursen. Komma igång med pivottabellrapporter 9

10 Komma igång med pivottabellrapporter
Så här kommer du igång med en pivottabellrapport. Du använder dialogrutan Skapa pivottabell som visas här. När informationen har förberetts klickar du någonstans i den. Klicka på Pivottabell i gruppen Tabeller på fliken Infoga och sedan på Pivottabell igen. Dialogrutan Skapa pivottabell öppnas. Kommentar till steg 1: Om du klickar i informationen, tas alla data från kalkylbladet med i rapporten. Om du endast vill inkludera en del av informationen från kalkylbladet i rapporten, markerar du informationen som du vill använda. Komma igång med pivottabellrapporter 10

11 Komma igång med pivottabellrapporter
Så här kommer du igång med en pivottabellrapport. Du använder dialogrutan Skapa pivottabell som visas här. Alternativet Markera en tabell eller ett område har redan markerats. I rutan Tabell/område visas det valda dataområdet. Du kan ändra det om du vill. Nytt kalkylblad har också markerats och anger var rapporten ska placeras. Klicka på På detta kalkylblad om du vill att rapporten ska placeras på samma kalkylblad som informationen. Klicka på OK.  Komma igång med pivottabellrapporter 11

12 Grundläggande om pivottabellrapporter
Detta är vad som visas i det nya kalkylbladet när du stänger dialogrutan Skapa pivottabell. På den ena sidan finns layoutområdet som ska användas för pivottabellrapporten. På den andra sidan finns Fältlista för pivottabell. I listan visas kolumnrubrikerna från källinformationen. Som tidigare har nämnts representeras varje rubrik av ett fält: Land, Försäljare och så vidare. Komma igång med pivottabellrapporter 12

13 Grundläggande om pivottabellrapporter
Du skapar en pivottabellrapport genom att flytta önskade fält från Fältlista för pivottabell till layoutområdet. Det gör du genom att antingen markera kryssrutan bredvid fältnamnet eller genom att högerklicka på ett fältnamn och sedan markera en plats som du vill flytta fältet till. Tips! Om du har arbetat med pivottabellrapporter tidigare undrar du kanske om du fortfarande kan dra fält till rapporten. Det kan du och i slutet av lektionen får du veta hur. Om du klickar utanför layoutområdet i en pivottabellrapport visas inte längre Fältlista för pivottabell. Om du vill visa den igen klickar du i layoutområdet eller i rapporten. Komma igång med pivottabellrapporter 13

14 Skapa en pivottabellrapport
Nu kan du börja skapa pivottabellrapporten. Vilka fält du väljer för rapporten beror på vilka frågor du vill ha svar på. Börja med att ta reda på hur mycket varje försäljare har sålt för. Animering: Högerklicka och klicka på Spela upp. Animeringen visar hur fälten flyttas till layoutområdet. Tips! Du måste inte använda alla fält i fältlistan för att skapa en rapport. Även om varje fält placeras i ett standardområde i layouten, kan du flytta ett fält till ett annat område om du så önskar. Exempelvis om du hellre vill att ett fält ska tillhöra kolumnområdet i stället för radområdet. [Kommentar till utbildaren:  Om du vill spela upp animeringen när bildspelet visas, högerklickar du på animeringen och klickar sedan på Spela upp. När du har spelat upp filen en gång, måste du eventuellt klicka på Spola tillbaka (när du har högerklickat) och sedan på Spela upp. Om du klickar på bilden för att visa texten eller för att gå vidare till nästa bild utan att något händer, kan du behöva klicka utanför animeringen. Ibland måste du dessutom klicka två gånger. Om du har problem med att visa animeringen, kan du läsa anteckningarna till den sista bilden i denna presentation som handlar om att spela upp en Macromedia Flash-animering. Om du ändå har problem med att visa animeringen, kan du använda bilden som kommer efter denna. Det är en statisk bild. Ta antingen bort den aktuella bilden eller nästa bild innan du visar presentationen.] För det behöver du information om försäljarna samt deras försäljningssiffror. I Fältlista för pivottabell ska du därför markera kryssrutorna bredvid fälten Försäljare och Orderbelopp. Därefter placeras varje fält i ett standardområde i layouten. Komma igång med pivottabellrapporter 14

