Administratörsträff ISP-systemet 21 november 2016 Förvaltningsgruppen för ISP-systemet

Förvaltningsgruppen Helena Nilsson, systemförvaltare Sektionen för studieadministrativa system Förvaltningsgruppen Helena Nilsson, systemförvaltare Anna-Maria Sundwall, systemadministratör Susanna Lindell, systemadministratör

Agenda Presentation av förvaltningsgruppen Sektionen för studieadministrativa system Agenda Presentation av förvaltningsgruppen Nya funktioner i ISP-systemet under 2016 Planerade förändringar under 2017 Samarbete med andra lärosäten Generell doktorandinformation (Jessica Nyberg Pettersson) Hantering av behörigheter Frågor

Sektionen för studieadministrativa system Nya funktioner 2016 Cirkeldiagrammet för doktorander är grönt och vitt istället för rött och grönt (maj 2016) Visning av tillgodoräknande kurser (maj 2016) Visning av kursexaminator (maj 2016) Under 2016 har vi haft två driftsättningar, maj och oktober Logga in som doktorand i testmiljön och visa hur tillgodoräknade kurser och kursexaminator visas. Xgrojo Johan Gross

Sektionen för studieadministrativa system Nya funktioner 2016 forts. Ihopslagning av fälten för institutionstjänstgöring (okt 2016) Möjlighet att ange förlängningsgrundande ledighet i dagar (okt 2016) Möjlighet att ange att forskningen kräver PUL-tillstånd (okt 2016)

Sektionen för studieadministrativa system Nya funktioner 2016 forts. Flik för att ange hur doktoranden ska uppnå målen i högskoleförordningen (maj 2016) I rektorsbeslutet för användningen av ISP-systemet var det med en rekommendation om att bifoga ett dokument för att ange hur man planerar att uppfylla målen i högskoleförordningen. Detta med tanke på utvärderingar från UKÄ. Nu har vi byggt in detta i systemet. Vem som har ansvaret för att målen fylls i avgörs av fakulteten/institutionen. I högskoleförordningen är det fyra olika uppsättningar av mål. I ISP-systemet är det en koppling mellan antagningstyp och mål. För sahlgrenska-flödet är det alltså viktigt att rätt antagningstyp väljs när man skapar studieplanen. ( För konstnärlig examen är det koppling till ämnet)

Nya funktioner 2016 forts. Byte av huvudhandledare (maj 2016) Sektionen för studieadministrativa system Nya funktioner 2016 forts. Byte av huvudhandledare (maj 2016) Den nya handledaren kan skapa en revidering av studieplanen utifrån den fastställda studieplanen All information från den fastställda studieplanen finns kvar Samma löpnummer på studieplanen Ta kontakt med systemförvaltningen för ISP för att möjliggöra för den nya handledaren att skapa en reviderad version av studieplanen. Enligt doktorandreglerna ska studieplanen revideras vid byte av handledare.

Sektionen för studieadministrativa system Nya funktioner 2016 forts. Vid inläggning av externa användare läggs förnamn och efternamn in i separata fält (maj 2016) Tilldelning av tittbehörighet endast av superadmin (oktober 2016) Tittbehörighet = möjlighet att se status för studieplaner vid institutionen, kunna läsa fastställda studieplaner

Sektionen för studieadministrativa system Nya funktioner 2016 forts. Vid revidering av studieplanen görs ändringar synliga (okt 2016) Framförallt viktigt för personer som granskar många studieplaner att snabbt kunna se i vilka fält det har gjorts ändringar.

Sektionen för studieadministrativa system Nya funktioner 2016 forts. Ett inlagt avbrott i Ladok stoppar notifieringar från att gå ut från systemet Generellt kring studieplaner och avbrott: Studieplanen ligger kvar i systemet Kontakta isp@gu.se om man vill att studieplanen ska tas bort Fastställda studieplaner ligger alltid kvar

Nya funktioner 2016 forts. Namn på PDF Sektionen för studieadministrativa system Nya funktioner 2016 forts. Namn på PDF Nu framgår det vilken version som avses, tidigare endast namnet med Även icke fastställda studieplaner har ett unikt namn, dvs det framgår för vilken doktorand den är skapad Studieplanerna får tillägget fastställd, Ej fastställd. Gäller endast studieplaner som har fastställts efter den 26 oktober 2016.

