Transportledning/ Transportorganisation 8p

En presentation över ämnet: "Transportledning/ Transportorganisation 8p"— Presentationens avskrift:

1 Transportledning/ Transportorganisation 8p
Lektioner

2 Presentation av kurs Transportledning/Transportorganisation 8p
Kursens namn: Transportledning/Transportorganisation ( trpt ledn 2) Omfattning: 8 Poäng Lärare: Bengt Sigvald/Jenny Åkerblom                       Mål: Efter genomgången kurs ska den studerande ha goda kunskaper i att organisera, planera och administrera transportledningsfunktionen inom en verksamhet Den studerande ska kunna och förstå grundläggande ledarskapsbegrepp och välja kommunikationsformer efter situation. Behärska instruktioner i tal och skrift och kunna informera med bekräftelse från mottagaren. Förstå innebörden av målstyrt ledarskap och känna till metoder för coachning och konflikthantering.                       Examination: Examination sker genom tentamina samt obligatoriska övningar och inlämningsuppgifter enligt instruktion vid kursstart. Kursen bedöms med betygen Godkänd och Väl Godkänd. För betyget Godkänd krävs 50% av poängen på tentamen samt poänggränser på inlämningsuppgifter och övningar, vilka meddelas vid kursstart. För betyget Väl Godkänd krävs 80% av poängen på tentamen samt poänggränser på inlämningsuppgifter och övningar, vilka meddelas vid kursstart.   Tentamenspliktigt: Litteratur, eventuellt utdelat material, information på föreläsningar som ej finns dokumenterat.                        Litteratur: Sveriges Åkeriföretags Åkerihandbok (utdelas vid kursstart) och ev. kurslitteratur som meddelas vid kursstart. Organisation och Ledarskap - styr rätt i en ny tid. Liber förlag, ISBN Författare Nils Nilsson.  Under kursen utdelade kompendier

3 Från broschyren Yrket Transportledare kopplat till delkursen Transportledning/Transportorganisation Transporter ska planeras så att de blir så effektiva, billiga och miljövänliga som möjligt. Det är din uppgift som transportledare att hitta effektiva och lönsamma lösningar av transporten. Transportledare planerar och organiserar transporter av olika slag så att varor och gods når sina mottagare i rätt tid och på rätt plats. Som transportledare fungerar man som en länk mellan kunden och föraren som transporterar godset enligt kundens önskemål. Det är viktigt att vara serviceinriktad och kunna överblicka flera saker samtidigt. Transportledare i ett speditionsföretag arbetar i en ledningscentral och tar emot order från kunder som ringer och berättar vad de har för gods, vart det ska och när det skall vara framme. Transportledaren ansvarar för att rätt fordon bokas för transporten och att det finns tillräckligt utrymme kvar på fordonet. Kontakten med yrkesförarna sköts med olika tekniska hjälpmedel och användningen av datorer i bilarna blir allt vanligare. Transportbranschen är i ständig utveckling och många tekniska hjälpmedel används för att få ett ekonomiskt och effektivt flöde av varor och transporter. När ordern från kunden är mottagen kan transportledaren t.ex. med hjälp av GPS system finna den bil som är närmast kunden och direkt kontakta den för uppdraget. Dessa hjälpmedel har fått en allt större roll i takt med att kraven på effektivitet, ekonomi och miljöansvar ständigt ökar. Är du redo för utmaningen? Är detta något för dig?

4 KURSINNEHÅLL Praktisk del med mycket material från ”verkligheten”. Mina erfarenheter om hur transportledarens vardag kan se ut. V 37 – V 39 Att leda, förmedla och planera, såväl processer, människor samt transporter. Förstå processerna som transportledaren berörs av och förstå sin roll i processen. Känna till några principer för framgångsrika transportföretag. Många exempel från verkligheten (intervjua en transportledare om hur deras vardag ser ut) V 40 – 41 Kunna planera och strukturera samt prioritera intressenter och uppdrag. Vilka rutiner, checklistor/tips som kan vara bra att känna till. Här är vardagstillämpning av ISO-kraven ett måste. Gästföreläsare om ”ruttplanering”. V 41 – V44 Kvalitets-, miljö- och arbetsmiljöarbete i en transportorganisation V 45 – V47 Avstämnings- och uppföljningsarbete. Vi färdigställer Handboken för Visionstransporter AB V 48 – V49 Introduktion till IT inom transportledning och gästföreläsare/studiebesök Under kursens gång ska vi beskriva ett fiktivt företags verksamhet ” Visionstransporter AB ” med fördjupning på det stöd som en transportledare behöver i vardagen i form av en ”handbok” med rutiner, checklistor, mallar utöver det som alla bör veta i företaget. Ett antal hemuppgifter utdelas.

5 Att vara en transportledare är tidspressat
Vi presenterar oss för varandra och vi tar reda på vilka erfarenheter som finns i klassen av: Kvalitet, Miljö, Arbetsmiljö och Säkerhet Hemuppgift 1 delades ut (max 1 tim tid för lösning) Att vara en transportledare är tidspressat 5

6

7

8 Vi skissade på processerna för ett transportföretag
Ledningsaktiviteter Huvudprocess som bryts ner i delprocesser och aktiviteter MF Sälja Avtala Köpa in Utföra tjänster Fakturera Följa upp Kundbehov Betalt Klarlagda behov Avtalade villkor Säkerställda resurser Uppfyllda villkor Nöjd kund output = Input till nästa delprocess För varje delprocess finns en processägare som får stöd av rutiner och verktyg (databaser). Stödaktiviteter 8

9 Ledningsaktiviteter med Huvudaktiviteter Stödaktiviteter med
Vi skissade på processerna för ett transportföretag och vilka som är intressenter Ledningsaktiviteter med Visioner Affärsidé policy Strategier Mål Styrning Organisation System Krav Lagar Uppfyllda behov Behov Huvudaktiviteter MF Sälja Avtala Köpa in Planera tjänster Utföra tjänster Fakturera Följa upp Marknadsbehov Uppfyllda villkor Kundbehov Klarlagda behov Avtalade villkor Klarlagda resurser Säkerställda resurser Betalt Nöjda kunder och intressenter (äg., pers., lev., (bank), samhälle) Stödaktiviteter med Personal Ekon., Adm. Lokaler resurser Infrastruktur Verksam- hetsmiljö IT-stöd output = Input till nästa delprocess För varje delprocess finns en processägare som får stöd av rutiner och verktyg (databaser).