15 Skapa en pivottabellrapport
Nu kan du börja skapa pivottabellrapporten. Vilka fält du väljer för rapporten beror på vilka frågor du vill ha svar på. Börja med att ta reda på hur mycket varje försäljare har sålt för. För det behöver du information om försäljarna samt deras försäljningssiffror. Tips! Du måste inte använda alla fält i fältlistan för att skapa en rapport. Även om varje fält placeras i ett standardområde i layouten, kan du flytta ett fält till ett annat område om du så önskar. Exempelvis om du hellre vill att ett fält ska tillhöra kolumnområdet i stället för radområdet. [Kommentar till utbildaren:  Denna bild är nästan identisk med föregående bild, bortsett från att det är en statisk bild och inte en animering. Använd den här bilden om du har problem med att visa animeringen. Ta antingen bort den aktuella bilden eller den föregående bilden innan du visar presentationen.] I Fältlista för pivottabell markerar du kryssrutorna bredvid fälten Försäljare och Orderbelopp. Därefter placeras varje fält i ett standardområde i layouten. Komma igång med pivottabellrapporter 15

16 Skapa en pivottabellrapport
I den gråa tabellen längst till vänster på bilden får du se hur rapporten automatiskt kommer att se ut, baserat på fälten som du väljer. Här följer lite information. Informationen i fältet Försäljare (försäljarnas namn), som inte innehåller tal, visas i form av rader till vänster i rapporten. Informationen i fältet Orderbelopp, som däremot innehåller tal, visas i området till höger. Följande gäller för kolumnrubrikerna: Rubriken ovanför fältet med informationen om försäljare är Radetiketter. Rubriken ovanför orderbeloppen är Summa av Orderbelopp. (”Summa av” används eftersom Summa-funktionen används i Excel för att summera fältets siffror.) Komma igång med pivottabellrapporter 16

17 Skapa en pivottabellrapport
Det spelar ingen roll om du markerar kryssrutan bredvid fältet Försäljare före eller efter fältet Orderbelopp. Fälten placeras automatiskt rätt i Excel. Fält utan siffror placeras till vänster och fält med siffror placeras till höger, oavsett i vilken ordning du väljer dem. Komma igång med pivottabellrapporter 17

18 Skapa en pivottabellrapport
Det är allt. Med bara två musklickningar kan du direkt se hur mycket varje försäljare har sålt för. Nedan följer ett par tips om detta ämne. Du kan använda rapporten även om du bara vill få en eller två frågor besvarade. En användbar rapport måste alltså inte vara komplicerad. Med pivottabellrapporterna kan du på ett snabbt sätt få enkla svar på dina frågor. Det gör inget om du skapar rapporten på ett felaktigt sätt. I Excel kan du nämligen prova olika modeller när du visar hur data ser ut i olika områden i rapporten. Om rapporten inte blir som du hade tänkt dig tar det inte lång tid att göra en ny layout och flytta runt delarna tills du är nöjd, eller börja om från början igen. Komma igång med pivottabellrapporter 18

19 Visa försäljning per land
Nu vet du hur mycket varje försäljare har sålt för. Men källinformationen innehåller information om försäljare i två länder, Kanada och USA. Kanske vill du visa försäljningsbeloppen för respektive säljare efter land. Om du vill göra det måste du lägga till fältet Land i pivottabellrapporten som ett rapportfilter. Du använder rapportfiltret när du vill visa en deluppsättning med data i rapporten, till exempel en produktlinje, en tidsperiod eller en geografisk region. Komma igång med pivottabellrapporter 19

