Att styra mot och följa upp mål i offentlig upphandling

En presentation över ämnet: "Att styra mot och följa upp mål i offentlig upphandling"— Presentationens avskrift:

1 Att styra mot och följa upp mål i offentlig upphandling 2013-11-08
Elisabeth Åkrantz Välkomna till vårt seminarium Kunskap och verktyg för kvalitet i upphandling av äldreomsorg. Jag och min kollega Elisabeth Åkrantz kommer från Upphandlingsstödet vid Kammarkollegiet. Själv heter jag Anne Isberg. Vi kommer att berätta om en utbildnings- och informationsinsats om upphandling av vård och omsorg om äldre som vi erbjuder landets kommuner, landsting och leverantörer av vård och omsorg under 2013 och 2014.

2 ”Den goda affären” gynnas bla genom
rätt kompetens – hos beställare och upphandlare att verksamhetens behov definieras i en behovsanalys att rätt upphandlingsförfarande väljs att upphandling ses som ett strategiskt instrument för att uppnå uppsatta mål Vid förberedelserna av en upphandling är det viktigt att tänka på följande delar för att uppnå den goda affären: KOMPETENS: En lyckad upphandling förutsätter en kvalificerad beställarorganisation, professionella upphandlare som arbetar nära beställare samt eventuella resurser för projektstyrning och avtalsuppföljning. Därutöver är det viktigt att även de medarbetare som gör enskilda avrop och beställningar, bland annat från befintliga ramavtal, har rätt utbildning och kompetens. Genom den utbildningsinsats som vi fått regeringens uppdrag att genomföra, vill vi dels stärka den generella upphandlingskompetensen och dels öka medvetenheten om upphandling som ett strategiskt instrument för att stärka kvaliteten. Vi vill dessutom framhålla behovet av en ökad samverkan mellan upphandlare, beställare och politiker i kommuner och landsting, på alla nivåer. Vi bedömer också att en satsning på en gemensam kompetensutveckling och ökad samverkan mellan politiker, beställare och upphandlare inom kommuner och landsting, även på chefsnivå, skapar en samsyn, ett ömsesidigt språk och en delad kunskapsbas. UPPHANDLINGSSTRATEGI Ett strategiskt angreppssätt i upphandling är en viktig faktor för att uppnå en god affär – vad gäller såväl ökad kvalitet som produktivitet. Exempelvis kan ett viktigt kvalitetsmål som kontinuitet i vården och omsorgen utgöra utgångspunkt för hur upphandlingen ska utformas avseende behovsanalys, kravställning, ersättningsform, anbudsutvärdering, och uppföljningsmetoder. BEHOVSANALYS Definiera verksamhetens behov i en behovsanalys. MARKNADSANALYS För att lyckas med en upphandling är det viktigt att ha kunskap om vad marknaden erbjuder och vilka leverantörer som finns – utför en marknadsanalys UPPHANDLINGSFÖRFARANDE B-tjänster är sådana tjänster som typiskt sett har ansetts mindre lämpade för gränsöverskridande handel. De omfattas därför inte av EU:s upphandlingsdirektiv och upphandlas således enligt 15 kap. LOU/LUF. Vilka tjänster som är B-tjänster anges i bilaga 3 till LOU/LUF. Möjliga förfaranden under tröskelvärdena samt för B-tjänster oavsett värde Direktupphandling (se nedan) Förenklat förfarande (se nedan) Urvalsförfarande (se nedan) Konkurrenspräglad dialog (se nedan) Projekttävling (se nedan) Elektroniska auktioner (inte ett fullständigt förfarande - se nedan)

3 Upphandling – vad ska uppnås?
Förbättra kvaliteten Öka eller minska volymen (tex servicen till befolkningen) Minska produktionskostnaden/styckpriset (öka produktiviteten) Minska totalkostnaden (budgetkontroll) Bakgrunden till vår utbildningsinsats är ett regeringsuppdrag. Regeringen satsar 4,3 miljarder kronor under på vård och omsorg om äldre. Detta är en del av denna satsning. Regeringens bedömning är att vi med denna utbildning kan bidra till att stärka upphandlingskompetensen, öka samarbetet inom och mellan kommuner och dessutom underlätta för leverantörer att lämna anbud enligt LOU och LOV. Vi menar att upphandling kan användas strategiskt för att förbättra kvaliteten i äldreomsorgen. Detta synsätt kommer att gå som en röd tråd genom utbildningsdagen, liksom diskussioner om hur samverkan kan bidra till en god äldreomsorg.