10 Förslag på innehåll i Ledningssystemet för Visionstransporter AB
Förord, Beskrivning av VIT AB Verksamhetssystem med Affärsidé, Policy och mål Lagar Krav, Arbetsmiljö och Yttre miljö Organisation, Ansvar och befogenheter Fordon Utrustning Utbildning, Rekrytering, anställning och introduktion Inköp Avtal och kontrakt Planera, Orderhantera Utföra uppdrag Korrigerande och förebyggande åtgärder Extern kommunikation Interna Kommunikation, Ledningens genomgång Dokumentation, Backuprutiner Ständiga förbättringar, Klagomål Hjälpmedel, blanketter Uppföljning Vi pratade om att under kursen skapa ett fiktivt företag ”Visionstransporter AB” relaterad till transportledarens vardag

11 Vi pratade om några av de viktigaste sakerna att hålla ordning på i ett företag:
Företagets processer och ständiga förbättringar Det ska handla om förbättringar! Vi pratar processer eller förståelsen av hur mitt arbete påverkas av/påverkar andras arbete. 10 min övning med redovisning

12 Vad är en förbättring?

13 Något som någon tycker kan göras bättre!
Vad är en förbättring? Något som någon tycker kan göras bättre!

14 Vem kan förbättra?

15 Kanske bäst om jag får gör det själv?
Vem kan förbättra? Någon annan? eller jag/vi! Kanske bäst om jag får gör det själv?

16 Vad kan bli bättre? Det beror väl på vad man tänker på! Människan (kunskap, attityd, beteende), arbetssätt, hjälpmedlen, omgivningen och kommunikation?

17 Vad kan bli bättre? Vad saknar Du? Du själv (kompetens/hälsa)
Ledarskap och medarbetarskap Arbetssätt och rutiner Produkter och tjänster Yttre miljön Arbetsmiljön Kommunikation Vad saknar Du?

18 Måste vi förbättra oss. Har vi tid. Det har ju gått bra förut
Måste vi förbättra oss? Har vi tid? Det har ju gått bra förut! Vi förbättrar ju oss hela tiden utan att prata om det! (kunskap, attityd, beteende)

19

20

21 Nu ska vi se en film.

22 Spar tid, pengar och frustration!
Varför skall man arbeta med ”ständiga förbättringar” och processer? Man kan identifiera och arbeta tydligare med målstyrning Processer ger möjlighet till en helhetssyn över verksamheten Medarbetarna blir både mer motiverade och engagerade Kvaliteten blir högre genom att tjänsterna som passerar en process får ta del av förbättringarna Spar tid, pengar och frustration!

23 Nyttan för mig? ”Med ständiga förbättringar”
Intressantare arbete Kompetens och hälsa Gehör för idéer Mindre strul Vad tycker Du?

24 Nyttan för företaget? Lönsamhet Nöjda kunder Engagerade medarbetare
Når uppsatta mål Vad tycker Du?

25 Källor till förbättringar
Förslag (från anställda) Förslag (från åkare, ägare, leverantörer) Diskussioner vid möten Kundsynpunkter Reklamationer Affärsplaner (mål mm) Interna/externa revisioner Leverantörsavvikelser Incidenter Arbetsskador/Tillbud

26 Hur tar vi hand om goda idéer?

27 En övning – 2 min  Ja, det stämmer  Nej, det stämmer inte
Påstående Jag rapporterar inga skriftliga avvikelser! Det tar för lång tid och vi har inga bra system för det! Svarsalternativ (med hand upp)  Ja, det stämmer  Nej, det stämmer inte  Jag rapporterar muntligt (viktigast att göra något)  Vet inte – Frågan otydlig

28 En övning – 5 min Påstående
De här alternativen använder jag själv vid hantering av förbättringsfrågor/ avvikelser. Svarsalternativ (hand upp) Idag använder jag nr  ? Fyller i en enkel blankett för behandling  Fixar själv om det går  Tar upp det vid nästa möte  Löser frågan med någon annan  Chefen/berörd får lösa det  Skriver upp det så jag inte glömmer det  Pratar om det vid fikat/rast  Inget, det skapar bara en massa nya problem  Vänta tills det händer igen (vill se trend)  Inget av alternativen, så här gör jag  Noteringar efter diskussion Många organisationer präglas av att förbättringsverksamheten kännetecknas av avhjälpande åtgärder (lösa akutproblem) än av att förebygga fel, problem och risker genom framsynthet, förutseende och planering. Det synsättet leder till att värdefull erfarenhet om trender går förlorat. I stället för att avsätta resurser för att avhjälpa att fel inte uppstår, så läggs mest kraft på ”akutproblem”. Vi kommer under kursens gång visa på metoder att öka förbättringskulturen inom företag.