20 Visa försäljning efter land
Genom att använda fältet Land som ett rapportfilter kan du visa en separat rapport för Kanada eller USA. Du kan även visa försäljningen i båda länder samtidigt. Animering: Högerklicka och klicka på Spela upp. Animeringen visar också hur du gör sedan: När du har klickat på Lägg till i rapportfilter, läggs det nya rapportfiltret Land till överst i rapporten. Pilen bredvid fältet Land visar (Alla) och information för båda länder visas. Om du vill visa information för endast ett av länderna, klickar du på pilen och markerar önskat land. Om du återigen vill visa informationen för både Kanada och USA, klickar du på pilen och sedan på (Alla). Tips! Om du vill ta bort ett fält från rapporten, avmarkerar du kryssrutan bredvid fältets namn i Fältlista för pivottabell. Om du vill ta bort alla fält från rapporten så att du kan börja om på nytt, går du till fliken Alternativ i gruppen Åtgärder i menyfliksområdet och klickar på pilen på knappen Radera. Välj sedan Radera allt. [Kommentar till utbildaren:  Om du vill spela upp animeringen när bildspelet visas, högerklickar du på animeringen och klickar sedan på Spela upp. När du har spelat upp filen en gång, måste du eventuellt klicka på Spola tillbaka (när du har högerklickat) och sedan på Spela upp. Om du klickar på bilden för att visa texten eller för att gå vidare till nästa bild utan att något händer, kan du behöva klicka utanför animeringen. Ibland måste du dessutom klicka två gånger. Om du har problem med att visa animeringen, kan du läsa anteckningarna till den sista bilden i denna presentation som handlar om att spela upp en Macromedia Flash-animering. Om du ändå har problem med att visa animeringen, kan du använda bilden som kommer efter denna. Det är en statisk bild. Ta antingen bort den aktuella bilden eller nästa bild innan du visar presentationen.] Animeringen visar hur det ser ut när du lägger till fältet Land som ett rapportfilter. Högerklicka på fältet Land i fältlistan för pivottabellen, klicka på Lägg till i rapportfilter och utgå sedan därifrån.  Komma igång med pivottabellrapporter 20

21 Visa försäljning per land
Genom att använda fältet Land som ett rapportfilter kan du visa en separat rapport för Kanada eller USA. Du kan även visa försäljningen i båda länder samtidigt. Om du vill göra det måste du högerklicka på fältet Land i fältlistan för pivottabellen, klicka på Lägg till i rapportfilter och utgå sedan därifrån.  Bilden visar också hur du gör sedan: När du har klickat på Lägg till i rapportfilter, läggs det nya rapportfiltret Land till överst i rapporten. Pilen bredvid fältet Land visar (Alla) och information för båda länder visas. Om du vill visa information för endast ett av länderna, klickar du på pilen och markerar önskat land. Om du återigen vill visa informationen för både Kanada och USA, klickar du på pilen och sedan på (Alla). Tips! Om du vill ta bort ett fält från rapporten, avmarkerar du kryssrutan bredvid fältets namn i Fältlista för pivottabell. Om du vill ta bort alla fält från rapporten så att du kan börja om på nytt, går du till fliken Alternativ i gruppen Åtgärder i menyfliksområdet och klickar på pilen på knappen Radera. Välj sedan Radera allt. [Kommentar till utbildaren:  Denna bild är identisk med föregående bild, bortsett från att det är en statisk bild och inte en animering. Använd den här bilden om du har problem med att visa animeringen. Ta antingen bort den aktuella bilden eller den föregående bilden innan du visar presentationen.] Komma igång med pivottabellrapporter 21

