GNA Gemensamma nyckeltal för vår nordiska leverantörsmarknad Slutrapport ver _v3

Strategiskt nätverk Agenda Genomgång av leveransen från projektet Inspel – Nyckeltal, hur skapa nytta och mervärde? Diskussion, beslut

Deltagare i arbetsgruppen Jørn Lauritsen, Danmark, Vejdirektoratet Jussi Ala Fossi, Finland, Vägförvaltningen Synnøve Myhre, Norge, Jernbaneverket Geir Saxebøl, Norge, Statens Vegvesen Jan Olof Andersson, Sverige, Trafikverket (fd Vägverket) Åke Svenson (ordförande), Sverige, Trafikverket (fd Banverket) Helene From, fd Banverket (sponsor)

Bakgrund De nordiska verken har tillsammans stor inverkan på den nordisk leverantörsmarknaden. Ingen gemensam systematisk nyckeltalsuppföljning finns utifrån ett nordiskt perspektiv. Anm: Nyckeltal får sannolikt ökad betydelse i tider av omorganisationer Syfte Att skapa en gemensam kunskapsbas om den nordiska leverantörsmarknaden och dess utveckling. Att skapa förutsättningar för aktiv erfarenhetsåterföring från respektive land som grund för marknadsmässiga beslut på nordisk, nationell eller verksnivå. Uppdrag och mål Att definiera ca 3-5 gemensamma primära nyckeltal för att beskriva leverantörsmarknades status och utveckling i Danmark, Norge Finland och Sverige. Nyckeltalen ska vara fullt jämförbara mellan de olika verken och länderna. De ska kunna presenteras per verk liksom summerat per land och för norden.

Utgångspunkter i gruppens resonemang kring nyckeltal För att beskriva och förstå leverantörsmarknaden vid en viss tidpunkt behöver olika faktorer och aspekter studeras. Nyckeltalen bör belysa lämpliga sådana faktorer. Nyckeltalen ska vara relevanta och kunna användas på verks-, nationell- och nordisk nivå Nyckeltalen ska stödja både operativ och strategisk verksamhet. Exempel på potentiella intressenter är personal som arbetar övergripande ledning och strategier, projektledning av byggprojekt och upphandling. Enkelhet före det fullkomliga

Leverans ifrån projektet - sammanfattning Nyckeltal är definierade (bilaga 1) Nyckeltal och information för beräkning av dessa är definierad, prioriterade och dokumenterade, se bilaga 1 sid 7. Mall för inrapportering är framtagen (bilaga 2) Mall som på ett enkelt sätt gör det möjligt att lämna grundinformation för nyckeltal, se bilaga 2 sid 22. Modell för hantering och sammanställning och presentation är framtagen (bilaga 2) I modellen hanteras, analyseras och presenteras information med hjälp av pivottabell, se bilaga 2 sid 22. Information och nyckeltal för 2009 är framtagna (bilaga 3) Information och mätetal är framtagna för 2009 med syfte att ”provtrycka” modellen och påvisa eventuella förbättrings- områden inom respektive land och förvaltning när det gäller datafångst mm, se bilaga 3 sid 23. Även möjligheterna att få fram information effektivt idag varierar mellan länder och förvaltningar så är den gemensamma bedömningen att modellen fungerar. Framgångsfaktorer och förslag till fortsatt arbete är framtaget (bilaga 5) De framgångsfaktorer och arbetssätt som diskuterats i arbetsgruppen har sammanställts. Nyttan och mervärdena skapas genom analysarbete och förslag till taktisk och strategiskt agerande hos beställaren. Vårt förslag är att ett analysmöte genomförs vid ett tillfälle för skapa beslutsunderlag för eventuellt fortsatt gemensamt arbete i frågan, se bilaga 5 sid 30.

