FÖRSTUDIE OM WEBBUTVECKLING VID GÖTEBORGS UNIVERSITET

Förstudie i två steg KOMMUNIKATIONSENHETEN Steg 1 Steg 2 Program/ Delprojekt Beskriva omfattningen Dela in i hanterbara områden & prioritera Ta fram förstudieplan Förstudiearbete enligt plan från steg 1 Projektförslag med nyttokalkyl, riskanalys, budget och kalkyl Plan för ”webbutvecklingsprogrammet” Här är vi nu Förstudie klar Förstudieplan klar

Förstudie klar Externwebben Webbplattformen Juni 2016 Digitala kurs- och programkatalogen Organisationsmodell Webbkanaler Sök Medarbetarportalen Studentportalen Start förstudie steg 2 vecka 37 vecka 40 vecka 46vecka 51 vecka 4 vecka 9 RedaktörsorganisationEffektkartläggningKoncept & design Informations- arkitektur Leverans tid, kostnad & omfattning

Styrgrupp Ordförande: Anette Norberg Styrgrupp Ordförande: Anette Norberg Projektledning Stefan Vikberg Projektledning Stefan Vikberg Projektkontoret Martin Thulin Projektkontoret Martin Thulin Projektgrupp Delprojekt Ny organisationsmodell webbkanaler Johan Augustsson Delprojekt Ny organisationsmodell webbkanaler Johan Augustsson Delprojekt Ny redaktörs- organisation Malin Carlgren Delprojekt Ny redaktörs- organisation Malin Carlgren Delprojekt Ny externwebb Stefan Vikberg Delprojekt Ny externwebb Stefan Vikberg Delprojekt Ny digital kurs- och programkatalog Pontus Sundén Delprojekt Ny digital kurs- och programkatalog Pontus Sundén Delprojekt Ny webbplattform Petter Bergström Delprojekt Ny webbplattform Petter Bergström Delprojekt Uppdateringar medarbetarportal och studentportal Nina Romanus Catharina Jerkbrandt Delprojekt Uppdateringar medarbetarportal och studentportal Nina Romanus Catharina Jerkbrandt Delprojekt Uppdatering sök Mikael Stoltz Delprojekt Uppdatering sök Mikael Stoltz Beställare Områdeschef Verksamhetsstöd: Stina Sundling Beställare Områdeschef Verksamhetsstöd: Stina Sundling

STATUS I FÖRSTUDIEN

Organisationsmodell Ett första utkast är klart, styrgruppen har lämnat synpunkter Referensgrupper har lämnat synpunkter Anpassningar och justeringar pågår Samordnas och kompletteras med redaktörsorganisationen

Externwebben Effektkartläggning pågår Effektkarta byggs upp, utifrån intervjuer med målgrupper för externwebben och avstämningar med ledare/chefer. Cirka 40 intervjuer hittills. Analys av besöksstatistik Informationsstruktursarbete pågår, analys av hur informationen är strukturerad, olika informationstyper osv. Nytt förslag på omstrukturering tas fram Kommande Koncept- och designfas efter årsskiftet

Redaktörsorganisation Workshops med redaktörer Tydliggörande av arbetsuppgifter, roller samt tid Nytt förslag av organisering och professionalisering tas fram, samordnas och kompletteras med organisationsmodell Åker ut på remiss tillsammans med organisationsmodell

RESULTAT FRÅN ANVÄNDARINTERVJUER

Rörig struktur ”Det tog en vecka för mig att förstå logiken på gu.se.” Student KOMMUNIKATIONSENHETEN

Bristande beslutsstöd ”Hur kommer jag att trivas i Göteborg?” Internationell student KOMMUNIKATIONSENHETEN

Begränsad intern användning ”Som student använder jag bara sajten till att hitta kontaktuppgifter, annars är det GUL jag använder.” Student KOMMUNIKATIONSENHETEN

Osmidigt verktyg ”Jag har varit föräldraledig två gånger och det som tagit längst tid att komma tillbaka till är InfoGlue Webbredaktör KOMMUNIKATIONSENHETEN

MÅLOMRÅDEN 1. Leda till handling Breddad rekrytering av studenter Förbättrat beslutsstöd för presumtiva studenter och anställda Lättare att hitta kontaktuppgifter 2. Inkluderande Förbättrat stöd för funktionsvariationer Lättillgänglig information för olika språkgrupper Anpassad layout för olika skärmstorlekar KOMMUNIKATIONSENHETEN 3. Stärka varumärket Framhäva ett sammanhållet universitet Ökat omvärldsintresse för forskning vid Göteborgs universitet Förbättrad attraktionskraft för studenter och anställda 4. Effektivare webbproduktion Smidigare verktyg Tydligare struktur Stödjande organisation

Digital kurs- och programkatalog Två spår för arbetet, tekniskt och kommunikativt Ett förslag med ett nytt system för att enklare kunna jobba med informationen GUBAS kommer att finnas kvar Översyn av kommunikativa delar av kurs- och programprocessen där förbättringar/förslag kommer fram Samordnas med redaktörsorganisationsarbetet

Webbplattform Två perspektiv, tekniskt perspektiv och redaktörsperspektiv Kravlista för att passa in i universitetets IT-arkitektur, samt tekniska krav på att ha en dynamisk och utvecklingseffektiv plattform Kravlista på användarvänlighet för redaktör

Webbplattform – ett urval av önskemålen Bättre och enklare struktur, innehåll, dokument, ett filträd mm Återanvända samma material, dokument, sidor mm Versionshantering Enklare att sätta behörigheter Språkhantering ”Vanlig” filhantering Bättre editor Besöksstatistik Brutna länkar, översyn Hög användarvänlighet Kunna se ett utkast innan publicering Autosparande Oanvända sidor Arbetsflöden Dynamiska formulär Med mera…..

Sök Nulägesanalys utifrån senaste uppdateringen av sök Jämförelse med andra universitet och trender Förslag på förbättringar

Medarbetarportal och Studentportal Startar efter årsskiftet Se över informationsstruktur Analys av kanalerna

Projekt Efter en färdigställd förstudiefas kan projekt för utveckling, anpassning och införande startas. Hur omfattande dessa fortsatta delprojekt blir, och vilken kostnad som detta innebär, beror på flera faktorer och beslut som tas under förstudiearbetets gång. I mars 2016 ska dock förstudien ha tagit fram underlag för finansiering I dagsläget går det inte att uppskatta tidsperioden för hela programmet, men beräknad senaste slutleverans är höst/vinter 2017.