22 Visa försäljning efter datum
Den ursprungliga källinformationen består av en kolumn med orderdatum, och därför finns det ett Orderdatum-fält i fältlistan för pivottabellen. Animering: Högerklicka och klicka på Spela upp. Här finns information om allt som visas i animeringen. Så här lägger du till fältet Orderdatum i rapporten: Markera kryssrutan bredvid fältet Orderdatum om du vill lägga till fältet i rapporten. Fältet Orderdatum läggs automatiskt till på den vänstra sidan som en radetikett. Det beror på att fältet innehåller tal (datum kan se ut som tal men är formaterade som datum, inte tal). Eftersom fältet Orderdatum är det andra icke numeriska fältet som läggs till i rapporten, placeras det i fältet Försäljare, indraget till höger. Nu visar rapporten försäljningen för respektive säljare under enskilda datum, men det är mycket information som är svår att överblicka. Du kan enkelt göra den mer lätthanterlig genom att gruppera datumen i månader, kvartal eller år. Så här grupperar du datumen: Klicka på ett datum i rapporten. Klicka på Gruppfält i gruppen Grupp på fliken Alternativ. Markera Kvartal i dialogrutan Gruppering, vilket verkar vara en bra lösning här, och klicka sedan på OK. Nu har försäljningsinformationen grupperats i fyra kvartal för varje försäljare. [Kommentar till utbildaren:  Om du vill spela upp animeringen när bildspelet visas, högerklickar du på animeringen och klickar sedan på Spela upp. När du har spelat upp filen en gång, måste du eventuellt klicka på Spola tillbaka (när du har högerklickat) och sedan på Spela upp. Om du klickar på bilden för att visa texten eller för att gå vidare till nästa bild utan att något händer, kan du behöva klicka utanför animeringen. Ibland måste du dessutom klicka två gånger. Om du har problem med att visa animeringen, kan du läsa anteckningarna till den sista bilden i denna presentation som handlar om att spela upp en Macromedia Flash-animering. Om du ändå har problem med att visa animeringen, kan du använda bilden som kommer efter denna. Det är en statisk bild. Ta antingen bort den aktuella bilden eller nästa bild innan du visar presentationen.] Detta innebär att du kan visa försäljningen efter datum för varje försäljare. Visa animeringen om du vill se hur du kan lägga till fältet Orderdatum i rapporten och hur du sedan kan gruppera datuminformationen till en hanterbar vy.  Komma igång med pivottabellrapporter 22

23 Visa försäljning efter datum
Den ursprungliga källinformationen består av en kolumn med orderdatum, och därför finns det ett Orderdatum-fält i fältlistan för pivottabellen. Detta innebär att du kan visa försäljningen efter datum för varje försäljare. Om du vill göra det, lägger du till fältet Orderdatum i rapporten och går sedan till dialogrutan Gruppering för att gruppera datuminformationen och skapa en hanterbar vy.  Här finns information om allt som visas på bilden. Så här lägger du till fältet Orderdatum i rapporten: Markera kryssrutan bredvid fältet Orderdatum om du vill lägga till fältet i rapporten. Fältet Orderdatum läggs automatiskt till på den vänstra sidan som en radetikett. Det beror på att fältet innehåller tal (datum kan se ut som tal men är formaterade som datum, inte tal). Eftersom fältet Orderdatum är det andra icke numeriska fältet som läggs till i rapporten, placeras det i fältet Försäljare , indraget till höger. Nu visar rapporten försäljningen för respektive säljare under enskilda datum, men det är mycket information som är svår att överblicka. Du kan enkelt göra den mer lätthanterlig genom att gruppera datumen i månader, kvartal eller år. Så här grupperar du datumen: Klicka på ett datum i rapporten. Klicka på Gruppfält i gruppen Grupp på fliken Alternativ. Markera Kvartal i dialogrutan Gruppering, vilket verkar vara en bra lösning här, och klicka sedan på OK. Nu har försäljningsinformationen grupperats i fyra kvartal för varje försäljare. [Kommentar till utbildaren:  Denna bild är identisk med föregående bild, bortsett från att det är en statisk bild och inte en animering. Använd den här bilden om du har problem med att visa animeringen. Ta antingen bort den aktuella bilden eller den föregående bilden innan du visar presentationen.] Komma igång med pivottabellrapporter 23

