Presentation laddar. Vänta.

Presentation laddar. Vänta.

1 L U N D S U N I V E R S I T E T ”En förnyad administration” - ett utvecklingsprojekt 2008-02-01—2009-06-30.

Liknande presentationer


En presentation över ämnet: "1 L U N D S U N I V E R S I T E T ”En förnyad administration” - ett utvecklingsprojekt 2008-02-01—2009-06-30."— Presentationens avskrift:

1 1 L U N D S U N I V E R S I T E T ”En förnyad administration” - ett utvecklingsprojekt —

2 2 L U N D S U N I V E R S I T E T Rektors uppdrag Oktober 2007 Uppdrag från rektor till förvaltningschef Att etablera ett projekt: ”En förnyad administration – kvalitetsutveckling inom administrationen vid Lunds universitet” Resultat: Beslutad projektplan

3 3 L U N D S U N I V E R S I T E T Rektors uppdrag – uppdragsområden Identifiering av verksamhetsstyrningsprocesser Kartläggning och utveckling av administrativa stödprocesser inom LU Utformning av struktur för kontinuerlig kvalitetssäkring av administrativa processer Utveckling av nya arbetssätt och verktyg i det administrativa arbetet Utformning av struktur för riskanalys Förtydligande av ansvar och befogenheter inom gemensam förvaltning, fakultets- och institutionsadministration Översyn av förvaltningens organisationsstruktur

4 4 L U N D S U N I V E R S I T E T Projektet i korthet VAD GÖRA:Delprojekt 1: Processer och Organisation Delprojekt 2: Riskanalys Delprojekt 3: Kvalitetssäkring Delprojekt 4: Administrativt stöd till forskning med fokus på externfinansierad forskning. VARFÖR:Långsiktigt säkerställa en välfungerande administration styrd av utbildningens, forskningens, och ledningens behov och relevanta krav från externa myndigheter och organisationer. För att få en än mer effektiv och professionell administration

5 5 L U N D S U N I V E R S I T E T Projektet i korthet ER ROLL:I de olika delprojekten: Komma med idéer Bidra med erfarenhet Ta del av information VEM BESLUTARBeslut fattas i enlighet med gällande delegationsordning PROJEKTLEDAREMarianne Granfelt

6 6 L U N D S U N I V E R S I T E T Definitioner Administration i detta projekt: Personaladministration Ekonomiadministration Utbildningsadministration Forskningsadministration Information/Kommunikation Lokalförsörjning Infrastruktur/ IT försörjning Service

7 7 L U N D S U N I V E R S I T E T Definitioner Processer: En helhet som består av ett antal aktiviteter som i ordning är länkade till varandra från identifikation av behov till tillfredsställande av behov Processområde: En samling processer som hänger ihop t ex Ekonomihantering (Från behov – betalning, kundfaktureringsprocess, bokslutsprocess osv)

8 8 L U N D S U N I V E R S I T E T Definitioner Kvalitetssäkring: Struktur för att uppnå kvalitet i de administrativa processerna så att de levererar återkommande med avsedd kvalitet. Organisationens kapacitet att identifiera och hantera förändringar och realisera mål i en föränderlig omvärld. Riskanalys: En struktur för att identifiera, värdera och besluta om hantering av risker

9 9 L U N D S U N I V E R S I T E T 1/2 08 feb mars Forskningens, utbildningens och ledningens behov Processgenomgång feb mars april Vision och mål för administrationen april organisationsstruktur maj juni juli aug sep okt nov dec Roller/kompetenser 1/1 09 Ny organisation och arbetssätt Struktur för kvalitetssäkring feb mars april Struktur för riskhantering feb mars april Grov tidplan Analys Förslag, beslut Genomförande

10 10 L U N D S U N I V E R S I T E T Delprojekt 1 – Processer och organisation VAD GÖRA:Undersöka behov (utbildning, forskning, ledning) Gå igenom ca 10 processområden Ge förslag till roller/ansvar/organisationsstruktur inom administrationen VARFÖR:Ökad tydlighet roller/ansvar inom hela administrationen Översyn förvaltningens organisationsstruktur Effektivare processer/arbetssätt/verktyg ER ROLL:Ev delta i intervjuer och workshops Bidra med idéer och erfarenhet VEM Karin Ekborg-Persson/Karl Ageberg (delprojektledare) TIDFeb 2008-Juni 2009

11 11 L U N D S U N I V E R S I T E T Delprojekt 1: Processer och organisation Behovsanalys: Intervjuer med fokusgrupper (lärare, forskare, studenter, forskarstuderande och ledningsfunktioner) kring behov av administrativt stöd Rapport 31 mars 2008

12 12 L U N D S U N I V E R S I T E T Delprojekt 1: Processer och organisation Processgenomgång: Översiktlig kartläggning av ca 10 processområden. Fokus på roller/ansvar/organisation och utvecklingspotential En arbetsgrupp per processområde Rapportering från grupperna senast 30/4

13 13 L U N D S U N I V E R S I T E T Utbildningens behov Forskningens behov Ledningens behov Processområden - behov Forskarutbildningens behov