Indelning i verksamhetsområden 1. Investering/nybyggnation/reinvestering (se not 1) 1.1 Järnväg - Ban, El, Signal, Tele (se not 2) 1.2 Järnväg - Mark/jord, tunnel, beläggning, konstbyggnad (se not 3) 1.3 Väg - Mark/jord, tunnel, beläggning, konstbyggnad (se not 3) 2. Drift och underhåll 2.1 Järnväg – Drift och underhåll Ban, El, Signal, Tele (se not 4) 2.2 Järnväg – Drift och underhåll total (se not 5) 2.3 Väg – Drift (se not 6) 2.4 Väg – Underhåll (se not 7) 3. Konsultuppdrag 3.1 Järnväg – Planering, projektering, bygg- och projektledning (se not 8) 3.2 Väg - Planering, projektering, bygg- och projektledning (se not 8) X. (Nivå 1) x.1 (Nivå 2) Bilaga 1

Noter - Verksamhetsområden 1. Med reinvestering menas ”kraftfulla åtgärder” till exempel brobyte eller växelbyte med syfte att minska underhållskostnader. Detta ses som en investering. 2. Järnvägsspecifika ban-, el-, signal- och telearbeten förkortas i vissa sammanhang till BEST-arbeten och omfattar tekniker som primärt används för att bygga och underhålla järnväg. Rena mark- och anläggningsarbeten ingår inte. 3. Med mark/jord, tunnel, beläggning, konstbyggnad avses i första hand mark- och anläggningsarbeten såsom byggande av vägar inklusive beläggning, broar, tunnlar, stödmurar, banunderbyggnad etc. 4. Med järnväg – drift och underhåll Ban, El, Signal, Tele menas åtgärder för att underhålla funktionen hos järnvägstekniska komponenter och system i anläggningen samt åtgärder för att säkerställa tillgängligheten till järnvägen genom till exempel snöröjning och vegetationsbekämpning etc 5. Med järnväg - drift- och underhåll totalt menas samtliga drifts- och underhållsåtgärder som krävs för att få anläggning att fungera och säkerställa tillgänglighet. Här ingår drift och underhåll Ban, El, Signal, Tele enligt anmärkning 4 som en delmängd. 6. Med väg - drift menas det dagliga arbetet för att få vägen att fungera. Exempel är snöröjning, gräsklippning, mindre hastigt uppkomna reparationer, lappa hål i asfalt, lampbyten etc. 7. Med väg – underhåll menas till exempel planerade åtgärder för underhållsbeläggning och byte av räcken en lite längre sträckor eller större broreparationer. 8. Med planering menas arbetet med förstudier och utredningar. Med projektering när det gäller järnväg menas arbetet som görs då man tar fram systemhandling, järnvägsplaner och bygghandlingar. När det gäller väg menas med projektering arbetet som görs då man tar fram systemhandling, arbetsplaner och bygghandlingar. Med bygg- och projektledning menas en inhyrd representant för byggherren som leder arbetet.

Att beakta vid analys av leverantörsmarknaden Konjunktur Prisutveckling Agerande hos LEVERANTÖR Agerande hos BESTÄLLARE RESULTAT Konkurrens- situation LeverantörOmvärldBeställare

GNA - Nyckeltal Leverantör Omvärld Beställare Agerande hos leverantör 1. Antal anbud per upphandling Konjunkturläge 2. Förändringar i totala anläggningsinvesteringar 3. Förändringar i totala bygginvesteringar Konkurrenssituation 4. De volymmässigt 10 största leverantörerna 5. Antal leverantörer som motsvarar 80% av totalt volymvärde 6. Antal leverantörer som motsvarar 20% av totalt volymvärde Prisutveckling 7. Förändring i prisutveckling för väg respektive järnväg enligt index Agerande hos beställare 8. Budgeterade värden, 2010, 2011, Köpta volymer 10. Andel totalentreprenader