24 Komma igång med pivottabellrapporter
Pivotera rapporten Även om du i pivottabellrapporten kan hitta svaren på dina frågor, så tar det lite tid eftersom du måste bläddra genom alla sidorna för att se alla data. Animering: Högerklicka och klicka på Spela upp. Den här animeringen visar hur du kan flytta ett fält från området Radetiketter till kolumnområdet (som kallas Kolumnetiketter), vilket är ett område i layouten som du inte har använt tidigare. Här får du information om hur du gör det steg för steg: Högerklicka på en av kvartalsraderna, peka på Flytta och klicka sedan på Flytta "Orderdatum" till kolumner. Då flyttas hela fältet Orderdatum från radetikettsområdet till kolumnetikettsområdet i rapporten. (Om du vill flytta tillbaka fältet till radetikettsområdet, högerklickar du på en av kvartalsrubrikerna och väljer sedan Flytta "Orderdatum" till rader.) Försäljarnas namn visas då tillsammans och det står "Kolumnetiketter" ovanför det första kvartalets försäljningsdatum, som visas i kolumner. Totalsummorna för respektive kvartal visas längst ned i varje kolumn. Du behöver alltså inte bläddra längre utan kan se alla data direkt. [Kommentar till utbildaren:  Om du vill spela upp animeringen när bildspelet visas, högerklickar du på animeringen och klickar sedan på Spela upp. När du har spelat upp filen en gång, måste du eventuellt klicka på Spola tillbaka (när du har högerklickat) och sedan på Spela upp. Om du klickar på bilden för att visa texten eller för att gå vidare till nästa bild utan att något händer, kan du behöva klicka utanför animeringen. Ibland måste du dessutom klicka två gånger. Om du har problem med att visa animeringen, kan du läsa anteckningarna till den sista bilden i denna presentation som handlar om att spela upp en Macromedia Flash-animering. Om du ändå har problem med att visa animeringen, kan du använda bilden som kommer efter denna. Det är en statisk bild. Ta antingen bort den aktuella bilden eller nästa bild innan du visar presentationen.] Du kan därför pivotera rapporten och därmed skapa en annan vy som är lättare att läsa. När du pivoterar rapporten transponerar du fältet vertikalt eller horisontellt, d.v.s. raderna flyttas till kolumnområdet och kolumnerna flyttas till radområdet. Det är enkelt att göra det. Komma igång med pivottabellrapporter 24

25 Komma igång med pivottabellrapporter
Pivotera rapporten Även om du i pivottabellrapporten kan hitta svaren på dina frågor, så tar det lite tid eftersom du måste bläddra genom alla sidorna för att se alla data. Om du i stället pivoterar rapporten skapar du en annan vy som är lättare att läsa. När du pivoterar rapporten transponerar du fältet vertikalt eller horisontellt, d.v.s. raderna flyttas till kolumnområdet och kolumnerna flyttas till radområdet. Det är enkelt att göra det. Den här bilden visar hur du kan flytta ett fält från området Radetiketter till kolumnområdet (som kallas Kolumnetiketter), vilket är ett område i layouten som du inte har använt tidigare. Här får du information om hur du gör det steg för steg: Högerklicka på en av kvartalsraderna, peka på Flytta och klicka sedan på Flytta "Orderdatum" till kolumner. Då flyttas hela fältet Orderdatum från radetikettsområdet till kolumnetikettsområdet i rapporten. (Om du vill flytta tillbaka fältet till radetikettsområdet, högerklickar du på en av kvartalsrubrikerna och väljer sedan Flytta "Orderdatum" till rader.) Försäljarnas namn visas då tillsammans och det står "Kolumnetiketter" ovanför det första kvartalets försäljningsdatum, som visas i kolumner. Totalsummorna för respektive kvartal visas längst ned i varje kolumn. Du behöver alltså inte bläddra längre utan kan se alla data direkt. [Kommentar till utbildaren:  Denna bild är identisk med föregående bild, bortsett från att det är en statisk bild och inte en animering. Använd den här bilden om du har problem med att visa animeringen. Ta antingen bort den aktuella bilden eller den föregående bilden innan du visar presentationen.] Komma igång med pivottabellrapporter 25

