Driva förändring med hjälp av kommunikation Maria Waerland Mötessamordnare Regeringskansliet

Organisation R E G E R I N G E N SB A Fi Fö Ju Ku L M N S U UD FA Regeringskansliet – regeringens stab 4 500 tjänstemän, varav 200 är politiskt anställda

Regeringskansliet är en mötesintensiv myndighet Det fanns två vägar att boka externa konferenser på Via mötesleverantören och via statligt ramavtal

Förbättrade krisrutiner Tydlighet En leverantör för alla mötesrelaterade tjänster Ett telefonnummer, en epost adress Förbättrade krisrutiner Vid en krissituation kan vi snabbt få veta om en anställd finns på konferensanläggningen Ökad avtalstrohet Säkerställer att vi bokar mötesrelaterade tjänster enligt avtal och rangordning Samlad statistik Fullständig statistik vilket kan generera effektiviseringar och besparingar Tid- och kostnadsbesparing Mötesfakturor från en leverantör Fakturan innehåller alla tjänster som bokats i samband med mötet Söka lämplig konferensanläggning på det statliga ramavtalet kan ta tid

En förändring i riktlinjerna behövde genomföras Förändringen i riktlinjerna innebar Ett förändrat arbetssätt hos mötesbeställarna

Insäljning Förberedelse Genomförande PM 4. Uppföljning/ Avslutning 1. Insäljning 2. Förberedelse 3. Genomförande Insäljning PM Bakgrund och utgångsläge Syfte och mål Resurser och tid Förankring hos chef, beslut av förvaltningschefen Beredningsprocess på departementen Förberedelse Målgrupp Budskap Kanaler Kommunikation- och tidplan Genomförande Aktiviteter genomförs

Aktiviteter som genomfördes Talepunkter – frågor & svar Informationsmöten för mötesbokare Informationsmejl till mötesbokare Informationsmejl till utvalda chefer Nyhet på startsidan på intranätet Information på intranätet (möten & konferenser) Informationsmöte för mötesleverantören

4. Uppföljning och utvärdering 4. Uppföljning/ Avslutning 4. Uppföljning/ Avslutning 1. Insäljning 2. Förberedelse 3. Genomförande 4. Uppföljning/ Avslutning 1. Insäljning PM Nuläge Syfte och mål Resurser och tid Förankring hos chef och förvaltningschefen Remiss departementen Beslut och förändring i riktlinjerna genomfördes 2. Förberedelse Målgrupp Budskap Kanaler Kommunikation- och tidplan 3. Genomförande Aktiviteter genomförs 4. Uppföljning och utvärdering Månadsvis uppföljning av statistik i leverantörsreskontran Uppföljningsmejl till mötesbokare efter 6 månader Uppföljning, uppföljning och tålamod…

Hur har det gått? Över förväntan! 12 månader efter införd förändring gick 80% av mötebokningarna via mötesleverantören. Reflektion Vad har gått bra? Vad har gått mindre bra?