Bra analyser av resultat vässar verksamheten

En presentation över ämnet: "Bra analyser av resultat vässar verksamheten"— Presentationens avskrift:

1 Bra analyser av resultat vässar verksamheten
Hanna Lundborg, SKL Maria Price, RKA Åsa Holmberg, Karlskoga kommun Emanuel Raptis, Karlskoga kommun KOMMEK Malmö Bilden står på medan personer sätter sig. Jag inleder med att presentera mig och vilka jag har med mig på scenen. TRYCK

2 Från att ”veta” till att ”vässa”
Förmåga att prioritera Kunskaper om analys Efterfrågan på analys Seminariet handlar om att med stöd av analyser kunna förbättra verksamhet. För analyser krävs resultat att analysera. För resultat krävs nyckeltal/indikatorer/mått som visar på fakta. Om vi vågar oss på en liten historisk tillbakablick, jag jobbat rätt länge med detta, kring att mäta och analysera verksamhetens resultat i kommuner så handlade 90-talet om att vi ville börja mäta, vi måste veta vad vi får ut av våra pengar, vilken kvalitet vi har. Det började med så började vi små droppar av nyckeltal kring våra verksamheter. Idag har vi ett hav av nyckeltal, vissa bra – konkreta resultat, vissa mer av karaktären mängder eller prestationer. Diskussionen vi hör nu hos våra medlemmar handlar snarare om hur går vi från att mäta, mäta och mäta, dvs veta till att faktiskt kunna förändra utifrån det vi vet? TRYCK Ja här kommer ju vikten av en bra analys in, kunskaper om analys, efterfrågan på analys från de som bestämmer. Men OCKSÅ förmågan att prioritera vad man ska analysera, vad ska vi välja ut att fördjupa oss i – kan inte använda hela havet av nyckeltal – då drunknar vi!!

3 Förmåga att prioritera
Vad gäller förmåga att prioritera vilka nyckeltal/resultat som ska analyseras för att med analysen kunna förbättra vill jag slå ett slag för Öppna jämförelser!! Använd det som finns! ÖJ är prioriteringsstöd i sig - här är de bästa nt utvalda. För att enkelt kunna använda Öppna jämförelser så använder ni såklart Koladas Jämföraren! Här kan ni lätt hittera resultat och här börjar er analysresa! Maria, du är inte bara en hejare på Kolada – i egenskap av RKA som är ansvariga för Kolada, du har också väldigt bra kunskaper om analys och ska nu ge oss en snabb genomgång av ett lyckat analysförfarande. Därefter kommer Åsa och Emmanuel besätta om det spännande och goda arbete ni gjort kring analys av resultat i Karlskoga. Varsågod Maria!

4 Kolada Staten SKL Försäkringskassan Riksidrottsförbundet
Miljöfordon Syd Arbetsförmedlingen Socialstyrelsen Olika kvalitetsregister Apoteket Avfall Sverige SKL Läkemedelsverket Skolverket Kolada Bolagsverket SCB Öppna Jämförelser KKiK. m.fl.

5 Nyckeltal för att styra – eller veta?
3 30 300 300 nyckeltal kanske behövs för att veta hur det går i en verksamhet, vilket resultat som levereras, vilka kostnader och volymer man har – men för att styra kan det inte vara så många fler än en handfull. Om något ska förändras behöver varje chef och varje medarbetare göra något annat än de gjorde förra året. Och då kan inte antalet nyckeltal/utvecklingsområden vara särskilt många ifall styrningen ska fungera. Risken med att ha nyckeltalen för att ”tävla” är att det alltid går att välja just de nyckeltal där man har bäst resultat och blunda för dem som kanske skulle behöva utvecklas…

6 Vad förändrar Vad vill vi - vi – (mål) (åtgärder) Vad vet vi – (resultat)

7 Analysera resultat och prioritera förbättringsområden
Lagar Policies Rikt-linjer Rutiner Pro-gram Styrsystem – mål och resultat Kvalitetsarbete Skola, äldreboende, simhall, bygglovskontor osv Brukare Kvinnor och män, flickor och pojkar

8 Samla information Olika utgångspunkter: Analys av antagna mål och mått
Nulägesanalys inför mål- och budgetprocess Analys av resultat i rapport (ÖJ, KKiK etc) Genomlysning/utredning av specifikt område Nationell statistik Tidigare analyser Tidigare åtgärder Data från verksamhetssystem Medarbetarförslag Brukarsynpunkter

9 Fokusera Beskriv avvikelsen Varför är den ett problem
Vad syns den i jämförelse med egna mål tidigare år andra kommuner enheter mellan kön

10 Varför ser det ut så här???

11 Det är så speciellt hos oss
Vanliga förklaringar Fel på statistiken!! Vem har lämnat in de där siffrorna? Det beror på att man mätte vid fel tidpunkt. Hur ska vi vara säkra på att vi jämför samma saker? Det måste vara slumpen! Men det är ju inte alla brukare som har svarat! Det finns så många lågutbildade här. De äldre är så mycket sjukare nu. Vi har tagit emot många nyanlända. Det är så speciellt hos oss

12 Möjliga orsaker till avvikelse
Omvärld Enhet Förvaltning Brukare Fel?? Lagstiftning Befolkning Arbetsmarknad Ekonomi Utbildning Behov Önskemål Förväntan Naturlig variation Styrning Organisation Ledarskap Riktlinjer Ambitionsnivå Kultur Ledarskap Ambitionsnivå Effektivitet Kompetens Arbetssätt Medarbetar-engagemang Kultur

13 Dra slutsatser Bekräfta eller avfärda myter
Jämför med tidigare resultat på området Använd olika kompetenser Vilka mönster syns? Tydliggör vilka orsaker som hittats Förklara samband mellan avvikelse och orsak

14 Föreslå åtgärder Vilken avvikelse/vilket problem ska åtgärdas och varför? Hur ska det åtgärdas, med vilken aktivitet? Beskriv olika möjliga alternativ Vem är ansvarig? Hur kan tidplanen se ut? Kommunicera förslagen med berörda

15 Analysprocess Fokusera Samla information Sök orsaker Dra slutsatser
Brukarsynpunkter Medarbetarförslag Nationell statistik Verksamhetssystem Fokusera Identifiera avvikelser Gör jämförelser Är avvikelsen ett problem? Sök orsaker Granska statistiken Föreslå orsaker Lyft fram myter Dra slutsatser Sök mönster och samband Föreslå åtgärder Bedöm effekter och resurser XXXXX Tack Maria; lämnar över till Åsa och Emanuel – Hur har Karlskoga arbetat med att vässa verksamhet med stöd av analyserna?

16 Bra analyser av resultat vässar verksamheten
Hanna Lundborg, SKL Maria Price, RKA Åsa Holmberg, Karlskoga kommun Emanuel Raptis, Karlskoga kommun KOMMEK Malmö