Bakgrundsmaterial Bruttolista inköpsvolymer, xls-fil Bruttolista upphandlingsdata, xls-fil Sekundära nyckeltal 2. Förändringar i totala anläggningsinvesteringar 3. Förändringar i totala bygginvesteringar 6. Antal leverantörer – 20% av volymvärde 7. Förändring i prisutveckling 8. Budgeterade 9. Köpta volymer 10. Andel totalentreprenader Underlag för analys av leverantörsmarknaden Primära nyckeltal 1. Antal anbud per upphandling 4. De volymmässigt 10 största leverantörerna 5. Antal leverantörer – 80% av volymvärde

Nyckeltal 1 – Antal anbud per upphandling Syfte Ge en bild av vilken konkurrens vi har i våra upphandlingar Definition Antal inkomna anbud dividerat med antal upphandlingar [stycken/upphandling]. Mäts och redovisas för verksamhetsområde 1, 2 och 3 på nivå ett och två. Ingående värden Antal upphandlingar inom verksamhetsområde 1, 2 och 3 på nivå ett och två. Antal anbud för respektive upphandling enligt ovan. Avgränsningar De upphandlingar som ska tas med är de som har avslutats (är kontrakterade) under aktuell period. Upphandlingar bland dessa som inte ska tas med är de där vi själva har valt att bara tillfråga EN leverantör. Vi begränsar upphandlingarna till de som har en kontraktssumma som är större än 300 t EURO. Källa Inköpssystem, pärmar eller annat motsvarande register Frekvens och period Mätning sker årsvis för helt verksamhetsår. Leverans av grunddata från resp land/förvaltning sker senast 15 mars. Leverans av nyckeltal sker senast 1 april. Utvärdering och analys sker en gång per år och ska vara genomförd senast 30 juni. Kommentar

Nyckeltal 2 – Förändringar i totala anläggningsinvesteringar Syfte Ge en bild av konjunkturläget inom norden och respektive land. Definition Procentuell förändring i investeringsvolym jämfört med tidigare år [%] Mäts och redovisas per land Exempel för 2009: (Värde 2009-värde 2008) dividerat med (värde 2008) Ingående värden Investeringsvolym [milj EURO] För omräkning till EURO används kurser enligt Värden tas fram med stöd av uppgifter som tas från databaser som tillhandahålls av Sveriges Byggindustrier och samverkan med dem. Avgränsningar xxxxx Källa Sveriges Byggindustrier Frekvens och period Mätning sker årsvis för helt verksamhetsår. Leverans av grunddata från resp land/förvaltning sker senast 15 mars. Leverans av nyckeltal sker senast 1 april. Utvärdering och analys sker en gång per år och ska vara genomförd senast 30 juni. Kommentar Tillsvidare tas uppgifter fram och sammanställs för de nordiska länderna genom Trafikverket/J-O A

Nyckeltal 3 – Förändringar i totala bygginvesteringar Syfte Ge en bild av konjunkturläget inom norden och respektive land genom att de totala bygginvesteringarna har en fundamental inverkan på prisutvecklingen inom anläggningsmarknaden. Definition Procentuell förändring i investeringsvolym jämfört med tidigare år [%] Mäts och redovisas per land Exempel för 2009: (Värde 2009-värde 2008) dividerat med (värde 2008) Ingående värden Investeringsvolym [milj EURO] För omräkning till EURO används kurser enligt Värden tas fram med stöd av uppgifter som tas från databaser som tillhandahålls av Sveriges Byggindustrier och samverkan med dem. Avgränsningar xxxxx Källa Sveriges Byggindustrier Frekvens och period Mätning sker årsvis för helt verksamhetsår. Leverans av grunddata från resp land/förvaltning sker senast 15 mars. Leverans av nyckeltal sker senast 1 april. Utvärdering och analys sker en gång per år och ska vara genomförd senast 30 juni. Kommentar Tillsvidare tas uppgifter fram och sammanställs för de nordiska länderna genom Trafikverket/J-O A

