Informationsmöte Integration av BIO, CHE och STH 2017-04-24 Välkomna!!

Förändrad skolorganisation på KTH Rektor har beslutat att planera integration av: BIO, CHE och STH CSC, EES och ICT samt att förslag ska tas fram för framtida organisation av ECE Syfte: Att bygga en stark konstellation som är bättre rustad att möta framtida utmaningar ökad kvalitet i utbildningen bättre balans mellan forskning och utbildning bättre utnyttjande av resurser bättre och mer effektivt verksamhetsstöd ämnesmässig samhörighet som möjliggör nya satsningar harmonisering av struktur, kultur och processer över KTH

Slutrapport till rektor Tidsplan 2017 2018 Mar Apr Maj Jun Jul Aug Sep Okt Nov Dec Jan Feb 15/3 Arbetsgrupp utsedd 31/5 Rapport till rektor 15/9 Slutrapport till rektor 1/1 Start ny organisation Ny skolchef utsedd 20/3 21/4 22/5 Möten i arbetsgruppen Kartläggning Förslag Planering Implementering 14/6 Hearing med rektor + prorektor (prel.)

Kartläggningsgrupper Resursfördelning och strategiska satsningar Ämnesorganisation Verksamhetsstöd Grundutbildning Forskarutbildning Fakultetsutveckling Skolornas skyddsombud har även skickat kommentarer om arbetsmiljön och den planerade skolintegrationen.  

1. Resursfördelning och strategiska satsningar Modell för resursfördelning Skolorna har liknande modeller för fördelning av FoFu-medel. Modellerna skiljer sig dock åt t ex avseende nivåerna på fakultetsstödet, och hanteringen av kategorin forskare. Hantering av myndighetskapital Myndighetskapital hanteras på avdelnings- eller forskargruppsnivå. Forskningsfinansiering STH medfinansierar större externa anslag på skolnivå, medan forskargrupperna i regel får stå för medfinansiering själva på BIO och CHE. Forskningsinfrastruktur Finansiering av inköp, drift och service sker normalt på institutions- eller avdelningsnivå. På alla skolor finns ansvar för större forskningsinfrastrukturer. Centrumbildningar och strategiska satsningar På alla skolor finns centrumbildningar och större strategiska satsningar, pågående eller planerade, där medfinansiering på skolnivå (ofta via rektorskontraktet eller SFO-medel) är en förutsättning för verksamheten.  

2. Ämnesorganisation Nuvarande ämnesmässig organisation BIO har 6 avdelningar (24-150 medarbetare) utan formell understruktur. CHE har 3 större institutioner (80-120 medarbetare) med underliggande avdelningar + ingenjörspedagogiska avdelningen (16 medarbetare). STH har 3 avdelningar (13-56 medarbetare) med underliggande enheter. Synergier, överlapp, konkurrens? Kartläggningen visar att det inte finns några stora överlapp i forskning eller infrastruktur. Det finns flera skolöverskridande samarbeten mellan enskilda forskargrupper. Ämnesmässiga avgränsningar och möjliga ämneskonstellationer Gruppen har diskuterat möjliga nya ämneskonstellationer men det är inte del av kartläggningsrapporten (kommer i förslagsfasen).  

3. Verksamhetsstöd Ekonomi HR/personal IT Inköp/upphandling Alla skolorna har en liknande, centraliserad ekonomihantering. På BIO finns avdelningsekonomer. På CHE hanterar ekonomiavdelningen reseräkningar. HR/personal Alla skolorna har en HR-ansvarig och HR-personal som arbetar riktat mot skolans avdelningar. IT BIO och CHE har egen IT-personal, medan STH håller på att flytta över IT-personalen till ITA. BIO ansvarar för IT på SciLifeLab i Solna (KTH, SU, KI, UU). Inköp/upphandling BIO och CHE har liknande upplägg med en inköps/upphandlingsansvarig och ett antal inköpare. På STH sköts upphandling och inköp tillfälligt av administrativ chef. Avtalshantering BIO har en avtalsansvarig person; handläggningsrutiner saknas på CHE och STH. Kommunikation STH har två kommunikatörer, CHE har en deltidsanställd kommunikationsansvarig (20%) och på BIO sköts skolkommunikationen av administrativ chef.  