14 14 L U N D S U N I V E R S I T E T VerksamhetsutvecklingVerksamhetsstyrning Utbildningens behov Forskningens behov Ledningens behov Processområden - ledningsprocesser Forskarutbildningens behov

15 15 L U N D S U N I V E R S I T E T Utbildningens behov Forskningens behov Ledningens behov Processområden – kärnprocessnära stödprocesser Forskarutbildningens behov Adm stöd till forsknAdm stöd till fo-utbAdm stöd till utb

16 16 L U N D S U N I V E R S I T E T KompetensförsörjningPersonalhanteringLokalförsörjningInfo/kommunikationEkonomihantering Forskningens behov Ledningens behov Processområden – generella stödprocesser Infrastruktur Forskarutbildningens behov Service Utbildningens behov

17 17 L U N D S U N I V E R S I T E T KompetensförsörjningPersonalhanteringLokalförsörjningInfo/kommunikationVerksamhetsutvecklingVerksamhetsstryrningEkonomihantering Utbildningens behov Forskningens behov Ledningens behov Processområden Infrastruktur Forskarutbildningens behov Adm stöd till forsknAdm stöd till fo-utbAdm stöd till utbService

18 18 L U N D S U N I V E R S I T E T Aspekter HMS Risk Internationallisering Likabehandling Mångfald Breddad rekrytering Jämställdhet Ärendehantering System KompetensförsörjningPersonalhanteringLokalförsörjningInfo/kommunikationVerksamhetsutvecklingVerksamhetsstryrningEkonomihantering Utbildningens behov Forskningens behov Ledningens behov Processområden - aspekter Infrastruktur Forskarutbildningens behov Adm stöd till forsknAdm stöd till fo-utbAdm stöd till utbService

19 19 L U N D S U N I V E R S I T E T FAS PROCESSGENOMGÅNG Metod: Kort förstudie (bakgrundsmaterial, intervju) Grov processgenomgång (ca 2-4 workshops) Kompletterande intervjuer Rapport Bemanning: En arbetsgrupp/valt processområde (ca 10 personer – väl insatta) Varav en som samordnar gruppen (max 20% under aktuell period för genomgång) Externt stöd

20 20 L U N D S U N I V E R S I T E T FAS PROCESSGENOMGÅNG Samordnare i gruppen: (Ca 20% valda månader) Kunnig inom området Helhetssyn på processområdet Strukturerad person Uppgifter – Delta på kort utbildning (Om projektet + processer) – Ta fram bakgrundsmaterial – Kontakt med konsult och projektledning – Stöd vid bemanning av grupp och planering av processgenomgång

21 21 L U N D S U N I V E R S I T E T FAS PROCESSGENOMGÅNG Gruppdeltagare: Kunnig inom området Intresserad av processområdet Gärna specialist inom någon del men gärna med erfarenhet av flera delar/”Brukare”? Uppgifter – Delta på workshops – 2-4 heldagar

22 22 L U N D S U N I V E R S I T E T Delprojekt 2 – Riskanalys VAD GÖRA:Ta fram en struktur för hur riskanalyser skall genomföras. Genomföra riskanalys 2008 VARFÖR:Bättre styrning och uppföljning av verksamheten för att uppnå målen Externt krav (FISKEN Förordningen om intern styrning och kontroll) ER ROLL:Ev delta i workshop / intervjuer VEM:Eva Åkesson (ordförande) Susanne Wallmark (sekreterare) TID: Feb – Sept 2008

23 23 L U N D S U N I V E R S I T E T Delprojekt 3 – Kvalitetssäkring VAD GÖRA:Ta fram delprojektplan VARFÖR:Ökad effektivitet i de administrativa processerna Bättre beredskap att hantera förändringar i vår omvärld VEM : Arbetsgrupp Karl-Axel Nilsson, Tarmo Haavisto, Gunnel Holm, Johnny Nilsson Tid: Feb-Mars 2008

24 24 L U N D S U N I V E R S I T E T Delprojekt 4 – Administrativt stöd till forskning – med fokus på externt finansierad forskning VAD GÖRA:Kartlägga nuläge Analysera förbättringsbehov Föreslå organisation av administrativt stöd till forskning Ta fram struktur för handböcker och påbörja framtagande VARFÖR:Mål i strategiska planen Underlätta och förbättra förutsättningar för att hantera externt finansierad forskning ER ROLL:Ev delta i processgenomgång Ev bistå i arbete med handböcker VEM : Karin Hofvendahl (delprojektledare) TID: Feb – Aug 2008

25 25 L U N D S U N I V E R S I T E T Information och Kommunikation Hur blir jag informerad * * Nyhetsblänkare * Vårens förvaltningsseminarium * Befintliga informationsmöten Hur kan jag påverka * Genom att delta på workshops och intervjuer * Genom att delta i diskussioner med involverade KontaktuppgifterDelprojekt 1: Delprojekt 2: Delprojekt 4:


Ladda ner ppt "1 L U N D S U N I V E R S I T E T ”En förnyad administration” - ett utvecklingsprojekt 2008-02-01—2009-06-30."

Liknande presentationer


Google-annonser