Processen för Balanserad Styrning

En presentation över ämnet: "Processen för Balanserad Styrning"— Presentationens avskrift:

1 Processen för Balanserad Styrning
Mål och budget Processen för Balanserad styrning Utveckling/ förbättring Mätning -mätresultat Analys/ rapportering

2 Styrmodell Ägardirektiv och reglemente beskriver uppdraget
Inriktningsdokument & budgetförslag årligen Samtliga nämnder & styrelser ansvarar för samtliga mål i KF-budgeten Uppföljning av uppdraget och såväl fullmäktiges mål, som de egna målen Dialogen som styrform Inriktningsdokumentet kan inte delegeras! Ur budgeten: En tänkt ordning för en nämnd eller styrelses budgetarbete kan se ut på följande sätt: ·         Med utgångspunkt från kommunfullmäktiges budget utarbetar och beslutar nämnd/styrelse ett inriktningsdokument för den egna bud­geten. Ansvaret för inriktnings­doku­mentet kan inte delegeras. Därefter har nämnd/styrelse möjlighet att delegera utarbetandet av ett budgetförslag till förvaltningen/bolaget. Budgetförslaget behandlas och beslutas av nämnden/styrelsen. På så sätt utgör budgethand­lingen länken mellan politik och förvaltning, även om det formella ansvaret alltid ligger hos nämnden/styrelsen. Valet av verksamhetsform (förvaltning eller bolag) ska inte avgöra graden av följsamhet mot denna budgets inriktningar och prioriterade mål. Samtliga nämnder och styrelser har ansvar för samtliga prioriterade mål. Det betyder att Uppföljning… ska ske… Dialogen som styrmedel är en alltför lite använd möjlighet. Ansvaret för att hitta kontaktytor och arenor för dialog är gemen­samt för den politiska ledningen och förvaltnings- eller bolags­led­ningen i respektive organisation. Detta gäller i olika hög grad på alla nivåer i organisationen. Det är viktigt att alla förtroendevalda kommer till insikt om att den styrmodell som vi talar om här på utbildningen, ställer stora krav även på oss vad gäller kommunikation och tillgänglighet. Och då är vi tillbaka till frågan om rollerna. Roller och integritet och inte minst ledarskap.

3 Vad är balanserad styrning?
En ledningsfilosofi Bygger på medarbetares och ledares engagemang och vikten av delaktighet och inflytande som bidrar till måluppfyllelse En modell för att beskriva varför organisationen finns, vem den är till för och vad den ska åstadkomma i tydliga målsättningar En metod ett underlag för föra dialog kring vilka ”smarta” mål man skall anta-prioritera, vilken strategi man skall ha för att uppnå målen, vilka aktiviteter man behöver utföra och hur målen skall mätas-följas upp En process hur man med en struktur styr och leder sin verksamhet under året

4 Processen för Balanserad Styrning
Mål och budget Processen för Balanserad styrning Utveckling/ förbättring Mätning -mätresultat Analys/ rapportering

5 KFs Budget Inledning Kommunfullmäktiges budget utgör Göteborgs Stads övergripande styrdokument och syftar till att styra utvecklingen av staden. I styrningen måste flera olika perspektiv beaktas. Verksamheten ska bedrivas inom ramen för de ekonomiska förutsättningarna. Göteborgarnas behov ska vara vägledande för verksamhetens utveckling samtidigt som personalens möjligheter till delaktighet och engagemang ska tillgodoses.

6 KFs Budget Inledning (forts)
Vi välkomnar naturligtvis alla läsare av kommunfullmäktiges budget men vill samtidigt tydliggöra att den i första hand vänder sig till Göteborgs Stads nämnder och styrelser. De inriktningar och prioriterade mål som beskrivs i denna budget ska alltså konkretiseras och omsättas i praktik av nämnderna och styrel- serna.

7 De vi Medarbetare finns till & utveckling för Ekonomi Verksamhet &
Processer Budgeten som Anders pratade om är skriven utifrån 4 perspektiv. Där fokus är verksamhetsutveckling Och där vi skall utveckla mätetal som ett mått på våra framgångsfaktorer I budget 2005 står det att vi skall utveckla arbete med styrkort

8 SMARTA mål Specifika Mätbara Accepterade Realistiska Tidsatta
Ansvarsfördelade

9 Processen för Balanserad Styrning
Mål och budget Processen för Balanserad styrning Utveckling/ förbättring Mätning -mätresultat Analys/ rapportering

10 Vad är ”balansen” och balanserade styrkort?
Ett mätsystem som presenterar den operativa verksamhetens resultat ur olika perspektiv Ett indikation på hur Göteborgarna uppfattar vår service ur ett verksamhetsperspektiv En diskussionsunderlag för dialog mellan politiker och tjänstemän, för dialog i förvaltningar och bolag