29 Det finns en mängd metoder i förbättringsarbetet, där SIQs Modell för Kundorienterad Verksamhetsutveckling är en av dem. SIQs Modell mäter: Ledarskap Information och analys Verksamhetens planering Medarbetarnas engagemang Verksamhetens processer Verksamhetens resultat Kundtillfredsställelse

30 De fyra frågor som skapar systematiken är:
Hur gör vi för att... Har vi ett medvetet valt, genomarbetat, metodiskt och organiserat arbetssätt för att genomföra våra arbetsuppgifter? Genomsyras detta också av de Grundläggande Värderingarna? Stödjer det valda arbetssättet verksamhetens planer? Samverkar det på ett positivt sätt medandra valda arbetssätt? Kännetecknas arbetssättet av att det förebygger fel, problem och risker genom framsynthet, förutseende och planering? I vilken omfattning tillämpas de valda arbetssätten? När vi utarbetat systematiska, integrerade och förebyggande arbetssätt ska de också tillämpas i relevanta sammanhang, i hela organisationen, i alla processer, för alla varor och tjänster och vid relevanta tillfällen. Vilket resultat leder det till? Resultaten är det yttersta beviset på att de arbetssätt som valts och tillämpats leder till det som avsetts. För att kunna följa upp verksamheten och dess utveckling måste resultat jämföras med egna målvärden och med motsvarande värden hos ledande organisationer och konkurrenter. Hur gör vi för att utvärdera och förbättra det vi gör? En av Modellens grundläggande värderingar är ständiga förbättringar. Hur utvärderar vi de arbetssätt som valts och dessas tillämpning? Bedriver vi ett systematiskt förbättringsarbete baserat på genomförda utvärderingar och gjorda lärdomar? Illustrationen nedan bygger på det kända förbättringshjulet eller Demings PDSA-hjul och illustrerar ovanstående. Ständiga förbättringar kan åstadkommas om vi återkommande och regelbundet ställer oss dessa frågor.

31 Tips på fler metoder 5 5 x Varför? A APQP AQL Ackreditering C
Corrective and Preventive Action D Edwards Deming E Effektivitetsrevision F Felträdsanalys Fiskbensdiagram Förbättringskunskap G Good Clinical Practice Good Manufacturing Practice J Joseph Juran K Kapabilitetsindex Kvalitet Kvalitetskontroll Kvalitetsledning Kvalitetssäkring Kvalitetsteknik L Lean production M Mätosäkerhet O Oee P PDCA PPAP R Rotfelsanalys S Sambandsdiagram Sex Sigma Spårbarhet Statistisk processkontroll Stjärna (klassificering) T Tolerans (teknik) Totalkvalitet V Validering Variation

32

33 Är det bra om vi? på min arbetsplats vet?
Inom vilka områden vi ska bli bättre? Så att vi kan styra förbättringsarbetet. Antal förbättringar vi genomför? Så att vi vet att förbättringar genomförs och gör nytta. Bl.a. ekonomiskt!

34 Att lyckas med ständiga förbättringar
Ledarskap System Hur vi gör! Kultur

35 Rätt från början 1 10 100 1000 Idé Prototyp Serie- produktion Hos kund Att inte göra rätt från början ökar kostnaderna ca 10 ggr per utvecklingsfas info JNAB-processer 35

36

37 Vad är en process? En process är en grupp av samverkande eller varandra påverkande aktiviteter som omformar insatser till utfall. (Definition enligt ISO 9000:2000) Uppfyllda villkor Avtalade villkor 37

38 Huvudprocess som bryts ner i delprocesser och aktiviteter
Ledningsaktiviteter Huvudprocess som bryts ner i delprocesser och aktiviteter MF Sälja Avtala Köpa in Utföra tjänster Fakturera Följa upp Kundbehov Betalt Klarlagda behov Avtalade villkor Säkerställda resurser Uppfyllda villkor Nöjd kund output = Input till nästa delprocess För varje delprocess finns en processägare som får stöd av rutiner och verktyg (databaser). Stödaktiviteter 38

39 Skillnaden i tankesättet är ganska tydligt och resultatet
Skillnader mellan ett traditionellt tänkande och processorientering Traditionellt tänkande Processorienterat tänkande De anställda är problemet Processen är problemet Förändra anställda Förändra processen Jag gör mitt jobb Jag hjälper till att få saker uträttade i vår organisation Lita inte på någon Samarbeta mot gemensamma lösningar Vem gjorde fel?! Vad tillät felet att uppstå?! Skillnaden i tankesättet är ganska tydligt och resultatet av processtänkandet leder till ett större fokus på att för bättra processerna och inte försöka skydda sig och sitt område! 39

40 Jag gör mitt jobb. Jag hjälper till att få saker
Jag gör mitt jobb Jag hjälper till att få saker uträttade i vår organisation

41 Se även ”grundläggande värderingar”
Vi kan få full koll på?: Den dagliga driften - Vad orsakar mest störningar eller bidrar till onödigheter och hur kan arbetsflödena förbättras mer systematiskt? Vi diskuterar gränssnitt mellan delprocesser, där vi kan hitta förbättringar. Ledarskapet och engagemanget - Hur påverkar Du som formell eller informell ledare personligen engagemang för verksamhetens utveckling? Kulturen - Vilka värderingar bör behållas och stärkas? Intressentbehoven - Hur håller vi oss ajour med behov och förväntningar hos dem vi är till för? Se även ”grundläggande värderingar”

42 Ledningsaktiviteter med
Visioner Affärsidé policy Strategier Mål Styrning Organisation System Krav Lagar Huvudaktiviteter MF Sälja Avtala Köpa in Utföra tjänster Fakturera Följa upp Stödaktiviteter med Personal Ekon., Adm. Lokaler Infrastruktur Verksam- hetsmiljö IT-stöd

43 Vad betyder? KIMPKML 367 TRÄFFAR PÅ GOOGLE

44 Tänk på det när ni gör nästa övning!
Kom Inte Med Problem, Kom Med Lösningar Tänk på det när ni gör nästa övning!

45 Övning ”Inget är så bra utan att det kan bli bättre” Tid 10 min
Beskriv några förbättringsförslag (Tipslappen). Därefter fundera på vad som kan göras åt det! (om tid finns) Vi kollar sedan var förslagen hamnar på processkartan.

46

47

48 Redovisning var förslagen hamnade på vår processkarta

49 Vad har vi för stöd för vårt arbete? Rutiner Handböcker IT-stöd,
”Funderingar” Vad har vi för stöd för vårt arbete? Rutiner Handböcker IT-stöd, Databaser Mallar Excellblad Portalen Vem ansvarar för vad? Vilka behöver dela denna information? Vad kan förbättras/fungerar det som det var tänkt?

