Möte fackliga ref.grupp 13-05-27 Vad händer – kort om Medborgarcenter Pågående aktiviteter Planer inför det fortsatta arbetet Frågor.

En presentation över ämnet: "Möte fackliga ref.grupp 13-05-27 Vad händer – kort om Medborgarcenter Pågående aktiviteter Planer inför det fortsatta arbetet Frågor."— Presentationens avskrift:

1 Möte fackliga ref.grupp 13-05-27 Vad händer – kort om Medborgarcenter Pågående aktiviteter Planer inför det fortsatta arbetet Frågor

2 Plan Medborgarcenter -maj – september 2013 ÅtgärderKlart 2013 RekryteringChef (OK) och Medarbetare April och juni SamtjänstavtalUppdragsbeskrivningar fr förv till MC, Maj-juni Bemanning - inkl temaområden Baseras på mätningar, omfång och avtal. Fördelning per tema-område. Maj-juni Rutin- beskrivningar Medborgartjänster beskrivs.Färdigställs av förvaltningar i samverkan med MC. Pågående - september Lagar & regelverk Genomlysning lagstiftning per ärendetyp, Påverkande för MC Maj - september Ärendesystem MC Beslut fattas sedan Juni Införs i sept-okt Arbetssätt i MC utbildning Beskrivning av arbetssätt i MC. Hur använda telefoni, besök, mail Augusti - oktober Bemötande- utbildning Baseras på Bemötandeguiden Sept-dec ETjänsterPåbörjat. Utveckling i PRIOS-projekt Mars 2013

3 Övrigt pågående.. Processutveckling Intranät www.kristianstad.se IT-stöd, lokal och arbetsplatsutformning Hantering av inkommande mail, brev, mm Hantering av telefoni-lösning Säkerhetsfrågor Kommunikation om MC

4 Hög servicenivå och engagemang för kunden Handläggarerfarenhet God kunskap om offentlig sektor Medarbetare Våra medarbetare

5 Samspel med förvaltningar o kollegor inom MC Samspelet Medborgartjänster Förvaltningarna har ansvar Samtjänstavtal inkl detaljerade beskrivningar om hantering och handläggning i MC Utsedda kontaktpersoner inom MC Specialisternas uppgift – bl a kvalitetssäkring av ärendehantering

6 Livet i MC

7 Förändrat arbetssätt ger effekter! Generalist - specialist ” Vi ska göra det enklare för medborgarna genom ett förbättrat arbetssätt!” Effektivare service-administration Avlastning för förvaltnings-handläggare i informations-vägledning- ansökningar och icke problematiska kundärenden Arbetssätt, organisation och tekniska lösningar i Medborgarcenter ger en kostnadseffektivare verksamhet Regelbunden utvärdering och förbättring bidrar till verksamhetsutveckling inom Medborgarcenter och inom förvaltningarna Andra effekter Inkommande samtal minskar Slopade telefontider Handläggningstider minskar Handläggarna kan planera sitt arbete bättre

8 Flera vägar in Telefonsamtal Besök Epost E-tjänster Chatt och sms Brev Sociala medier Medborgarcenters ärendesystem Livet i MC

9 Frekventa förfrågningar, telefon - från mätningar mars-april Barn, ung & familj Grundskola Hemtjänst Bygglov Kommunbolag/Regionmuseet Vatten & avlopp Försörjning Mark & tomter Konsumentfrågor Myndighetsenhet-beslut Förskola Gymnasium

10 Mätning tillgänglighet, dec 2013

11 Sätta nya mål för tillgänglighet ger effektivare verksamhet!? Från nuvarande tillgänglighets mått – 25% Till december 2014 – 65%??

12 Vårt fokus: Enkelt - Effektivt - Engagerat En väg in Öka tillgänglighet Frekventa kundärenden hanteras snabbt Förbättra våra tjänster Ännu bättre på bemötande Samarbeta smart

13 Bärande principer - Järfälla kommun Utgå från medborgarnas behov Gör det enkelt - en väg in Inte styra samtal till handläggarna på förvaltningarna Effektivare hantering genom stor volym Tillgång till verksamhetssystem Hålla ihop ärendekedjan Andre Hagberg Kundtjänstchef Järfälla kommun 1302