4 Hur kan de politiska målen se ut ? Exempel
Nöjda resenärer Nöjdhet med ren- hållningen ska öka Lustgasutsläppen ska minska Tillgängligheten för funktionshindrade ska öka Boklånen ska öka Andelen barn som äter skolmaten ska öka Andelen 4-åringar med högt BMI ska minska Tillgång till parkerna ska öka Personalkontinuitet öka i äldrevården

5 Den goda affären – Upphandlingsprocessen
MÅL Upphandling Avtals-uppföljning Förberedelser Utvärdering och analys r Upphandlingsprocessen enligt LOU och LOV innehåller fyra faser: Vi menar, liksom Upphandlingsutredningen i sitt slutbetänkande, att ett strategiskt angreppssätt i upphandling är den enskilt viktigaste faktorn för att uppnå en god affär – vad gäller såväl ökad kvalitet som produktivitet. I alla faser ska de äldre stå i centrum, liksom de olika intressenterna – den upphandlande myndigheten, leverantörer. De strategiska målen med upphandlingen genomsyrar hela processen.

6 Mål och behovsanalys Faktorer som inverkar på behovsanalysen:
Politiska mål och strategier? Teknik och innovationer? Miljö- och sociala krav? Ekonomiska resurser/budget? Behov och förväntningar?

7 Från mål till krav Vision Strategiska mål Strategier (framgångsfaktorer) Mätetal (mätbara mål) Krav i kravspec.

8 Hur använda upphandlingen som ett styrmedel
Krav på leverantörens kvalitets- och miljöledningssystem Krav på varan/tjänsten Ersättningsform Avtalsuppföljning Genom ersättningsformen – alltså på vilket sätt man ersätter leverantören – styr man dem så att målen med upphandlingen uppnås. Det är långt ifrån det enda styrmedlet – de övriga är fortfarande lika viktiga såsom att ställa tydliga krav på leverantören och tjänsten samt att följa upp dessa krav. Inom hälso- och sjukvårdsområdet ffa är även så kallad kunskapsstyrning ett väldigt viktigt styrmedel för att uppnå vissa mål.

9 Ersättningsmodeller Tre ersättningsformer:
Sätt upp kvalitetsmål för ett tjänsteområde. Ersätt leverantören efter måluppfyllelsen. Rörlig ersättning är direkt kopplad till volymen som levereras. Leverantören får ersättning för ett generellt åtagande oavsett hur mycket som levereras. Vad är en ersättningsmodell och vad är en ersättningsform? En modell kan bestå av flera olika former (eller på vilket sätt man ersätter). Det finns i praktiken tre olika typer av ersättningsformer – fast, rörlig och målerelaterad.

10 Ersättningsmodeller Mål som ska uppfyllas: Kvalitet Produktionsvolym
Kostnad per volymenhet Kostnadskontroll Vilka ersättningsformer ska användas för att uppnå respektive mål? För att uppnå alla målen bör alla tre ersättningsformerna användas. Beroende på vilket av målen som är viktigast – använder man mer av den ersättningsformen som styr mot det övergripande målet.

11 Vad ska följas upp? För att definiera vad som ska följas upp kan avtalsuppföljning delas in i följande områden: 1. Uppföljning av leverantören (kvalificeringskraven). 2. Uppföljning kraven i kravspecifikationen - Uppföljning av volym och pris. - Uppföljning av kvaliteten 3. Uppföljning och bevakning av övriga avtalsvillkor. Uppföljning av leverantören (kvalificeringskrav) Det första uppföljningsområdet är hur kommunen/landstinget under avtalsperioden löpande säkerställer att leverantören har kapacitet att utföra vård- och omsorgstjänster utifrån de kvalificeringskrav som ställdes vid upphandlingen. UPPFÖLJNING AV SKATTESTATUS, EKONOMISK OCH JURIDISK STATUS UPPFÖLJNING AV TEKNISK OCH YRKESMÄSSIG KAPACITET Uppföljning av kvalitetsledningssystem Om kravet ställs att leverantören ska ha ett fullständigt kvalitetssystem bör följande delar finnas med: 1. Kvalitetskontroll 2. Kvalitetsstyrning 3. Kvalitetssäkring 4. Kvalitetsutveckling

