Privata medel- kontaktmannens hantering Uppdaterad 20170309

Uppdrag att hantera privata medel Hantering av privata medel sker enligt riktlinjer fastställda av ON reviderade 2015-02-17 Enhetschef tilldelar uppdraget att hantera privata medel Kontaktman måste ha fullmakt för att hantera privata medel för kund. Fullmakten ges av anhörig/legal företrädare Om fullmakten har getts av anhörig ska det finnas kopia på anhörigs fullmakt Om kund har legal företrädare ska det finnas registerutdrag från överförmyndaren som beskriver uppdraget

Fullmakt för hantering av privata medel Blanketten fullmakt finns i ekonomihandboken under rubrik Rutiner – privata medel. Av fullmakten ska framgå Maxbelopp som får hanteras, max 3 000 kr, men beloppet ska vara anpassat till utgifterna. För personer med personlig assistans gäller 5 000 kr. För personer i gruppbostad tillkommer matkassa Om konto och uttagskort disponeras Vad medlen får användas till Tid då fullmakten gäller, max 2 år Namnunderskrift av kontaktman och fullmaktsgivare Vem som bevittnat fullmakten

Kassabok för privata medel Bokföring görs i OFs kassabok för privata medel, som lämnas ut av enhetschef På pärmens insida framgår OFs bokföringsanvisningar Vid byte av kontaktman och uppdragets upphörande, ska enhetschef stämma av privata medel, både redovisning och kontanter Kontaktmannen bekräftar i kassaboken att man tagit del av anvisningarna Anhörig/legal företrädares kontroller och mottagande av verifikationer för kontrollerad period ska dokumenteras i kassaboken

Bokföringsanvisningar, forts Kvitton ska redovisas direkt efter inköp i tidsordning Kvitton ska utfärdas då belopp lämnas till mottagaren. Kvitton ska förvaras ordnat i verifikationsnummerordning Kvitton får inte slås ihop. Varje kvitto redovisas på separat rad i kassaboken Om kvittot avser flera personer ska det framgå och original el kopia på kvittot måste finnas Verifikationsnummer och namn på den som medverkat vid inköpet ska finnas på varje kvitto

Bokföringsanvisningar, forts Verifikationsnummer förs löpande under kalenderåret Skriften ska vara beständig, bläck el kulspets Om en rad blir fel stryks den över med ett enkelt streck, och den som gjort överstrykningen signerar i kanten De kontanta medlen kontrollräknas efter varje redovisningstillfälle I undantagsfall accepteras utlägg för händelser som saknar kvitto. Eget kvitto upprättas då. Om kostnaden uppgår till mer än 100 kr ska 2 personer intyga riktigheten.

Förvaring Kontanter, kort som förvaltas, kassabok och verifikationer ska förvaras säkert, dvs i låst utrymme, i regel i kundens bostad Nyckeln till kundens värdeskåp får aldrig lämna boendet Kassaböcker utgör räkenskapsmaterial och ska sparas i 10 år. Enhetschef lämnar anvisning om förvaring och arkivering

Kontaktmannens ansvar Om det uppkommer differenser mellan redovisning och kontanter, eller det konstateras andra fel i redovisningen ska detta genast rapporteras till enhetschef Brister i utförande av legal företrädare ska anmälas till överförmyndaren på blankett, Anmälan till överförmyndare…., som finns i OMS ekonomihandbok under rubrik rutiner/privata medel. Att följa rutinen då uppdraget upphör pga dödsfall