Universitetsledningens kansli Att vara anställd på en myndighet

Umeå universitet - universitet och myndighet Universitetsanställd men även myndighetsanställd: Umeå universitet är ett av 35 lärosäten med statligt huvudmannaskap Riksdag och regering; utbildningsdepartementet har det övergripande ansvaret för högre utbildning och forskning Universitetskanslerämbetet, JO, JK, Diskrimineringsombudsmannen, Riksrevisionen och Datainspektionen kontrollerar oss Datum3

1 kap 1 §Regeringsformen All offentlig makt utgår från folket. Den offentliga makten utövas under lagarna 1 kap 1 § regeringsformen -Vi bedriver vår verksamhet med stöd av lagstiftning eller beslut från riksdag och regering -Vi som anställda är representerar staten i vår verksamhet Vi utövar statens makt mot den enskilda, beslutar om rättigheter och skyldigheter Vårt agerande bygger folkets förtroende för den offentliga makten Datum4

Lagar och förordningar Regeringsformen Tryckfrihetsförordningen Högskolelagen (1992:1444) Högskoleförordningen (1993:100) Förvaltningslagen (1986:223) Offentlighets- och sekretesslagen (2009:400) Arkivlagen (1990:782) Personuppgiftslagen (1998:204) Diskrimineringslagen (2008:567) Lagen om offentlig upphandling (2007:1091) Myndighetsförordningen (2007:515) Avgiftsförordningen (1992:191) osv osv osv … … samt universitetets egna förordningar och regler; kursplaner, antagningsordning, anställningsordning, arbetsordning osv ned till regler för hantering av post och e-post vid anställds frånvaro Datum5

1 kap 9 § Regeringsformen ”Domstolar samt förvaltningsmyndigheter och andra som fullgör offentliga förvaltningsuppgifter ska i sin verksamhet beakta allas likhet inför lagen samt iaktta saklighet och opartiskhet”. Handläggning av ärenden Jäv Rättelse, omprövning och överklagande Serviceskyldighet Förvaltningslagen innehåller basregler för hur myndigheter ska handlägga sina ärenden och sköta kontakterna med allmänheten Datum6

Handläggning av ärenden För att säkerställa regeringsformens krav på saklighet och opartiskhet ställs krav på hantering av ärenden som innebär myndighetsutövning Dokumentationsskyldighet §§ förvaltningslagen Partsinsyn – 16 § förvaltningslagen t.ex. betygsärende Kommunikationsplikt – 17 § förvaltningslagen Motivering av beslut – 20 § förvaltningslagen Underrättelse om beslut – 21 § förvaltningslagen Datum Sidfot 7 N ä r det komemr till myndighetsutv ö gning mot enskild

Jäv Den som skall handlägga ett ärende är jävig 1.om saken angår honom själv eller hans make, förälder, barn eller syskon eller någon annan närstående eller om ärendets utgång kan väntas medföra synnerlig nytta eller skada för honom själv eller någon närstående, 2.om han eller någon närstående är ställföreträdare för den som saken angår eller för någon som kan vänta synnerlig nytta eller skada av ärendets utgång, 3.om ärendet har väckts hos myndigheten genom överklagande eller underställning av en annan myndighets beslut eller på grund av tillsyn över en annan myndighet och han tidigare hos den andra myndigheten har deltagit i den slutliga handläggningen av ett ärende som rör saken, 4.om han har fört talan som ombud eller mot ersättning biträtt någon i saken, eller 5.om det i övrigt finns någon särskild omständighet som är ägnad att rubba förtroendet till hans opartiskhet i ärendet. Från jäv bortses när frågan om opartiskhet uppenbarligen saknar betydelse. Den person som anser sig jävig måste självmant tillkännage detta. Datum Sidfot 8

Rättelse, omprövning och överklagande Rättelse på grund av uppenbar oriktighet på grund av skrivfel, räknefel eller liknande förbiseende – 26 § förvaltningslagen. Till för-/nackdel för den enskilde. Rättelse av betygsbeslut – 6 kap. 23 § högskoleförordningen Omprövning av beslut – uppenbart oriktigt på grund av nya omständigheter eller annan anledning – 27 § förvaltningslagen. Ej till nackdel för den enskilde. Omprövning av betygsbeslut – 6 kap. 24 § högskoleförordningen Överklagande kan ske om det är särskilt angivet Datum Sidfot 9

