Beställare Inside KOM Mötes- samordnare Intern Service* IT Reception Beställarens ansvar: Fylla i bokningsformulär, förse MS med tillräcklig information avseende bokningen, vara tillgänglig för frågor samt vara behjälplig under eventets genomförande. Bilaga 1: Mötessamordnarens (MS) roll i och med upphandling av evenemangsstöd Beställare (Mötesbokare) Inside (Supportsidan) KOM Formulär Mötessamordnarens ansvar: Samordnare för alla möten i Sidas större mötesrum. Vid bokning tar MS emot ett formulär från beställaren som innehåller alla uppgifter och behov för mötet. MS bokar sedan lokalen och den service som behövs för mötet hos respektive funktion nedan. När allt är klart skickar MS en konfirmation till beställaren. MS rapporterar månatligen till KOM avseende de bokningar som gjorts. I rapporten ska MS även lämna förslag på hur olika rutiner kan förbättras. MS ska även underhålla en ny supportsida på Inside där beställningsformuläret ligger samt övrig praktisk information kring hur mötesbokningen fungerar. MS ska överse AV-tekniken i lokalerna Hörsalen och Oasen och beställa eventuellt underhåll. MS ska även kunna hjälpa Sidas medarbetare med information om hur man sätter upp telefon- och videokonferenser. Vidare ska MS fylla på informationsmaterial i Oasen och se till att skyltning etc. finns på plats. KOM’s ansvar: Uppföljning av avtalet och utveckling av MS funktion. Kvalitetssäkring av information på Inside. Ifyllt formulär Mötes- samordnare Intern Service* IT Reception Restaurang Städ AV-teknik Ansvar: Möblering, fastighets-funktioner och drift. Ansvar: Stöd till MS med IT-relaterade behov. Nätteknik och mötessupport avseende telefoni och mikrofoner. Ansvar: Vid behov tillhandahålla extra vakter vid beställning från MS Ansvar: Leverera mat och fika på beställning av MS Ansvar: Städa samt fylla på papper och pennor i möteslokarena Ansvar: Ljud, ljus, bild och streaming på beställning av MS * Intern Service ska informeras om bokningar via serv@sida.se = Ingår i uppdraget