3. Verksamhetsstöd (forts.) Registrator/arkiv STH har en heltidsanställd registrator/arkivarie, medan dokumenthantering och arkivering sköts av flera olika personer på BIO och CHE. Vissa arkiveringstjänster köps in av UF. Miljöledningssystemet Alla skolor har en liknande organisation med miljöombud och lokala miljögrupper. Infrastruktur CHE och STH har själva ansvar för godsmottagning, posthantering, hantering av passerkort, etc. På BIO är motsvarande tjänster centraliserade på AlbaNova resp. SciLifeLab. Utbildningsadministration Utbildningskansli BIO/CHE ligger under CHE och ansvarar för alla former av studie- och utbildningsrelaterad service för studenter och lärare. STH har en utbildningsadministrativ enhet för motsvarande service. BIO har en kursexpedition på AlbaNova.  

4. Grundutbildning Utbildningsprogram GRU-organisation Utbildningens andel av skolornas omsättning skiljer sig åt markant: BIO 5%, CHE 22%, STH ca 40%. BIO: 1 civilingenjörsprogram, 3 masterprogram CHE: 1 civilingenjörsprogram, 3 masterprogram, 1 högskolingenjörsprogram, tekniskt basår/bastermin STH: 1 civilingenjörsprogram, 2 masterprogram, 4 högskoleingenjörsprogram, tekniskt basår/bastermin GRU-organisation Skolorna har liknande GRU-organisationer med varsin GA (på 20-40%) samt totalt 15 st PA/utbildningsledare Utbildningsadministration Skolorna har liknande overhead-nivåer och ger liknande administrativt stöd till lärarna. BIO och CHE har ett gemensamt utbildningskansli, medan STH har ett eget. Budgetarbete och fördelning av GRU-medel BIO och CHE har liknande modeller för lärarersättning medan STH har ett annat system där fördelning av GRU-medel sker på avdelningsnivå.    

5. Forskarutbildning Forskarutbildning och process BIO: två program med totalt 107 forskarstuderande CHE: ett program med totalt 174 forskarstuderande STH: två program med totalt 80 (59) forskarstuderande Alla tre skolorna har liknande processer för forskarutbildningen (följer KTH:s regelverk). Vissa skillnader, t ex avseende halvtidskontroll, antagningsseminarium och antal obligatoriska kurser. Forskarutbildningsorganisation BIO: 1 st FA (20%), 2 st PA (15/20%), 1 st fu-admin (37%) CHE: 1 st FA/PA (30%), 1 fu-admin (100%, delas med BIO) STH: 1 st FA (15%), 1 st PA (10%), 2 st fu-admin (totalt ca 100%)  

6. Fakultetsutveckling Nuvarande fakultet (prof./lektor/bitr. lektor) BIO: 47 st (23% kvinnor), CHE: 58 st (31% kvinnor), STH: 30 st (33% kvinnor) Forskare (tillsvidareanställda) BIO: 51 st (59% kvinnor), CHE: 25 st (36% kvinnor), STH: 20 st (20% kvinnor) Adjunkter BIO: 0, CHE: 14 st (50% kvinnor), STH: 23 st (17% kvinnor) Rekrytering av ny fakultet, befordransärenden och docenturer (interna processer, identifiering av behov, etc) Ej kartlagt   

Arbetsmiljö Skyddsombud Kommentarer från skyddsombuden: BIO, CHE och STH har varsitt huvudskyddsombud + flera skyddsombud. Alla skolorna har laborativ verksamhet. BIO och CHE har omfattande verksamhet som involverar kemiska riskkällor. Kommentarer från skyddsombuden: Många medarbetare upplever stress i samband med toppar i arbetsbördan. Friskfaktorer: att känna till KTH:s mål, att det är en tydlig koppling mellan avdelningens och KTH:s mål, att få information från ledningen, och att ha möjlighet att påverka sin situation. Den föreslagna skolintegrationen upplevs som stressande för medarbetarna.  

Förslagsfasen Återkoppling på kartläggningsrapporterna och vidare instruktioner till förslagsarbetet kommer att skickas ut efter diskussion i arbetsgruppen. Ev. revision/komplettering av kartläggningsrapporterna. Deadline: tisdagen den 16/5 Kartläggningsgrupperna har ombetts att direkt börja arbeta med att ta fram förslag på ny organisation. Deadline: tisdagen den 9/5 Förslagen från kartläggningsgrupperna kommer att användas för att skriva en sammanhängande plan för skolintegrationen.

Avrapportering till rektor (senast 31/5) Förslag på integration Bilagor BIO-CHE-STH + Lösningsförslag Kartläggningsrapporter

Nästa möte Möte 3: Diskussion om framtagna förslag och utkast till rapport Tid: Måndagen den 22:a maj kl 14:00-16:00 Plats: BIO, Roslagstullsbacken 21