Serviceskyldigheten Gäller generellt i myndighetens verksamhet: Lämna upplysningar, vägledning, råd och annan hjälp till enskilda i frågor som rör myndighetens verksamhetsområde Ta emot besök och telefonsamtal från enskilda Ha öppet minst två timmar varje helgfri måndag – fredag för att kunna ta emot och registrera allmänna handlingar och framställningar om att ta del av allmänna handlingar Datum10

Personuppgiftslagen Datum Sidfot 11 Personuppgifter = all slags information som direkt eller indirekt kan hänföras till en fysisk person som är i livet. Exempelvis namn, e-postadresser, adresser, personnummer, bilregistreringsnummer, fastighetsbeteckningar. Behandling av personuppgifter = Varje åtgärd eller serie av åtgärder som vidtas i fråga om personuppgifter, vare sig det sker på automatisk väg eller inte, t.ex. insamling, registrering, organisering, lagring, bearbetning eller ändring, återvinning, inhämtande, användning, utlämnande genom översändande, spridning eller annat tillhandahållande av uppgifter, sammanställning eller samkörning, blockering, utplåning eller förstöring. Behandling kräver samtycke av den enskilde om inte stöd för behandling finns i PUL Ostrukturerat material – behandling tillåten så länge den ej innebär kränkning av registrerades personliga integritet Behandling av personuppgifter som är helt eller delvis automatiserad omfattas av anmälningsskyldighet. Innan en sådan behandling genomförs skall en anmälan skickas in till personuppgiftsombudet. Rådgör gärna!

Offentlighetsprincipen Tryckfrihetsförordningen 2 kap 1 §: ”Till främjande av ett fritt meningsutbyte och en allsidig upplysning skall varje svensk medborgare ha rätt att taga del av allmänna handlingar.” 12

Allmänna handlingar Med handling menas ”framställning i skrift eller bild samt upptagning som kan läsas, avlyssnas eller på annat sätt uppfattas endast med tekniskt hjälpmedel”. En handling är allmän om den förvaras hos myndigheten och är inkommen till myndigheten eller upprättad hos myndigheten 13

Allmänna handlingar Exempel på allmänna handlingar är: Ansökningar gällande en utlyst anställning Ansökningar gällande utlysta medel Brev E-post Forskningsmaterial Inlämnade uppsatser/tentamina Protokoll Utvärderingar 14

Icke allmänna handlingar Arbetsmaterial, d.v.s. minnesanteckningar, koncept, utkast o.s.v., är inte allmänna handlingar. Även handlingar som uppenbart saknar värde för myndighetens verksamhet brukar undantas. Exempelvis massutskick av reklam. Handlingar av rent privat natur, eller sådana som uppkommit som en del av fackliga uppdrag, är inte heller allmänna. Om en icke allmän handling tas om hand för arkivering blir den allmän. Om handlingen innehåller uppgift som tillför ärendet något i sak ska den arkiveras. 15

Allmän handling och offentlig handling Att en handling är allmän innebär inte att den därmed är offentlig. En allmän handling kan vara ”hemlig”, d.v.s. innehålla uppgifter med sekretess, antingen i delar eller i sin helhet. Sekretessbeläggande av allmänna handlingar måste alltid ha stöd i Offentlighets- och sekretesslagen. 16

Utlämnande av allmän handling Varje svensk medborgare har rätt att begära ut papperskopia av allmän handling, eller ta del av handlingen på plats. Det finns däremot ingen skyldighet att lämna ut allmänna handlingar i elektronisk form. Vid utlämnande av kopia ska en avgift tas ut i enlighet med Avgiftsförordning (1992:191) Upp till och med 9 sidor: Ingen avgift är tillåten 10 sidor: 50 kr, därefter 2 kronor per ytterligare sida plus ev. porto 17