50 Slut på lektion 1

51 Övningsuppgift 1 Tid 20 min
Vad skulle Du vilja veta om det företag/leverantör som Du ska göra affärer med? T.ex. ett företag som har hand Dina transportbehov? Vi kommer att bjuda in en transportköpare och en transportsäljare som beskriver sina roller och ”krav” med fokus på transportplanering. 51

52 Övningsuppgift 2 Tid 20 min Redovisning alla grupper
Vad skulle Du vilja veta om det företag/leverantör som Du ska göra affärer med? T.ex. ett företag som har hand Dina transportbehov? Kreditvärdighet, ekonomi Leveranssäkerhet Miljöarbete, Miljöcert. Arbetsmiljö Kval.arb, Utv.plan Utbildning –personal Kollektivavtal Säkerhet TAPA Kval.process, Lean, Q3, 5S Fordonspark. Profilering Dokumentation – Uppföljning Datasystem, IT, integr. med egna syst. Kontaktnät (vem man ska vända sig till) Försäkringar Alltrans, Ansvarsfördelning (vem gör vad) Stillestånd) Kör- och vilotider Sparsam körning Resurser, kapacitet Ledtider Hjälpmedel – hanteringsutrustnijng Alkolås Lastsäkring Trafiksäkerhetspolicy Pris, Kredittider Miljöaspekter God omsättning Gott rykte Punktlighet Kommunilationsvänliga Säkerhetsrutiner Läge Tillgänglighet Fordonsflottan uppdaterad Affärsprinciper Samlastning/lager Miljömärkta transporter Produktivitet Socialt ansvar- etiskt policy Reklamationer Återrapportering Arbetsmiljö Föreg. årsredovisning, Ekonomi, resurser 52

53 Redovisning av övningsuppgift 3 Tid 20 min
Vad skulle Du vilja veta om det företag/leverantör som Du ska göra affärer med? T.ex. ett företag som tar hand om ut- och intransporter inkl. all lagerverksamhet? 53 / Kvalitet/ lager & terminalansvarig/Bengt Sigvald 53

54 2010-03-25/ Kvalitet/ lager & terminalansvarig/Bengt Sigvald
54 / Kvalitet/ lager & terminalansvarig/Bengt Sigvald 54

55 2010-03-25/ Kvalitet/ lager & terminalansvarig/Bengt Sigvald
55 / Kvalitet/ lager & terminalansvarig/Bengt Sigvald 55

56 Kvalitet och lönsamhet Övningsuppgift 2 10 min
Vilka effekter kan man få inom ett företag av förbättrad kvalitet? Nöjda och engagerad personal Effektivare arbetsmetoder Nöjdare kunder (fler), attraktivare på marknaden Lönsammare företag Bättre position på markanden, konkurrens Kortare ledtider Högre produktivitet Utökad service Förutsättningar för kapitalrationelisering. Bättre arbetsmiljö Svinn och felkostnader minskar (tidsslöseri), färre fel Starkare varumärke Kompetensen förstärks, kan behållas Mindre pers.oms, sjukskrivningar, olyckor Effektivare Bättre överblick 56 56 56

57 Kvalitet och lönsamhet jämför med övningsuppgiften
Effekter av förbättrad kvalitet Nöjdare kunder/ Fler kunder, mervärde Nöjdare personal (minskad sjukfrånvaro)/positiv arbetsklimat Bättre marknadsposition/ gott ryckte, expansion Kortare ledtider Minskade räntekostnader (kapitalbindning) Minskade kassationer och omarbetning/mindre reklamationer Högre produktivitet Ökad lönsamhet/kan ta ett högre pris Ökad service Färre kvalitetskontroller Ökade krav från kunder 57 / Kvalitet/ lager & terminalansvarig/Bengt Sigvald 57 57

58 Hemuppgift Syfte: att som transportledare skaffa sig argument för de mjuka frågorna vid kundkontakter (kvalitet, miljö och hälsa) Sök information om! På vilket sätt har människan påverkat den globala uppvärmningen? Vad talar för? Vad talar emot? Hur stor och med vilken påverkan har transporterna på miljön? Hur hanterar större transportsäljande företag miljöfrågorna på sin hemsida? Hur hanterar större transportköpande företag miljöfrågorna på sin hemsida? Beskriv hur viktigt ISO-certifiering är för svenska företag efter vad som skrivs på företagens hemsida. (ISO 14001, 9001, OHSAS 18001). Ge exempel på policys. Beskriv vad de olika standarderna står för! Varje grupp lämnar en rapport på ca 2 A4 sidor, som avrapporteras till övriga under ca 10 min (dela upp presentationen i gruppen) Övriga kan ställa frågor vid presentationen som sker torsdagen den 29 september 2011.

59 Transportledare 8 poäng HT 2010
Yrket Transportledare planerar och organiserar transporter av olika slag så att varor och gods når sina mottagare i rätt tid och på rätt plats. en länk mellan kunden och föraren som transporterar godset enligt kundens önskemål kommunikativ, serviceinriktad och att kunna överblicka flera saker samtidigt tar emot order från kunder, planerar uppdrag för den egna fordonsflottan eller inhyrda fordon ansvarar för att rätt fordon bokas för transporten kontakten med yrkesförarna sköts med olika tekniska hjälpmedel och användningen av datorer i bilarna blir allt vanligare. kraven på effektivitet, ekonomi och miljöansvar ökar ständigt

60 De åtta ledningsprinciperna värdegrunder för kvalitetsledning
ISO 9001 presenterar åtta ledningsprinciper som utgör basen för ett bra kvalitetsledningssystem. Dessa principer utgör värdegrunden i alla olika modeller för verksamhetsutveckling, enligt ISO 9001, TQM eller olika branschmodeller. Med dessa åtta principer som ledstjärna kan alla typer av organisationer åstadkomma resultat. Men få organisationer har fullt ut nyttjat potentialen som finns i tillämpningen av principerna visar fler undersökningar, se Framgång för Sverige ( 60

