Fortsatt arbete med SUHF- modellen HfR-seminarium HfR Redovisningsråd/HfR-seminarium

Fortsatt arbete i Redovisningsrådet Översyn och ev. förtydligande av anvisningarna till funktionsindelningen Definition av vad som är stödverksamhet Förtydligande kring medel för särskilda satsningar/strategiska medel, medel för senare fördelning och avlyft direkt från anslag Rekommendationer/exempel på hantering av budget- och kalkyldifferenser HfR Redovisningsråd/HfR-seminarium

Stödverksamhet Vad personen arbetar med avgör klassificering – Studierektor – Tekniker Core facilities – Gemensamma kärnverksamheter ska ligga som kärnverksamhet. Redovisningsrådet omarbetar bilaga 1. HfR Redovisningsråd/HfR-seminarium

Särskilda satsningar Medel för senare fördelning - till kärnverksamhet = resursfördelning - till stödverksamhet = indirekta kostnader Särskilda satsningar inom stödverksamheten av tillfällig natur kan under vissa förutsättningar betraktas som kostnadsbärare på central nivå och finansieras direkt med anslagsmedel (avlyft). Syftar till att undvika onödiga svängningar i påläggsprocentsatserna mellan åren HfR Redovisningsråd/HfR-seminarium

Budget- och kalkyldifferenser Påläggsprocentsatserna räknas fram som: beräknade kostnader för stödverksamhet (=täljare)/ beräknade kostnader för kärnverksamhet (=nämnare) HfR Redovisningsråd/HfR-seminarium

Budget- och kalkyldifferenser Om kostnaderna för stödverksamheten (täljaren) i verkligheten blir större eller mindre än beräknat belopp så uppstår budgetdifferens Om kostnaderna för kärnverksamheten (nämnaren) i verkligheten blir större eller mindre än beräknat belopp, d v s verksamheten ökar eller minskar, så uppstår kalkyldifferens HfR Redovisningsråd/HfR-seminarium

Budget- och kalkyldifferenser Om stödverksamheten på central nivå och fakultetsnivå debiteras på institutionerna med fasta belopp (som inte ändras under året) uppstår alla kalkyldifferenser på institutionen. Budgetdifferenser uppstår på alla nivåer. HfR Redovisningsråd/HfR-seminarium

Rekommendationer Föregående års budget- och/eller kalkyldifferenser ska inte ingå som en kostnad i kommande års kalkyl för beräkning av påläggsprocent Däremot ska självklart resultatet av analysen av budget- och kalkyldifferenserna beaktas i kommande års budget-/beräkningsarbete Räkna inte om procentsatserna under året annat än under särskilda omständigheter HfR Redovisningsråd/HfR-seminarium

Rekommendationer Överskott resp underskott bör vid väsentliga belopp återföras till kärnverksamheten men bör i normalfallet inte återföras till kostnadsbärarna (minskade indirekta kostnader -> minskad medfinansiering) 10 % eller mer av stödverksamhetens totala kostnader är ett väsentligt belopp 5 % < 10 % analyseras HfR Redovisningsråd/HfR-seminarium

Rekommendationer Det är viktigt att lärosätet följer upp och analyserar budget- och kalkyldifferenser. Hur detta görs får anpassas till resp lärosätes redovisningsupplägg Lärosätet bör besluta om principer för uppföljning och hur och när överskott disponeras och underskott täcks Finansiärerna kan fråga om differenserna och bör då få svar HfR Redovisningsråd/HfR-seminarium

Rekommendationer Den som är ansvarig för verksamheten beslutar hur över- resp underskott disponeras eller täcks (inom ramen för lärosätets beslutade interna regler) HfR Redovisningsråd/HfR-seminarium

Lokalkostnader HfR-seminarium HfR Redovisningsråd/HfR-seminarium

Lokalkostnader Bakgrund: Vilka kostnadsslag? Vilken metod för fördelning? HfR Redovisningsråd/HfR-seminarium

Kostnadsslag Lokalkostnaderna ska vara enhetligt klassificerade i så stor utsträckning som möjligt. Internhyra ersätts av lokalkostnader Fler kostnadsslag HfR Redovisningsråd/HfR-seminarium

Kostnadsslag Grundprincip: Kostnadsslag som ingår i resultaträkningens post för lokalkostnader bör ingå i begreppet lokalkostnader. – Lokalvård. Lokalkostnad oavsett i egen regi eller som köpt tjänst. Det är i internredovisningen på kostnadsbärarna som detta ska ligga som lokalkostnader. HfR Redovisningsråd/HfR-seminarium

Kostnadsslag Lokalhyra (inkl lokalreserv) Förprojektering (medverkan av egen personal) Mediakostnad (el, värme, vatten) Reparation och underhåll av lokaler (hyrda lokaler) Avskrivningar på förbättringsutgifter på annans fastighet (lokalanpassningar, fasta installationer) Lokalvård Bevakning Larm, skalskydd, säkerhet Lokaltillbehör (fast armatur för belysning, persienner, fasta mattor) HfR Redovisningsråd/HfR-seminarium

Kostnadsslag Inte lokalkostnader: Egna resurser för lokalplanering och fastighetsadministration Avskrivningar på inredning och utrustning Egendomsförsäkring Vaktmästeri och logistik HfR Redovisningsråd/HfR-seminarium

Metod för fördelning Lokalkostnader ska redovisas så rättvisande som möjligt på kostnadsbärarna. Skilja på grundutbildning och forskning, stöd och kärnverksamhet. Fördelas på institution. Metod som är mest ändamålsenlig, rättvisande och kostnadseffektiv. Stödverksamhetens lokaler = gemensam verksamhet = indirekta kostnader HfR Redovisningsråd/HfR-seminarium

Metod för fördelning Faktiskt lokalnyttjande per kostnadsbärare Huvudmetoden enligt tidigare rekommendationen. Kvadratmeterpriset bör innehålla gemensamhetsytor (korridorer, toaletter etc) HfR Redovisningsråd/HfR-seminarium

Metod för fördelning Påläggsmetoden Exempel: Pålägg efter lönekostnaden. Lokalkostnaderna delas upp mellan utbildning och forskning och genererar ett lönekostnadspåslag. Pålägg efter antal anställda. Lokalkostnadspålägg per anställd. Ingen uppdelning av lokalkostnaden i utbildning och forskning utan fördelning enligt lönekontering. HfR Redovisningsråd/HfR-seminarium

Metod för fördelning Kombination av metoderna Lokaler som direkt kan hänföras till en eller flera kostnadsbärare bokas på dessa. Övriga lokaler bokas med pålägg på övriga kostnadsbärare. HfR Redovisningsråd/HfR-seminarium