11 Modell för Balanserad styrning
Uppdrag/ ekonomi Mätetal Mål De vi finns till för Verksamhet/ processer Verksamhetsidé Vision Värderingar Strategier Mätetal Mål Mätetal Mål Det är som sagt styrningsinformationen vi får som är det viktiga, inte styrkorten i sig En del mätetal och angelägen info. Utifrån hela staden/alla sdf Men i första hand utifrån lokala behov och förutsättningar Nyckeltal-mätetal är ett sätt att förenkla verkligheten Ett sätt att ge oss bilder för att få underlag för att kunna fatta strategiska beslut Vi skall formulera mål och mätetal för att ha som underlag för att få svar på våra frågor Här blir kopplingen till SMARTA mål och tydliga inriktningsdokument väsentlig Underlag för att ge oss indikationer för att få svar på frågorna Hur ser Göteborgarna på oss? Hur tillgodoser och möter vi behov av utveckling och förändring i de olika perspektiven? Vad är våra styrkor och förbättringsområden Det finns många olika sätt att ta reda på detta och olika situationer kräver olika metoder och mått Medarbetare/ utveckling Mätetal Mål

12 Vi styr inte genom att mäta - Vi mäter för att öka kunskapen och förståelsen för att kunna styra och möta behoven hos de vi är till för Det är i dialogen som slutsatserna kring förbättringsområden tas fram Att se helheten och delarna, att se sin roll i helheten ökar förståelsen och kunskapen som bidrar till ökad kvalitet för dem vi är till för Om alla ser sin del i helheten blir det enklare att prioritera och fokusera på rätt saker Viktigt att vi utgår från det vi har-de möjligheter vi har-det positiva som finns För att få kraft i utvecklingsarbetet i Göteborgs stad Så att vi kan fördjupa och fokusera på rätt saker Vi mäter inte för att styra utan för att öka kunskapen och förståelsen för att kunna styra och möta behoven hos dem vi är till för!

13 Processen för Balanserad Styrning
Mål och budget Processen för Balanserad styrning Utveckling/ förbättring Mätning -mätresultat Analys/ rapportering

14 Politikernas behov av uppföljning
Förvaltningens/Bolagets rapportering och analys/slutsatser (uppföljning) till nämnden/styrelsen skall möjliggöra styrning för nämnden/styrelsen och deras uppföljning till Kommunstyrelsen.

15 Politikernas behov av uppföljning
Nämndens/Styrelsens rapportering och analys/slutsatser (uppföljning) till Kommunstyrelsen skall möjliggöra styrning för Kommunstyrelsen och deras uppföljning till Kommunfullmäktige.

16 Analys av ett mätresultat
Mätresultat = Indikation Styrande formuleringar Processer Framgångsfaktorer Varför? Vad beror resultatet på? Vad är problemet? När vi har mätt resultaten skall vi analysera Varför – Hur –Vad=Handlingsplan Vilka indikationer får vi utifrån de mål vi tidigare har formulerat? (Målen formulerades utifrån styrande dokument – framgångsfaktorer –och våra processer/arbetssätt) Detta arbetet är tjänstemännens inte politiekerna som skall in i den operativa nivån. Koppling till det Catarina tidigare har pratat om kring roller Hur? Hur kan resultatet förbättras? Vilka åtgärder är bäst? Handlingsplan - aktiviteter

17 Uppföljning på olika nivåer i organisationen
KF´s budget Kommunfullmäktige Mål och inriktning Nämnd/Styrelse Förvaltning/Bolag Budget Verksamhet Enhet

18 ”RAPPET” Ett utvecklingsarbete kring verksamhets-,
ekonomi- och personalrapportering med förvaltningar och bolag inom Göteborgs Stad. Handlar projektet om….

19 Från ekonomisk uppföljning till balanserad uppföljning
”Balanserad uppföljning; alla perspektiv” Flera verksamheter Flera verksamheter Övergripande; Ekonomi Övergripande; Ekonomi, Personal Verksh uppf Verksh uppf Verksh uppf Verksh uppf Verksh uppf Ek uppföljning Ek uppföljning Ek uppföljning Ek uppföljning Ek uppföljning Verksamheter Verksamheter Förändrats under arbetets gång Från enbart ekonomi => balanserad och verksamhetsinriktad Uppföljning av Nämnds / Bolags Uppdrag från KF – viktigast Naturligtvis ekonomi => alltid en restriktion Andra saker hänt Förändrad KF-budget Politikerutbildning Olika beroende på Förvaltningens/Bolagets struktur Flera verksamheter – uppdelad uppföljningen – Ex SDN eller Gatubolaget En verksamhet – samlad uppföljning – Ex Konsument eller Upphandlingsbolaget Balanserad styrning – fyra perspektiv Enligt KFs budget Uppföljningsstrukturen byggd – klara andra ”modeller” / sätt En verksamhet En verksamhet Övergripande; Ekonomi, Personal Verksamhet Ekonomi

20

21 De vi Medarbetare finns till & utveckling för Ekonomi Verksamhet &
Processer Budgeten som Anders pratade om är skriven utifrån 4 perspektiv. Där fokus är verksamhetsutveckling Och där vi skall utveckla mätetal som ett mått på våra framgångsfaktorer I budget 2005 står det att vi skall utveckla arbete med styrkort

22 Utveckling/förbättring
Styrmodell Roller & ansvar i olika uppdrag Mål & budget BALANSERAD STYRNING Mätning Uppföljning Utveckling Förbättring Ledar- kompetens Analys & rapportering Strukturer

23

24 Processen för Balanserad Styrning
Mål och budget Processen för Balanserad styrning Utveckling/ förbättring Mätning -mätresultat Analys/ rapportering