61 De åtta ledningsprinciperna
Kundfokus Organisationen är beroende av sina kunder och bör därför förstå aktuella och framtida kundbehov, bör uppfylla kundkrav och bör sträva efter att överträffa kunders förväntningar. Ledarskap I ledningens roll ligger bl a krav på att ge de anställda en tydlig bild av förutsättningar och utvecklingsinriktning för företaget. Medarbetarnas engagemang Medarbetare på alla nivåer är organisationens främsta tillgång. Deras fulla engagemang medför att deras förmåga kan användas för organisationens bästa. Processinriktning Ett önskat resultat uppnås mer effektivt när aktiviteter och tillhörande resurser hanteras som en process. 61

62 De åtta ledningsprinciperna
Systematiskt angreppssätt för ledning Att fastlägga, förstå och hantera samverkande processer som ett system medverkar till att organisationen blir effektiv i att uppnå sina mål. Ständig förbättring Ständig förbättring av organisationens funktion och resultat bör vara ett beständigt mål. Faktabaserade beslut Verkningsfulla strategier och beslut baseras på fakta. Ömsesidigt fördelaktiga relationer till leverantörer En organisation och dess leverantörer är beroende av varandra, och ömsesidigt fördelaktiga relationer. 62

63 63

64 64

65 Utdrag från en internrevision på min undervisning under HT 2009
65 65

66 66 66

67 2010-03-18/ Kvalitet/ lager & terminalansvarig/Bengt Sigvald
67 67 67

68 De 8 ledningsprinciperna
Det finns både interna och externa kunder Kundfokus Fördelaktiga relationer ökar förmågan hos båda att skapa värde Ömsesidigt utbyte med leverantörer Förutsättning och inriktning Ledarskap Utveckling beror av att alla är engagerade Fakta- baserade beslut TQM Engagerad personal Verkningsfulla beslut bygger på analys av relevant information Ständig förbättring Process- inriktning Processerna är motorn i verksamheten System- metodik för ledning Genom målstyrning med uppföljning, kommunikation och att lära av erfarenheter Processerna har ett syfte och samband med andra processer 68

69 Hit kom vi - Kom ihåg! Studiebesök på TC Intervju TL Boka föreläsare, kund, lev, mob.kom. Sv. åkeriföretag Avtal, Kvalplan kund. Visa exempel Lägg ut dok på IN Visa två exempel på kundförfr. (levuppg. NTM, Q3, gröna transporter m.m. Ta fram planscher med 8 ledn.principer, processer tipstavlan Gör en kursutvärdering för en lektion (visa metoder) Fråga om Medarb.samtal

70 Kvalitet - vad är det? Qualitas (lat, Cicero f Kr. ) - beskaffenhet ”Uppfyllande av satta krav” (Crosby 1979) ”Lämplighet för sitt syfte” (Juran 1951) ”Samhällets totala förluster orsakade av produkten efter dess leverans” (Taguchi 1979) ”Den grad till vilken inneboende egenskaper uppfyller krav, dvs behov eller förväntning som är angiven, i allmänhet underförstådd eller obligatorisk” (ISO 9000:2000) RÄTT KVALITET! Bild: Grodan Varför detta projekt? Det ställs en hel del krav på verksamheten och däribland finns GMP - Good Manufacturing Practice/God tillverkningssed med god tillverkningssed avses: strävan efter att så långt som möjligt förhindra att människor kommer till skada eller att miljön påverkas negativt Kontrollmyndighet: Läkemedelsverket, kommunen Kontrollerar genom: skriftliga förfrågningar, inspektioner, analyser av produkter GMP för kosmetik och hygien - ställer krav på kvalitetsledning för att uppnå fastställda kvalitetsmål. Pekar på ett fullständigt kvalitetssystem som omfattar organisation, ansvar, rutiner processer mm. Definitionerna i denna bild visar på att kvalitet har att göra med att uppfylla krav och förväntningar - men vem är det som ställer kraven? Jo, kunden - viktigt att identifiera kunden i alla led

71 Offensiv kvalitetsutveckling
”Hörnstenar” Arbeta med processer Arbeta med förbättringar Sätt kunderna i centrum Basera beslut på fakta Skapa förutsättningar för delaktighet Den viktigaste hörnstenen är att sätta kunden i centrum - det var det kvalitet stod för För att nå upp till kundtillfredsställelse krävs även de övriga bitarna. Beskriva verksamheten i processflöden underlättar att hitta förbättringsmöjligheter. För att effektivt kunna arbeta med förbättringar krävs att kunna basera sina beslut på fakta - hur fungerar processerna, vad fungerar inte osv En viktig förutsättning för att alla är engagerade är delaktighet, känna att man har möjlighet att påverka resultatet av sina uppgifter. För att alla dessa delar ska fungera krävs ett engagerat ledarskap. Engagerat ledarskap 71

72 Långsiktig framgång Vilken grupp saknas?
För att nå långsiktig framgång i ett företag krävs att man beaktar ett antal olika aspekter: Kunderna - förändrar sina behov och förväntningar det gäller att ”snappa” upp dessa i tid Ägarna - vill att värdet i ägandet ska växa ger även stabilitet för jobben Medarbetare - ställer krav på social gemenskap, god arbetsmiljö och självförverkligande Samhället - ställer krav som ständigt förändras vilket är viktigt att bevaka och tillgodose Visioner och mål skapar förutsättningarna och anger riktningen Viktigt att utvärdera och agera. Det skapar engagemang och motivation Vilken grupp saknas?

73

74

75 Kvalitetsarbetets utveckling
TQM Offensiv kvalitetsutveckling = ständiga förbättringar Kvalitetssäkring Kvalitetsstyrning Kvalitetskontroll EFTERÅT NU FÖRE STÄNDIGT Tid Kvalitetsutveckling = verksamhetsutveckling idag!?

