Grunddata i nya Ladok Workshop 2017-03-16 Matz-Ola Cajdert

Innehåll Vad är grunddata? – definitioner Hur fungerar det? Hur hanterar IK:n grunddata? Registervård Kommande förbättringar

Grunddata (Kataloginformation) i nya Ladok Grunddata är samlingsnamnet för fördefinierade attribut som kan användas i hela Ladok. Motsvaras i gamla Ladok av Katalogdata En grunddatakategori, t.ex. ”Kommun” har ett eller flera grunddatavärden, t.ex. ”1442 - Vårgårda”, ”2521 - Pajala” Det finns tre sorters grunddatakategorier som antingen innehåller enbart nationella grunddatavärden, t.ex. länder enbart lokala grunddatavärden, t.ex. lokala märkningar både nationella och lokala grunddatavärden, t.ex. betygsskalor

Grunddata (Kataloginformation) i nya Ladok De nationella grunddatakategorierna utgörs ofta av allmänna standarder, t.ex. ISO-standarder eller av andra myndigheter bestämda indelningar, t.ex. SCB, UKÄ Det kan också handla om attribut som behövs internt i Ladok eller behöver vara enhetliga i kommunikationen med andra system Handhas av nationell administratör De lokala grunddatakategorierna bestämmer lärosätet över självt De kategorier som innehåller både nationella och lokala värden har en viss mängd värden som alla lärosäten kan (bör) använda, men det är också möjligt att lägga till lärosätesspecifika värden om det inte finns ett allmänt intresse eller behov av att utöka den nationella värdemängden

Nationella och lokala grunddata och informationskonverteraren MIT-IK-miljön innehåller (ska innehålla) alla nationellt definierade grunddatavärden Om en kod med tillhörande benämning finns upplagd som nationellt grunddatavärde, väljer IK:n att konvertera kod i nuvarande Ladok till det nationella värdet Den kod som ska konverteras in måste dock ha en benämning som överensstämmer med den benämning som det nationella värdet har Ingen kontroll av gemener/versaler Både den svenska och den engelska benämningen matchas. Undantag: Matchning av engelskt namn görs ej för Extern part

Nationella och lokala grunddata och informationskonverteraren Om kod och benämning inte stämmer överens, skapas ett lokalt grunddatavärde. Om motsvarande kod finns för ett nationellt grunddatavärde, kommer IK:n också att sätta ett slutdatum (=konverteringsdatum) för för det lokala värdet som konverterats Det nationella värdet ”tar över” och det är dess benämning som gäller för framtida användning Vill man fortsätta använda de egna grunddatavärdena (koderna) med lokala benämningar kan man ta bort slutdatumet. OBS! Det är särskilt viktigt att kontrollera de egna betygsskalorna mot de nationella så att man får de benämningar på betygsgraderna som man ska ha (De värden man har lagt ner i gamla Ladok får också slutdatum=konverteringsdatum, dessa bör man förstås inte återuppliva!)

MIT-IK som hjälp i registervården av grunddata I MIT-IK-miljön finns de nationella grunddatavärden som hittills lagts in i produktionsmiljön – med tre veckors fördröjning Nationella värden och eventuella lokala ”dubbletter” syns i listan över vilka värden som finns i resp. grunddatakategori Det går också att exportera en lista som kan öppnas i t.ex. Excel och sorteras t.ex. efter verksamhetskod eller benämning så att man hittar ev. dubbletter Rekommendation: Korrigera i möjligaste mån de lokala benämningarna i nuvarande Ladok så att de överensstämmer med de nationella i MIT-IK. Då försvinner dubbleringen nästa gång man kör IK:n Exempel: Studiefinansiering

MIT-IK som hjälp i registervården av grunddata IK:n kommer också att hjälpa till med att indikera avvikelser i grunddatavärden som leder till att den skapar ett lokalt värde fast en likadan nationell kod redan finns Beräknad leverans i april-maj 2017.

Registervård av grunddata Nationella grunddatavärden fylls på efter hand för att täcka behoven för de lärosäten som står i tur att produktionssättas Informationen kommer att röra på sig en del p.g.a. att fel upptäcks eller om det finns annat förbättringsbehov Kom gärna med synpunkter om något saknas eller ser fel eller konstigt ut! Matz-Ola.Cajdert@oru.se

Registervårdstips Katalogdata konverteras oavsett om det används aktivt eller inte. – Ta bort koder i nuvarande Ladok som inte används! Använd MIT-IK för att registervårda benämningar Byt ”egna” utländska högskolekoder till dem som finns i MIT-IK-miljön eller STARS-listan Hans.Persson@stu.lu.se hjälper till om det behövs

Kommande förbättringar Bättre sorterings- och filtreringsmöjligheter för grunddatavärden i övrig funktionalitet. Läggs till successivt efter behov och i angelägenhetsordning Kontroller mot giltighetsdatum saknas ännu i övrig funktionalitet. Läggs till successivt efter behov och i angelägenhetsordning Ort (fritext) kommer att läggas till som icke-obligatoriskt attribut för extern part (prel. version J) En verksamhetskod kommer att kunna återanvändas när det är lämpligt, om man sätter ett slutdatum för giltighetsperiod kopplad till den gamla benämningen och ett startdatum för den nya. Exempel: ESH Ersta Sköndal högskola -2017-01-22 ESH Ersta Sköndal Bräcke högskola 2017-01-23 –

Studielokalisering - Studieort Studieort används som attribut på utbildningstillfällen, med två syften Information till sökande om var utbildningen ges Information om inom vilken kommun (eller land för utlandsförlagd utbildning) som utbildningen ges – som underlag för offentlig statistik I nuvarande Ladok används kataloginformationen Ort (innehållet i tabellen ORT) för detta. I de flesta fall används kommunkoder för att ange studieort (lokalt satta koder förekommer också). Även Land kan förekomma. I nya Ladok används grunddatakategorin Studielokalisering för att ange Studieort Studielokalisering är en lokal grunddatakategori. Lärosätet bestämmer själv vilka värden man behöver och vill använda. Kan t.ex. vara visst campus. Fokus: information till sökande och studenter I bakgrunden måste dock en studielokalisering vara kopplad till en kommun eller, i förekommande fall, land Kopplingen görs via Grunddatakategorierna Svensk ort resp. Utländsk ort

Studielokalisering Studielokalisering Lokalt – Bestäm namn Koppla eller Svensk ort Utländsk ort Nationellt Kommun Land

Studielokalisering Svenska orter består av SCB:s förteckning över tätorter, med vissa tillägg Det finns minst en ort per kommun T.ex. Stockholms tätort täcker flera kommuner. Det finns därför flera Stockholm i Ladok: Stockholm, Stockholm (Solna), Stockholm (Danderyd) Än så länge finns bara ett fåtal utländska orter i Ladok Beställ av nationell administratör om behov uppstår

Studielokalisering – Exempel Campus Grythyttan Lokalt – bestäm namn Koppla Svensk ort: Grythyttan Utländsk ort Nationellt FLEX Kommun: Hällefors Land

Studielokalisering – Exempel ”Flex” Platsoberoende Lokalt – bestäm namn Koppla Svensk ort: Lärosätets huvudort Utländsk ort Nationellt FLEX Kommun: Lärosätets huvudorts kommun Land

Läs mer på Ladok Dokumentation https://confluence.its.umu.se/confluence/display/LDS V/Grunddata