26 Vad hände med dra och släpp-metoden?
Om du hellre vill skapa en pivottabellrapport med hjälp av dra och släpp- metoden, på samma sätt som i tidigare versioner av Excel, kan du fortfarande göra det. Animering: Högerklicka och klicka på Spela upp. Lite information om dra och släpp-metoden: Om du vill lägga till fält i rapportlayouten från fältlistan i Excel 2007 väljer du vanligtvis att markera kryssrutorna bredvid fältnamnen eller att högerklicka på fälten och välja önskad plats på en meny. Då placeras fälten automatiskt i layouten och dessutom i lämplig ruta längst ned i listan. Om fältet Försäljare till exempel har placerats i radetikettsområdet i rapportlayouten, visas även fältnamnet Försäljare i rutan Radetiketter längst ned i fältlistan. Om du föredrar dra och släpp-metoden kan du i stället dra önskade fält från fältlistan till rutorna längst ned. Rutornas etiketter anger i vilket område av rapporten fältet placeras. Om du till exempel drar fältet Orderbelopp till rutan Värden , visas det fältet i rapportens värdeområde. Du kan dra fält mellan rutorna när du vill ändra fältens placering i layouten och dra bort fält från rutorna när du inte längre vill ha dem med i rapporten. [Kommentar till utbildaren:  Om du vill spela upp animeringen när bildspelet visas, högerklickar du på animeringen och klickar sedan på Spela upp. När du har spelat upp filen en gång, måste du eventuellt klicka på Spola tillbaka (när du har högerklickat) och sedan på Spela upp. Om du klickar på bilden för att visa texten eller för att gå vidare till nästa bild utan att något händer, kan du behöva klicka utanför animeringen. Ibland måste du dessutom klicka två gånger. Om du har problem med att visa animeringen, kan du läsa anteckningarna till den sista bilden i denna presentation som handlar om att spela upp en Macromedia Flash-animering. Om du ändå har problem med att visa animeringen, kan du använda bilden som kommer efter denna. Det är en statisk bild. Ta antingen bort den aktuella bilden eller nästa bild innan du visar presentationen.] Det finns fyra rutor längst ned i fältlistan för pivottabellen som kallas Rapportfilter, Radetiketter, Kolumnetiketter och Värden. Som du ser i animeringen kan du dra fälten till dessa rutor om du vill skapa rapporten. Komma igång med pivottabellrapporter 26

27 Vad hände med dra och släpp-metoden?
Om du hellre vill skapa en pivottabellrapport med hjälp av dra och släpp- metoden, på samma sätt som i tidigare versioner av Excel, kan du fortfarande göra det. Det finns fyra rutor längst ned i fältlistan för pivottabellen: Rapportfilter, Radetiketter, Kolumn- etiketter och Värden. Du kan dra fält till dessa rutor om du vill ange hur fälten ska användas i rapporten. Lite information om dra och släpp-metoden: Om du vill lägga till fält i rapportlayouten från fältlistan i Excel 2007 väljer du vanligtvis att markera kryssrutorna bredvid fältnamnen eller att högerklicka på fälten och välja önskad plats på en meny. När du gör det, placeras fälten automatiskt i layouten och de placeras då samtidigt i rätt ruta längst ned i listan. Om fältet Försäljare till exempel har placerats i radetikettsområdet i rapportlayouten, visas även fältnamnet Försäljare i rutan Radetiketter längst ned i fältlistan. Om du föredrar dra och släpp-metoden kan du i stället dra önskade fält från fältlistan till rutorna längst ned. Rutornas etiketter anger i vilket område av rapporten fältet placeras. Om du till exempel drar fältet Orderbelopp till rutan Värden , visas det fältet i rapportens värdeområde. Du kan dra fält mellan rutorna när du vill ändra fältens placering i layouten och dra bort fält från rutorna när du inte längre vill ha dem med i rapporten. [Kommentar till utbildaren:  Denna bild är nästan identisk med föregående bild, bortsett från att det är en statisk bild och inte en animering. Använd den här bilden om du har problem med att visa animeringen. Ta antingen bort den aktuella bilden eller den föregående bilden innan du visar presentationen.] Bilden visar hur du kan dra fältet Orderbelopp från Kolumnetiketter till rutan Värden om du vill lägga till det fältet i värdeområdet i rapporten. Komma igång med pivottabellrapporter 27

28 Komma igång med pivottabellrapporter
Förslag på övningar Skapa layoutområdet i pivottabellrapporten. Skapa en pivottabellrapport. Ändra namnet på en rubrik. Sortera rapporten. Lägga till ett fält i rapporten. Lägga till ett rapportfilter. Pivotera rapporten. Lägga till valutaformatering i rapporten. [Kommentar till utbildaren:  När du har installerat Excel 2007 på datorn kan du klicka på länken i bilden och gå till en övning online. I övningen kan du arbeta dig igenom varje uppgift i Excel med hjälp av anvisningarna. Viktigt! Om du inte har Excel 2007 har du inte tillgång till övningsanvisningarna.] Öva online (kräver Excel 2007) Komma igång med pivottabellrapporter 28