Nyckeltal 4 – De volymmässigt 10 största leverantörerna Syfte Ge en bild av vilka våra största leverantörer är inom norden och inom respektive land Definition Rangordnad lista utifrån totalt fakturerade belopp för verksamhetsområde 1, 2 och 3 på nivå ett och två. Konsortier betraktas som egna företag Fakturerade belopp redovisas i förekommande fall summerat på koncernnivå (exempel Skanska, NCC etc) Som 11 anges ”övriga”. Ingående värden Fakturerat belopp per leverantör [milj EURO ]. För omräkning till EURO används kurser enligt Avgränsningar xxxx Källa Ekonomisystem, leverantörsreskontra Frekvens och period Mätning sker årsvis för helt verksamhetsår. Leverans av grunddata från resp land/förvaltning sker senast 15 mars. Leverans av nyckeltal sker senast 1 april. Utvärdering och analys sker en gång per år och ska vara genomförd senast 30 juni. Kommentar Baseras på bruttolista som används för beräkning av nyckeltal 5. Efterfrågade uppgifter om leverantörerna ska redovisas.

Nyckeltal 5 – Antal leverantörer som motsvarar 80% av totalt volymvärde Syfte Ge en bild av hur upphandlade volymer är fördelade på leverantörsmarknaden liksom hur konkurrenssituationen ser ut. Definition Antal leverantörer som tillsammans fakturerat 80% av total fakturerat värde inom verksamhetsområde 1, 2 och 3 på nivå ett och två [stycken]. Konsortier betraktas som egna företag. Fakturerade belopp redovisas i förekommande fall summerat på koncernnivå (exempel Skanska, NCC etc). Ingående värden Fakturerat belopp per leverantör [milj EURO] För omräkning till EURO används kurser enligt Avgränsningar xxx Källa Ekonomisystem, leverantörsreskontra. Frekvens och period Mätning sker årsvis för helt verksamhetsår. Leverans av grunddata från resp land/förvaltning sker senast 15 mars. Leverans av nyckeltal sker senast 1 april. Utvärdering och analys sker en gång per år och ska vara genomförd senast 30 juni. Kommentar Baseras på bruttolista som används för beräkning av nyckeltal 4, 5, 6 och 9, se separat bild på hur denna tas fram. Listan ska levereras i xls-format och ska minst innehålla det antal leverantörer som behövs för beräkning av nyckeltal 5.

Nyckeltal 6 – Antal leverantörer som motsvarar 20% av totalt volymvärde Syfte Ge en bild av hur upphandlade volymer är fördelade på leverantörsmarknaden liksom hur konkurrenssituationen ser ut. Definition Antal leverantörer som tillsammans fakturerat 20% av total fakturerat värde inom verksamhetsområde 1, 2 och 3 på nivå ett och två [stycken]. Konsortier betraktas som egna företag. Fakturerade belopp redovisas i förekommande fall summerat på koncernnivå (exempel Skanska, NCC etc). Ingående värden Fakturerat belopp per leverantör [milj EURO] För omräkning till EURO används kurser enligt Avgränsningar xxxx Källa Ekonomisystem, leverantörsreskontra. Frekvens och period Mätning sker årsvis för helt verksamhetsår. Leverans av grunddata från resp land/förvaltning sker senast 15 mars. Leverans av nyckeltal sker senast 1 april. Utvärdering och analys sker en gång per år och ska vara genomförd senast 30 juni. Kommentar Baseras på bruttolista som används för beräkning av nyckeltal 5.