Planerad utveckling för 2017 Sektionen för studieadministrativa system Planerad utveckling för 2017 Hantering av lösenord för externa användare Möjlighet att se historik i notifieringar samt information om i vilken roll man får notifieringen Kontroll av procentsatser i flik 3 Takt och finansiering Ta bort förval ”Monografi” i fält 6.3 Planerad avhandlingsform Förändring av sökfilter Möjlighet att fylla i handledningsmöten Möjlighet att flytta studieplaner till arkiverade Visning i PDF:en vilka som varit med och godkänt studieplanen samt i vilken roll 1) Systemet ska skicka automatiska mail med användarnamn och lösenord när en extern användare skapas. Mailet ska innehålla en länk till systemet där de ska byta sitt lösenord. Det ska finnas möjlighet att som extern användare själv ändra lösenord. 2) Det har från användare uttryckts att det är svårt att se när man får en notifiering från "vilket håll" studieplanen kommer, det skulle därför behövas någon slags historik som följer med i notifieringen. 3) Kontroll av procentsatser i fält 3.1, 3.3 och 3.4. För samma termin och år ska inte procentsatsen kunna överstiga 100% inom varje indelning och i relation till varandra. Varningsmeddelande ska komma upp och det ska inte gå att spara. 4) Många missar att byta från monografi till sammanläggningsavhandling under flik 6 och 6.3 Planerad avhandlingsform. Bättre att inget är förvalt och man får välja aktivt.

Förändring av sökfilter Sektionen för studieadministrativa system Förändring av sökfilter Nytt förslag: Behov finns att kunna söka mer i sökfiltren. Det finns ett behov av att kunna söka fram viss grupp av studieplaner i sökfiltret för den som jobbar med studieplaner. T.ex. en prefekt vill söka fram de studieplaner som har status Väntar på prefekt..

Möjlighet att fylla i handledningssamtal Sektionen för studieadministrativa system Möjlighet att fylla i handledningssamtal Flik 7 kommer att byta namn från Uppföljningssamtal till Samtal. 7.1 Uppföljningssamtal 7.2 Planeringssamtal 7.3 Handledningssamtal

Sektionen för studieadministrativa system Visning i PDF:en vilka som varit med och godkänt studieplanen samt i vilken roll Efter samtal med UKÄ visar det sig viktigt att det framgår av PDF:en vilka som har varit med och godkänt studieplanen, samt datum för detta. Det bör framgå att studieplanen har godkänts i samråd mellan doktorand, handledare och att den har beslutats av prefekt.

Möjlighet att flytta studieplaner till arkiverade Sektionen för studieadministrativa system Möjlighet att flytta studieplaner till arkiverade För doktorander som är klara med sin utbildning (=tagit ut examen för den antagning som studieplanen berör eller har avbrott på sin utbildning) och inte ska göra någon ytterligare revidering, finns det behov av att flytta in studieplanen under arkiverade. Den sista fastställda versionen av studieplanen för en doktorand som tagit ut examen/avbrott ska därmed flyttas till arkiverade.

Samarbete med andra lärosäten kring ISP-systemet Sektionen för studieadministrativa system Samarbete med andra lärosäten kring ISP-systemet Samarbete kring utveckling med KTH, KI, LU Två releaser av ny funktionalitet per år: mars och oktober Förvaltningsråd GU:s roll som samordnare Referensgrupp vid GU

Utmaningar under 2017 Utveckling av en rapportmodul till systemet Sektionen för studieadministrativa system Utmaningar under 2017 Utveckling av en rapportmodul till systemet Anpassningar till Ladok3 Tillgänglighetsanspassning av systemet För GU: Övergång till Primula

Sektionen för studieadministrativa system FIKA

Generell doktorandinformation Sektionen för studieadministrativa system Generell doktorandinformation Arbete med studieadministrativ handbok för forskarutbildningen Uppdatering av doktorandreglerna

Behörigheter Några olika typer Handledare vid annan institution Sektionen för studieadministrativa system Behörigheter Några olika typer Handledare vid annan institution Dubbla behörigheter Extern användare som sedan även blir intern användare

Olika slags behörigheter Sektionen för studieadministrativa system Olika slags behörigheter Tittbehörighet: för överblick, ej dubbla roller Biträdande handledare: ska ha rollen handledare Intern användare: anställning vid GU Extern användare: inte anställning vid GU

Handledare vid annan institution Sektionen för studieadministrativa system Handledare vid annan institution Intern handledare vid annan institution: ska få rollen där Handledare upplagd som extern vid annan institution: kan läggas till i studieplanen/kan kopplas till fler institutioner

Sektionen för studieadministrativa system Dubbla behörigheter Kontrollera först om användaren redan finns i systemet Undvik att lägga upp extra användare

Extern användare får anställning vid GU Sektionen för studieadministrativa system Extern användare får anställning vid GU Kontakta systemförvaltningen för att få studieplanerna överflyttade till den interna användaren eller Fortsätta med den externa användaren och inte tilldela den interna användaren någon roll

Kontakt Supportfrågor: isp@gu.se Sektionen för studieadministrativa system Kontakt Supportfrågor: isp@gu.se Telefontider: tisdag, onsdag, torsdag kl. 9-11 ankn. 5050 Helena Nilsson 6991 Anna-Maria Sundwall 1047 Susanna Lindell 4346 Säga något kort om utbildningar. Vi erbjuder utbildningar, ligger i kompetensportalen

Sektionen för studieadministrativa system Frågor