76 Offensiv kvalitetsutveckling
”Hörnstenar” Arbeta med processer Arbeta med förbättringar Sätt kunderna i centrum Basera beslut på fakta Skapa förutsättningar för delaktighet Den viktigaste hörnstenen är att sätta kunden i centrum - det var det kvalitet stod för För att nå upp till kundtillfredsställelse krävs även de övriga bitarna. Beskriva verksamheten i processflöden underlättar att hitta förbättringsmöjligheter. För att effektivt kunna arbeta med förbättringar krävs att kunna basera sina beslut på fakta - hur fungerar processerna, vad fungerar inte osv En viktig förutsättning för att alla är engagerade är delaktighet, känna att man har möjlighet att påverka resultatet av sina uppgifter. För att alla dessa delar ska fungera krävs ett engagerat ledarskap. Engagerat ledarskap

77 Nöjd personal ger nöjdare kunder
Såväl kunder som leverantörer gör hellre affärer med företag som har nöjda anställda. Det visar en undersökning beställd av Ingenjörsvetenskapsakademien, Iva. När de anställda trivs med arbetet, så lockas även kunder. Det kan verka självklart, men sambandet är ändå underskattat i näringslivet. Därför har Iva beställt en undersökning för att få bättre belägg för sambandet. Undersökningen visar en tydlig koppling mellan personalens välmående och styrkan hos företagets varumärke. UNDERSÖKNINGEN har bestått i att hundra personer som gör affärer med ett visst företag har frågats om vad de tycker om att göra affärer med företaget, och om vad de tror om företagets arbete med sin personal. Det visade sig att personalarbetet var den sjätte viktigaste faktorn efter sådant som service, kundorientering och ledarskap. – Om man har företaget som leverantör upplever man kanske att det är tryggt att göra affärer med ett företag där personalen trivs och mår bra. Företaget uppfattas som en god samhällsmedborgare, säger Frans Melin.

78 Långsiktig framgång Vilken grupp saknas?
För att nå långsiktig framgång i ett företag krävs att man beaktar ett antal olika aspekter: Kunderna - förändrar sina behov och förväntningar det gäller att ”snappa” upp dessa i tid Ägarna - vill att värdet i ägandet ska växa ger även stabilitet för jobben Medarbetare - ställer krav på social gemenskap, god arbetsmiljö och självförverkligande Samhället - ställer krav som ständigt förändras vilket är viktigt att bevaka och tillgodose Visioner och mål skapar förutsättningarna och anger riktningen Viktigt att utvärdera och agera. Det skapar engagemang och motivation Vilken grupp saknas?

79 Modell för processbaserat ledningssystem för kvalitet ISO 9001:2000
Ständig förbättring av kvalitetsledningssystemet Kunder Kunder Ledningens ansvar Hantering av resurser Mätning, analys och förbättring Krav Tillfreds- ställelse Produkt- framtagning Insats Utfall Produkt Medarbetare, samhälle, ägare, kunder och leverantörer ska tillfredsställas

80 Struktur SS EN ISO 9001:2000 0. Introduktion Omfattning
Bindande referens Termer och definitioner Kvalitetsledningssystem (4.2, 4,5, 4,16) Ledningens ansvar (4.1) Resursstyrning (4.1, 4.9, 4,18) Produktförverkligande (4.3, 4.4, 4.6, 4.7, 4.8, 4.9, 4.11, 4.12, 4.15, 4.19) Mätning, analys och förbättring (4.10, 4.13, 4.14, 4.17, 4.20)

81 4 Ledningssystem för kvalitet
4.1 Allmänna krav, Dokumentationskrav Allmänna krav Ständiga förbättringar Processer skall identifieras och - ordningsföljd, samverkan och sekvens fastställas - kriterier och metoder för drift och styrning fastställas - resurser för funktion och övervakning av funktion säkerställas - metodik för övervakning, mätning och analys finnas Utlagda processer skall styras 4.1

82 4.2 Dokumentationskrav 4.2.1 4.2.2 4.2.3 4.2.4 Allmänt
Krav för att säkerställa effektiv drift och styrning av processer skall dokumenteras Kvalitetsmanual Kvalitetssystemets omfattning inkl undantag från standarden (som skall motiveras) Styrning av specificerande dokument Inga direkta krav på dokumentförteckningar Externa dokument – identifierbara samt styrd distribution Styrning av redovisande dokument 4.2.1 4.2.2 4.2.3 4.2.4

83 5 Ledningens ansvar Ledningens åtagande 5.1 Kundfokus Kvalitetspolicy
5.1 Ledningens åtagande, 5.2 Kundfokus, Kvalitetspolicy, Planering 5.5 Ansvar, befogenhet och kommunikation, 5.6 Ledningens genomgång Ledningens åtagande Bevis från ledningen på sitt åtagande att utveckla, införa och förbättra kvalitetsledningssystemet Kundfokus Säkerställa att kundens behov fastställs och uppfylls Kundtillfredsställelse som målsättning Kvalitetspolicy Uppfylla krav Ständiga förbättringar Uppdatering 5.1 5.2 5.3

84 5.4 Planering 5.4.1 5.4.2 Kvalitetsmål Relevanta funktioner och nivåer
Uppfylla produktrelaterade krav Skall vara mätbara och överensstämma med kvalitetspolicy Processers förmåga att uppfylla planerade resultat Kundtillfredsställelse som målsättning Planering för ledningssystem för kvalitet Uppfyllande av mål Ändringar i kvalitetssystemet Enligt krav i 4.1 5.4.1 5.4.2

85 5.5 Ansvar, befogenhet och kommunikation
Ansvar och befogenhet (ingen ändring i sak, kortare skrivet) Ledningens representant Utses av högsta ledningen Skall skapa medvetenhet om kundkrav i organisationen Intern kommunikation Högsta ledningens ansvar Bra kommunikationsprocesser även omfattande kvalitetsledningssystemets verkan 5.5.1 5.5.2 5.5.3