29 Komma igång med pivottabellrapporter
Test, fråga 1 När du har skapat en pivottabellrapport kan du inte ändra layouten. (Välj ett svar.) Sant. Falskt. Komma igång med pivottabellrapporter 29

30 Komma igång med pivottabellrapporter
Test, fråga 1: Svar Falskt. Du kan göra ändringar efter hand eller börja om på nytt. Komma igång med pivottabellrapporter 30

31 Komma igång med pivottabellrapporter
Test, fråga 2 Vad är pivottabellfält? (Välj ett svar.) Kolumner från källinformationen. Det område som du pivoterar data i. Layoutområdet för pivottabellrapporten. Komma igång med pivottabellrapporter 31

32 Komma igång med pivottabellrapporter
Test, fråga 2: Svar Kolumner från datakällan. Kolumnrubrikerna från källinformationen används som fältnamn som du sedan kan använda för att skapa pivottabellrapporten. I varje fält sammanfattas flera rader med information från källinformationen. Komma igång med pivottabellrapporter 32

33 Komma igång med pivottabellrapporter
Test, fråga 3 I fältlistan för pivottabellen kan du se vilka fält som redan visas i rapporten. (Välj ett svar.) Sant. Falskt. Komma igång med pivottabellrapporter 33

34 Komma igång med pivottabellrapporter
Test, fråga 3: Svar Sant. Bredvid fälten i rapporten visas en kryssruta och namnen är fetstilta. Komma igång med pivottabellrapporter 34

35 Komma igång med pivottabellrapporter
Snabbreferens En sammanfattning av uppgifterna som ingår i denna kurs finns i Snabbreferens. Komma igång med pivottabellrapporter 35

36 Använda den här mallen Denna mall från Microsoft Office PowerPoint® innehåller kursmaterial om hur du skapar och använder pivottabellrapporter för att maximera visningen av data i Microsoft Office Excel Den är avsedd att användas i en presentation för en grupp och kan anpassas efter behov. Innehållet i mallen baseras på Microsoft Office Online-kursen ”Pivottabell I: Komma igång med pivottabellrapporter i Excel 2007”. Mallens funktioner Rubrikbild: På den första bilden finns det en platshållare för text där du ska skriva företagets namn. Om du inte vill ange den texten kan du ta bort rutan i stället. Animeringar: Anpassade animeringseffekter tillämpas i hela presentationen. I effekterna ingår Spetsig, Sträck ut, Lös upp och Schackbräde. Det går att visa alla effekter i tidigare versioner, till och med Microsoft PowerPoint Om du vill ändra animeringseffekterna går du till Bildspel och klickar på Anpassad animering. Där kan du arbeta med alternativen som visas. Om presentationen innehåller en Macromedia Flash-animering: Om du vill spela upp Flash-filen måste du registrera en Microsoft ActiveX®-kontroll, som kallas Shockwave Flash-objekt, på datorn. För att göra detta måste du hämta den senaste versionen av Macromedia Flash Player på Macromedia-webbplatsen. Bildövergångar: Övergången Svep nedåt tillämpas i hela bildspelet. Om du vill använda en annan övergång går du till Bildspel och klickar på Bildövergång. Där kan du arbeta med alternativen som visas. Hyperlänkar till onlinekurs: Mallen innehåller länkar till onlineversionen av denna utbildningskurs. Länkarna tar dig till den praktiska övningen för lektionen och till Snabbreferensen som har publicerats för den här kursen. Kom ihåg: Du måste ha installerat Excel 2007 för att få tillgång till de praktiska övningarna. Om du inte har Excel 2007 får du inte tillgång till övningsinstruktionerna. Sidhuvuden och sidfötter: I mallen finns en sidfot där namnet på kursen visas. Du kan ändra eller ta bort sidfötterna i dialogrutan Sidhuvud och sidfot (öppnas från Visa-menyn). ANVÄNDA DEN HÄR MALLEN I anteckningsfönstret eller på de fullständiga anteckningssidorna (Visa-menyn) finns detaljerad information om den här mallen. 36