Utlämnande av allmän handling Utlämnande av allmän handling ska ske genast eller skyndsamt. Den som begär ut en allmän handling har rätt att vara anonym, om myndigheten inte behöver veta vem det är för att kunna göra en sekretessprövning – ska betraktas som undantagsfall. I de fall där myndigheten nekar att lämna ut en allmän handling ska ett sådant beslut formellt fattas av universitetsdirektören. Beslutet ska också innehålla en tydlig överklagandehänvisning. 18

Diarieföring/registrering Registrering av allmänna handlingar regleras i OSL 5 kap. Registrering ska ske så snart en handling har inkommit eller upprättats. Det finns i princip ingen allmän skyldighet att registrera allmänna handlingar om de istället ”hålls ordnade” så att de utan svårighet går att återfinna. Undantaget är handlingar med sekretess. Där måste ett register föras. 19

Rutiner för postöppning För att bland annat diarieföringen ska fungera är det viktigt att det finns fungerande rutiner för postöppning och hanterande av post och e-post vid anställds frånvaro. Det är givetvis också viktigt att det finns fungerande rutiner för att handlingar som ska diarieföras överlämnas till registratorn. 20

Rutiner för posthantering Rutiner för hantering av såväl brevpost, telefonmeddelanden som e-post skall finnas vid förvaltningen, institutioner och enheter. Fullmakt med tillstånd att öppna direktadresserad post, och lyssna av telefonmeddelanden vid frånvaro skall lämnas av alla anställda i enlighet med mall. Vid frånvaro skall frånvaromeddelande till e-posten läggas in med hänvisning till annan e-postadress, förslagsvis till en funktionsbrevlåda, med uppgift om vem som skall hantera ärendet. Likaså ska sådan information erhållas genom hänvisning i telefon. 21

Vad ska diarieföras? Handlingar av vikt för myndighetens verksamhet Handlingar som speglar myndighetens verksamhet Handlingar kopplade till ett ärende Handlingar som det finns ett särskilt behov av att kunna återfinna I princip är det bättre att diarieföra för mycket än för lite. 22

Vad ska inte diarieföras? Handlingar som inte är allmänna ska inte diarieföras. Handlingar av ringa betydelse, exempelvis: Enklare frågor och svar (informationsärenden) Enklare begäran om utlämnande av allmän handling Inbjudan till konferenser, seminarier o.s.v. 23

Arkivet Svenska myndigheters arkivbildning styrs av Arkivlagen, och en myndighets arkiv utgörs av de allmänna handlingar som förvaras hos myndigheten. Arkivhandlingar får inte förstöras/gallras utan uttryckligt tillstånd. 24 Handlingar som registrerats Övriga handlingar

Grunden till arkivlagstiftningen En myndighets hanterande av dess arkiv ska tillgodose: rätten att ta del av allmänna handlingar behovet av information för rättsskipning och förvaltning forskningens behov Utöver det finns det givetvis många interna fördelar med att ha ordning och reda bland myndighetens egna handlingar. 25

Ansvar för arkivet Vid Umeå universitet har prefekten/motsvarande ansvar för institutionernas arkiv, medan universitetsledningens kansli har ansvaret för universitetsförvaltningens m.fl. arkiv. Det bör också finnas en arkivansvarig administratör vid varje institution. I slutändan är varje anställd ansvarig för att de handlingar som de har behandlas korrekt. 26

Forskningsmaterial Den som leder exempelvis ett forskningsprojekt är ansvarig för att de handlingar som projektet genererar arkiveras på ett korrekt sätt. Visst forskningsmaterial kan generellt gallras, exempelvis primärdata. Om uppgifterna är av särskilt vetenskapligt eller historiskt värde, eller om det finns ett särskilt stort allmänintresse för uppgifterna, så bör de bevaras. 27

Forskningsmaterial Exempel på forskningsmaterial som ska bevaras är: Ansökningar gällande utlysta medel Delrapporter Ekonomiska slutrapporter Konferensrapporter Projektbeskrivningar Vetenskapliga rapporter Datum