86 5.6 Ledningens genomgång Allmänt Skall omfatta förbättringsmöjligheter / behov av ändring i kvalitetsledningssystemet, inkl policy Underlag för genomgång Revisionsresultat Kundreaktioner Processduglighet Produktöverensstämmelse Korrigerande och förebyggande åtgärder Uppföljning från föregående möte Planerade ändringar som kan påverka systemet Resultat av genomgång Förbättring av systemet och dess processer, produkter relaterade till kundkrav samt resursbehov 5.6.1 5.6.2 5.6.3

87 6 Hantering av resurser Tillhandahållande av resurser 6.1
6.1 Tillhandahållande av resurser, 6.2 Personalresurser, 6.3 Infrastruktur, 6.4 Verksamhetsmiljö Tillhandahållande av resurser Fastställa behov och tillhandahålla resurser för att hålla systemet levande, förbättra dess effektivitet och öka kundtillfredsställelse Personalresurser Bas för kompetens  utbildning, upplärning, skicklighet och erfarenhet 6.2.2 Kompetens, medvetenhet och praktisk utbildning Utvärdering av genomförd utbildning Medvetenhet skall säkerställas: Hur påverkar mitt arbete kvalitet /kvalitetsmål? Dokumenteras ! Infrastruktur – t. ex byggnad och arbetsplats, prod.utrustning Verksamhetsmiljö – dok. och styrning av arbetsmiljökrav för att säkerställa produktkvalitet 6.1 6.2 6.3 6.4

88 7 Produktframtagning Kundanknutna processer 7.1 7.2
7.1 Planering av produktframtagning, 7.2 Kundanknutna processer, Konstruktion och utveckling, 7.4 Inköp, 7.5 Produktion a varor och utförande av tjänster, 7.6 Behandling av övervakningsutrustning Planering av produktframtagning Processer skall planeras och utvecklas för bl a kvalitets- mål och krav på produkter Kundanknutna processer Fastställande av produktanknutna krav Specificerande kundkrav – krav på leverans och aktiviteter efter leverans Krav som är nödvändiga för produktens användning, enligt lagar och bestämmelser samt organisationens egna krav skall fastställas Genomgång av produktanknutna krav Skall omfatta alla krav identifierade i 7.2.1 7.2.3 Kommunikation med kund Kommunikationsvägar rörande produktinformation och kundsynpunkter (inkl klagomål) skall fastställas 7.1 7.2

89 7.3 Konstruktion och utveckling
Planering och utveckling Underlag för konstruktion och utveckling Skall innefatta tillämplig information från tidigare utveckling Resultat av konstruktionsutveckling Skall inkludera information för inköp, produktion och service Genomgång av konstruktion och utveckling Syftar till att utvärdera möjligheten att uppfylla kraven samt att identifiera problem och föreslå åtgärder Verifiering av konstruktions- och utvecklingsresultat Validering av konstruktions- och utvecklingsresultat Skall om möjligt ske före leverans. Styrning av ändringar i konstruktions- och utvecklingsresultat Även effekter av ändringar på ingående delar och tidigare levererade produkter 7.3

90 7.4 Inköp 7.4.1 Inköpsprocessen
Kriterier för bedömning och val av skall fastställas för nya och befintliga leverantörer 7.4.2 Inköpsinformation Verifiering av inköpt produkt 7.4

91 Produktion av varor och utförande av tjänster
7.5.1 Styrning - inget nytt 7.5.2 Validering av processer Speciella processer innefattar även metoder, rutiner, dok.krav och omvalidering 7.5.3 Identifikation och spårbarhet – inget nytt 7.5.4 Kundens egendom Omfattar även ”icke-fysisk egendom”, t.ex. sekretessbelagd information 7.5.5 Skyddande av produkt Kortare beskrivet. Styrande ”bevara överensstämmelse med kundkrav” Behandling av övervakningsutrustning Validering krävs för mjukvara använd för mätning och övervakning 7.5 7.6

92 8 Mätning, analys och förbättring
Allmänt Övervakning och mätning Kundtillfredsställelse - Skall kunna mätas Intern revision – kriterier skall anges Övervakning och mätning av processer Skall göras för att visa processernas förmåga att uppfylla planerat resultat Ej uppnått resultat – korrigerande åtgärder. Övervakning och mätning av produkt 8.1 8.2

93 Behandling av avvikande produkt Analys av information
Omfattar även avvikelser upptäckta efter leverans. Analys av information Insamling och analys av data för att visa systemets effektivitet och upptäcka förbättringsmöjligheter inkl: leverantörer, kundtillfredsställelse,process- och produktkaraktäristik och deras trender inkl möjligheter till förebyggande åtgärder. Förbättring Ständig förbättring Genom användning av kvalitetspolicy, kvalitetsmål, revisionsresultat, dataanalys, korrigerande och förebyggande åtgärder och ledningens genomgång. Korrigerande åtgärder Förebyggande åtgärder 8.3 8.4 8.5

94 Det gäller att tänka efter före man skriver

95 Utdrag ur Vikingalagen i Eddan År 1000 e.Kr. Var en bra handelsman
Finn ut vad köparen vill ha Lova ej mer än vad Du kan hålla Ta ej för mycket betalt Bädda så att Du kan återkomma Håll ordning på Ditt lager Ha bra ordning på vad var och en gör Se till att alla gör nyttiga saker Gör trevliga saker som stärker gruppen Be alla i gruppen om Deras råd Exempel på en ”tidig effektiv rutin”

96

97 Hur påverkar jag miljön?
97

98

99 : 99 Källa, delvis: Naturvårdsverket 99

100 Växthuseffekten Ju tjockare glasväggar (CO2 ) desto varmare
i växthuset (atmosfären) ! 100

101 : 101 101

102 Vanliga kemiska begrepp i miljö/trpt-sammanhang...
Koldioxid (CO2) Växthuseffekten Kväveoxider (NOx) Försurande Kolväten (HC) Hälsoproblem Kolmonoxid (CO) Hälsoproblem Partiklar / sot (PM) Hälsoproblem , nedsmutsning 102

