H UR RÄKNAR NYA L ADOK I ÅRSREDOVISNINGEN ? Johanna Belzacq, , Konstfack

2 Produkten Uppföljning Årsredovisning (7 rapporter) Utgår ifrån kraven i regleringsbrevet på lärosätets återrapportering till utbildningsdepartementet Ett generellt avseende universitet och högskolor Ett för särskilda uppdrag per lärosäte Helårsstudenter (HST) Helårsprestationer (HPR) Studiedeltagande - registrering Studietid Studiedeltagande - aktivitet Helårsekvivalenter - aktivitet Utfärdade examina Bla § Bla %

3 Produkten Uppföljning Uppföljning (2 rapporter) Behov? Definitioner? Fasta rapporter eller spontana kombinationer? Genomströmning kurspaketeringstillfälle Genomströmning kurstillfälle ? ? ? ? ? ? ? ?

4 Målgrupper för Uppföljning Vad används på ditt lärosäte? UB50 – Årsredovisning (skapa underlag) Hur ofta kör ni? 1-2 ggr/år? 1-2 ggr/månad? Flera gånger i veckan? UB51 – Utdata årsredovisningsuppgifter (skapa rapporter från underlaget) 1-5 stycken rapporter? Fler än 5 rapporter?

5 Målgrupper för Uppföljning Vad används på ditt lärosäte? LW-tjänster, Ladoks webbaserade uppföljningstjänster Några få tjänster? Nästan alla tjänster? Hur mycket används tjänsterna ute i verksamheten? Externa uppföljningssystem/beslutstödssystem

6 Målgrupper för Uppföljning Hur mycket är du själv inblandad i årsredovisning och uppföljning? Deltar aktivt i uttag och analys? Tar ut filer, bearbetar kanske lite och skickar sedan vidare? Gör enbart körningar? Behöver du förklara varifrån siffrorna kommer? förklara begrepp/definitioner? felsöka i Ladok utifrån statistiken? felsöka i relation till externa uppföljningssystem?

7 Dokumentation Uppdaterad och förbättrad dokumentation om rapporterna ”Rapportens kolumner” förklarar innehållet Ex. Registrerade: Antal unika studenter som har en registrering på kurstillfället (förstagångs- eller fortsättningsregistrering) under perioden. ”Beräkning”, ex. Helårsstudenter För summering över tid räknas HST per dygn under kurstillfället. Ladok beräknar HST per dygn utifrån angiven periodisering, poängomfattning per period samt periodens start- och slutvecka. HST som visas i rapporten utgår från de dagar av kurstillfället som ligger inom den angivna utsökningsperioden.

8 Dokumentation ”Begränsa och gruppera”, ex. Studiedeltagande – registrering Rapporten kan begränsas på olika kombinationer av Nybörjare på kurspaketering och Nybörjare på senare del. Observera att då begränsning görs på både Nybörjare på kurspaketering och Nybörjare på senare del (Ja/Ja) tas endast nybörjare som uppfyller båda kriterierna med i rapporten. Rekommenderar särskilt informationen under ”Skillnader mellan nya och gamla Ladok samt hantering av inkonverterad information” Dessutom finns en begreppslista

9 Årsredovisningsrapporterna Helårsprestationer (HPR) Examinationsdatum - det är det datum när prestationen genomförs, t.ex. en tentamen, det motsvarar det vi idag kallar ”Betygsdatum”. Det är det datumet som studenten ser och som går till CSN, precis som idag. Har i Ladok inget med ekonomisk ersättning för lärosätet att göra. Beslutsdatum - När beslutsfattaren, d.v.s. examinatorn, fattar beslutet (attesterar) så anges ett ”Beslutsdatum”, det är det datum när beslutet fattades. I den första och andra leveransen kommer det automatiskt att vara ”inläggningsdatum” (dagens datum) som blir beslutsdatum då mycket bygger på att lärare och examinatorer ska göra detta direkt i Ladok. Attestdatum - I leverans 3 kommer ett tredje datum att finnas, ”Attestdatum”, d.v.s. det datum när attesteringen gjordes. Exakt hur detta kommer att gå till är ännu inte klart. Helårsprestationer i ÅR (den första delen som levererades) beräknas utifrån ”Beslutsdatum”, d.v.s. den dag då examinatorn fastställer beslutet. Se nedanstående exempel.

10 Årsredovisningsrapporterna Exempel 1: Studenten tenterar den 27 oktober 2013, det datumet går till CSN. Läraren rapporterar och sedan attesterar (beslutar) examinatorn den 30 oktober HPR beräknas per 30 oktober Exempel 2: Studenten tenterar den 23 december 2013, det datumet går till CSN. Läraren rapporterar och sedan attesterar examinatorn den 7 januari HPR beräknas per 7 januari 2014, vilket betyder att lärosätets ersättning tillhör Men framöver sannolikt: ”Rapporten beräknar antal helårsprestationer (HPR) och utgår från godkända prestationer. HPR beräknas utifrån prestationens examinationsdatum, alltså det datum då examinationen genomfördes.” Frågan får snart ett klart och tydligt svar!

11 Årsredovisningsrapporterna Helårsstudenter (HST) För summering över tid räknas HST i nya Ladok per dygn under kurstillfället. Det skiljer sig från gamla Ladok där registeringar och HST-bidraget följer terminerna och där man kunnat avgränsa bidraget per kalenderår via en schablonfördelning för kurstillfällen som löper över kalenderårsskiftet (Lok1 och Lok2). Vid inkonvertering av data från gamla till nya Ladok skapas kurstillfällen för att hantera information om när, var och hur respektive kurs genomfördes. För kurstillfällen som sträcker sig över årsskiftet sätts då start- respektive slutdatum till start- respektive slutdatum för den termin där huvuddelen av kurstillfället genomfördes.

12 Årsredovisningsrapporterna Inga rapport-specifika skillnader Studiedeltagande – registrering Studietid Studiedeltagande – aktivitet Helårsekvivalenter – aktivitet Utfärdade examina

13 Nyttiga länkar Länk till Dokumentation om Uppföljning Länk till Konceptuella skillnader mellan uppföljning i gamla och nya Ladok Länk till Förändringar i Årsredovisningsleveransen