Nyckeltal 7 – Förändring i prisutveckling Syfte Ge en bild prisutvecklingen inom respektive land. Definition Relevanta nationella modeller för att visa prisutvecklingen inom respektive land med koppling till verksamhetsområde 1, 2 och 3. Finland: Driftindex väg, Anläggningsindex väg Sverige: Index Väg total, Järnvägsindex Norge: Byggkostnadsindex väganläggning Danmark: De nyckeltal som ska redovisas är förändringar jämfört med föregående tidsperiod. Index för ett år beräknas som medelvärdet av månadsvärdena under 12 månader Exempel: (Årsvärde 2009 – årsvärde 2008) dividerat med årsvärdet 2008) [%] Ingående värden Enligt nationella modeller Avgränsningar Källa Ekonomisystem, leverantörsreskontra. Baseras på den lista över leverantörer som tas fram för nyckeltal 4. Frekvens och period Mätning sker årsvis för helt verksamhetsår. Leverans av grunddata från resp land/förvaltning sker senast 15 mars. Leverans av nyckeltal sker senast 1 april. Utvärdering och analys sker en gång per år och ska vara genomförd senast 30 juni. Kommentar Idag finns index för att följa prisutvecklingen för investeringsverksamhet inom alla förvaltningar. Vissa förvaltningar har bara index för driftverksamhet medan andra har gemensamt index för drift- och underhåll. Eget index för prisutveckling inom konsultverksamhet saknas utöver de officiella index för löneutveckling.

Nyckeltal 8 – Budgeterade värden, 2010, 2011, 2012 Syfte Ge en bild hur stort volymvärde som finns i budget inom norden och respektive land för 2010, 2011 och 2012 Definition Budgeterade medel för utbetalning till upphandlade entreprenader och tjänster inom verksamhetsområde 1, 2 och 3 på nivå ett. Ingående värden Budgeterade officiella medel enligt officiella planer (flerårsplaner etc) [milj EURO] För omräkning till EURO används kurser enligt Avgränsningar Exklusive interna kostnader. Källa Årsredovisning eller motsvarande Frekvens och period Mätning sker årsvis för helt verksamhetsår. Leverans av grunddata från resp land/förvaltning sker senast 15 mars. Leverans av nyckeltal sker senast 1 april. Utvärdering och analys sker en gång per år och ska vara genomförd senast 30 juni. Kommentar Fördelningsnyckel mellan verksamhetsområdena 1, 2 och 3 kan beräknas genom att ställa total budget för 2009 i förhållande till fakturerade volymer för dessa områden enligt bruttolistan som används för nyckeltal 4. Denna fördelningsnyckel kan användas för 2010, 2011 och 2012 om indelning inte finns på annat sätt.

Nyckeltal 9 – Köpta volymer Syfte Ge en bild av hur stort volymvärde som köps från leverantörsmarknaden. Definition Fakturerad värde inom verksamhetsområde 1, 2 och 3 på nivå ett och två Ingående värden Fakturerade belopp [milj EURO] För omräkning till EURO används kurser enligt Avgränsningar xxxx Källa Ekonomisystem, leverantörsreskontra. Frekvens och period Mätning sker årsvis för helt verksamhetsår. Leverans av grunddata från resp land/förvaltning sker senast 15 mars. Leverans av nyckeltal sker senast 1 april. Utvärdering och analys sker en gång per år och ska vara genomförd senast 30 juni. Kommentar Baseras på bruttolista som används för beräkning av nyckeltal 5.

Nyckeltal 10 – Andel totalentreprenader Syfte Ge en bild hur tillämpningen av entreprenadformen totalentreprenad utvecklas Definition 10.1 Antalet upphandlingar i form av totalentreprenader dividerat med totala antalet upphandlingar i entreprenadform [%] Volymvärde för totalentreprenader dividerat med volymvärdet för totala volymvärdet för upphandlingar i entreprenadform [%]. Mäts och redovisas för verksamhetsområde 1 och 2 på nivå ett och två. I totalentreprenad ansvarar entreprenören även för projektering. Den dominerande (kombination) andelen av total- respektive utförandeentreprenad blir avgörande för klassningen. Ingående värden Antal upphandlingar av totalentreprenader [st] Totalt antal upphandlingar i entreprenadform [st] Volymvärdet för upphandlade totalentreprenader [milj EURO] Totalt volymvärde för upphandlingar i entreprenadform [milj EURO] Avgränsningar Den bruttomängd upphandlingar som beaktas är de som identifierats för nyckeltal 1. Källa Inköpssystem, pärmar eller annat motsvarande register Frekvens och period Mätning sker årsvis för helt verksamhetsår. Leverans av grunddata från resp land/förvaltning sker senast 15 mars. Leverans av nyckeltal sker senast 1 april. Utvärdering och analys sker en gång per år och ska vara genomförd senast 30 juni. Kommentar

