Verksamhetsutveckling och digitalisering med invånaren i fokus Beslut & Strategi Verksamhetsutveckling och digitalisering med invånaren i fokus

Norrtälje kommun utgör till ytan en tredjedel av hela Stockholms län, men bara 3% av länets befolkningen bor här. I Norrtälje hittar du en stadskärna under utbyggnad, öppet landskap och en fantastisk skärgård. 60 000 invånare men på sommarhalvåret är vi upp mot 160 000, vilket innebär en hel del fritidsboenden runt om i kommunen.

Bygg- och miljökontoret Bygg- och miljöchef Bygglovenheten Miljö- och hälsoskyddsenheten Mätnings- och kartenheten Livsmedelsenheten Stab

Strategi – ta reda på nuläget.. Statistik Rättssäkerhet för invånaren Invånarnas/Kundernas (uppdragsgivarnas) förväntan och nöjdhet Tillgänglighet och transparens för invånaren Har vi avvikelser? Var? Mot? Attraktiv arbetsgivare: Vilka kompetenser har vi? Vilka behöver vi? Arbeta systematisk med verksamhetsutveckling

Invånarens förväntan och nöjdhet Invånarens förväntan och nöjdhet med vår leverans Resultat: produktivitet, effektivitet bättre HL- tider och NKI Metod: Processanalys baserad på faktiskt data, Lean och agila metoder, Värdskapsarbete Tät uppföljning i realtid och månadsvis

Rättssäkerhet Rättssäkerhet för invånaren Resultat: ”rätt” andel rätt i överinstanser Metod: Skapa ett kvalitetssystem och förbättra det Engagera medarbetarna i arbetet FoU-grupp

Är vi tillgängliga för invånaren? Bättra på tillgänglighet och transparens för invånaren Resultat: ökad andel ärenden via e- tjänster, NKI samt svarstider Metod: Helt igenom digital handläggning. (Men även ”Torsdagsöppet” och ”Bygglov/VA-bussen”) Enkäter efter varje beslut i realtid

Älska avvikelser Kulturen kring fel som uppstår Resultat: ökat antal rapporterade avvikelser Metod: 2010 Strukturerad metod för rapportering och hantering av avvikelser/förbättringsförslag. Upprepade workshops kring detta med medarbetarna

Attraktiv arbetsgivare Nya kompetenser. Behålla/Rekrytera medarbetare. Resultat: Många studiebesök från andra kommuner (gott rykte) Metod Mobilt arbete Automation (mindre belastning) Feedback i realtid I framkant med ny teknologi Ta tillvara medarbetarkraften Ordning och reda i processer, handlingar och handläggningsrutiner

Digitaliseringsstrategi Hur arbetar Norrtälje kommun med digitalisering? Digitaliseringsstrategi (kommunfullmäktige i början på nästa år) Som ni ser är våra målområden väldigt lika SKL´s strategi för e-samhället liksom många andra kommuner. Enkel – inte bara en enklare vardag för våra invånare utan också fokusera på enkelheten på insidan automatiserade processer & smarta arbetssätt. Innovation vilket klimat har vi i kommunen, vågar vi testa och lyckas vi få fram bra och nya lösningar. Öppen – 24/7, tillgång till information Bygglovsenheten är ett föredöme i vår kommun, lite fler än ett studiebesök i månaden från andra kommuner runt om i Sverige.

Digitalisering som verktyg

Beslut hämtas via e-tjänst Enkät Analog ansökan Digital ansökan Digitalisering och registrering Utdelning till handläggare Granskning av ärende Komplettering -Automatisk registrering via e-tjänst Remissvar -Automatisk registrering via e-tjänst Verksamhetssystem Förklaring av hur vi arbetar i vårt verksamhetssystem idag. Bekräftelse om registrering Bekräftelse epost Bekräftelse epost Begäran om komplettering Automatisk påminnelse Remiss – ex grannhörande Beslut

Avvikelser och förbättringsförslag samt resultaten av undersökningarna redovisas i realtid i skrivarerummet/pulsrummet och på skärmar i fikarummet

Pulsmöte

Vinster och fördelar 7000 dagar 2 dagar 3 dagar + 2 dagar 7 dagar 1000 ärende per år Här presenterar vi tidsvinster som vi identifierat med att lägga om sina processer och övergå till e-tjänster, både reella vinster i minuter och vinster i handläggningstid för invånaren. Kopplas till slides 5-6. Invånare: Lättare att se sambandet mellan bygglov och enskilt avlopp samt ansöka om dessa samtidigt. Tydligt vad det kommer att kosta och vad estimerad handläggningstid är. Blanketter: Lättare för invånaren att ansöka mha bra information och underlag (kartor osv) Postgång: 2 dagar Datafångst och Registrering: Medel 5,8 / Median 3 dagar Akter: Halvering av pappersåtgång sedan vi blev digitala 2016. Avhjälps ytterligare med tillsynsmodul. Tjänstemän: Mer komplett information. Lättare registrering av kontakter/kommuniceringar. Beslut: Delgivning sker digitalt och det registreras när sökande hämtat ut handling. x 7 dagar 7000 dagar

Utveckling MB Analoga Digitala

Utveckling PBL

NKI

Medarbetardriven utveckling Framtiden Invånaren först Medarbetardriven utveckling Handläggarstöd Automation Digitala verktyg Robotisering

Nybyggnadskartan i framtiden

Varför behövs ett nytt sätt att tänka? Stor kommun, många fastigheter, byggnader, adresser, avloppsanläggningar Idag ca 400 ansökningar om nybyggnad av ny huvudbyggnad Ansökningar med kartstöd, ca 3000 st Tillbyggnader, komplementbyggnader, enskilda avlopp, bergvärmepumpar mm. Dubbel eller trippel registrering av uppgifter - sökande sparar åtgärden direkt i vår databas. Mer stöd för sökande i ansökningsskedet

Inspirationen

GIS-stöd i ansökan GIS-analys i samband med ansökan: Bilen ska få plats på tomten utanför garaget? Är det lämpligt att lägga byggnaden här? Prickmark, översvämning eller strandskydd Hur mycket jord och berg behöver du flytta? Vad säger SGU att det är för markförhållande? Blir det snyggt? 3D-vy direkt Hur bygger grannen, som ska söka samtidigt? Hur lyser solen? skuggan?

Tack för mig! martin.karlsson@norrtalje.se