103 ” Två sorters koldioxid (CO2)...”
Fossila bränslen ( diesel,bensin, kol , naturgas ) CO2 bunden i miljontals år frigörs .Ger nettotillskott till atmosfären ( växthuseffekten) Biobaserade bränslen ( etanol,metanol, RME,etc) ”Det korta kretsloppet” Samma mängd CO2 som frigörs binds snabbt igen ( fotosyntesen) 103

104 Ozon Bra ! Dåligt ! Ozon i atmosfären Marknära ozon
En vanlig syremolekyl (O2) med en extra syreatom = O3 Ozon i atmosfären Skyddar mot ultraviolett strålning Förstörs av freoner ,mm (ozonhålet) Bra ! Dåligt ! Marknära ozon Skadar växtligheten Påverkar hälsan Bildas av solljus och kolväten (avgaser) Ozonhålet 104

105 Kemikalier i vår vardag…
Vatten Vattenledningsvatten innehåller bla klor och fluor Luft Luftkvalitetsnormer finns fastställda pga av att det finns betydande luftföroreningar som är hälsovådliga Jfr Miljöklassningen av bilar där bla kväveoxider, koloxid, partiklar och kolväten begränsas. Mat De flesta vanliga livsmedel innehåller miljögifter. Det visar en stickprovsundersökning av matvaror i sju europeiska länder, som gjorts på uppdrag av Världsnaturfonden. Högst halter i svensk strömming och nötfärs. Visst konsumenttryck finns (KRAV; Svenskt Sigill, mm) Kläder Undersökningar visar att våra kläder innehåller en mängd kemikalier som bly, kadmium, nickel, krom och kvicksilver. Datorer, tv-apparater, bilklädslar, andra textilier, mm Innehåller bla bromerade flamskyddsmedel som utöver andra problem också är kraftigt hälsovådliga 105

106

107

108 Fem generationer FARFAR *1882 †1957 Ekonomisk tillväxt tack vare olja
T-Fordens tidevarv börjar Dieselfordon börjar debatteras 1:a oljekrisen Oljan slut? Världskrig där olja hade betydelse Allmänt miljö- medvetande börjar gry 1880 2080 1900 1920 1940 1960 1980 2000 2020 2040 2060 FARFAR *1882 †1957 1880

109 Förutsättning Miljöarbete handlar ytterst om att bevara förutsättningarna för liv Nu konsumerar vi 1 ½ jordklot Med nuvarande utveckling kommer vi snart att vara uppe i 2 jordklot!

110 Drivmedelsförbrukning Däck
Avgaser Buller Avfall Bränsle- och oljespill Kemikalier Drivmedelsförbrukning Däck Bränsle Biodrivmedel Minskad tomkörning Ökad beläggning TRB 110

111 Medlemmar av ISO i grönt.
Vad är ISO enligt Internationella standardiseringsorganisationen (ISO) (engelska; International Organization for Standardization, franska; Organisation internationale de normalisation), är ett internationellt standardiseringsorgan, representerat av nationella standardiseringsinstitutioner som arbetar med industriell och kommersiell standardisering. ISO startade verksamheten den 23 februari Medan ISO definierar sig själva som en icke-statlig organisation är deras förmåga att sätta standarder mycket kraftfullare än övriga icke-statliga organ och i praktiken verkar de som ett konsortium med starka bindningar till ländernas regeringar. Medlemmarna är nationella standardiseringsorgan från varje land och även större bolag. ISO-standarderna har blivit snabbt accepterade internationellt och använda av nästan alla länder. Landets storlek, utvecklingsnivå och geografi kommer inte att ha någon betydelse i sammanhanget, eftersom dessa standarder är till för alla och används på ett likartat sätt runt om i världen. ISO-standarder är numrerade enligt formatet "ISO nnnnn:åååå:titel" där "nnnnn" är standardiseringsnumret, "åååå" är publiceringsåret och "titel" är rubriken. Exempelvis är ISO 9899 en standard för programspråket C. I Sverige är det SIS, Swedish Standards Institute som är medlem i ISO. Medlemmar av ISO i grönt. 111 111

112 112

113

114 Kvalitetsarbetets utveckling
TQM Offensiv kvalitetsutveckling = ständiga förbättringar Kvalitetssäkring Kvalitetsstyrning Kvalitetskontroll EFTERÅT NU FÖRE STÄNDIGT Tid Kvalitetsutveckling = verksamhetsutveckling idag!?

115 Kvalitet och lönsamhet jämför med övningsuppgiften
Effekter av förbättrad kvalitet Nöjdare kunder Nöjdare personal (minskad sjukfrånvaro) Bättre marknadsposition Kortare ledtider Minskade räntekostnader (kapitalbindning) Minskade kassationer och omarbetning Högre produktivitet 115 115

116 Kvalitet - vad är det? Qualitas (lat, Cicero f Kr. ) - beskaffenhet ”Uppfyllande av satta krav” (Crosby 1979) ”Lämplighet för sitt syfte” (Juran 1951) ”Samhällets totala förluster orsakade av produkten efter dess leverans” (Taguchi 1979) ”Den grad till vilken inneboende egenskaper uppfyller krav, dvs behov eller förväntning som är angiven, i allmänhet underförstådd eller obligatorisk” (ISO 9000:2000) RÄTT KVALITET! Bild: Grodan Varför detta projekt? Det ställs en hel del krav på verksamheten och däribland finns GMP - Good Manufacturing Practice/God tillverkningssed med god tillverkningssed avses: strävan efter att så långt som möjligt förhindra att människor kommer till skada eller att miljön påverkas negativt Kontrollmyndighet: Läkemedelsverket, kommunen Kontrollerar genom: skriftliga förfrågningar, inspektioner, analyser av produkter GMP för kosmetik och hygien - ställer krav på kvalitetsledning för att uppnå fastställda kvalitetsmål. Pekar på ett fullständigt kvalitetssystem som omfattar organisation, ansvar, rutiner processer mm. Definitionerna i denna bild visar på att kvalitet har att göra med att uppfylla krav och förväntningar - men vem är det som ställer kraven? Jo, kunden - viktigt att identifiera kunden i alla led 116