Kvalitet i administrationen verksamhetsstödet på KTH – effekterna av AAE:n 2014. SUHF-konferens 170824 – Kvalitets- och utvecklingsarbete inom administrationen

KTH och omvärlden – ett verksamhetsstöds-perspektiv Sektorn inkl. KTH växer… Samband mellan excellens och tillväxt… Tillväxt inom nya områden; mellanrum Ställer nya och andra krav på verksamhetsstödet! Enhetlighet & värderingar! 2017-08-24 Malin Ryttberg - KTH

Ett KTH – fyra parallella organisationer Linjeorganisationen Fakultetsorganisationen Samverkansorganisationen Informella organisationen 2017-08-24 Malin Ryttberg - KTH

AAE – Administrative Assessment Excersice Varför en utvärdering av administrationen? Ökad kvalitet i administrationen Ökad kunskap om utvärdering och kvalitetsarbete bland administrativ personal Ökad synlighet för det administrativa arbetet 2017-08-24 Malin Ryttberg - KTH

Metod 1(3) – triple helix i administrationen? Service Kostnad Kompetens Rätt stöd, tillräckligt stöd och ett effektivt stöd? Malin Ryttberg - KTH 2017-08-24

Metod 2(3) – Lean-filosofi Process INTE funktion Förbättrad kvalitet som mål - att vara lean Eliminera onödig aktivitet - att bli lean Reducera tid - att göra lean Reducera totalkostnader - att tänka lean Värde nu, värde senare eller värde oklart? Kontinuerliga (små) förbättringar… 1 Malin Ryttberg - KTH 2017-08-24

Hur gjordes utvärderingen? Malin Ryttberg - KTH 2017-08-24

Vad utvärderades? Utbildningsprocessen ur systemstöd- och studentperspektiv/Studie- och karriärvägledning Lokalförsörjning Rekrytering, befordran, anställning av fakultet Arbetsmiljö, komplicerade personalärenden Internationella studenter Avtalshantering Stöd till externfinansiering a. Innovation och b. samverkan Dokumenthantering Controllerfunktion, prognoser, budget, uppföljning Internkommunikation Upphandling Uppföljning av utbildning och forskning Internrevisionens granskningsprocess Malin Ryttberg - KTH 2017-08-24

Metod 3(3)…och sedan? Uppföljningen är den viktigaste delen! Lämnas över till linjen – kontinuitet och engagemang Utvecklingsprojekt – hundratals små + ett fåtal större, strategiska Princip: många små steg 2017-08-24 Malin Ryttberg - KTH

Vilka var de största frågorna/ resultaten? KTH – ett föränderligt universitet med ”växtvärk”: Balans mellan fakultetsstöd och myndighetsroll Konflikt mellan innovation/ risktagande och förutsägbarhet/ riskminimering Snabb förändringstakt - svårt att etablera administrativa processer Behov av strategier, vägledning och enhetliga system Kompetensen hos medarbetarna är hög, men används inte optimalt - inte tillräckligt verksamhetsnära Kulturella aspekter, relationer, kunskap och förståelse, dialog mellan fakultet och verksamhetsstöd mellan skolor och universitetsförvaltning Kommunikation inom universitetsförvaltningen Organisation: centralisering vs. decentralisering, integrerad vs. parallell administration Processorienteringen behöver utvecklas 2017-08-24 Malin Ryttberg - KTH

Efter AAE…och KTH 2017! Från vad och hur till värderingar… Lean och processtänk…. Triangeln har blivit en diamant… Ny ledning, ny utvecklingsplan, nya möjligheter… Målbild: Enhetlighet & värderingar leder till vi-känsla?! Omorganisation! 2017-08-24 Malin Ryttberg - KTH

Tack! 2017-08-24 Malin Ryttberg - KTH