12 Upphandlingsprocessen
Upphandlingsprocessen

13 Hur mäta om målen uppnåtts?
Hur mäta om målen uppnåtts? A. System- nivå B. Verksamhets- områden C. Avtalsuppföljning D. Leverantörens egenkontroll Uppfylls strategiska målen ? Utvärdering Tex ökad trygghet Hur skiljer sig resultaten åt (för jämförelse)? Uppföljning Uppfyller leverantörerna kraven i avtalet? I en utvärdering är det dags att reflektera över vad som hänt, hur det hände och varför. Det handlar lika mycket om att avsluta som att öppna upp för nya aktiviteter och nya planer. Reflektera över målen I första hand är det era verksamhetsmål ni ska utvärdera. Lyckades vi nå målen och gav det den effekt vi sökte? Det är lika viktigt att ta reda på varför ett mål inte uppfylldes som varför vissa mål blev uppfyllda. Bara för att det gick bra betyder det inte att du ska lämna det målet bakom dig. Ett väl uppfyllt mål kan ge ledtrådar för hur ni ska arbeta fram mål i framtiden. Vägen dit Att utvärdera handlar även om HUR ni tog er fram till målet. Hur har arbetet fortlöpt i gruppen? Nu är det viktigt att fokusera på det som gick bra och hur ni kan göra mer av det. Försök att leda samtalet i en positiv lösningsfokuserad riktning som kan ge nya idéer för ert arbete. Självklart är det intressant att se till det som gick galet men bara om det kan vändas till en lösning. Hur ska ni hantera liknande situationer framöver? Vad utvärderas? Det finns flera faktorer som är intressanta att titta på i en utvärdering. Exempel: Resultat – nådde vi våra utsatta mål? Process – vad har fungerat i arbetet? Organisation – hur har vi valt att fördela ansvar och befogenheter? Externt – vilken skillnad har vi gjort för omvärlden? Vilket värde har vi skapat? Vi har talat om uppföljning på individnivå och avtalsnivå. Den information man får för dessa nivåer kan sedan användas till att utvärdera dels verksamheten i sig, ex jämföra olika äldreboenden och på systemnivå dvs få svar på frågor som om de politiska målen i ett visst avseende är uppfyllda. Nivån under B:nivån där kan uppföljning göras av alla typer av verksamheter med samma typ av uppdrag och jämföra dem emellan. Exempelvis jämföra resultaten hos alla äldreboenden i kommunen. Syftet med uppföljningen på denna nivå är att se om vården och omsorgen som ges befolkningen är jämlik i kommunen (resp. landstinget) uppföljning av verksamhetsområden visar resultaten om det är jämlik vård och omsorg inom kommunens äldreboenden (oavsett om kommunen driver dem eller om det är externa leverantörer som gör det). Ex Sämre livskvalitet på äldreboendet X än äldreboende Y. Här tar man bara med sådant som går att jämföra, finns det något specifikt för äldreboende Y just den mätta perioden så tar man bort den faktorn eftersom det inte går att jämföra utan det måste vara jämförbart för att få en rättvis bild… Nivån A sedan. Det genom den utvärderingen som man får svar på om upphandlingen har lett till att skattemedlen använts på bästa sätt för befolkningen och om de politiska målen uppnåtts. Ex upphandling som ett medel för att förbättra vården och omsorgen. Politikerna fastställer mål ex att kontinuiteten i vården ska öka och genom att slå ihop datan från övriga nivåer så får man ett genomsnitt som visar hur kontinuiteten ser ut. Inte vara per verksamhetsområse, äldreboende X, Y, Z osv utan totalen och då får politikerna ett svar på hur det ser ut i kommunen och kan jämföra med det mål som är satt. PÅ det sättet kan nödvändiga ändringar göras i inriktningen om det behövs. Vill man att målet att en person med hemtjänst max ska möta 6 personer i veckan och målet är att det ska uppnås till 90 procent så kan man på denna nivån få svaret.

14 Sammanfattning Mål och strategier bryts ned till krav på varan/tjänsten Använd rätt ersättningsform för att styra mot målen Följ upp att leverantörerna utför kraven Utvärdera i hur stor utsträckning målen och strategierna uppnås

15 Tack! Tack för oss!