Bilaga 2 Mall för inrapportering och presentation

Bilaga 3 Nyckeltal 2009

Drift- och underhåll, forts

Tips vid ramtagning av lista över inköpsvolymer och leverantörsinformation från ekonomisystemen o Gör utdrag till xls från ekonomisystemet över samtliga betalda fakturor under perioden (en faktura per rad). Uppgifter som behöver vara med på radnivå för att möjliggöra vidare bearbetning är tex leverantörsnamn, organisationsnummer, fakturerat värde, konto, verksamhetskoder och andra begrepp som finns i ekonomisystemet (fria fält i Agresso) och som kan användas för att klassificera vad som köpts och till vilken typ av verksamhet. o Ta bort alla rader som har att göra med intern fakturering. o Ta bort alla rader som uppenbart inte har att göra med de verksamhetsområden som definierats för GNA nyckeltal. o Bearbeta leverantörsnamnen så att det inte finns några dubbletter. Använd filter- och sorterfunktionerna i xls. o Lägg in aktuella GNA-verksamhetsområden (verksamhetsområde 1-3 på nivå 1 och 2) per rad med stöd av konteringar, verksamhetskoder etc. Använd filter- och sorterfunktionerna i xls. o Om inte alla rader ryms i xls kan man dela upp materialet för bearbetning i två eller flera filer och sedan sammanställa helheten i accessdatabas som man ställer frågor mot. o Använd pivot-funktionen i xls för att ta fram rapporter på leverantörer inom respektive GNA- verksamhetsområde, inköpsvolymer per verksamhetsområde etv. o De bruttolistor som levereras till GNA ska vara uppställda på ett enhetligt sätt för att underlätta sammanslagning på nordisk nivå. Genom att använda den information som finns per faktura tillsammans med filter och sorteringsfunktioner så går klassificeringen relativt snabbt och enkelt. Bilaga 4

Framgångsfaktorer - Säkra information o Att inrapportering av information prioriteras av ledningen och förankras i linjen o Att hantering och utsökning i ekonomisystemen stäms av mellan respektive ekonomifunktion. Se även bilaga 4 där erfarenheter sammanställts. o Att systemstöd för upphandling införs för att effektivisera insamling av information o Om inget systemstöd finns - att inrapporteringsmallar till linjen kompletteras med efterfrågan på relevanta uppgifter o Att ansvaret för att inhämta och sammanställa information i respektive land tydliggörs o Att inrapportering sker i enkel och tydlig mall Framgångsfaktorer - Analys- och strategiarbete o Att analysgruppen bemannas med rätt kompetenser (ex verksamhetskunskap/projekt, ekonomi/marknadsekonomi, leverantörskännedom, upphandling) o Att det finns ett tydligt uppdrag, mål och uppdragsgivare o Att det finns uttalade mottagare av analyser och strategier i linjeorganisationerna inom respektive förvaltning som kan omsätta resultatet till nytta genom stöd för takiska och strategiska beslut. Förslag till fortsatt arbete o Att genomföra ett analysmöte med syfte att utforma en modell för marknadsanalysarbete. Utgångspunkten ska vara 2009 år värden. Metod och resultat utvärderas inför beslut om eventuellt fortsatt gemensamt arbete i denna form. Detta kan även ses som en baseline för fortsatt arbete tillsammans eller inom respektive förvaltning. Bilaga 5